我們參與的第一場大型會議：工工成發會甘苦談

✎林庭瑜、 蔡子易、郭玥汝 同學 | 2023-01-16

• 成發會當週

活動當週，要把紀念品、大會手冊等9樣東西裝進資料袋，這時就是要發揮我們是工工人的精神，組成一條「U型生產線」，很快地，用不到一小時就把230份資料袋裝袋完成。活動前一天，我向學校借貨車，開啟一整天的場地佈置，這也是我第一次開著小藍貨車，有種成就達成的感覺！

• 成發會當天

活動前一晚及活動當天，天空不作美。我6:30進到學校，首先，看到大型帆布被吹得在天空中飛來飛去，接著看到前一天已插好的系旗，歪的歪、倒的倒、旗面吹到不見的不見，看到這個場景，我心都涼了！想著怎麼會這樣，同時趕快請學弟妹提早到現在，要趕快修復才行，免得與會者到現場後看到這麼殘破不堪的樣子。

• 結語

就像做夢一樣，110年度工工成發會已經結束，從最一開始的籌備到結束也花時將近8個月，雖然活動當天發生許多小插曲，但還是順利完成；雖然當天又冷風又大，但大家還是很敬業，微笑面對完成每件事，看著貴賓及與會者給我們的肯定、讚賞及回饋，心中滿滿的感動，是每一位工作人員都做好自己的工作，才有辦法帶來這樣一場大型活動。這也是我第一次協助這麼大的一場活動，過程中不僅是累積自己的經驗，更是讓我瞭解要如何帶領一個團隊、如何將大家放在各自適合的工作崗位上、如何要機靈面對突發狀況、如何去處理及回應每一個與會者的問題。很謝謝林國平老師讓我有這樣的一個機會來協助這個工工成發會、這麼信任地把活動交給我，也很謝謝每一位工作人員，因為有你們，才有這麼完美的活動，謝謝你們，我們做到了！

在11月左右，事前的工作分配都已經處理好，開會當天，出動IKS所有同仁，逐漸理解到這個活動的規模有多麼龐大。我負責所有的文書作業的處理，第一件，大會手冊的資料整理，將所有資料照目錄編排好並確認資料是否有遺漏。第二件，確認所有告示牌、海報的數量及擺放位置。指示牌的部分，要親自走完所有停車場的路線，必須要知道如何指示才能將所有與會來賓引導到會場，海報的部分，必須確認所有能放置海報的位置、數量與陳列地點，與學姊討論數遍才確認最終的數量及位置。接下來就是無數次的跟印刷廠校正其他文宣印製數量及樣式。

確認所有東西文宣、獎牌、獎狀及禮品後，接著就是一連串的大型家庭代工現場、U型線及單件流的應用，將文宣及大會手冊等各項物品放入袋子；整理好貴賓、與會來賓與工作人員的識別證；確認所有貴賓的座位牌子及各項獎狀與獎牌的數量是否有錯誤。在所有的準備工作皆告一個段落後，日子也悄悄地前進到了活動前一天。

活動一早，數張照片猶如震撼彈般在群組中引爆，佈置好的海報與旗桿，皆因為前一晚的風過大被吹得東倒西歪，瞌睡蟲在這一瞬間全部都飛到九霄雲外，一個個上緊發條的工作人員們，開始馬不停蹄地復原現場，大家也照著因為疫情干擾到前一天才確定好的工作表各自忙去了。我是負責到高鐵站接送貴賓，雖然中間出現一些臨時狀況，多虧庭瑜學姊及國平老師沈著冷靜的腦袋，才讓我得以順利將貴賓從高鐵站回到活動現場。回到活動現場後，我也開始協助從各地來的與會來賓，往各個報到處完成報到並將他們帶到茂榜聽。所幸接下來的活動皆照著流程走著，並沒有出太多的紕漏，活動也在最後劃下完美的句點。

• 結語

在經過這次活動之後，我充分了解到一個活動從無到有是需要多麼縝密的事前規劃及多方配合才能使活動完美。此次活動後，我也知道一個完美的活動需要好的領導帶頭，我們這些工作人員才不會像無頭蒼蠅一樣漫無目的前進。

謝謝庭瑜學姊在此次活動中的協助，面臨著因為不斷有工作人員確診要不斷修改的工作分配表，有著清晰的思路及以一敵百的強大腦袋，能同時讓各個工作的負責人彙報進度並且在一瞬間給出答覆與指出下一步應該如何進行。謝謝國平老師成為我們此次活動最堅強後盾，在背後出謀劃策提供我們許多解決問題的門路。謝謝在這個活動中的所有的工作人員提供的幫忙在我發出問題時也提供了幫助，讓我負責的工作也能及時完成。

• 成發會當天

　　當天即使活動是早上9:00開始，但工作人員7:30左右就要抵達現場，做最後的確認和各就工作崗位，而我最一開始的工作是接待的部分，需要詢問各位教授和貴賓們來自哪一個學校，並將他們引導到各自的簽到處，當天的氣溫大約為11度左右，且當天的風很強，很冷的同時又需要保持應有的禮貌和態度，真的很考驗我的意志力。在活動的過中，難免會有一些小插曲，像是哪裡需要支援，或是遇到問題時，要有隨機應變和溝通的能力，需要第一時間搞清楚現況，且透過溝通來及時解決問題，還好有許多學長姐的幫忙，這讓現在還是大四的我充滿了安全感，一整天的活動下來，跑遍了各個教室，哪裡有需要，就去哪裡幫忙，已經沒有哪一個部分是誰的工作的問題。在最後，成發會也圓滿的結束，而結束後的場復工作才是惡夢的開始，要在有限的時間內完成場復的工作，且當天晚上寒流來襲，時不時都會下雨，幸好有大家的互相扶持和幫忙，才能在最短時間內完成場復的工作。

• 結語

　　最後，謝謝國平老師和庭瑜學姊能給我們這個機會一同籌辦成發會，謝謝國平老師能抽空跟我們開會，且時刻為我們加油打氣，謝謝庭瑜學姊在我們搞不清楚的時候，總是會第一時間跳出來為我們解答所有事，辛苦你們了。