Dadurch, dass das Event online abläuft, habt ihr die Möglichkeit, eure Ideen an mehr Personen weiterzugeben, da physische Nähe keine Notwendigkeit mehr für die Teilnahme darstellt. Damit würde auch ein Gefühl der Einheit entstehen, da Menschen, die dieselben Interessen teilen, in einem gemeinsamen Raum zusammengebracht werden würden. Um einen Austausch zu ermöglichen, gibt es bei den oben genannten Plattformen jeweils einen Bereich für die Teilnehmer des Chats, in dem sie miteinander sowie mit dem Host des Workshops kommunizieren können.

Die Frage, wie durch diese Aktivität Spenden gesammelt werden kann, ist einfach beantwortet: Da die Leute bereitwillig und aus eigenem Interesse zum Workshop kommen würden, kann davon ausgegangen werden, dass sie dem Leiter des Kurses für den Inhalt Geld zahlen würden (wenn es z.B. einen Kochkurs geben würde, könnte der Host (gegen eine Gebühr) ein Rezeptbuch oder einen ausführlichen Leitfaden über die nötigen Skills herausgeben, die er in dem Workshop präsentiert).

• Streaming/Meeting Plattform

• Live Streaming

• Ticketverkauf Plattform

• Spendenseiten

• Soziale Medien

Hier geht's zu unseren empfohlenen Plattformen.

Damit dies erfolgreich ist, müsst ihr zunächst an eure Zielgruppe denken und euch überlegen, welche Aktivität oder Thema sie am meisten ansprechen würde (dies könnt ihr mit Hilfe von Fragebögen ermitteln, die ihr per E-Mail verschickt, alternativ könnt ihr z.B. eine Instagram-Umfrage erstellen).

Einige Beispielthemen, die ihr verwenden könnt:

• Geschichtskurse

• Kunst- und Handwerkskurse

• Traditionelle Rezepte aus Sunnah Zutaten

• Zeichenkurse

• Motivations- oder Leadership Reden

• Tafseer Kurse

• Die fünf Säulen

• Kalligraphiekurse

Nachdem ihr geschaut habt, welche Aktivität ihr möchtet, müsst ihr als Nächstes Fachleute finden, die den Kurs durchführen. Wenn ihr euch mit den potentiellen Rednern für den Workshop in Verbindung setzt, erklärt wer ihr seid und was der Anlass des Workshops ist, merkt ggf. an, wie das Video gefilmt werden soll, fragt, ob es ihnen etwas ausmachen würde, wenn der Kurs aufgezeichnet und später für Spenden verkauft wird und fragt schließlich, ob sie für weitere Spenden Zusatzmaterial (z.B. ein Rezept) erstellen würden.

Es wäre ideal, wenn der potenzielle Redner euch einen Entwurf des Workshops und ein Beispiel des Zusatzmaterials zusenden würde. Dies würde euch ermöglichen zu beurteilen, ob ihr mit den Exemplaren zufrieden seid es und würde euch auch Stichpunkte geben, die ihr nutzen könnt, wenn ihr die Veranstaltung ankündigt und promotet.

Bei der Auswahl der Plattform für die Hauptveranstaltung können euch folgende Faktoren bei der Entscheidung helfen.

• Anzahl der Teilnehmer (bestimmte Plattformen bieten eine begrenzte Anzahl oder verlangen eine Gebühr bei Erhöhung der Teilnehmerzahl)

• Einfachheit der Bedienung für den Host/die Teilnehmer

• Ob es Interaktion seitens der Teilnehmer geben soll, entweder über Mikrofon oder über den Chat (je nach Plattform kann dies organisiert werden)

TOP TIPP: Wählt am besten einen Zeitpunkt, an dem die meisten Leute keinen Unterricht oder keine Vorlesungen haben. Beachtet die Gebetszeiten und versucht, Überschneidungen zu vermeiden.

Denkt an Branding und stellt sicher, dass die Leute, die für die Veranstaltung werben, bestens über die Veranstaltung Bescheid wissen, da dies für die Werbung unverzichtbar ist.

Erstellt ein ansprechendes Video oder Poster, das in euren sozialen Medien und vielleicht sogar in den sozialen Medien eurer AStA verbreitet werden könnte. Facebook-Veranstaltungen und Nachrichten an Facebook- und Whatsapp-Gruppen sind ebenfalls hilfreich.

TOP TIPP: Nutzt den Email-Verteiler eurer Institution und bittet bekannte Personen, auch Werbung zu machen.

Es gibt viele Möglichkeiten, Tickets zu verkaufen, von einfachen Online-Überweisungen bis hin zur Nutzung von Online-Plattformen wie Eventbrite.

TOP TIPP: Stellt eure Tickets als ‘kostenlos‘ auf Eventbrite und bittet die Teilnehmer, das Ticket per Banküberweisung/Paypal oder über die Spendenseite zu bezahlen (um zusätzliche Bearbeitungsgebühren zu vermeiden). Ihr könnt auch eure AStA zu fragen, ob ihr deren Website für den Ticketverkauf nutzen könnt.

Um eine Zahlungsmethode und die Kosten zu bestimmen, solltet ihr Folgendes beachten:

Der Ticketpreis sollte die Ausgaben für die Veranstaltung decken. Stellt sicher, dass ihr alle zu erwartenden Ausgaben im Blick habt, von den Plattformkosten (falls vorhanden) bis zur Vergütung der Redner und anderen Kosten.

Überlegt euch, ob ihr mit den Tickets einen Gewinn erzielen wollt - wobei der Gewinn in die Charity Week fließt. Wenn ja, berücksichtigt dies, indem ihr einen kleinen Betrag auf den Ticketpreis hinzufügt, um sicherzustellen, dass der Ticketpreis die Ausgaben und den Gewinn deckt.

TOP TIPP: Sendet die Zugangs- und Vorbereitungsdaten an die Teilnehmer, sobald diese über die von euch gewählte Methode ein Ticket gekauft haben. Oder ihr könnt sie zu einer Facebook- oder WhatsApp-Gruppe hinzufügen, sodass sie die Zugangsdaten am Tag der Veranstaltung erhalten.

Bereitet ein Team vor, das die Veranstaltung durchführt. Rollen, die sie übernehmen können, sind:

• Bedienung der Plattform

• Hosting der Veranstaltung
  (Euer Host ist ausschlaggebend für eure Veranstaltung, also wählt mit Bedacht. Versucht, jemanden oder ein Duo zu finden, das bekannt ist und Selbstvertrauen und Humor mitbringt!)

• Interaktion mit dem Publikum

• Fehlerbehebung

TOP TIPP: Führt einen Probelauf auf der Plattform durch, um zu einem reibungslosen Ablauf beizutragen.

Ideal wäre es, eine Teilnehmerliste mit allen zu haben, die bereits gezahlt haben - so müsst ihr sie nur noch abhaken, wenn ihr sie in den Workshop aufnehmt. Ein Vorschlag wäre auch, dass ihr schon kurz vor Beginn des Kurses damit beginnt, Leute hineinzulassen, um Verzögerungen zu vermeiden.

Bei der Nutzung von Facebook ist es hilfreich, vor Beginn der Veranstaltung eine private Gruppe zu gründen, in die ihr die Teilnehmer nach erfolgter Zahlung aufnehmen könnt.

Falls ihr Instagram nutzt, müsstet ihr vorher eine Seite erstellen. Sobald die Leute für den Workshop zahlen, könnt ihr sie dann in die Gruppe aufnehmen und mit dem Kurs auf Instagram live fortfahren. Gegebenenfalls könnt ihr einen Workshop auf IGTV speichern, so dass sich eure Follower den Workshop noch einmal ansehen können.

• Wir empfehlen euch, vor Beginn des Workshops einen Sound- und Video-Check durchzuführen, um sicherzustellen, dass alles einwandfrei funktioniert.

• Beginnt die Veranstaltung mit einem islamischen / motivierenden Kurzvortrag

• Teilt die Vision der Charity Week, indem ihr ein kurzes Video über die Charity Week zeigt

• Stellt sicher, dass jemand die Chatbox im Auge behält und prüft, ob es technische Probleme oder Fragen gibt

• Ihr könnt zusätzliche Spenden durch den Verkauf von Zusatzmaterial, je nach Kursinhalt, einnehmen

• Vielleicht habt ihr Sponsoren, die dafür bezahlen, den Teilnehmern während oder am Ende der Veranstaltung Werbung zu zeigen.

• Geschenke für virtuelle Redner. TOP TIPP: Sprecht örtliche Unternehmen an, um ein Geschenk, Essens- oder Erlebnisgutscheine zu erhalten, die ihr verwenden könnt.

Denkt an all die möglichen Dinge, die schief gehen könnten, und ergreift Maßnahmen, um dies zu verhindern. Z.B. dass ein Redner nicht pünktlich erscheint, Probleme mit der Plattform, Schwierigkeiten beim Beitreten.

Bevor Ihr die Veranstaltung beendet, informiert alle über eure anderen Veranstaltungen und darüber, wie sie teilnehmen und spenden können.

Nach dem Kurs müsstet ihr euch überlegen, wie ihr den Überblick darüber behaltet, wer gerne das Zusatzmaterial des Redners hätte. Eine Möglichkeit wäre es, einen Post zu machen, den die Interessenten mit einem bestimmten Begriff wie z.B. "Paket" kommentieren, sodass ihr sie dann direkt über die Plattform eurer Wahl kontaktieren könnt. Führt eine Excel-Tabelle, auf der ihr festhaltet, wer das Material möchte und wer es bereits erhalten hat.

Es gibt immer mal Pannen oder Lektionen, die wir lernen. Aber sorgen wir auch dafür, dass das Team im nächsten Jahr daraus lernen kann? Nutzt unser Vorlagedokument für die Eventplanung, um festzuhalten, wie ihr eure Veranstaltung durchgeführt habt und was ihr als Feedback an das Team im nächsten Jahr weitergeben wollt!

Bedankt euch bei allen Teilnehmern über soziale Medien und/oder den Anmeldelisten.

TOP TIPP: Nutzt die Gelegenheit, um an kommende Veranstaltungen zu erinnern und euren Spendenlink zu teilen.
Stellt sicher,

• dass jemand für den Versand der Preise verantwortlich ist

• dass jemand für die Weiterverfolgung der Spenden zuständig ist