Over de Toolkit
De toolkit biedt voor geïnteresseerden informatie en praktische handvatten om met "stopkunde" aan de slag te gaan. De lezer kan zichzelf afvragen: waar start ik?

De indeling van de toolkit is grofweg onder te verdelen in 3 thema's:

1. Een theoretische verdieping van digitale transformatie.

2. Praktische uitwerkingen (voorbeelden) van de theorie: verhalen van ervaringsdeskundigen.

3. Digitale transformatie & stopkunde in jouw praktijk: tools om te starten met stoppen.

Afsluitend artikel: Waarom stoppen cruciaal is voor digitaal transformeren

De overheid staat voor de opgave om mee te bewegen in een digitaal transformerende wereld. We zijn gewend om alleen te kijken naar nieuwe en innovatieve ideeën. Wat moet er nog meer toegevoegd worden om digitale transformatie op gang te helpen? Wij, acht trainees van DisGover in samenwerking met Jan van Ginkel en Jan Roest van de provincie Zuid-Holland, zijn onder de naam DigiTrash op zoek gegaan naar een ander perspectief. Wat staat een succesvolle digitale transformatie in de weg? Waar moet je mee stoppen om ruimte te maken voor innovatie?

Over starten met stoppen
Op 15 januari jl. kwam al onze opgedane kennis en ervaringen samen tijdens het DigiTrash evenement waarbij we op een feestelijke manier onze toolkit ‘Over Starten Met Stoppen’ presenteerden. Daarnaast gingen we in gesprek met een panel bestaande uit Marcel Thaens (CIO provincie Noord-Brabant), Marije van den Berg (auteur van het boek STOP. Stopstrategie voor organisaties) en Johanna Kolk (organisatieadviseur bij Hiemstra & De Vries). Het was een interessant en inspirerend gesprek met veel goede input vanuit het publiek. Inmiddels kunnen we concluderen dat stoppen cruciaal is om digitaal te transformeren.

De ‘pen’ in de prullenbak
Moeten we stoppen met schrijven om digitale transformatie te versnellen? Deze vraag stelden we aan het panel. Met schrijven an sich hoeven we niet te stoppen, maar veel vormen zouden we wellicht weg kunnen gooien. Waarom alles in ellenlange stukken? Zien we door de documenten het bos nog wel? Kan het niet op een andere manier? De rode lijn uit de discussie was dat niet het document maar de informatie centraal moet staan en dat er veel meer informatieoverdracht opties zijn die je kunt benutten. Een mooi voorbeeld kwam als verrassing aan het einde van het evenement aan bod. Michelle Geerlings, visueel strateeg, had namelijk achter de schermen live de inzichten en de gesprekken tastbaar gemaakt middels een praatplaat (zichtbaar bovenaan dit artikel). De informatie van dit evenement was bedoeld om te prikkelen en te inspireren, de vorm van de praatplaat paste daarom goed bij dit doel.

Om datagedreven te werken kunnen we niet doorgaan met de huidige concepten stelt ook organisatieadviseur Marc Buiks. Hij gaat nog een stapje verder. Zo vindt hij dat het duurzaam opslaan van informatie in interpreteerbare en doorzoekbare gegevensvelden meer kansen biedt voor datagedreven werken dan het zoeken en interpreteren van teksten die zijn 'opgesloten' in documenten. De Tweede Kamer heeft recentelijk ingestemd met het wetsvoorstel Wet open overheid (Woo). Met Wet open overheid is het doel een 'transparantere en actiever openbaar makende overheid'. Vanuit dat perspectief hebben gegevensvelden ook meer potentie als je het vergelijkt met de digitale documenten legt Marc uit. Informatie die privacygevoelig is (bijv. persoonsgebonden informatie) kan gemakkelijk weggelaten worden als je werkt met gegevensvelden. De data in het ‘traditionele’ document zit opgesloten waardoor je de privacygevoelige informatie lastiger kunt scheiden van de overige informatie. Moeten we dus stoppen met schrijven en starten met het centraal stellen van de data zelf?

Kortom, bij digitale transformatie zul je op zoek moeten naar nieuwe concepten. Stoppen met schrijven betekent dus ook stoppen met het analoge concept van een document en fundamenteel anders met informatie omgaan. Het vereist een hele nieuwe manier van denken. Met de vroegere concepten kunnen we niet iets nieuws oplossen. Zoals één van de deelnemers zo mooi verwoordde: “Digitalisering is van een LP naar een CD; digitale transformatie is van een album concept naar een streaming concept”.

Digitale transformatie als hoofdzaak

Digitale transformatie is niet een bijzaak die je als organisatie er ‘eventjes bij’ kan doen. Dat was de strekking van de tweede stelling tijdens de paneldiscussie. Digitale transformatie raakt de gehele organisatie en niet enkel de ICT-hoek.

In de discussie kwam naar voren dat digitale transformatie niet enkel als activiteit moet worden gezien. Het transformeren van de organisatie an sich is wellicht een activiteit, maar komt voort uit een bepaalde cultuur. Het wordt cruciaal gevonden om eerst de juiste mindset en cultuur te creëren waarin de digitale transformatie vervolgens binnen de organisatie kan gaan plaatsvinden. Waar je bij het transformeren initieel nog vanuit een subcultuur werkt binnen een bepaald onderdeel van de organisatie, moet deze subcultuur uiteindelijk ook de hoofdcultuur van de gehele organisatie worden. Alleen op deze manier faciliteer je een transformatie over de gehele organisatie. De vraag die dan resteert is: hoe realiseer je zo’n hoofdcultuur over de hele organisatie?

Het gehele antwoord op die vraag kunnen wij (nog) niet geven. Duidelijk is dat veel organisaties momenteel midden in deze fase zitten of hier binnenkort tegenaan zullen lopen. Wat de stopkunde ons meegeeft? Er bestaat geen verandering zonder afscheid. In dit geval van de oude cultuur/werkprocessen/gewoonten. Wij dagen jullie bij deze uit om in de uitdagingen die de digitale transformatie met zich meebrengt hier eens actiever bij stil te staan. Wat belemmert ons nou om de digitale transformatie een onderdeel van de gehele organisatie te maken? En hoe neem je daar vervolgens (collectief) afscheid van?

Klaar om te stoppen! Maar hoe dan?

In dit artikel hebben wij de discussie tijdens het DigiTrash evenement van 15 januari in een notendop samengevat. Geïnspireerd geraakt? Kijk dan vooral verder in deze toolkit ‘Over Starten met Stoppen’. Ook de opname van de paneldiscussie is hier terug te vinden (onder 'in gesprek met').