AJUDA

De acordo com a Portaria Inep nº 239, de 05 de maio de 2025, o período para a coleta das informações da 1ª etapa do Censo Escolar (Matrícula Inicial) é de 28 de maio a  31 de julho de 2025. O sistema será reaberto para conferências e retificações durante 30 dias, após a publicação dos dados preliminares no Diário Oficial da União. A data de referência do Censo Escolar 2024 é a última quarta-feira do mês de maio (28/05/2025). 

Vincular é o procedimento para o usuário relacionar um aluno ou profissional escolar a uma determinada turma, e o gestor escolar, a uma instituição. 

Ao acessar uma escola sem informação de gestor escolar, será apresentada inicialmente a tela de pesquisa. Insira os dados do gestor escolar e clique no botão “Pesquisar”, mantendo selecionada a pesquisa “Todo o Brasil”. Caso o gestor não seja localizado, clique no botão “Cadastrar Gestor Escolar” e insira os dados solicitados. Caso o gestor escolar seja localizado, clique em “Vincular”, aceite o Termo de Sigilo, Compromisso e Confidencialidade e informe ou altere os dados solicitados.

Desde 2019, o novo formulário do gestor escolar traz campos como a formação acadêmica do dirigente escolar, os critérios de acesso ao cargo e o tipo de vínculo com a instituição de ensino.

O usuário deverá clicar no menu "Gestor Escolar” e no submenu “Pesquisar”. Na tela de pesquisa, selecione a opção “Apenas na escola (nome da sua escola)” e clique em “Pesquisar”. O resultado da pesquisa apresentará o gestor vinculado e disponibilizará os botões "Editar identificação" e "Editar dados pessoais", os quais direcionam para o seu cadastro.

Atenção! A edição de dados do gestor escolar só pode ser realizada pelos usuários da(s) escola(s) à(s) qual(is) o gestor está vinculado.

É possível excluir o vínculo do gestor escolar de duas maneiras:

1ª) No menu “Gestor”, clique em “Pesquisar”, insira os dados solicitados e após o sistema retornar a pesquisa, clique sobre o vínculo e, posteriormente, em “Desvincular”.

2ª) No menu “Usuário”, clique em “Pesquisar usuário”, insira os dados solicitados e, após a apresentação dos resultados, localize o vínculo que deseja excluir, e clique em “Excluir vínculo”.

Caso a instituição possua apenas 1 (um) gestor vinculado, somente será possível realizar a exclusão desse vínculo após informar um novo gestor para a escola.

Remanejamento é o procedimento disponível no Educacenso que permite vincular, no ano corrente, os alunos e os profissionais escolares informados no ano anterior na sua escola. Por meio do menu "Remanejamento", também é possível remanejar as turmas do ano anterior, juntamente com os seus dados, para o ano corrente.

Mais informações podem ser encontradas no vídeo tutorial sobre remanejamento no Sistema Educacenso, disponível no canal do Inep no Youtube (playlist Censo Escolar 2024).

O usuário deverá acessar o menu "Remanejamento", na lateral esquerda da tela do Sistema Educacenso, depois em “Aluno” ou “Admitido após o Censo”. Em seguida, na lista de turmas apresentada, deverá escolher a turma ou modalidade/etapa que contém os alunos que deseja remanejar e clicar em "Visualizar alunos". Depois, deverão ser selecionados os alunos e escolhida a nova turma para a qual os alunos serão remanejados. É possível selecionar aluno por aluno ou todos os alunos, na opção “Marcar todos”. No entanto, nas turmas de atendimento educacional especializado (AEE), só é permitido o remanejamento de um aluno por vez, pois devem ser informados os tipos de AEE realizados por cada aluno.

Clique em "Remanejar" e o sistema apresentará, ao lado do nome do aluno, as seguintes informações:

• O símbolo vermelho indica a existência de erro, sendo necessária a correção para efetivar o remanejamento.

• O símbolo amarelo indica a existência de aviso, sendo necessário verificar a informação.

• O símbolo verde indica que o remanejamento do aluno foi concluído.

• Não. Os alunos informados como “transferido” ou “deixou de frequentar” na turma em que estavam vinculados no ano anterior não estarão presentes na lista de alunos para remanejamento no ano corrente. Caso essa informação seja incorreta ou esses alunos tenham retornado à escola, pesquise-os e vincule-os na turma desejada. Já o aluno informado como falecido no módulo Situação do Aluno do ano anterior não estará disponível para ser vinculado no ano corrente. 

• O usuário deverá selecionar o menu "Remanejamento" e clicar no submenu "Profissional Escolar". Entre as turmas listadas, escolha aquela que contém o profissional escolar desejado e clique em "Visualizar profissionais escolares". Selecione o profissional escolar e escolha a turma para a qual deverá ser remanejado. Clique em "Remanejar".  Será permitido remanejar somente um profissional escolar de cada vez, pois devem ser informadas individualmente as áreas do conhecimento/componentes curriculares lecionados pelo profissional e o regime de contratação do docente (apenas para escolas públicas). Ao ser remanejado para uma turma, o profissional escolar continuará na lista para que possa ser remanejado para outras turmas. 

Para cadastrar uma turma na escola, selecione o menu "Turma", depois o submenu "Cadastrar". Preencha as informações de cadastro e clique em "Enviar". 

Antes de cadastrar um novo aluno, é necessário realizar uma pesquisa minuciosa no sistema. Clique no menu “Aluno” e no submenu “Pesquisar”. Na próxima tela, escolha a opção de pesquisa “Todo o Brasil”, para verificar se o aluno já está cadastrado no Educacenso. Para isso, utilize o nome completo, a data de nascimento e, sempre que possível, realize a pesquisa utilizando documentos como CPF e certidão de nascimento do aluno. Não havendo registro, aparecerá uma lista de prováveis alunos. Se o aluno pesquisado não fizer parte dessa lista, clique em "Cadastrar aluno” e faça a sua inclusão. 

Antes de cadastrar um novo profissional escolar, é necessário realizar uma pesquisa minuciosa no sistema. Clique no menu “Profissional escolar”. Na próxima tela, escolha a opção de pesquisa “Todo o Brasil”, para verificar se o profissional escolar já está cadastrado. A pesquisa terá um resultado mais preciso se for utilizado o CPF do profissional escolar. Caso o profissional não seja localizado na pesquisa, clique em "Cadastrar profissional escolar". 

No Sistema Educacenso podem ser cadastrados e vinculados às turmas os profissionais escolares que exerçam as seguintes funções em sala de aula:

• Docente: professor responsável pela regência de classe.

•  Auxiliar/assistente educacional: profissional que auxilia o docente nas turmas de escolarização, atuando de forma mais coletiva do que individualizada, não se caracterizando como monitor/auxiliar de aluno com deficiência.

•  Profissional/monitor de atividade complementar: profissional ou monitor responsável pelo desenvolvimento das atividades complementares.

•  Tradutor e intérprete de Língua Brasileira de Sinais (Libras): profissional que realiza a tradução e interpretação da língua portuguesa para Libras e/ou da Libras para língua portuguesa, de forma simultânea ou consecutiva, em formatos escritos ou filmados, em sala de aula comum, em sala de recursos multifuncionais, em sala onde esteja sendo realizado atendimento educacional especializado (AEE), dentre outras, de modo a mediar e promover o acesso à comunicação e à informação em todos os espaços e atividades escolares.

• Docente titular/coordenador de tutoria (de módulo ou disciplina) em educação a distância (EAD): docente responsável pela regência de módulo ou disciplina de turma desenvolvida em curso de modalidade de educação a distância e pela coordenação dos respectivos docentes tutores.

• Docente tutor - Auxiliar (de módulo ou disciplina) em EAD: profissional responsável pelo acompanhamento das atividades de módulo ou disciplina de turma desenvolvida em curso na modalidade de educação a distância e pelo apoio ao respectivo docente coordenador de tutoria.

•  Guia-intérprete: profissional especializado em técnicas de interpretação, comunicação e guia para mediar a interação e o processo de ensino-aprendizagem das pessoas com surdocegueira.

• Profissional de apoio escolar para alunos com deficiência e com transtorno do espectro autista: profissional que exerce atividades de alimentação, higiene, locomoção, comunicação e interação social do estudante com deficiência e transtorno do espectro autista e atua em todas as atividades escolares nas quais se fizer necessário, em todos os níveis e modalidades de ensino, em instituições públicas e privadas, excluídas as técnicas ou os procedimentos identificados com profissões legalmente estabelecidas, de acordo com a Lei n.º 13.146/2015 – Lei Brasileira de Inclusão (art. 3º, inciso XIII) e a Lei nº 12.764/2012.

• Instrutor da Educação Profissional: Profissional que exerce atividades de colaboração aos docentes dos cursos de qualificação profissional. Pode ter formação de nível médio, preferencialmente em cursos técnicos, e possuir comprovada competência acerca do saber técnico de atividades inerentes à respectiva formação profissional. Ou ainda, formação de nível superior, em curso de graduação, na mesma área científica e tecnológica identificada no projeto pedagógico da formação técnico-profissional em que atua.

• O usuário deverá entrar em contato com a coordenação estadual do Censo Escolar e informar o código de identificação única (ID) e os dados do aluno ou do profissional escolar que deverá ser excluído. Se for constatada a duplicidade de cadastro, o Inep fará a exclusão do registro mais recente. O procedimento de exclusão de informações do banco de dados só poderá ser realizado pelo Inep. Os contatos das coordenações estaduais do Censo Escolar estão no item “Fale Conosco” do Caderno de Conceitos e Orientações do Censo Escolar 2024, disponível  no site do Censo Escolar no Portal do Inep , em orientações sobre a 1ª etapa da coleta. 

TABELA DE ENSALAMENTO CONFORME CORTE ETÁRIO - 2024 

NASCIDOS *

CB A PARTIR DE 01/04/2023 E NO ANO DE 2024 

C1 A PARTIR DE 01/04/2022 ATÉ 31/03/2023 

C2 A PARTIR DE 01/04/2021 ATÉ 31/03/2022 

C3 A PARTIR DE 01/04/2020 ATÉ 31/03/2021

 P4 A PARTIR DE 01/04/2019 ATÉ 31/03/2020 

P5 A PARTIR DE 01/04/2018 ATÉ 31/03/2019

 1º ANO A PARTIR DE 01/04/2017 ATÉ 31/03/2018

 2º ANO A PARTIR DE 01/04/2016 ATÉ 31/03/2017

 3º ANO A PARTIR DE 01/04/2015 ATÉ 31/03/2016 

4º ANO A PARTIR DE 01/04/2014 ATÉ 31/03/2015 

5º ANO A PARTIR DE 01/04/2013 ATÉ 31/03/2014 

A análise documental apresentada para a matrícula de um estudante, faz parte do rol de atividades correlacionadas à rotina da Secretaria Escolar. 

TABELA DE ENSALAMENTO CONFORME CORTE ETÁRIO - 2023 

NASCIDOS *

CB A PARTIR DE 01/04/2022 E NO ANO DE 2023 

C1 A PARTIR DE 01/04/2021 ATÉ 31/03/2022 

C2 A PARTIR DE 01/04/2020 ATÉ 31/03/2021 

C3 A PARTIR DE 01/04/2019 ATÉ 31/03/2020

 P4 A PARTIR DE 01/04/2018 ATÉ 31/03/2019 

P5 A PARTIR DE 01/04/2017 ATÉ 31/03/2018

 1º ANO A PARTIR DE 01/04/2016 ATÉ 31/03/2017

 2º ANO A PARTIR DE 01/04/2015 ATÉ 31/03/2016

 3º ANO A PARTIR DE 01/04/2014 ATÉ 31/03/2015 

4º ANO A PARTIR DE 01/04/2013 ATÉ 31/03/2014 

5º ANO A PARTIR DE 01/04/2012 ATÉ 31/03/2013 

Tendo em vista a organização pedagógica e administrativa das unidades escolares, informamos que as avaliações trimestrais (pareceres e notas), devem ser inseridas nos sistemas, conforme o calendário abaixo: 

1º TRIMESTRE: até o final de maio. 

2º TRIMESTRE: até o final de setembro. 

3º TRIMESTRE: até antes do feriado do dia 10/12. 

*Esta orientação contempla todas as turmas desde CB até o 5º ano e EJA. A Coordenadora Pedagógica deve informar ao secretário(a) assim que as notas referentes ao 4º, 5º ano e EJA (3ª etapa) estiverem finalizadas, para transcrição no Sistema SERE, seguindo prazo estipulado. Reforçamos que o lançamento da frequência e conteúdos devem ser apontados diariamente. Em caso de transferência do aluno, a unidade escolar possui o prazo de 15 dias, conforme deliberação nº 01/2022 - CMEL, para emissão da documentação de transferência à escola de destino: Histórico, Ficha individual e Parecer 

O ato de matricular um estudante é vinculado ao cidadão informado como “responsável legal” pelo estudante. 

É o documento oficial que vincula o discente ao Estabelecimento de Ensino e aos Sistemas conferindo-lhe a condição de aluno. Os dados informados no Requerimento de Matrícula são muito importantes, pois podem ser utilizados para o planejamento das políticas educacionais, pelo aluno ou seus pais em diversas situações, como aposentadoria, guarda judicial, etc... O documento deverá ser preenchido atentamente em todos os campos e os dados pessoais do aluno deverão ser cópia fiel da certidão de nascimento ou casamento. Os dados dos alunos devem ser sempre retirados da Certidão de Nascimento ou Casamento, nunca do RG. Em caso de Certidão de Nascimento ou Casamento com dados errados, encaminhar o pai ou responsável ao cartório para efetuar a correção. Na nossa rede de ensino, atualmente, usamos o requerimento de matrícula do SGI. Dessa forma, é importante que o Cadastro do aluno, no SGI/SERE, seja preenchido por completo o mais fidedigno possível, pois é dele que são importadas as informações que preenchem o requerimento. Deve ser feito pelo interessado ou por seus pais/responsáveis legais, quando menor de 18 anos. Deverá ser assinado e datado no campo do requerente no ato do preenchimento do requerimento. O responsável pelo preenchimento deverá datar e assinar no campo correspondente ao secretário (a) no ato do preenchimento. O (A) Diretor (a) deve assinar o requerimento de matrícula assim que a documentação exigida estiver completa. 

O documento deve ser datado do dia da matrícula com a assinatura dos três entes:

• Responsável legal;

• Secretária Escolar;

• Gestor da U

Será emitida somente pelo SERE. O documento deve estar preenchido por completo, trazendo o registro da síntese de avaliação correspondente a cada série cursada. A Ficha Individual deverá ser arquivada ao final de cada ano na pasta individual do aluno. Em caso de transferência, deverá ser expedida a Ficha Individual com a data da transferência, o registro do aproveitamento e faltas.

A pasta individual é o local onde guardamos a documentação escolar de cada aluno. Deve estar bem identificada para sua fácil localização. As pastas individuais dos alunos devem ficar ordenadas por turma, em ordem numérica, conforme a relação nominal.

 Na capa da pasta individual deverão constar: 

1. NOME DO ALUNO 

2. ANO LETIVO 

3. SÉRIE

 4. TURMA 

5. TURNO 

6. NÚMERO DO ALUNO DE ACORDO COM A RELAÇÃO NOMIMAL 

7. CGM (colocar o cgm facilita bastante na rotina da secretaria) 

1º - Cópia da Certidão de Nascimento ou Certidão de Casamento (deverá ser conferido com o original) No ato da matrícula, Carimbar “CONFERE COM O ORIGINAL’’, datar e assinar. Em hipótese alguma deve ser retido documento original; 

2º - Transferência recebida: quando for o caso, colocar na sequência do ano cursado.

 3º - Ficha individual: de todos os anos já cursados (5º, 4º, 3º, 2º, 1º) pelo aluno no estabelecimento. As fichas individuais de 1º, 2º e 3º anos deverão ser grampeadas com seus respectivos pareceres; 

4º - Requerimento de matrícula: deferido e assinado pelo diretor (a) que só deferirá quando toda a documentação exigida for apresentada, efetivando a matrícula; 15 

5º - Atestado de vacinação;

 6º-Comprovante de residência: (fatura de energia elétrica e de serviço de água e esgoto); 

7º-Declaração de vaga: em caso de transferência para rede particular, para outro município, para outro estado

 8º - Declaração de abdicação de vaga: em caso de transferência;

 9º - Ficha de Saúde 

10º - Cópia do Rg da mãe e/ou responsável legal pelo discente 

11º - Outros: exigidos no ato da matrícula, ou que sejam importantes guardar, como por exemplo, laudo médico. 

Atenção: Os documentos exigidos para matrícula do 1º ano são aqueles que constam na carta de matrícula do ano “vigente”. 

A transferência escolar é um procedimento que permite ao estudante mudar de instituição de ensino no meio de um ano letivo ou ao final dele. Pode ser realizado em qualquer etapa do ensino e entre a rede pública e/ou particular. Para que isso ocorra é extremamente importante a clareza e veracidade das informações apresentadas em cada momento.

 Ao atender à pessoa que está fazendo a solicitação de transferência, imediatamente é preciso conferir se ela está com a Declaração de Vaga da escola para onde a criança será transferida. Somente nos casos de: transferências externas: rede particular, outro município, outro estado. Caso seja transferida para a nossa rede de ensino municipal, não há a necessidade de apresentar a Declaração, pois foi realizada a transferência via Sistema/Cadastro online/SGI. 

Todos os históricos recebidos devem ser rigorosamente conferidos, comparando com a declaração de transferência (caso venha da rede particular, outro estado e município) para verificar se a série ou ano estão certos. Também há a possibilidade de consultar a escola de origem, via telefone, para confirmar a série/ano. Caso seja transferência entre a rede municipal de ensino de Londrina, há a facilidade em pesquisar o aluno no Sistema SERE:  

• Pesquisa do aluno na Base ABC do SERE, para verificar o ano a que tem direito a ser matriculado;  

• Quando receber a transferência e passar o prazo de entrega dos documentos escolares, ligar/encaminhar e-mail para a escola de origem para solicitar o histórico e afins;  

• Em último caso, se não conseguir o recebimento da documentação, solicitar a S. M. E. para que tome providências junto a escola para o envio. IMPORTANTE: NÃO DEIXE TERMINAR O ANO LETIVO PARA CONSEGUIR A DOCUMENTAÇÃO. 

Quando o responsável pelo aluno solicita transferência para outro país, toda a documentação deve ser feita, a princípio, como uma transferência normal, isso é, em 2 vias de toda a documentação. A diferença consiste em que esta documentação, juntamente com a pasta individual do aluno, antes de ser entregue ao responsável, precisa passar pela secretaria de educação para receber o visto de um responsável, autorizado para isto, no setor de documentação escolar. A pessoa da SME irá verificar se a documentação está correta e se afirmativo, irá carimbar e assinar. Este histórico escolar, carimbado e assinado pela SME, deverá ser entregue ao responsável pelo aluno, que deverá procurar um cartório de Registro Civil para reconhecer firma da assinatura da pessoa da SME e fazer o Apostilamento, conforme a Convenção de Haia, antes de ser encaminhado para o exterior. 

IMPORTANTE: Lembrar de considerar o tempo hábil para a realização de todas essas ações antes da data marcada da viagem da família.

IMPORTANTE: Até o presente momento, não há exigência de documentação escolar para alunos da Educação Infantil, no processo de transferência entre os países. 

É o documento que prova e conserva a vida escolar; Seu conteúdo dever ser cópia fiel dos resultados obtidos pelo aluno, registrados na FICHA INDIVIDUAL, por isso a importância da conferência e análise do relatório após sua emissão no final do ano letivo; 

É um relatório disponível no Sistema SERE que é preenchido à medida que o Sistema vai sendo alimentado com os dados dos alunos, destinado ao registro dos cursos do Ensino Fundamental e Médio Regular, Educação Profissional Técnica de nível médio e Formação de Docentes da Educação Infantil e Anos Iniciais do Ensino Fundamental, nas modalidades integrada e subseqüente.

 É um documento emitido pelo SERE após a realização de todo o procedimento de fechamento de ano letivo. O mesmo deve ser impresso, conferido minuciosamente e arquivado na unidade escolar. Se for observado algum erro no resultado do aluno é nesse momento que a correção deve ser feita. IMPORTANTE: Conferir aluno por aluno, turma por turma. Conferir se o resultado apontado no resultado final é o correto, exemplo: 

Aprovado, Reprovado, Reprovado por frequência. 

Redobre a atenção com os alunos REPROVADOS de 3º ano, pois todos os alunos do 3º ano saem com o resultado APROVADO, para apontar REPROVADO é necessário registrar manualmente o resultado 

É o procedimento que o estabelecimento de ensino adota para posicionar o aluno na etapa de estudos compatível com a idade, experiência e desempenho, adquiridos por meios formais e informais. Deve estar disciplinado no Regimento Escolar da escola.

 A matrícula por CLASSIFICAÇÃO se dá:

 1. Quando o aluno não tem documento que comprove escolaridade anterior;

 2. Quando vem do exterior sem documentação ou documentação incompleta que comprove seu nível de escolaridade. O aluno e seus responsáveis devem ser comunicados a respeito do processo. Deve ser realizada avaliação de todos os conteúdos por interdisciplinaridade e interpretação de texto para serem transcritos em PARECER PARCIAL, no caso de 1º e 2º anos, PARECER FINAL, no caso de 3º ano e NOTAS, no caso dos 4º e 5º anos. O resultado da avaliação deve ser registrado em LIVRO ATA e digitada uma via para ser anexada às avaliações que serão arquivadas na PASTA INDIVIDUAL do aluno. Lembramos que a idade do aluno deverá ser compatível com a série, para a qual for declarado apto a cursar. A classificação do aluno poderá ocorrer em qualquer época do ano, sendo que o controle da frequência será realizado a partir da data efetiva da matrícula. 

IMPORTANTE: Registrar no sistema SERE, na realização da matrícula, que a forma de ingresso é CLASSIFICADA 

A RECLASSIFICAÇÃO destina-se ao aluno com matrícula e frequência na escola, que avaliará seu conhecimento e experiência para encaminhá-lo ao ano compatível com sua idade e/ou conhecimento: 

CONDIÇÕES PARA RECLASSIFICAÇÃO: 

1. ESTAR MATRICULADO;

 2. DEMONSTRAR DOMÍNIO DE CONHECIMENTOS; 

3. DEVE SER AVALIADO;

 4. PREFERENCIALMENTE ACONTECER NO 1º BIMESTRE 

PROCEDIMENTOS:

 1. COMUNICAR À FAMÍLIA A RESPEITO DO PROCESSO; 

2. PROCEDER AVALIAÇÃO; 

3. ORGANIZAR COMISSÃO FORMADA POR DOCENTES E EQUIPE GESTORA PARA EFETIVAR O PROCESSO;

 4. ARQUIVAR ATAS (O RESULTADO DAS AVALIAÇÕES DEVEM SER REGISTRADOS EM ATA) PROVAS, TRABALHOS OU OUTROS INSTRUMENTOS UTILIZADOS, NA PASTA INDIVIDUAL 

A Ata de avaliação de conhecimentos é registrada em livro ata e digitada 1 via para arquivar com as avaliações na pasta individual do aluno. As avaliações deverão conter conteúdo correspondentes ao final do ano anterior ao ano a ser cursado pelo aluno após o processo de reclassificação. EXEMPLO: se o aluno vai ser reclassificado para o 4º ano, deverá fazer avaliações com conteúdo referentes ao final de 3º ano. Para elaboração e aplicação das avaliações deverá ser formada comissão de professores composta por:

  Professor do ano que o aluno está cursando e;

  Professor do ano a ser cursado para ver a possibilidade de acompanhamento no ano que ele vai ser promovido. 

A ata deverá ser feita conforme modelo em anexo, específica para Reclassificação. 

Ata é o registro fiel dos atos acontecidos numa reunião. Deve ser lavrada de modo que nada possa ser acrescido ou modificado sem deixar possibilidade para fraudes. Quando a ata é manuscrita, caso o secretário cometa algum engano deve escrever “digo” e fazer a retificação, ou seja, escrever o texto correto. Se o engano for descoberto depois, mas antes do encerramento da reunião, o secretário deve escrever “Em tempo: Onde se lê... (escreva o texto errado), leia-se... (escreva o texto correto)”. 

Examinemos as partes que compõem uma Ata: (lembrando que estas partes devem ser integradas em um só parágrafo). 

a) Título: (Ata da décima segunda reunião ordinária da Associação de Pais e Mestres da Escola Municipal Gloria Pires); 

b) Texto: além das ocorrências, discussões, propostas e resoluções, uma ata deve conter: - A data, por extenso, no início; - O local da reunião; - A convocação (reunião ordinária ou extraordinária); - Os nomes dos presentes, ou referência que os identifique; - O nome do coordenador (ou presidente) da reunião; - O nome do secretário; - O fecho (“Nada mais havendo a constar, o senhor diretor declarou encerrada a reunião/sessão, de que eu, Secretário, lavrei a presente ata, a qual vai devidamente assinada”). 

Observações:

 - As atas são redigidas sem deixar espaços e sem fazer parágrafo para impossibilitar acréscimos; 

- As atas devem ser assinadas por todos os presentes à reunião.

 - As assinaturas devem ser por extenso e em linha, uma após a outra, e não em coluna, pois não pode deixar espaço em branco. 

Toda ata digitada deve ser cópia fiel do Livro Ata existente na Escola. 

O arquivo inativo é composto por documentos importantes, mas que não são consultados constantemente. Faz – se necessário a instituição escolar manter, devidamente organizados, com características que tornem fidedignos, papéis, livros e assentamentos que documentam e comprovam os fatos relativos à vida do estabelecimento de ensino, à situação do seu corpo docente, à funcionários e, principalmente, à escolaridade do aluno, pois esses arquivos escolares são importantes para assegurar a verificação da identidade de cada aluno e da regularidade e autenticidade da sua vida escolar. Dessa forma, justifica-se a necessidade da organização do arquivo inativo para consulta a qualquer momento.

 O Arquivo Inativo é alimentado a cada final de ano letivo. Pode ser classificado em:

 Documentos dos Discentes;

 Documentos dos Docentes e Funcionários; 

Documentos da Escola. 

Atenção: Para que os documentos sejam arquivados é importante que todo o processo de documentação tenha sido concluído e não exista nada pendente.

 Documentos dos Discentes: Deverão ser mantidos toda documentação relacionada ao aluno, que é composto de todos os documentos de identificação e da vida escolar dos ex-alunos do estabelecimento. Corresponde à PASTA INDIVIDUAL DO ALUNO:

1. CERTIDÃO DE NASCIMENTO 

2. REQUERIMENTO DE MATRÍCULA 

3. ESCOLARIDADE DE TODOS OS ANOS CURSADOS E HISTÓRICO ESCOLAR 

Esta pasta, antes de ser arquivada, deve ser reorganizada de forma a conter apenas os documentos necessários e colocá-los numa sequência que facilite a busca de dados.

 Inutilizar todos os outros papéis da pasta como: 

1. TALÃO DE LUZ 

2. ATESTADO DE VACINAÇÃO 

3. FICHA PATOLÓGICA 

4. DECLARAÇÃO DE VAGA 

5. DECLARAÇÃO DE TRANSFERÊNCIA

 6. OUTROS QUE NÃO SE REFEREM À SUA ESCOLARIDADE

 Sugerimos que sejam colocados em saquinhos transparentes, de um lado certidão de nascimento e do outro o Histórico Escolar. 

Documentos dos Docentes e Funcionários: (verificar no setor de Gestão de Pessoal); Entre outros, podemos citar: (estes devem ser arquivados): 

1. BOLETIM DE FREQUÊNCIA 

2. REGISTRO DE CLASSE 42 

3. PONTO ELETRÔNICO (para comprovação de permanência no Estabelecimento de Ensino). 

Documentos da Escola: 

Deverão ser mantidos documentos referentes ao estabelecimento de ensino como:  

Calendário Escolar; 

 Ato de criação;  

Autorização de funcionamento;

  Reconhecimento; 

 Ampliação da oferta educacional;  

Aprovação ou reformulação do regimento escolar e de grades curriculares;  

Desativação de cursos; 

 Habilitações ou modalidades de ensino;  

Relatório Final emitido pelo Sistema Sere; 

 Livro Ata de Conselho de Classe; 

 Classificação; 

 Reclassificação;  

Regularização de Vida Escolar; 

 Recibo do Educacenso 

Obs.: Verificar nos setores específicos (ex: merenda, financeiro), quais documentos precisam ser arquivados. Toda documentação inutilizada deverá ser registrada em ata, nas quais deverá constar o número e o assunto do documento ou algum outro dado que, eventualmente, possam servir de identificação de documentos inutilizados. 

O Estabelecimento de origem tem o prazo de quinze (15) dias, a partir da data de recebimento do requerimento, para fornecer a transferência e respectivos documentos. Em caso da impossibilidade de cumprimento do prazo acima, o estabelecimento deverá fornecer declaração, na qual conste a série para a qual o aluno está apto a se matricular e compromisso de expedição de documento definitivo com prazo prorrogado por mais trinta (30) dias. A direção do estabelecimento de ensino é responsável pela observância dos prazos estipulados, sob pena de representação junto à SME e de outras cominações legais. 

Até 500 KB. 

•  Requerimento de matrícula 

• Certidão de nascimento;

•  CPF dos responsável (pode ser habilitação ou RG que contenha o número do CPF);

•  Comprovante de residência (preferencialmente COPEL);

•  Histórico escolar 

•  Atestado de vacina.

O Censo Escolar é o principal instrumento de coleta de informações da educação básica e o mais importante levantamento estatístico educacional brasileiro nessa área. 

(A CONSTRUÇÃO DE UMA POLÍTICA PÚBLICA NÃO ACONTECE SEM DADOS E É ISSO QUE O CENSO ESCOLAR POSSIBILITA – TER PESSOAS QUE AJUDAM NA QUALIDADE DAS INFORMAÇÕES PRESTADAS NO CENSO É IMPRESCINDÍVEL PARA UM BOM RESULTADO – INFORMAÇÕES CORRETAS, PREOCUPAÇÃO, DEDICAÇÃO E COMPROMETIMENTO É O QUE FAZ O SUCESSO DO CENSO ESCOLAR)

 É coordenado pelo INEP e realizado em regime de colaboração entre as secretarias estaduais e municipais de educação e com a participação de todas as escolas públicas e privadas do país. 

(É OBRIGATÓRIO E DECLARATÓRIO – ISTO É, O GOVERNO ACEITA NOSSA DECLARAÇÃO, CONFIA NO QUE DECLARAMOS. NO ENTANTO, FAZ INSPEÇÕES IN LOCO)

 São destinatários dos recursos do Fundeb os estados, Distrito Federal e municípios que oferecem atendimento na educação básica. Na distribuição desses recursos, são consideradas as matrículas nas escolas públicas e conveniadas, apuradas no último censo escolar realizado pelo Instituto Nacional de Estudos e Pesquisas Educacionais (Inep/MEC). (Site Do Fundeb) 

Programas do FUNDEB (EXEMPLOS):

 1. ALIMENTAÇÃO ESCOLAR - PNAE 

2. TRANSPORTE ESCOLAR - PNATE 

3. PDDE – DINHEIRO DIRETO NA ESCOLA

 4. PROGRAMA BRASIL CARINHOSO 

5. PROGRAMAS DO LIVRO 

O Sistema de Avaliação da Educação Básica (SAEB) – também utiliza os dados do Censo 

IMPORTANTE: Nenhum campo do Censo está sem objetivo. Todo campo gera um indicador. 

Periodicidade e Data de referência do Censo Escolar: O Censo Escolar é realizado anualmente. Tem duas etapas: 

1. MATRÍCULA INICIAL 

2. SITUAÇÃO DO ALUNO

 MIGRAÇÃO: Sistema de coleta - Educacenso

 As escolas e redes de ensino (estaduais ou municipais) que possuem sistemas próprios de coleta podem migrar os dados para o Educacenso. No nosso caso, migramos através do SERE.

 LEMBRANDO: MANTER ATUALIZADO OS DADOS DA ESCOLA E DOS ALUNOS NO SERE 

Para responder o Censo Escolar da Educação Básica, são necessários documentos que comprovem a veracidade das informações declaradas, tais como:

1. Fichas de matrícula 

2. Diários de classe atualizados com o registro da frequência dos alunos nas turmas de escolarização, atividade complementar e atendimento educacional especializado 

3. Fichas cadastrais dos profissionais escolares e toda a documentação pessoal dos alunos e profissionais escolares em sala de aula existentes na escola 

4. Alunos com alguma necessidade especial, tem que ter laudo em suas pastas (os alunos portadores de alguma necessidade especial tem o DUPLO CÔMPUTO) - está no DECRETO Nº 7.611, DE 17 DE NOVEMBRO DE 2011. 

Sendo assim, as escolas devem manter cuidadosamente arquivada toda a documentação comprobatória relacionada às informações declaradas ao Censo Escolar, para eventuais verificações realizadas pelos órgãos de controle e/ou pelo Inep. 

Aos diretores e dirigentes dos estabelecimentos de ensino público e privado cabe responder ao Censo Escolar da Educação Básica, no sistema Educacenso, responsabilizando-se pela veracidade das informações declaradas.

 IMPORTANTE: Lembrando que todas as informações prestadas são no CPF do diretor. Dessa forma, seria ideal, o gestor, pelo menos, conferir os relatórios.

 Muita atenção ao preencher as informações.

 Exemplo: 

Quadra coberta em 2018 

Quadra descoberta em 2019

 Isso gera inconsistência e, por vezes, auditoria.

 Matrícula Inicial – data base – SEMPRE ÚLTIMA QUARTA FEIRA DO MÊS DE MAIO 

A Matrícula Inicial é a primeira fase de coleta do Censo Escolar, que levanta informações gerais sobre o sistema educacional brasileiro. Nessa fase são coletados dados individualizados de escolas, turmas, alunos e profissionais escolares em sala de aula, de todos os estabelecimentos públicos e privados de educação básica e educação profissional, de acordo com a data de referência do Censo Escolar (última quarta-feira do mês de maio). As orientações do que precisa ser feito no Sistema Sere para a migração e, posteriormente, conferência no Educacenso são encaminhadas via e-mail para as unidades escolares. Situação do aluno - Para cada matrícula de escolarização declarada na Matrícula Inicial 2019, deve ser informado o rendimento ou movimento escolar ao final do ano letivo. Nessa etapa também são incluídos os alunos admitidos após a data de referência do Educacenso. 

As orientações para a conferência no Educacenso são encaminhadas via e-mail para as unidades escolares. 

IMPORTANTE: Os relatórios conferidos e emitidos do Educacenso devem ser arquivados na unidade escolar, bem como, o RECIBO, que é documento exigido na RENOVAÇÃO DE AUTORIZAÇÃO DE FUNCIONAMENTO DAS ESCOLAS. 

No caso de professor de apoio, verificar se o(s) aluno(s) atendido(s) apresentam as

deficiências aceitas para o INEP, conforme orientação e-mail enviado em 17/05/23.

- Professor HE – deve ser apontado de acordo com a função que exerce na unidade.

- Se o professor tem duas ou mais formações no mesmo ano e área, apontar apenas uma.

Em áreas diferentes poderá apontar mais de uma no mesmo ano.

- Apontar como outras funções.

- Campo: Auxiliar/assistente educacional – Professor auxiliar de período – vincular em uma

turma/disciplina de acordo com a escola.

- Campo: Docente – São todos os R2, regentes de turma, professor de sala de leitura, TDICs.

- Campo: Gestor – Diretor/a – Diretor(a)

- Campo: Gestor – Auxiliar – Vice diretor(a)

- Campo: Outras funções – Coordenador pedagógico, secretário, mediadoras, merendeiras,

zeladoras, outros.

- Campo: Profissional de apoio escolar p/ alunos com deficiência (Lei 13.146/2015) –

Professor de apoio.

- Professor com dois vínculos – Deve ocorrer um combinado entre as unidades para não

ocorrer lançamentos em duplicidade. O cadastro por CPF, se tem concurso e outra opção,

aponta o concurso. Exemplo: se o professor é teste seletivo e concursado, apontar

concursado.

- Sim. Observar se todas as turmas têm professores vinculados em todas as disciplinas.