8 mẹo để hoàn thành công việc khi làm việc tại nhà

Hiện nay có khá nhiều doanh nghiệp đang cân nhắc các cách tốt nhất để giữ kết nối cho đội ngũ làm việc của mình khi không phải tất cả mọi đều có thể tập trung ở công ty. Chúng tôi đã được một số khách hàng của mình tìm hiểu về các đề xuất để duy trì năng suất và thực hiện các task. Dưới đây là một số cách làm thực tiễn nhất để thúc đẩy sự hợp tác khi đội ngũ của bạn đang làm việc từ xa.

Thiết lập nhóm của bạn để làm việc từ xa

Hãy chắc chắn rằng nhóm của bạn có các công cụ và quy trình phù hợp được thiết lập trước khi bạn chuyển đổi mô hình từ làm việc tại văn phòng sang làm việc tại nhà. Sau khi những công cụ và quy trình đã được thiết lập, đây là một vài bước bổ sung mà bạn có thể thực hiện để nâng cao:

1. Tạo một “biệt danh” cho nhóm để dễ dàng giữ liên lạc. Một danh sách email bao gồm tất cả thành viên trong nhóm của bạn giúp bạn có thể nhanh chóng chia sẻ thông tin, và một chat room có thể được sử dụng để mọi người cùng thảo luận nhanh và hiệu quả hơn.

2. Kiểm tra quyền chia sẻ những tài liệu quan trọng: để những người cộng tác có thể chỉnh sửa và nhận xét khi cần. Bạn thậm chí có thể xem xét việc tạo một thư mục chung - nơi nhóm của bạn có thể lưu trữ, tìm kiếm và truy cập các tệp từ bất kỳ thiết bị nào.

3. Lên lịch các cuộc họp ngay bây giờ để giúp bạn giữ liên lạc sau đó. Thiết lập lời mời tham gia họp trên lịch, tạo chương trình hội nghị trước thời hạn và đính kèm các tài liệu có liên quan vào lời mời. Nó cũng là một ý tưởng tốt để đảm bảo mọi người đều quen thuộc với hội nghị video.

Giữ cho nhóm của bạn kết nối và hoạt động mỗi ngày

Bây giờ nhóm của bạn đã được thiết lập và mọi người đều sẵn sàng làm việc tại nhà, điều quan trọng là phải giữ tất cả mọi người trên cùng một trang. Đây là một số cách để giữ mọi người trên cùng một trang.

4. Tổ chức các cuộc họp hàng ngày để duy trì kết nối với đồng nghiệp của bạn. Làm việc tại nhà có thể khiến bị cô lập đối với một số người, và hội nghị video là một cách tuyệt vời để giữ mọi người tham gia. Cố gắng hiển thị trên camera khi thích hợp, trình bày nội dung có liên quan và đặt câu hỏi để châm ngòi cho các cuộc hội thoại. Khi múi giờ gây khó khăn mọi người tham gia cuộc họp, hãy ghi hình lại cuộc họp sau khi đảm bảo rằng người tham gia cảm thấy thoải mái khi được ghi lại!

5. Chia sẻ mục tiêu và cập nhật thường xuyên. Cho dù đó là thông qua một nhóm trò chuyện hoặc trong một tài liệu được chia sẻ mà mọi người cập nhật, một bản ghi về những gì mà thành viên của mình đạt được là một cách tuyệt vời để nhân viên cảm thấy được kết nối, cập nhật cho mọi người và theo dõi các mục hành động. Bạn cũng có thể thiết lập một trang web nội bộ để hợp nhất các thông tin và tài nguyên quan trọng thành một trung tâm cho nhóm của bạn hoặc để chia sẻ thông tin với tổ chức của bạn rộng hơn.

6. Tiếp tục thực hiện tốt các văn hóa nơi làm việc. Chỉ vì nhóm của bạn đang không ở tại văn phòng, không có nghĩa là họ không bận rộn. Kiểm tra lịch trước khi lên lịch các cuộc họp và khi bạn tiếp cận qua trò chuyện, hãy bắt đầu bằng cách hỏi xem đó có phải là thời điểm tốt để nói chuyện không. Bạn cũng có thể chủ động thông báo cho đồng nghiệp về sự sẵn có của mình bằng cách thiết lập giờ làm việc trong Calendar. Bằng cách đó, nếu một thành viên trong nhóm cố gắng sắp xếp một cuộc họp với bạn ngoài giờ làm việc của bạn, họ sẽ nhận được thông báo cảnh báo.