• Streaming/Meeting Plattform

• Live Übertragung

• Soziale Medien

Hier geht's zu unseren empfohlenen Plattformen.

• Die Veranstaltung wird hauptsächlich aus verschiedenen Präsentationen bestehen und Gelegenheiten für Fragen bieten. Ihr könnt auch auch einige kleinere Gruppenaktivitäten mit einbauen.

Die wichtigsten Abschnitte, die ihr einbeziehen könnt:

• Thema enthüllen

• Charity-Week Vision Talk

• Vortrag über die Projekte oder Workshop

• Wichtige Termine

• Bevorstehende Veranstaltungen und Möglichkeiten, sich zu engagieren

Einige weitere Aktivitäten, um die Gespräche zu unterteilen:

• Quizzes (z.B. mit Kahoot/Quizshow.io)

• Fragen und Antworten entweder während einer bestimmten vorgesehen Zeit oder mit Hilfe der Chatbox / Melde-Funktionen während der Veranstaltung

• Break-Out-Sitzungen für Projekte

• Break-Out-Sitzungen für Diskussionen von Ideen für die CW

Bei der Auswahl der Plattform für die Hauptveranstaltung können euch folgende Faktoren bei der Entscheidung helfen.

• Anzahl der Teilnehmer (bestimmte Plattformen bieten eine begrenzte Anzahl oder verlangen eine Gebühr bei Erhöhung der Teilnehmerzahl)

• Einfachheit der Bedienung für den Host/die Teilnehmer

• Möchtet ihr den Projekt-Workshop mit allen Teilnehmern durchführen oder in kleinere Gruppen aufteilen? Hierfür müsst ihr eine Meeting-Plattform und für die Break-Out-Sitzungen Zoom verwenden.

TOP TIPP: Wählt am besten einen Zeitpunkt, an dem die meisten Leute keinen Unterricht oder keine Vorlesungen haben. Beachtet die Gebetszeiten und versucht, Überschneidungen zu vermeiden. Die Veranstaltung selbst sollte idealerweise 60 Minuten, auf keinen Fall aber mehr als 90 Minuten dauern.

TOP TIPP: Legt den Tag mindestens eine Woche vor die Charity Week. Es ist eine großartige Gelegenheit, neue und alte Ehrenamtler zu motivieren und alle auf die CW vorzubereiten!

Erstellt ein Poster oder eine Social Media Graphik (inkl. warum sie teilnehmen sollten, auf welcher Plattform die Veranstaltung sein wird)

Nutzt eure sozialen Medien für die Werbung. Facebook-Veranstaltungen und Nachrichten an Facebook- und Whatsapp-Gruppen sind ebenfalls hilfreich. Ihr könnt auch andere darum bitten, die Veranstaltung ebenso auf ihren sozialen Medien zu teilen.

TOP TIPP: Nutzt den Email-Verteiler eurer Institution und bittet bekannte Personen, auch Werbung zu machen.

Bereitet ein Team vor, das die Veranstaltung durchführt. Rollen, die sie übernehmen können, sind:

• Bedienung der Plattform

• Hosting der Veranstaltung

Euer Host sollte sowohl lustig als auch ernst sein können. Dieser ist ebenfalls für die Einhaltung des Zeitplans verantwortlich (wenn überzogen wird, sollte der nächste Abschnitt gekürzt werden)

• Interaktion mit dem Publikum

• Fehlerbehebung

TOP TIPP: Führt einen Probelauf auf der Plattform und im Streaming durch, um zu einem reibungslosen Ablauf beizutragen.

• Macht auf jeden Fall einen Probelauf vor der Veranstaltung

• Startet die Plattform frühzeitig, um mögliche Probleme rechtzeitig lösen zu können. Aber auch, damit die Teilnehmer rechtzeitig beitreten können

• Haltet das Team einsatzbereit

• Wenn ihr Gastsprecher empfangt: Stellt sicher, dass eine Erinnerung an eure Veranstaltung verschickt wird und holt euch ein paar Tage vorher eine erneute Zusage ein.

• Vergewissert euch, dass alle klare Anweisungen für die Teilnahme erhalten.

• Beginnt und schließt ab mit einem Du'a. Ein Team, das zusammen betet, bleibt zusammen. Macht aufrichtig Du'a, dass wir alle vereint bleiben, um Seinetwillen zusammenarbeiten und erfolgreich sind

Denkt an all die möglichen Dinge, die schief gehen könnten, und ergreift Maßnahmen, um dies zu verhindern. Z.B. dass ein Redner nicht pünktlich erscheint, Probleme mit der Plattform, Schwierigkeiten beim Beitreten.

Sendet eine Nachricht über eure sozialen Medien und an eure Anmeldungsliste und dankt allen für ihre Teilnahme und Hilfe.

TOP TIPP: Nutzt den Moment, um sie daran zu erinnern, ausstehende Zahlungen zu überweisen und verweist auf euren Spendenlink.

Es gibt immer mal Pannen oder Lektionen, die wir lernen. Aber sorgen wir auch dafür, dass das Team im nächsten Jahr daraus lernen kann? Nutzt unser Vorlagedokument für die Eventplanung, um festzuhalten, wie ihr eure Veranstaltung durchgeführt habt und was ihr als Feedback an das Team im nächsten Jahr weitergeben wollt!