Antecedente: Carta del señor Ricardo Birke Pfister - Director Copec Centro.

Cuestionario de Concesionarios de Estaciones de Servicios Copec

1. Para efecto de control de numerales en una Auditoría del SII ¿Cómo comprueba un Concesionario que ha realizado calibraciones a sus surtidores?

Resp:

El control de Numerales de Máquinas Suritidoras de Combustibles por parte del SII, pretende validar oportunamente el monto de las ventas documentadas asociadas a los volúmenes de combustibles dispensados durante el período correspondiente.

El procedimiento de calibración de surtidores por parte del contribuyente, es una manipulación periódica y necesaria para asegurar la exactitud en el dispensado de combustibles, lo que produce la salida y posterior reintegro físico de los productos a los estanques desde donde fueron extraídos, sin existir venta efectiva por el avance real de los numerales. Dicha operación se realiza por medio de personal propio y/o de entidades supervisoras externas, quienes deben registrar o emitir oportunamente la documentación respectiva que de cuenta de las características técnicas de los servicios efectuados, en tales intervenciones.

En el evento de detectarse en una Auditoría del SII, alguna diferencia entre los volúmenes efectivamente dispensados y aquellos documentados, será el contribuyente quién deberá aportar todos aquellos antecedentes que estime pertinentes, para aclarar dicha diferencia. Por tratarse de una situación de hecho, deberá precisar la razón de la diferencia técnica.

2. Cuando el mecánico de bomba efectúa la calibración y/o reparación de un surtidor, ¿Debe emitir una guía de despacho o sólo basta con el comprobante interno de trabajo?

Resp:

Las guías de despacho deben emitirse para el traslado de productos, aún cuando no importen ventas, o para postergar la emisión de la respectiva factura de ventas; ambas situaciones no aplican en este caso.

Por la calibración y/o reparación de un surtidor, efectuada por un prestador de servicio ajeno a la empresa, sea persona natural o jurídica, éstos deben emitir solamente una factura cuando el distribuidor pague por el Servicio.

3. En las "tomas de muestras" realizadas por el Concesionario (voluntaria), por los mecánicos de bomba y/o por la SEC (obligatorias) para el control de la calidad de combustible, (aprox. 0.5 a 1.0 litro por producto), ¿Debe emitirse algún documento tributario?.

Resp:

La toma de muestras es un procedimiento de control de la calidad del combustible almacenado por el contribuyente; por lo que no debe emitirse guía de despacho, ya que en general dichas manipulaciones técnicas, no significan ventas o traslados de combustibles fuera del recinto en que se encuentran almacenados sino consumos internos por análisis dentro del giro del negocio, debiéndose registrar la merma, razonable y adecuadamente, para efectos de control de inventarios, si no es así se considerarán ventas.

En el caso que por requerimiento de análisis debe trasladarse combustible a otras dependencias, deben emitirse guías de despacho a las entidades externas que asiste o supervisa técnicamente las máquinas, indicando que no importan venta, cumpliendo todas las normas y disposiciones para ello.

4. Es habitual que un cliente que compre gasolina y kerosene quiera pagar con un solo cheque ¿Se puede hacer una sola boleta por el total de la venta o se debe hacer una por cada venta?- ¿Qué ocurre si un cliente compra en más de un centro de venta de la Estación de Servicio? (combustible, servicios, sala de ventas). Esto sin que el cliente abandone la Estación de Servicio.

5. La boleta de ventas por combustibles, se debe emitir en el momento preciso en que termine el carguío, o antes de que abandone la Estación de Servicio. ¿Qué se debe hacer cuando el cliente después de cargar combustible y antes de cancelarlo, mueve el vehículo dentro de la Estación de Servicio para revisión de aire, niveles u otro motivo?

Resp. 4 y 5:

De conformidad al artículo 55 del D.L. Nº 825, en las ventas de bienes corporales muebles la boleta debe ser emitida al momento de la entrega real o simbólica de las especies.

En el caso que un mismo cliente adquiera diversas especies en una misma Estación de Servicio, debe entenderse que hay una sola venta y, por lo tanto, surge una sola obligación de dar, pero de objeto múltiple, por lo cual debe ser emitida una sola boleta al momento de efectuarse la entrega de la última de las especies vendidas, independientemente de que los bienes se encuentren físicamente en distintos lugares dentro del establecimiento, ya que es en ese momento en el cual se tiene por cumplida la entrega total de los bienes objeto de la obligación. Sin embargo, ello no obsta a que por razones de control interno del contribuyente, éste pueda emitir una boleta por cada entrega que efectúe, considerándose en este caso a cada entrega como una venta independiente de las otras.

Tratándose de la prestación de servicios, de acuerdo a la misma norma citada, la boleta deberá ser emitida en el momento mismo en que la remuneración se perciba o ponga, en cualquier forma, a disposición del prestador de servicio.

Por último, el momento de la emisión de la correspondiente boleta, ya sea en el caso de ventas o prestaciones de servicios, no se altera por el hecho de que el cliente mueva su vehículo dentro de la Estación de Servicio para practicar revisiones o recibir prestaciones de carácter gratuito, ya que al no ser ellas ventas o servicios en los términos que dispone el artículo 2 Nº1 y 2 del D.L. Nº 825, en nada alteran las normas señaladas prededentemente.

6. Si un cliente pre-paga el combustible. ¿ Se le puede entregar boleta de ventas o debe ser factura? ¿Es válido retirarlo con una guía de despacho que no constituya venta? ¿Quién debe emitir la guía, el Concesionario o el cliente?

Resp:

El documento a emitir en el caso que el cliente prepague el combustible, dependerá de la situación en que se encuentre el cliente y del grado de determinación del producto adquirido.

Así, si el producto se encuentra perfectamente determinado; en cuanto a su cantidad, precio y tipo; este pre pago debe ser considerado como pago por la venta que se perfeccionó cuando existió pleno acuerdo de las partes respecto a la cosa vendida y su precio, existiendo en este caso entrega simbólica de las especies enajenadas las cuales quedan en ese instante a disposición del comprador, el cual si además posee la calidad de contribuyente de IVA, deberá solicitar la emisión de factura por la compra realizada, de acuerdo al artículo 53 letra a), del D.L. Nº 825, la cual deberá ser emitida en la oportunidad señalada en el artículo 55 inciso1º, del mismo cuerpo legal.

Estando el producto perfectamente determinado en los términos señalados, y siendo el comprador no contribuyente de IVA, el pre pago debe ser considerado como pago de la venta que se perfeccionó al momento del acuerdo de voluntades respecto de la cosa y el precio, produciéndose la entrega simbólica en el momento en que el combustible vendido quedó a disposición del comprador para ser retirado, debiendo en este caso emitirse la correspondiente boleta de acuerdo a lo prescrito por el artículo 53 letra b), del D.L. Nº 825, la cual deberá emitirse en el momento señalado en el artículo 55 inciso 6º del citado texto legal.

Si el producto no se encuentra claramente determinado, el pre pago efectuado debe ser considerado como un anticipo en dinero por las ventas futuras, puesto que no hay venta en tanto no exista pleno acuerdo respecto de las especies objeto del contrato. En este supuesto, el pre pago deberá ser respaldado con la documentación interna, que permita posteriormente acreditar la imputación de este pre pago a la venta a realizar. La correspondiente factura o boleta, dependiendo de si el cliente es contribuyente del IVA o no respectivamente, deberá ser emitida al momento en que se produzca la entrega real o simbólica de las especies vendidas.

Por último, cabe señalar que corresponderá emitir Guía de Despacho solamente cuando el combustible vendido sea trasladado a un punto diverso de la Estación de Servicio, para efectuar la entrega al comprador, ya que si es despachado en la propia estación, no hay traslado alguno que motive la emisión del referido documento.

7. ¿Qué tratamiento tributario se debe dar al combustible que es usado en el interior de la Estación de Servicio, para generadores, compresores, hidrolavadoras y/o para el aseo de la Estación de Servicio?

8. ¿Qué pasa con el combustible que es usado por los vehículos de los Concesionarios que tienen para reparto de lubricantes y combustibles? ¿Qué documento se debe emitir, a que precio y en que oportunidad debe hacerse?

Resp. 7 y 8:

Cuando una proporción del combustible es usado en generadores, compresores, etc., de propiedad de la Estación de Servicio, como también en los vehículos del Concesionario, para reparto de lubricantes y combustibles, debidamente inventariados y contabilizados, es aplicable lo establecido en el artículo 11 del Reglamento del IVA, que señala que no existe hecho gravado cuando el producto no sale de la empresa o es destinado por el vendedor a ser consumido en el giro de su negocio. Sin embargo, los consumos que se efectúen por las razones antes señaladas, deberán constar en documentos formales de control interno emitidos oportunamente, con el objeto de llevar un adecuado control de los inventarios.

9. ¿Por qué el Concesionario es responsable por el tipo de documento que solicita el cliente? ¿Cómo se debe proceder ante la insistencia de un cliente?

Resp:

El contribuyente es responsable por el documento que le emita al cliente, ya que si se le solicita la emisión de una factura está obligado, de acuerdo a la Res. Ex. Nº 6289 de 1998, a exigir la exhibición del Rut de la empresa, requerir la cédula de identidad del solicitante, y solicitar la firma del peticionario en el documento emitido incluyendo los antecedentes anteriores. Si no lo hace se expone a ser sancionado. Por lo tanto, será necesario que solicite la acreditación del contribuyente, y que se cumplan debidamente las formalidades necesarias para poder emitir guías de despacho y/o facturas, según corresponda.

10. ¿Qué ayuda nos puede dar el Servicio ante la falta cometida por un atendedor?

Resp:

El contribuyente es responsable de instruir y supervisar el cumplimiento de la Normativa Tributaria inherente a su actividad económica, y es responsable de las infracciones que eventualmente pudiera cometer tanto el mismo, como el personal de la empresa. No obstante, de acuerdo a lo dispuesto en el artículo 6º letra B Nº1 del Código Tributario, al Director Regional le corresponde dar oportuna respuesta frente a consultas de los contribuyentes sobre la aplicación de las Normas Tributarias.

11. ¿Es obligatorio que esté físicamente la Resolución Nº 286/88 en la Estación de Servicio?

Resp:

No es obligatorio, ya que no se establece en la instrucción en comento dicho requisito.

12. Hemos tenido sanciones porque el letrero indicado en la Resolución Nº6289/98 no cumple con las medidas de 30 x 40 cms. ¿Es válida esta sanción?

Resp:

La Resolución 6289/98 señala que los vendedores deben informar al público en general, por medio de carteles destacados en sus establecimientos, lo que se precisa en la Circular Nº 78/98, como:"deben informar al público en general a través de carteles ubicados en lugares apropiados que permitan la fácil lectura por el cliente, de los requisitos establecidos por el Servicio de Impuestos Internos para la emisión de facturas o guías de despacho".

13. ¿Es obligatorio que los letreros indicados en las Resoluciones Nº 6289/98 y/o Nº 286/88 tengan necesariamente fondo blanco?

Resp:

La información contenida en los carteles, debe presentarse en un lugar apropiado y de una forma que permita una fácil lectura por el cliente. Sin embargo, no se indican instrucciones respecto del color de aquel cartel que contiene la información.

14. Fuera de horario de oficina, ¿debe estar algún Libro Tributario en la isla? Existe un alto riesgo de que sea adulterado por los atendedores o eventualmente robado.

Resp:

En términos generales, los libros de compras y ventas deberán ser mantenidos permanentemente en el establecimiento, por lo que deberán estar disponible para el SII, en todo momento que se encuentre abierta a público la Estación de Servicio. Lo que exige custodiarios en forma adecuada, ya sea por personal, procedimientos o sistemas administrativos competentes.

Sin embargo, si se cumplen los requisitos especificados en la Res. Ex. Nº 3477 del 10 de julio del 2000, el contribuyente se podrá liberar de dicha obligación.

15. ¿Cuáles son las herramientas que posee el Concesionario para ayudar a la fiscalización?

Resp:

Ajustarse a las normas legales tributarias vigentes, cumplir con la supervisión adecuada del personal, en lo referido a la correcta aplicación de los sistemas que se tengan para la emisión de documentos, y practicar periódicamente procedimientos de control de inventarios, con el objeto de conseguir la consistencia física y documental de las ventas.

16. Si un Concesionario denuncia a un cliente infractor. ¿Existe confidencialidad o éste sabrá la identidad del denunciante?

Resp:

El art. 164 del Código Tributario garantiza al contribuyente y obliga a los funcionarios del SII, el tratamiento confidencial de la identidad del denunciante y le garantiza e no hacerlo parte en la denuncia, en la medida que no lo sea. Esto es, dar carácter de reserva a la fuente de la información de la denuncia, siempre y cuando no está implicado directa o inderectamente en la falta.

17. ¿Cómo un Concesionario puede acreditar la identidad de un fiscalizador sin que éste se sienta "pasado a llevar"?

Resp:

El funcionario fiscalizador del SII se debe identificar por medio de la presentación de su credencial institucional, que incluye: nombre, fotografía, Rut, cargo y firma, la que además expresa el carácter de ministro de fe del titular de ella, conforme al Código Tributario y la Ley Orgánica del SII.