Slack est un outil d'échanges rapides d'informations. Ceci permet de communiquer entre collègues et équipes sans avoir à s'envoyer des mails en chaine pour se demander des infos. Il doit donc être privilégié par rapport aux mails internes ou tout autre outil parallèle (WhatsApp, Signal, Google Chat, suivez mon regard). Slack n'est pas un outil de stockage et gestion documentaire (voir plus bas)
Slack est organisé en channels, ou fils de discussion. Il en existe deux types :
les publics (ceux qui commencent par #), auxquels n'importe qui peut s'inscrire et participer
les privés (ceux avec le petit cadenas devant 🔒), auxquels vous ne pouvez accéder que par invitation.
Vous pouvez également avoir des messages directs avec un ou plusieurs de vos collègues sans pour autant qu'il s'agisse de channels, mais ces échanges sont privés quoi qu'il arrive.
L'ensemble des channels se trouve dans la barre de navigation de gauche. Par défaut, les channels sont dans la rubrique "Channels", et les messages directs dans "Direct messages".
⚠️ Je rassure les gens directement ⚠️ : oui, tous les messages envoyés dans les channels privés comme dans les discussions directes ne sont visibles que par les utilisateurs et en aucun cas par les modérateurs / administrateurs de Slack !
Vous pouvez créer les channels que vous souhaitez, publics comme privés. Pour cela, cliquez sur le petit ➕ qui s'affiche à coté de "Channels", et "Create Channel". De même, vous pouvez partir à tout moment d'un channel (clic droit sur le channel concerné, "Leave Channel").
🛑 Bonne pratique ! 🛑 Merci de créer les channels concernant des missions clients en privé, et merci de vérifier si un channel public n'existe pas déjà sur un même sujet avant de le créer.
A noter qu'on peut passer un channel public en privé, mais pas l'inverse... Attention donc lors de la création ! Cette manip se fait en cliquant sur le nom du channel en haut de fil, onglet "Settings", "🔒Change to a private channel". Cette manip n'est possible que si elle est faite par un administrateur : tournez-vous vers Ced ou PA svp le cas échéant.
⚠️ Attention ⚠️ Notre abonnement Slack ne nous permet pas d'avoir indéfiniment accès aux messages partagés. Les messages de plus de 90 jours ne sont ainsi plus accessibles (et oui, vous avez compris la vocation de favoriser les échanges instantanés de l'outil; il n'a pas vocation à faire de la gestion documentaire).
Vous pouvez cependant bien partager des documents avec vos interlocuteurs.
🛑 Bonne pratique ! 🛑 De préférence, si les fichiers sont hébergés sur un drive partagé, n'en donnez que le lien et pas le fichier en tant que tel. Puis surtout, si vous devez tout de même partager un document, une fois ce document récupéré par les intéressés, merci de bien supprimer le fichier du channel ! C'est important : nous avons des limitations à respecter, sans quoi Slack sera plus lent/payant (vous verrez de temps à autres des notifications pour penser à purger vos documents partagés). Une fois encore, Slack n'est pas un outil qui doit servir de base de gestion documentaire, et ceux partagés doivent être supprimés le plus vite possible (← c'est bon, vous avez compris? 😁).
Pour supprimer un fichier :
méthode 1 : passer la souris sur le fichier, cliquer sur les trois points verticaux, "Delete File"
méthode 2 : dans la colonne de gauche, "More", "Files" et même fin que la méthode 1
méthode 3 : passer par Slackdeletron. "Sign in with Slack" , "Allow", en haut "Delete files".
Lors de votre inscription sur Slack, vous êtes directement intégrés à plusieurs channels par défaut :
#bienvenue : ce channel ne devrait être que temporaire pour vous. Une fois découvert ce tuto vers lequel il pointe, vous pourrez vous en désabonner sans problème.
#general : concerne des thématiques de boulot et des sujets QVT concernant l'ensemble du groupe, toutes agences confondues
#random : tout ce qui n'est pas lié au boulot, mais qui peut être d'intérêt pour tous (des bonnes blagues par exemple ?)
#agence-lyon : vous voulez n'envoyer un message qu'aux lyonnais (pour dire que vous venez depuis une autre agence, pour dire que du café est prêt dans la cuisine...), c'est ici
#agence-paris : pareil, mais pour Paris
#agence-marseille : pareil, mais pour le Sud
#agence-grenoble : pareil, mais pour Grenoble
#places : ce channel permet de gérer la communication sur la réservation des places de parkings dans les locaux lyonnais.
🛑 Bonne pratique ! 🛑 Si vous êtes dans une agence particulière, je vous invite à vous désinscrire des autres agences pour éviter d'être notifiés. Idem pour #places qui a un fonctionnement bien particulier.
Il existe de nombreux autres channels publics auxquels vous pourriez avoir envie de participer. Pour les retrouver, cliquez sur le petit ➕ qui s'affiche à coté de "Channels", et "Browse Channel". Assortiment de ces channels :
#afterworks : permet d'organiser des petites sauteries après le boulot
#covoit : pour ceux venant en voiture (de plus en plus rare), permet d'organiser les trajets en covoiturage
#succes-financement : annonce les dépôts, succès et déboires des dossiers de financements pour nos clients (et donc de préparer à célébrer les succès ou oublier les frustrations des échecs dans #afterworks)
Pour optimiser votre utilisation de Slack, plusieurs tips :
vous pouvez organiser vos channels et fils personnels préférés et les placer en haut de barre de navigation de gauche, sous la séparation "Starred". Pour cela, clic droit sur le channel, puis "Star channel". Pratique pour avoir sous la main ceux que vous utilisez le plus
Vous pouvez épingler des liens vers des URL de documents et de sites dans chaque channel, pratique pour retrouver des fichiers de chiffrages, des dossiers partagés, l'URL vers le CDC d'un AAP, l'URL vers les inscriptions d'un tournoi... En haut d'un channel, il vous suffit de cliquer sur "Add Bookmark" et de renseigner l'URL. Vous pouvez même changer l'emoji le concernant.
Vous pouvez rendre muet des channels pour ne pas qu'ils vous notifient de nouveaux messages. Pour cela, clic droit sur le channel, puis "Mute channel"
Vous pouvez également n'avoir de notification que si on vous mentionne spécifiquement dans des channels. Pour cela, clic droit sur le channel, puis "Change notifications" et choisir la config qui vous va le mieux.
Vous pouvez entrer en mode concentration en suspendant les notifications pendant une période donnée. Cliquez sur votre image de profil en haut à droite, "Pause notifications", et choisissez ce qui vous convient.
🛑 Bonne pratique ! 🛑 Je vous encourage vivement à supprimer vos notifications desktop sur vos écrans directement sur votre Mac. Cela évite d'avoir vos messages qui s'affichent pendant vos visios et one-to-one... Pour cela : tout en haut de votre écran, cliquez sur la pomme Apple, "Préférences Système", "Notifications et concentration", onglet "Notifications", choisir "Slack", et "Aucune". (Vous pouvez même en profiter pour désactiver les pastilles).
Voici quelques tips permettant d'utiliser encore mieux Slack :
personnalisez votre nom (et votre image avatar si vous le souhaitez) pour éviter les homonymes et qu'on vous retrouve facilement lorsqu'on vous cherche. Lorsque vous êtes en congé, pensez à indiquer dans votre nom que vous êtes en congé. Cela donne tout de suite l'info aux collègues.
vous pouvez utiliser Slack comme un outil de visio ou de conf-call de groupe. Pour cela soit allez dans le fil de messages directs avec le collègue concerné, cliquez en haut sur son la petite flèche à coté de son nom, puis "Start call", OU dans le fil correspondant, cliquez directement sur le téléphone 📞 en haut à droite. Mêmes manips possibles depuis les channels, mais cela appellera l'ensemble des participants de ce channel
vous pouvez agrémenter vos messages avec des slackmojis, les emojis intégrés à Slack. Vous pouvez tous les retrouver en cliquant sur le smiley en bas de barre de message d'un channel, ou pour aller plus vite, tapez le symbole "deux points" et commencez à taper le nom de l'emoji. Par exemple, essayez :rickroll:
pour mentionner un collègue, tapez arrobase puis le nom du collègue. Par exemple, taper @pa m'enverra une notification spécifique dans un channel.
vous pouvez utiliser slack comme un pense-bête en vous écrivant à vous-même (messages directs avec vous-même : si si, regardez bien, vous apparaissez dans votre propre liste de messages). Pratique pour des to-do lists ou des rappels, d'autant plus que la limite de conservation des messages ne s'applique pas à vous.
explorez à fond les configurations possibles pour vos préférences (votre photo en haut à droite, puis "Préférences"). Ceci vous permettra de jouer avec les tailles de polices de caractère, les langues d'utilisation, le choix du mode clair/sombre, etc.
Slack intègre certaines commandes
Slack intègre en natif ou en add-on certaines commandes pratiques qui commencent toutes par slash (pas le guitariste des Guns, le caractère /...)
Vous voulez faire une alerte ponctuelle ou récurrente, pour vous ou pour un channel en particulier ? Slack got you ! C'est la fonction /remind. Elle fonctionne ainsi : /remind qui to "quoi" quand
Exemples :
/remind me "Fais tes notes de frais" at 8:30 on the 15th of every month.
/remind #bienvenue to "Je teste" at 17h30
marche aussi en français /rappeler @Arthur "Never gonna give you up" tous les jours de la semaine à 9 h 45
Autre commande possible : /giphy "theme" qui permet de réagir à un message avec un GIF. Totalement inutile donc indispensable.
Exemple : /giphy NGGYU vous permettra de voir des GIF ne vous laissant jamais tomber. Pour changer de GIF proposé, "Shuffle".
La liste complète des commandes natives : https://slack.com/intl/fr-fr/help/articles/201259356-Commandes-barre-oblique-dans-Slack
Il existe également de très nombreux raccourcis clavier
Cela facilite grandement la vie quand on en connait quelques uns. Mes préférés :
CMD + K permet d'ouvrir un channel ou un message direct avec une personne
CMD + ⬆ + K permet de creer un fil de discussion avec plusieurs collègues d'un coup
Dans un champ de message vide, la flèche directionnelle 🔼 vous permet d'avoir accès à votre dernier message envoyé pour le corriger
La liste complète peut être trouvée ici : https://slack.com/intl/fr-fr/help/articles/201374536-Raccourcis-clavier-Slack