Kontinuerlig forbedring skal alltid være en rød tråd gjennom hele systemet.

Viktige områder:

• Kundefokus. Øk bevisstheten om kundenes behov. Måling av tilfredshet. Systematisk behandling av tilbakemeldinger. Ivaretakelse av omdømme.
• Kompetanse-styring. Kartlegge bedriftens behov og status hos de ansatte. Tette hullene. Opplæring i og planlegging av de ansattes ansvarsområder.
• Leverandører – Valg av leverandører/kvalifisering/revidering.
• Infrastruktur – Maskiner og utstyr/lokaler/arbeidsmiljø.
• Registrering: Avvik- og saks-håndtering – systematisk innhenting av data om hendelser, feil og mangler for å rette feil, hindre gjentakelse og sikre kontinuerlig forbedring.
• Revisjoner av kritiske interne prosesser.
• Revisjon av leverandører som er viktige for bedriftens måloppnåelse.
• Granskning av alvorlige hendelser og hendelser med stort skadepotensiale.
• Sette mål - oppfølging og korrigering.

Registrering

Registrering er kanskje den viktigste delen av systemet. Det brukes som input til ledelsessystemet, og skal brukes av alle ansatte. Systemet brukes også for å registrere spesielle observasjoner som er gjort, forslag til forbedringer og til å få igangsatt risiko- og mulighets-vurderinger av forhold som oppdages.

Ved oppstart av et ledelsessystem for kvalitet er det viktig å komme i gang med registrering for å sikre et grunnlag for forbedring.

Ved registrering og behandling av en sak skal disse opplysningene registreres (eksempel):

• Hovedkategori: Kvalitet / HMS / Ytre miljø / Personvern
• Underkategori: Hendelse, Avvik, Avvik ved revisjon, Observasjon, Kundeklage, Risiko, Mulighet, Forbedrings-forslag
• Hendelse/Situasjon/Konsekvens
• Ansvarsforhold
• Tid- og Referanse-informasjon
• Umiddelbare tiltak og forslag til forbedringer
• Korrigerende tiltak - ansvarsforhold
• Forebyggende tiltak - ansvarsforhold

Alle registreringer skal være samlet i et eget arkiv, og være tilgjengelig for alle ansatte. Bedriften skal gjennomføre kontinuerlig kontroll av virkning av de tiltak som gjennomføres.

Alvorlige hendelser, eller hendelser som har stort negativt potensiale, skal granskes. Granskningene skal medføre registrering av avvik og/eller forbedringsforslag for å unngå at tilsvarende hendelse skjer igjen.

Et marked i utvikling

Produksjons-industrien er svært dynamisk og kompleks, og det er vanskelig å alltid konsekvent ta hensyn til framtidige behov og forventninger. Det kan bli nødvendig å innføre ulike former for forbedring i tillegg til korrigering og kontinuerlig forbedring, for eksempel ved gjennombrudd for generelle endringer i teknologi og innovasjon. Nye behov og ikke minst trender, medfører at kunnskap kontinuerlig må økes eller oppdateres.

Bedriften skal oppfordre alle ansatte til å bruke registreringssystemet som en foretrukket metode for å initiere fokus på denne typen forbedring for å imøtekomme nye behov, forventninger og krav i markedet.

Brudd på personvernreglene

GDPR krever at alvorlige brudd/avvik i forhold til regelverket for personvern meldes til nasjonale tilsynsmyndigheter (Datatilsynet) innen 72 timer etter at bruddet er oppdaget. I en del tilfeller skal også de berørte registrerte underrettes.

Datatilsynet har laget en egen registrerings-applikasjon som kan brukes ved avvik/brudd som skal registreres sentralt.

Under finner du link til 2 artikler på datatilsynet.no. Her beskrives hva du trenger for å registrere et avvik til myndighetene, og hvilken informasjon som skal registreres. Du finner også en link til selve registrerings-rutinen på Altinn.

Du kan også lese om hvilke situasjoner som krever sentral rapportering, hvilke typer av personinformasjon det gjelder, og også hvilke situasjoner som krever at de registrerte informeres om bruddet på personvernet:

Melde avvik til Datatilsynet

Når skal jeg melde avvik?

NOTAT:

Consolid anbefaler å bruke bedriftens eget avvikssystem som utgangspunkt for alle avvik. Det er selvfølgelig svært viktig å være nøye med å raskt registrere alle forhold, enten de gjelder personvern eller andre ting. På denne måten blir de ansvarlige i bedriften raskt underrettet og kan ta de nødvendige aksjoner. Dersom ledelsen bestemmer at et personvernforhold skal rapporteres videre, anbefaler vi derfor at den registrerte informasjonen overføres manuelt til Datatilsynets system, og at eventuell tilleggsinformasjon som kreves legges inn her.

Videre arbeid og oppfølging frem mot lukking av avviket kan på denne måten skje i bedriftens eget system, selvsagt med kontinuerlig kontroll opp mot hva Datatilsynet eventuelt har av kommentarer.