Plattform für die Veranstaltung:

• Streaming-/Meeting-Plattform

• Live-Übertragung

• Ticketverkauf-Plattform

• Soziale Medien

Plattformen zum Bieten:

• Google-Formulare

• Slido

• Fundraising-Seite

Mehr Infos über die oben genannten Plattformen findet ihr hier.

Einzigartige Auktionsplattform:

BetterUnite.com

Für eure Auktionsveranstaltung könnt ihr eine einzigartige Plattform namens Betterunite.com nutzen, erstellt von Microsoft.

• Die Nutzung von BetterUnite ist völlig kostenlos

• Die Software ist so benutzerfreundlich und intuitiv wie möglich gestaltet

• Es gibt ein aktives Support Center, support@betterunite.com

• Man kann verschiedene Fundraising-Veranstaltungen abhalten und gleichzeitig die Registrierung der Gäste sowie den Ticketverkauf verwalten

• Man kann auch Ehrenamtler über die von der Software zur Verfügung gestellten Tabs verwalten

• Peer-to-Peer-Kampagnen mit Fondsverwaltungsanträgen, Spenden oder Gebotsabgabe per SMS. Auch Live-Interaktionen mit Spendern per Textnachricht sind möglich.

• Die Auktionsveranstaltung kann entweder als Veranstaltung mit Rednern und Unterhaltung abgehalten werden, wobei ein Abschnitt für die Auktion vorgesehen ist (entweder mit öffentlichen oder privaten Geboten).

• Die Versteigerung kann auch über einen längeren Zeitraum über soziale Medien oder sogar als stille Auktion laufen. Dieser Veranstaltungsplan enthält Ratschläge, wie beides zu organisiert werden kann.

Bei der Auswahl der Plattform für die Hauptveranstaltung können euch folgende Faktoren bei der Entscheidung helfen.

• Anzahl der Teilnehmer (bestimmte Plattformen bieten eine begrenzte Anzahl oder verlangen eine Gebühr bei Erhöhung der Teilnehmerzahl)

• Einfachheit der Bedienung für den Host/die Teilnehmer

• Möchtet ihr Artikel über eine Webcam oder über Bildschirmfreigabe zeigen?

• Ob es Interaktion seitens der Teilnehmer geben soll, entweder über Mikrofon oder über den Chat (je nach Plattform kann dies organisiert werden)

Für die öffentlichen Gebote der Teilnehmer könnt ihr die Chat-Funktion nutzen.

Wenn ihr privates Bieten bevorzugt, könnt ihr einige der für die Gebotsabgabe vorgeschlagenen Apps verwenden. Achtet als Organisatoren darauf, dass ihr die Bietenden einfach identifizieren könnt, damit es bei Bedarf nachverfolgt werden kann.
Bei Auktionen auf Social Media oder WhatsApp können Bilder der Objekte geteilt, sowie Gebote als Kommentare, Nachrichten an die Social Media-Seite oder sogar über die vorgeschlagenen Biet-Apps abgegeben werden.

TOP TIPP: Wählt einen Zeitpunkt, zu dem die meisten Leute keinen Unterricht oder Vorlesungen haben. Beachtet Gebetszeiten und vermeidet diese, soweit möglich.

TOP TIPP: Wählt einen Tag gegen Ende der Charity Week. So wird es eine Abschlussveranstaltung!

Zusätzlich zur Auktion selbst könnt ihr Vorträge über die Charity Week, islamische Kurzvorträge, Gastredner oder sogar Entertainment anbieten! Dies kann die Leute zusätzlich zum Besuch der Veranstaltung anreizen.

Außenstehende Redner müssen gemäß der Charity Week Richtlinien ausgewählt werden.

Denkt an Branding und stellt sicher, dass die Leute, die für die Veranstaltung werben, bestens über die Veranstaltung Bescheid wissen, da dies für die Werbung unverzichtbar ist.

Erstellt ein ansprechendes Video oder Poster, das in euren sozialen Medien und vielleicht sogar in den sozialen Medien eurer AStA verbreitet werden könnte. Facebook-Veranstaltungen und Nachrichten an Facebook- und Whatsapp-Gruppen sind ebenfalls hilfreich.

TOP TIPP: Nutzt den Email-Verteiler eurer Institution und bittet bekannte Personen, auch Werbung zu machen.

Es gibt viele Möglichkeiten, Tickets zu verkaufen, von einfachen Online-Überweisungen bis hin zur Nutzung von Online-Plattformen wie Eventbrite.

TOP TIPP: Stellt eure Tickets als ‘kostenlos‘ auf Eventbrite und bittet die Teilnehmer, das Ticket per Banküberweisung/Paypal oder über die Spendenseite zu bezahlen (um zusätzliche Bearbeitungsgebühren zu vermeiden). Ihr könnt auch eure AStA zu fragen, ob ihr deren Website für den Ticketverkauf nutzen könnt.

Um eine Zahlungsmethode und die Kosten zu bestimmen, solltet ihr Folgendes beachten:

Der Ticketpreis sollte die Ausgaben für die Veranstaltung decken. Stellt sicher, dass ihr alle zu erwartenden Ausgaben im Blick habt, von den Plattformkosten (falls vorhanden) bis zur Vergütung der Redner und anderen Kosten.

Achtet darauf, dass dieser Preis nicht zu hoch ist, damit ihr die Leute nicht abschreckt. Versucht, so viele Menschen wie möglich anzuziehen, sodass es möglichst viele Bietende gibt.

Es ist wichtig, Teilnehmer und ihre Daten festzuhalten, da so die Übersicht über die Gewinner der Auktion behalten werden kann.

Bereitet ein Team vor, das die Veranstaltung durchführt. Rollen, die sie übernehmen können, sind:

• Bedienung der Plattform

Idealerweise zwei Personen, eine zur Unterstützung des Betriebs der Plattform und des gemeinsamen Bildschirms und eine weitere zur Unterstützung des Sprechers.

• Hosts der Veranstaltung

Eure Hosts sind ausschlaggebend für eure Veranstaltung, also wählt mit Bedacht. Versucht, jemanden oder ein Duo zu finden, das bekannt ist und Selbstvertrauen und Humor mitbringt!

TOP TIPP: Sorgt dafür, dass sie lange im Voraus üben und nicht einfach am Tag "improvisieren". Weitere Hinweise für die Gastgeber findet ihr hier.

• Zum Host der Auktion & des Fundraising folgen detaillierte Tipps weiter unten.

• Interaktion mit dem Publikum

• Betreuung von Gästen

Im Falle von Gastrednern sorgen diese Mitglieder dafür, dass dieser rechtzeitig zur Veranstaltung erscheint, und kümmern sich um allgemeine Fragen, die eventuell bestehen.

• Fehlerbehebung (Überwachung der Zeit und der Anzahl der Teilnehmer)

TOP TIPP: Führt einen Probelauf auf der Plattform und im Streaming durch, um euch mit der Veranstaltung vertraut zu machen und zu einem reibungslosen Ablauf beizutragen.

Je nachdem, wie lange eure Veranstaltung dauert, müsst ihr entscheiden, wie viele Artikel ihr versteigern wollt. Pro Artikel kann es 5-10 Minuten, je nach Publikum aber auch viel länger dauern! Wir empfehlen ein Maximum von 6-10 Artikeln.

TOP TIPP: Bittet um Sachspenden, z.B. von örtlichen Geschäften, Firmen und sogar Instagram-Geschäften.

Denkt an einen lustigen/ausgefallenen Gegenstand - z.B. eine Büroklammer in Deutschland, die für € 2.250 verkauft wurde, oder eine Banane bei UCL, die für £3K verkauft wurde!

Mögliche Artikel für eine Auktion könnten sein:

• Leinwände

• Gebetsteppiche (für den Gebetsraum eurer Institution)

• Ereignisse z.B. Paintball, Spa-/Entspannungs-Aufenthalte, Ausflüge, Go-Kart

• Sportartikel, z.B. signierte Kricketbälle/Boxhandschuhe/Fussball

• Geschenkkörbe - diese können eine Vielzahl von Gegenständen enthalten

• Eine virtuelle Alternative zum traditionellen Auktionskuchen

• Kleidung - Abayas/gesponserte Waren

• Spaßartikel, z.B. Banane (oder eine beliebige Frucht), Büroklammer usw.

• ALLES - seid kreativ und schaut, was ihr so bekommt!

Informiert die Leute im Voraus über die Auktionsgegenstände, damit sie entscheiden können, worauf sie bieten wollen, und damit sie anfangen können, Geld zu sparen/zu zusammen zu legen.

Überlegt euch kreative Möglichkeiten, den Preis von Gegenständen zu erhöhen - zum Beispiel einen Wettbewerb zwischen den Brüdern und Schwestern bei einem bestimmten Gegenstand. Dies kann virtuell geschehen, indem für jede Gruppe eine WhatsApp Gruppe eingerichtet wird, in der sie sich über gemeinsame Gebote absprechen können.

Die Auswahl des Moderators der Versteigerung sollte gründlich durchdacht sein, da sie wie bei eurem Gastgeber die Auktion entweder zum Erfolg oder zum Misserfolg führen kann - sucht nach einer lustigen, selbstbewussten Person/ein lustiges, selbstbewusstes Duo und stellt sicher, dass diese Person/dieses Duo vorbereitet ist und die Auktionsgegenstände gut kennt.

Islamic Relief kann euch erfahrene Spendensammler zur Verfügung stellen - ihr müsst früh genug buchen, da möglicherweise viele Dinner stattfinden und nach dem Prinzip "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" entschieden wird

Vergewissert euch bei eingehenden Geboten, dass das Team den Überblick darüber behält, wer die einzelnen Artikel erhält.

Der beste Weg, um Spenden zu sammeln, sind die Online-Fundraising-Seiten. Ihr könnt Unterseiten für die Veranstaltung oder sogar Sammelgebote für Artikel erstellen.

Vergewissert euch, dass die Leute die Frist kennen, bis zu der sie bezahlt haben müssen, damit es für die CW zählt.

• Beginnt die Veranstaltung mit einem islamischen / motivierenden Kurzvortrag

• Teilt die Vision der Charity Week, indem ihr ein kurzes Video über die Charity Week zeigt

• Stellt sicher, dass jemand die Chatbox im Auge behält, um die Interaktion mit dem Publikum aufzubauen

• Vielleicht habt ihr Sponsoren, die dafür bezahlen, den Teilnehmern während oder am Ende der Veranstaltung Werbung zu zeigen.

• Geschenke für virtuelle Redner. TOP TIPP: Sprecht örtliche Unternehmen an, um ein Geschenk, Essens- oder Erlebnisgutscheine zu erhalten, die ihr verwenden könnt.

• Macht auf jeden Fall einen Probelauf vor der Veranstaltung

• Startet die Plattform frühzeitig, um mögliche Probleme rechtzeitig lösen zu können. Aber auch, damit die Teilnehmer rechtzeitig beitreten können

• Haltet das Team einsatzbereit

• Wenn ihr Gastsprecher empfangt: Stellt sicher, dass eine Erinnerung an eure Veranstaltung verschickt wird und holt euch ein paar Tage vorher eine erneute Zusage ein.

• Vergewissert euch, dass alle klare Anweisungen für die Teilnahme erhalten.

• Beginnt und schließt ab mit einem Du'a. Ein Team, das zusammen betet, bleibt zusammen. Macht aufrichtig Du'a, dass wir alle vereint bleiben, um Seinetwillen zusammenarbeiten und erfolgreich sind

Denkt an all die möglichen Dinge, die schief gehen könnten, und ergreift Maßnahmen, um dies zu verhindern. Z.B. dass ein Redner nicht pünktlich erscheint, Probleme mit der Plattform, Schwierigkeiten beim Beitreten.

Bedankt euch bei allen Teilnehmern über soziale Medien und den Anmeldelisten.

TOP TIPP: Nutzt den Moment, um sie daran zu erinnern, ausstehende Zahlungen zu überweisen und verweist auf euren Spendenlink.

Schickt ein besonderes Dankeschön an euer Organisationsteam, das die Veranstaltung ermöglicht hat!

Dankt den Rednern und Gastgebern persönlich - als Zeichen der Wertschätzung wäre ein kleines Geschenk, z.B. Pralinen, eine nette Geste.

Ein Team von Ehrenamtlern sollte Kontakt mit denjenigen aufnehmen, die zum Zahlen bestimmter Beträge zugesagt oder Gebote für Gegenstände abgegeben haben, damit ihr alle Spenden rechtzeitig sammeln könnt.

Es gibt immer mal Pannen oder Lektionen, die wir lernen. Aber sorgen wir auch dafür, dass das Team im nächsten Jahr daraus lernen kann? Nutzt unser Vorlagedokument für die Eventplanung, um festzuhalten, wie ihr eure Veranstaltung durchgeführt habt und was ihr als Feedback an das Team im nächsten Jahr weitergeben wollt!