Objetivo

Suministrar las pautas necesarias para la protección de datos personales en E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS, asegurando la confidencialidad, autenticidad e integridad de la información de la compañía.

Lo anterior en el marco de lo reglamentado en ley 1581 de 2012, en concordancia con la ley 1266 de 2008, los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014 donde se reglamenta lo establecido en la Ley 1581 de 2012, por la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, cuyo objeto es “(...) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”.

Política

En cumplimiento con los Decretos 1377 de 2013 y 886 de 2014, ley 1266 de 2008 de demás decretos reglamentarios relacionados, donde se reglamenta lo establecido en la Ley 1581 de 2012, por la cual se expidió el Régimen General de Protección de Datos Personales, cuyo objeto es “(...) desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma”, E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS implementa la siguiente política de Protección de Datos que contiene el marco normativo para el tratamiento y protección de datos personales dentro de la organización.

Identificación

E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS, empresa dedicada a la comercialización de papelería e insumos para oficinas y negocios cuenta con puntos de venta mostrador en la ciudad de Funza y atención a empresa en la región de sabana de occidente Cundinamarca. La sede principal se encuentra en la calle 13ª No. 4-74 barrio Serrezuelita en Funza, teléfono 3212443410, e-mail contacto@crayoling.com y pagina web www.crayoling.com

Principios

E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS, en concordancia con el cumplimiento de la ley 1581 de 2012, se acoge a los siguientes principios:

· Principio de legalidad en materia de Tratamiento de datos: El tratamiento a que se refiere la presente ley es una actividad regulada que debe sujetarse a lo establecido en ella y en las demás disposiciones que la desarrollen.

· Principio de finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

· Principio de libertad: El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

· Principio de veracidad o calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

· Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del responsable del tratamiento o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

· Principio de acceso y circulación restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la presente ley y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la presente Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la presente ley.

· Principio de seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento a que se refiere la presente ley, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

· Principio de confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la presente ley y en los términos de esta.

Autorizaciones y mecanismos para obtener la autorización

E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS requiere de forma libre y expresa la autorización por parte del titular o suscriptores, a fin de realizar la recolección, almacenamiento, supresión y tratamiento de datos personales, garantizando la posibilidad de verificar el otorgamiento de dicha autorización.

• Forma y mecanismos para proporcionar la autorización: La autorización proporcionada por el Titular, puede ser generada mediante un documento físico o electrónico que permita garantizar su posterior consulta, así mismo puede ser obtenida mediante un sistema tecnológico idóneo que permita al Titular conocer la política de protección de datos personales de E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS, aceptar o cancelar la creación de un usuario personal e intransferible, entendiéndose este proceso realizado por el Titular, como la autorización libre y espontánea para que E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS realice el almacenamiento y tratamiento de su información.

1. Durante la prestación de servicios ofimáticos

2. Al momento de la venta mostrador, donde el cajero recolecta los datos para la generación de factura

3. Mediante la solicitud de información establecida en la página web.

4. Durante el proceso comercial al momento de ofrecer los servicios por e-mail, WhatsApp, redes sociales, de forma presencial u otra.

El formato para la autorización E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS será puesto a disposición del Titular previo al tratamiento de sus datos personales.

• Personas a quienes se les puede suministrar la información

La información que reúna las condiciones establecidas en la ley podrá suministrarse a las siguientes personas:

o A los titulares o sus representantes legales.

o A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

o A los terceros autorizados por el titular o por la ley.

• Casos en los que no es necesaria la autorización del titular: La autorización del titular de la información no será necesaria en los siguientes casos:

o Información requerida por una Entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

o Datos de naturaleza pública.

o Casos de urgencia médica del titular, para lo cual quien actué como representante legal del titular debe otorgar la autorización.

o Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos, para lo cual se hará supresión de la identidad de los titulares.

• Tratamiento de los datos recolectados

E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS realiza la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de la información proporcionada con la siguiente finalidad:

o Ejecutar la relación contractual existente con sus clientes, proveedores y trabajadores, incluido el pago de obligaciones contractuales.

o Desarrollar el proceso de selección, evaluación, y vinculación laboral.

o Ejercer el objeto social de la empresa que es LA COMERCIALIZACIÓN Y DISTRIBUCIÓN DE PAPELERÍA, SUMINISTROS PARA OFICINA Y LA PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE OFIMATICOS.

o Informar por correo físico o electrónico, telefonía fija o celular, información comercial, publicitaria o promocional sobre los servicios de E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS.

• Datos sensibles y su tratamiento: Se restringirá el tratamiento de datos personales sensibles a lo estrictamente indispensable y otorga consentimiento previo y expreso sobre la finalidad de su tratamiento.

Derechos de los titulares de la información

Los titulares de los datos de carácter personal contenidos en bases de datos que reposen en los sistemas de información de E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS, tienen los derechos descritos a continuación:

· Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del tratamiento o encargados del tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

· Ser informado por el responsable del tratamiento o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que se ha dado a sus datos personales.

· Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio – SIC, quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

· Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el Responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

· Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

Derechos de los niños y adolescentes

• En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

• Queda restringido el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

• E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS informa que es tarea del Estado y las entidades educativas de todo tipo proveer información y capacitar a los representantes legales y tutores de los niños y adolescentes sobre los eventuales riesgos a los que se enfrentan los niños, niñas y adolescentes respecto del tratamiento indebido de sus datos personales.

Deberes de E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS y demás destinatarios de la política

Cuando E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS o cualquiera de los destinatarios de esta política, asuma la calidad de responsable del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley y en otras que rijan su actividad:

· Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

· Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley 1581 de 2012, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

· Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

· Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

· Garantizar que la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

· Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a éste se mantenga actualizada.

· Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

· Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley de protección de datos personales.

· Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

· Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley.

· Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

· Incluir la leyenda “Información en discusión”, cuando se cuente con información de un Titular en discusión jurídica, por validación de una queja o reclamo.

· Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

· Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

Implementación de medidas de seguridad

E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS mantendrá protocolos de seguridad de obligatorio cumplimiento para el personal con acceso a los datos de carácter personal y a los sistemas de información. El procedimiento deberá considerar, como mínimo, los siguientes aspectos:

· Capacitación del personal de E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS acerca de la Política de Protección de Datos Personales, los mecanismos y protocolos de seguridad para el tratamiento de la información y la responsabilidad sobre la información.

· Dar a conocer a los proveedores sobre la existencia de la Política de Protección de Datos Personales.

· Implementar controles periódicos que permitan verificar la protección de la información.

· Uso de acuerdos de confidencialidad con los empleados, clientes y partes interesadas.

Tratamiento de la información

La información definida como reservada en E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS cuenta con un trato conforme a lo establecido bajo la Ley 1581 de 2012 y el Decreto Reglamentario 1377 de 2013, por tanto, su uso está definido para las actividades propias del negocio y acordadas con sus partes interesadas, esta información por su carácter reservado, de ser transmitida de manera segura a fin de garantizar su protección, confidencialidad e integridad.

Atención de consultas, reclamos y peticiones

• Consultas: Los Titulares o Causahabientes de datos que se encuentran en las bases de datos de E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS, pueden presentar solicitudes de consulta de su información en cualquier momento a través del correo electrónico contacto@crayoling.com . La información requerida debe contener de manera clara el tipo de información a consultar y los datos de contacto donde se remitirá la respuesta de la petición, la respuesta será suministrará de 3 a 8 días hábiles después de recibida la solicitud de información.

• Reclamo y peticiones: El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una de las bases de datos de E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS debe ser actualizada, corregida o suprimida, podrá presentar su petición mediante correo electrónico dirigido a contacto@crayoling.com , indicando:

• • Para peticiones

    • Nombre completo.

    • Documento de identidad.

    • Relación con E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS.

    • Descripción de la solicitud sobre el tratamiento de la información.

    • Dirección, correo electrónico o medio de contacto al cual se debe remitir la respuesta.

• • Para reclamo:

    • De forma escrita y/o por el mismo medio que se estableció el contacto

    • A través de formulario de publicado

    • Telefónicamente

En cualquiera de los casos se solicita suministrar los mismos datos solicitados para el proceso de petición

Una vez recibida la información y si la misma se encuentra incompleta, E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS informará al interesado un día hábil después de recibir la solicitud, que debe completar la información para el procesamiento de la solicitud. Si transcurridos dos (2) meses al envió del correo solicitando completar la información, no se tiene respuesta por parte del solicitante, se entenderá como el desistimiento de la petición realizada.

El término máximo para atender una petición realizada a E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS, será de 3 a 5 días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Los titulares o causahabientes solo podrán presentar un reclamo ante la Superintendencia de Industria y Comercio o cualquier ente de control, una vez hayan agotado los trámites de consulta o peticiones ante E&A SUMINISTROS Y PAPELERIA SAS.