Ledelsessystemer for kvalitet

HVA

Et ledelsessystem for kvalitet skal hjelpe organisasjonen til å lede og styre de aktivitetene som er nødvendige for å oppnå ønskede resultater. Stort sett består dette av organisasjonens struktur sammen med planlegging, prosesser, ressurser og dokumentert informasjon som benyttes for å oppnå det overordnede kvalitetsmålet:

Å øke kundenes tilfredshet og organisasjonens konkurranseevne, slik at bedriftens resultater forbedres.

Utgifter knyttet til igangsetting og vedlikehold av et ledelsessystem for kvalitet må derfor anses som en investering som vil gi avkastning i form av fordeler og forbedringer.

HVORFOR

Mange organisasjoner iverksetter et formelt ledelsessystem for kvalitet etter å ha funnet ut at kundene vil forsikre seg om at produktene og tjenestene de ønsker å anskaffe seg overholder deres kvalitetskrav.

Kundene etterspør og vil betale for trygghet. Leverandører som tilbyr produkter og tjenester produsert innenfor et effektivt ledelses-system kan tilby denne tryggheten.

NS-EN ISO 9001 inneholder krav til forbedring. Metoden kan benyttes for å sikre at verdifulle og kostnadseffektive forbedringer blir oppnådd.

Se også artikkelen: Ledelsessystemet – Omfang og kontekst

Ledelse

Det er bedriftens øverste ledelse som skal sikre at ledelsessystemet gir ønskede resultater, og de nye standardene er tydelige på større fokus på lederskap: målstyring, planleggingsprosesser og endringsledelse.

Ledelsen er også ansvarlig for sikre tilstrekkelige ressurser (tid, personell, verktøy, utstyr, programvare, måleinstrumenter, materialer, verneutstyr).

Det er også viktig med eierskap og aktiv deltakelse fra nøkkelpersoner og alle ansatte. Alle ansvarsforhold må klarlegges.

En av de to hovedårsakene til manglende suksess er at (den øverste) ledelsen ikke deltar som forventet. Den andre hovedårsaken er at de ansatte ikke deltar aktivt på grunn av manglende kommunikasjon eller motivasjon, noe som også er innenfor ledelsens ansvarsområde å sikre.

Det kan være nyttig å leie inn ekstern konsulenthjelp, men husk alltid: Når dine ansatte engasjerer seg aktivt i etableringen og iverksettelsen av systemet, vil de utvikle en følelse av eierskap (ansvar og forpliktelse), og dette kan gjør at det blir enklere å få systemet til å fungere. Eierskap er vanskelig å oppnå dersom systemet kun er utviklet av eksterne.

Lederskap og forpliktelse

Toppledelsen er ansvarlig for en kvalitetspolicy som passer for organisasjonen, omfatter forpliktelser til å oppfylle krav og til å arbeide mot kontinuerlig forbedring av ledelsessystemet. Policyen skal være tilgjengelig for alle, kommuniseres, forstås og anvendes, og vedlikeholdes som dokumentert informasjon.

Målene skal være definerte, konsistente, integrerte, kommuniserte og tilgjengelige for alle ansatte / interesse-parter.

Toppledelsen skal vise kundefokus ved å sikre at kundens krav oppfylles, risikoer og muligheter tas hensyn til, og at fokus på økt kundetilfredshet opprettholdes.

Roller, ansvar og myndighet

Toppledelsen skal tildele ansvar og myndighet til å:

- Sikre at ledelsessystemet til enhver tid er komplett, og i samsvar med de aktuelle ISO-standardene

- Sikre at dokumenterte prosesser er korrekte, at de virker som forventet, og til å foreslå muligheter for forbedring

- Sikre at kundefokus fremmes i hele organisasjonen

Styringssystem

Consolid mener at det er unødvendig å investere i et spesialsystem for å oppfylle kravene i en ISO-standard. De omfattende business-løsningene som leveres i dag gjennom f.eks Google G-Suite og Office 365/Sharepoint inneholder allerede nok funksjonalitet til å ivareta registrering og nødvendig dokumentasjon.

ISO standardene stiller ingen krav til hvordan systemet skal se ut. Det er bruk og virkning av systemet i bedriften som er viktig.

ISO tilpasning og sertifisering

Kravene til at bedrifter har ISO baserte ledelsessystem øker. Krav kommer ofte fra større aktører og fra det offentlige, og oppstår fordi disse ønsker å samarbeide på langsiktige kontrakter med seriøse leverandører som de har tillit til, og som kan levere forutsigbar og stabil kvalitet over lang tid. Man trenger da å kunne dokumentere at bedriften har et system som er i henhold til anerkjente standarder.

ISO sertifisering

En sertifisering er ikke et formelt krav i forbindelse med ISO standardene, men kan kreves av kundene dine. Eventuell sertifisering kan også påvirkes av konkurrentene dine, eller krav i lover og forskrifter.

En sertifisering vil uansett være et ubestridelig kvalitets-stempel, og være et konkurransemessig fortrinn.

Alternativet til sertifisering vil være å utstede en egenerklæring om at ledelses-systemet samsvarer med for eksempel NS-EN ISO 9001:2015.

GDPR/Personvern

Kravene i det nye Europeiske regelverket vil bety økt bevissthet og åpenhet om hvordan personopplysninger lagres og brukes i hele samfunnslivet. Personvernet kan ikke lenger overses. Å kreve innsyn i hvordan en viktig leverandør forholder seg til personlovgivningen vil bli vanlig. Tillit og et rykte om godt personvern vil bli en viktig del av den totale kvaliteten som en virksomhet representerer. Personvern er kommet for å bli.

Våre modeller for 9001/14001/45001 og 27001 tar høyde for å oppfylle og dokumentere bedriftens tilpasning til nye regler for personvern.

Prinsipper for kvalitetsledelse

(Ref: NS-EN ISO 9001:2015 for små og mellomstore bedrifter (Standard Norge))

7 prinsipper for kvalitetsledelse som kan brukes av den øverste ledelsen for å lede organisasjonen mot forbedret prestasjonsevne:

1. Kundefokus

Hovedfokuset for kvalitetsledelse er å oppfylle kundenes krav og overstige kundenes forventninger.

2. Lederskap

Ledere på alle nivåer skal være enige om formål og retning, og bidra til et miljø med engasjement for å nå organisasjonens kvalitetsmål.

3. Engasjement blant alle ansatte

Kompetanse, deltakelse og engasjement blant alle de ansatte er avgjørende.

4. Prosesstankegang

Aktiviteter må forstås som samvirkende prosesser som fungerer som et sammenhengende system. Dette medfører konsistente og forutsigbare resultater.

5. Forbedring

Kontinuerlig fokus på forbedring.

6. Bevisbaserte beslutninger

Beslutninger basert på analyse av faktiske data og informasjon gir bedre resultater.

7. Relasjonsledelse

Relasjoner innenfor organisasjonens kontekst (alle relevante interesse-parter) må følges opp av ledelsen for å sikre vedvarende fremgang.