Buku Tamu Digital Disdikpora Kabupaten Buleleng
Buku Tamu digital merupakan inovasi yang dibangun oleh Disdikpora Kabupaten Buleleng guna mendukung layanan tanpa kertas (paperless)/. Selain menjadi lebih ramah lingkungan, data administrasi tamu tersimpan lebih rapi dan efisien.
Buku Tamu digital dibagun menggunakan aplikasi yang tergabung dalam Google Workspace diantaranya:
Google Form sebagai antarmuka bagi tamu untuk mengisi data
Google Sheet sebagai basis data
Gmail untuk mengirimkan notifikasi tamu ke masing-masing bidang
Google Site sebagai antarmuka data.
Cara kerja buku tamu digital terbilang sederhana. Tamu yang datang akan mengakses formulir tamu baik melalui Smartphone sendiri maupun smartphone petugas. Setelah mengisi data dan foto dengan benar, maka data akan tersimpan dalam Google Sheet. Tak hanya itu, sistem juga akan mengirimkan notifikasi melalui email ke masing-masing kepala divisi yang dituju bahwa ada tamu yang akan berkunjung lengkap dengan foto dan data tamu yang sudah diinputkan.Â
Operator juga mampu melihat histori data tamu melalui halaman khusus yang dibangun menggunakan tabel Looker Studio dan Google Site. Dengan memanfaatkan fitur-fitur yang disediakan oleh Google Sheet, pemantauan data statistik tamu menjadi lebih mudah, mulai dari melihat kunjungan tamu tiap bulan serta jumlah tamu yang diterima masing-masing divisi.
