• Streaming/Meeting Plattform

• Live Übertragung

• Soziale Medien

Hier geht's zu unseren empfohlenen Plattformen.

Überlegt, wie ihr die Sitzung interaktiv gestalten könnt, sei es durch die Möglichkeit für Teilnehmer, ihre Gedanken auszutauschen, durch eine Frage-Antwort-Runde oder sogar durch einige Quizfragen.

Bei der Auswahl der Plattform für die Hauptveranstaltung können euch folgende Faktoren bei der Entscheidung helfen.

• Anzahl der Teilnehmer (bestimmte Plattformen bieten eine begrenzte Anzahl oder verlangen eine Gebühr bei Erhöhung der Teilnehmerzahl)

• Einfachheit der Bedienung für den Host/die Teilnehmer

• Ob es Interaktion seitens der Teilnehmer geben soll, entweder über Mikrofon oder über den Chat (je nach Plattform kann dies organisiert werden)

TOP TIPP: Wählt am besten einen Zeitpunkt, an dem die meisten Leute keinen Unterricht oder keine Vorlesungen haben. Beachtet die Gebetszeiten und versucht, Überschneidungen zu vermeiden. Die Veranstaltung selbst, wenn es sich um einen Vortrag handelt, sollte idealerweise 40 Minuten, auf jeden Fall aber weniger als eine Stunde dauern.

TOP TIPP: Legt den Tag bestenfalls vor oder mitten in die Charity Week. Es kann eine beliebte und entspannte Veranstaltung sein.

• Außenstehende Redner müssen gemäß der Charity Week Richtlinien sowie eurer Institution ausgewählt werden.

• Der Redner sollte mit dem Thema, über das er sprechen möchte, gut vertraut sein.

• Wenn der Vortrag von Gleichgesinnten gehalten wird, ist es ratsam, wenn jemand anderes die Vorbereitung mit ihnen durchführt und sicherstellt, dass alle Informationen authentisch und korrekt sind, soweit dies möglich ist.

Erstellt ein Poster (inkl. Einzelheiten zu den Tickets, warum sie teilnehmen sollten und auf welcher Plattform die Veranstaltung stattfinden wird)

Diese Veranstaltung kann genutzt werden, um die Ehrenamtler der Charity Week und auch das Organisationsteam zu motivieren. Bewerbt deshalb die Veranstaltung direkt in Gruppen / Seiten, wo sich die Zielgruppe befindet. Oder noch besser, ladet Einzelpersonen persönlich ein.

Je nachdem, ob ihr euch für Ticket-Gebühren entscheidet, ist es ratsam, ein Anmeldeformular zu haben, um die Anzahl der Teilnehmer zu registrieren.

Es gibt viele Möglichkeiten, Tickets zu verkaufen, von einfachen Online-Überweisungen bis hin zur Nutzung von Online-Plattformen wie Eventbrite.

TOP TIPP: Stellt eure Tickets als ‘kostenlos‘ auf Eventbrite und bittet die Teilnehmer, das Ticket per Banküberweisung/Paypal oder über die Spendenseite zu bezahlen (um zusätzliche Bearbeitungsgebühren zu vermeiden). Ihr könnt auch eure AStA zu fragen, ob ihr deren Website für den Ticketverkauf nutzen könnt.

Bereitet ein Team vor, das die Veranstaltung durchführt. Rollen, die sie übernehmen können, sind:

• Bedienung der Plattform (idealerweise zwei Personen, eine Person, die den Betrieb der Plattform unterstützt, und eine weitere Person, die den Redner unterstützt).

• Hosting der Veranstaltung

• Interaktion mit dem Publikum

• Fehlerbehebung (Verfolgung der Zeit und der Anzahl der beitretenden Teilnehmer)

TOP TIPP: Führt einen Probelauf auf der Plattform und im Streaming durch, um zu einem reibungslosen Ablauf beizutragen.

Eine Veranstaltung, die auf dem Ansporn der Interaktion mit dem Publikum basiert, erfordert sorgfältige Überlegungen, um Probleme zu vermeiden. Dies sind einige Überlegungen, die angestellt werden müssen:

• Jeder sollte sich stumm schalten, wenn er/sie nicht spricht.

• Ob das Publikum die Kameras eingeschaltet haben sollte.

• Wie Fragen aufgenommen werden sollen und ob die Zuhörer den Redner unterbrechen sollen oder ob der Redner alle paar Minuten das Wort für Diskussionen und Fragen erteilt oder die Chatbox benutzt.

• Das Organisationsteam sollte alle möglichen Argumente oder Kommentare aus dem Publikum berücksichtigen, die sich ergeben könnten, oder wenn eine Diskussion mit einem Teilnehmer zu lang und hitzig wird (bereitet Strategien vor, wie in solchen Fällen vorgegangen wird).

• Beginnt die Veranstaltung mit einem islamischen / motivierenden Kurzvortrag

• Teilt die Vision der Charity Week, indem ihr ein kurzes Video über die Charity Week zeigt

• Stellt sicher, dass jemand die Chatbox im Auge behält, um die Interaktion mit dem Publikum aufzubauen

• Vielleicht habt ihr Sponsoren, die dafür bezahlen, den Teilnehmern während oder am Ende der Veranstaltung Werbung zu zeigen.

• Geschenke für virtuelle Redner. TOP TIPP: Sprecht örtliche Unternehmen an, um ein Geschenk, Essens- oder Erlebnisgutscheine zu erhalten, die ihr verwenden könnt.

• Macht auf jeden Fall einen Probelauf vor der Veranstaltung

• Startet die Plattform frühzeitig, um mögliche Probleme rechtzeitig lösen zu können. Aber auch, damit die Teilnehmer rechtzeitig beitreten können

• Haltet das Team einsatzbereit

• Wenn ihr Gastsprecher empfangt: Stellt sicher, dass eine Erinnerung an eure Veranstaltung verschickt wird und holt euch ein paar Tage vorher eine erneute Zusage ein.

• Vergewissert euch, dass alle klare Anweisungen für die Teilnahme erhalten.

Sendet eine Nachricht über eure sozialen Medien und an eure Anmeldungsliste und dankt allen für ihre Teilnahme und Hilfe.

TOP TIPP: Nutzt den Moment, um sie daran zu erinnern, ausstehende Zahlungen zu überweisen und verweist auf euren Spendenlink.

Es gibt immer mal Pannen oder Lektionen, die wir lernen. Aber sorgen wir auch dafür, dass das Team im nächsten Jahr daraus lernen kann? Nutzt unser Vorlagedokument für die Eventplanung, um festzuhalten, wie ihr eure Veranstaltung durchgeführt habt und was ihr als Feedback an das Team im nächsten Jahr weitergeben wollt!