Als erstes müsst ihr ein Komitee gründen und ein Helferpool zusammen stellen - je mehr helfende Hände, desto besser!  Stellt sicher, dass ihr eine Person festlegt, die nicht nur die Autorität hat, sondern auch die Verantwortung für die Veranstaltung übernimmt. Zusätzlich benötigt ihr jemanden, der für die Einhaltung aller COVID-19-Regeln zuständig ist.

Ein Tee Party kann bei der Umsetzung unterschiedliche Formen annehmen. Beantwortet die untenstehenden Punkte, um euer gewünschtes Format zu erhalten.

1. Wer ist euer Zielpublikum? Islamische Vereine? Vereine jeglicher Art? Studenten, Hochschulabsolventen, Postgraduierte? Familien von Studierenden? Kooperationspartner?

2. Was ist für euer Zielpublikum attraktiv?

3. Wie viele Personen wollt ihr empfangen und wie hoch ist euer Budget? Achtet darauf, dass euer Event eine angemessene soziale Distanzierung ermöglicht.

4. Potentielle Gäste/Referenten - stellt sicher, dass ihr sie lange im Voraus für euer Event anfragt und euch bereits auf ein Thema einigt, über das sie referieren werden. Stellt sicher, dass es mit euren eigenen Zielen übereinstimmt: Wie könnt ihr Abweichungen vom Thema verhindern?

5. Wie viele Freiwillige werden benötigt?

Ein TOP TIPP ist es, eine Liste an Ressourcen und Ausrüstungsgegenstände zu erstellen, die für den Tag benötigt werden; dies ist von unschätzbarem Wert,  denn so kann nichts vergessen werden!

Hier findet ihr eine Vorlage für einen möglichen Ablaufplan!

• Entscheidet frühzeitig, wann und wo ihr eure Tee Party abhalten wollt, um euch rechtzeitig eure gewünschte Location zu sichern. Wichtige Kriterien sind, dass der Veranstaltungsort eine soziale Distanzierung ermöglicht und über sichere Sitzplätze verfügt.

• Habt ihr einen ausreichend großen Saal oder Raum an eurer Universität/Hochschule? Oder soll die Veranstaltung an einem externen Ort stattfinden?

• Setzt euch unbedingt mit der AStA eurer Universität/Hochschule zusammen, um die Raumbuchung möglichst schnell anzumelden

Achtet darauf, dass ihr ansprechendes Geschirr und Dekorationen auswählt. Schaut euch für Inspiration gerne diese Pinterest -Suche an! Bedenkt, ob ein Dekor während des Events mit den Gästen in Kontakt kommt und wie es nach der Veranstaltung gehandhabt werden muss.

Ein TOP TIPP ist, dreistufige Kuchenständer zu nutzen. Denn diese sind ein Muss auf Tee Partys und sind fast überall erhältlich.

Vergesst nicht, euch darüber hinaus Gedanken über die Tischdeko an jedem Tisch und die Gastgeschenke zu machen.

Verwendet an Teller und Besteck nach Möglichkeit Einwegbesteck.

Was genau wollt ihr in Bezug auf Essen und Getränke? Stellt sicher, dass dies klar geplant wird und ihr euch Gedanken darüber macht, woher das Essen kommen soll.

Ein TOP TIPP ist es, ein Google Sheet zu erstellen, in dem die angebotenen Speisen und Getränke aufgeführt sind und wer für die Beschaffung der einzelnen Artikel zuständig ist.

Wenn möglich, stellt sicher, dass alle Lebensmittel einzeln verpackt und versiegelt und mit Masken und Handschuhen angefasst werden.

Berücksichtigt Allergien – stellt sicher, dass Allergene gekennzeichnet werden.

Stellt sicher, dass genügend Lebensmittel für alle da sind - das Letzte, was ihr sicherlich wollt, ist, dass die Lebensmittel ausgehen.

Dies ist eine großartige Gelegenheit, Sponsoring zu betreiben und gleichzeitig Geld einzunehmen – An den Ständen können Bekleidungen jeglicher Art, Süßigkeiten und sogar Schmuck angeboten und erkauft werden.

Ein TOP TIPP ist, die Kontaktaufnahme zu Instagram-Firmen und anderen Unternehmen herzustellen. Wenn ihr für die Veranstaltung werbt, könnt ihr auch erklären, dass Sponsoring-/Standmöglichkeiten zur Verfügung stehen.

Ein TOP TIPP besteht darin, dem Standbesitzer eine feste Gebühr für die Anmietung eines Standes zu berechnen oder ihr könnt euch darauf einigen, dass ein bestimmter Prozentsatz seines Gewinns gespendet wird.

Sicherlich wollt ihr nicht, dass eure Gäste sich langweilen – findet heraus, wie ihr sie am besten unterhalten könnt.

Vielleicht könnt ihr Nasheeds im Hintergrund abspielen oder sogar ein Ice Breaker spielen?

Ihr könnt sogar während eures Events, Spiele veranstalten, wie z.B. das Spiel 'Pass the Parcel' oder ihr bereitet ein Quiz vor.

Ein TOP TIPP ist es, Neulinge einzubeziehen und ein kleines Theaterstück oder eine Komödie auf die Beine zu stellen.

Eure Gäste fragen sich sicherlich, was sie anziehen sollen, gerne könnt ihr euch für euer Event ein Dresscode überlegen.

Sogar bei zwanglosen Tee Partys entscheiden sich Gastgeber für ein semi-formellen Dress Code, um dadurch die Atmosphäre anzuheben.

Überlegt euch auch, ob die Veranstaltung für alle öffentlich sein wird oder beispielsweise nur für Frauen.

Weist alle Gäste darauf hin, sich an die COVID-Richtlinien zu halten.

Es kann eine nette Geste sein, Einladungen für die Gäste zu erstellen, die sich bereits eine Ticket gekauft haben.

Legt eine Zahlungsmethode fest:

• Zu welchem Preis werden die Eintrittskarten verkauft?

• Decken die Eintrittskartenpreise voraussichtlich die Ausgaben? Wenn ja, stellt sicher, dass ihr alle zu erwartenden Ausgaben berücksichtigt; von der Saalmiete (falls Kosten anfallen) bis hin zur Dekoration und Verpflegung.

• Wollt ihr mit den Eintrittskarten einen Gewinn erzielen – welches dann an die Charity Week gespendet wird? Wenn ja, berücksichtigt dies und addiert einen kleinen Betrag zum Kartenpreis, um sicherzustellen, dass der Kartenpreis Ausgaben und Gewinn abdeckt.

• Wird das Essen bei der Veranstaltung kostenlos angeboten oder werdet ihr dafür einen kleinen Betrag verlangen?

Ein TOP TIPP: Überlegt euch wie ihr die Registrierung und den Eintritt zu der Veranstaltung überwachen/handhaben wollt. Eventuell bietet sich hierfür ein Empfang am Eingang eures Saals an.

Denkt über Werbung nach; Überlegt euch einen Slogan und stellt sicher, dass die Leute, die für die Veranstaltung werben, wissen, worum es bei dem Event geht.

Erstellt einen ansprechenden Flyer mit allen notwendigen Veranstaltungsdetails.

Nutzt eure Social Media-Accounts zum Werben. Es kann hilfreich sein, ein Facebook-Ereignis zu erstellen und Nachrichten in Facebook- und WhatsApp-Gruppen zu versenden. Ihr könnt auch alle Beteiligten darum bitten, ebenfalls auf ihren Social Media-Seiten für euer Event zu werben.

Ein TOP TIPP ist es, die Adressliste eurer Institutionen zu nutzen und auch Schlüsselpersonen zu ermutigen, euren Flyer zu verbreiten.

Macht im Vorfeld ausfindig, wo sich die Toiletten/Wudhu-Einrichtungen befinden und wann die Gebetszeiten sind. Stellt sicher, dass der Gebetsraum eine soziale Distanzierung ermöglicht.

Stellt auch sicher, dass ihr Freiwillige habt, die sich um Foto- und Videomaterialien für euer Social Media Account, kümmern

Ein TOP TIPP ist es,  im Vorfeld sicherzustellen, dass die Gäste mit der Verbreitung ihrer Bilder in den sozialen Medien einverstanden sind.

Vergesst nicht, warum ihr die Veranstaltung durchführt! Der Beginn der Veranstaltung ist ein guter Zeitpunkt, um mit eurem Publikum darüber zu sprechen, was die Charity Week ist.

Ein TOP TIPP ist es Charity Week-Videos in einer Schleife abzuspielen, während der Raum sich langsam fühlt, oder zu Beginn der Veranstaltung.

Schaut auf dem Youtube-Kanal der Charity Week  für Videos vorbei!

• Nehmt zusätzliche Masken, Handschuhe und Handdesinfektionsmittel mit, für den Fall, dass jemand vergisst, seine eigenen mitzubringen.

• Bucht den Saal mindestens ein oder zwei Stunden vor Einlass, damit ihr ausreichend Zeit habt, den Veranstaltungsort einzurichten.

• Es ist wichtig, jemanden zu haben, der an dem Tag für auftretende 'Probleme' verantwortlich ist. Macht zusätzlich eine Person fest, die die Einhaltung der COVID-19-Regeln im Blick behält.

• Redner: Schickt den Gastrednern ein paar Tage vor eurer Veranstaltung eine Erinnerung und lasst euch ihr Kommen nochmal bestätigen.

• Stell sicher, dass ihr klare Anweisungen für euren Veranstaltungsort habt.

• Bereitet einen Empfangstisch für die Anmeldung vor.

• Denkt an Rednergeschenke und Preise, die gewonnen werden können. Ein TOP TIPP für einen Preis ist es, lokale Geschäften anzusprechen, um Preise oder Gutscheine in jeglicher Form gesponsert zu bekommen, die dann bei eurer Tee Party gewonnen werden können. Gerne könnt ihr auch einen eurer Standinhaber nach einem Sponsoring für einen Preis fragen.

Denkt  an all die möglichen Dinge, die schief gehen könnten, und ergreift Maßnahmen, um dies zu verhindern. Z.B. nicht pünktlich erscheinende Redner, nicht genug Essen, zu viel Essen.

Bevor ihr die Veranstaltung beendet, informiert eure Gäste über eure bevorstehenden Charity Week Veranstaltungen, wie sie sich beteiligen können und auch wie Sie spenden können.

In welcher Form wollt ihr euch bei euren Gästen für ihr Kommen bedanken - Persönliche Botschaften? Oder eine Danksagungskarte mit einer Nachricht, wenn der Gast die Veranstaltung verlässt - diese Dinge machen es besonders und einzigartig.

Verschickt eine Nachricht über eure sozialen Medien um euch für jede Teilnahme und Unterstützung an dem Event zu bedanken.

Ein TOP TIPP ist es, diesen Moment zu nutzen, um über eure bevorstehenden Veranstaltungen zu informieren und an den Charity Week Spendenlink zu erinnern.

Stellt sicher, dass die Räumlichkeiten so verlassen werden, wie ihr sie vorgefunden habt. Berücksichtigt bei der zeitlichen Planung eurer Buchung, dass ihr nach der Veranstaltung genügend Zeit für den Abbau habt.

Ein TOP TIPP ist die Zuweisung von Personen, die für verschiedene Aspekte zuständig sind - was passiert nach der Veranstaltung mit der Dekoration usw.?

Stellt sicher, dass beim Abbau spezifische Aufgaben zugewiesen werden und dass jeder, der Gegenstände verliehen hat, seine Sachen zurückbekommt.

Sollten Essen oder Getränke übrig bleiben, ist es ein TOP TIPP, jemanden zu haben, der bereit ist, diese zu lagern und anschließend an Bedürftige zu verteilen.

Es gibt immer wieder Lehren, die wir ziehen, aber stellen wir sicher, dass das Team im nächsten Jahr daraus lernen kann? 

Verwendet unsere Vorlage für die Eventplanung, um festzuhalten, wie ihr eure Veranstaltung durchgeführt habt, und auch, um Rückmeldungen an das Team im nächsten Jahr weiterzugeben!