Sistem Penomoran Surat otomatis
Sistem penomoran surat otomatis merupakan inovasi yang dilakukan oleh disdikpora guna mengefisienkan penomoran surat yang sebelumnya dilakukan oleh manusia menjadi oleh sistem. Sistem Penomoran Surat otomatis dibangun menggunakan aplikasi yang tergabung dalam Google Workspace diantaranya :
Google Form sebagai antarmuka sistem
Google sheet sebagai basis data
Gmail sebagai pengirim notifikasi
Google site untuk menampilkan basis data
Sistem ini berkerja dengan sederhana. Masing-masing bidang menugaskan 1 orang operator nomor surat. Setiap user yang ingin meminta nomor surat akan menghubungi operator masing-masing, kemudian data surat diinputkan melalui Google Form yang telah disediakan. Setelah data disubmit, maka data akan tersimpan dalam Google Sheet. Dengan memanfaatkan fungsi yang disediakan oleh Google Sheet, sistem mampu menentukan nomor surat berikutnya, kemudian mengirimkan nomor surat melalui email ke operator bidang. Untuk melihat data surat yang telah diinputkan, maka digunakan Aplikasi Pengolahan Tabel yaitu Looker Studio dan ditampilkan dalam sebuah google site agar tampilan data surat menjadi lebih rapi.
Dengan demikian, permintaan surat tidak akan terkendala lagi oleh jam kerja maupun waktu. Sehingga kendala-kendala yang selama ini ditemukan selama penentuan nomor surat secara manual dapat teratasi dengan baik menggunakan sistem ini.
