Als erstes müsst ihr ein Komitee gründen und ein Helferpool zusammen stellen - je mehr helfende Hände, desto besser!  Stellt sicher, dass ihr eine Person festlegt, die nicht nur die Autorität hat, sondern auch die Verantwortung für die Veranstaltung übernimmt. Zusätzlich benötigt ihr jemanden, der für die Einhaltung aller COVID 19 Regeln zuständig ist.

Macht euch Gedanken über ein Turnierformat - wird euer Turnier mehrere Sportarten oder eine einzige Sportart umfassen? Dies sollte auch von den lokalen Regeln oder Richtlinien abhängig gemacht werden, denn nicht alle Sportarten sind aktuell zulässig. Erwägt nach Möglichkeit Aktivitäten, die eine Distanzierung ermöglichen.

• Elfmeterschießen 

• Freiwürfe

• Rounders-Turnier

• Fußballturnier

• Völkerball-Turnier

• Netball-Turnier

• Kricket

Sobald ihr euch entschieden habt, was ihr umsetzen wollt, entwickelt ein Konzept für eine Reiseroute/einen Plan für den Veranstaltungstag.

Erstellt eine Liste an Ressourcen und Equipments, die ihr für den Tag benötigen werdet. Ein TOP TIPP ist es, sich mit Sportvereinen in Verbindung zu setzen, um in Erfahrung zu bringen, ob ihr euch für den Tag Sportequipments ausleihen könnt.

Denkt an die freiwilligen Helfer, die an dem Tag benötigt werden: Schiedsrichter? Timekeeper? Wer wird die Ergebnisse der Turniere und die Zeit im Blick behalten?

Die gesamte Organisation und der Koordinierungsausschuss sollten den Zweck und die Ziele der Veranstaltung nachvollziehen können.

• Falls erforderlich, sollte eine Bewertung der Eignung des Veranstaltungsortes vorgenommen werden, z.B. COVID 19-Vorsorgemaßnahmen, Bodenbeschaffenheit, Größe des Veranstaltungsortes usw.

• Es sollte ein Veranstaltungsleiter ernannt werden, der in der Planungsphase und am Veranstaltungstag der "Ansprechpartner" ist. Die Aufgaben, Rollen und Verantwortlichkeiten sollten bereits in der Planungsphase zugewiesen werden.

• Während der gesamten Planungsphase und während der Veranstaltung sollten klare Kommunikationslinien eingerichtet und aufrechterhalten werden.

• Alle Buchungen, Entscheidungen und Transaktionen der Veranstaltung sollten im Vorfeld schriftlich festgehalten werden, um Klarheit zu gewährleisten und um gegebenenfalls im Nachgang einen Nachweis zu erbringen.

• Es sollten Ziele und Fristen für den Zeitraum vor der Veranstaltung festgelegt werden, um sicherzustellen, dass wichtige Etappen nicht versäumt werden.

• Stellt sicher, dass die Helfer ihre Rollen an diesem Tag kennen und dass am Tag genügend "helfende Hände" zur Verfügung stehen. Stellt darüber hinaus sicher, dass die Helfer ausreichend geschult und ausgerüstet sind, um die von ihnen geforderten Aufgaben erfüllen zu können.

• Plant für Notfälle – denkt an Vorkehrungen für schlechtes Wetter, Notfallverfahren, Auswirkungen auf Gesundheit und Sicherheit, Versicherungspolicen usw.

Während des gesamten Prozesses der Ereignisplanung solltet ihr euch ständig mit den Schlüsselfragen "Wer", "Was", "Wann", "Warum" und "Wie" befassen.

Entscheidet frühzeitig, wann und wo ihr euer Sportturnier abhalten wollt, um euch rechtzeitig eure gewünschte Location zu sichern.

Ein TOP TIPP für die Zeitplanung ist es, eine Zeit zu wählen, zu der die meisten Leute keine Vorlesungen, Unterricht o.ä. haben.

Macht euch Gedanken über euren Veranstaltungsort:

• Habt ihr einen ausreichend großen Saal oder Raum an eurer Universität/Hochschule?

• Möchtet ihr, dass die Veranstaltung an einem externen Ort stattfindet? Wenn ja, bedenkt die damit verbundenen Kosten. Stellt sicher, dass der Veranstaltungsort groß genug für die Anzahl der Turniere ist, die ihr veranstaltet.

Setzt euch unbedingt mit der AStA eurer Universität/Hochschule zusammen, um die Raumbuchung möglichst schnell anzumelden.

Wollt ihr eine Gebühr pro Team oder pro Person verlangen? Für gewöhnlich, ist es für ein Turnier sinnvoll, eine Anmeldung als Mannschaft und nicht als Einzelperson vorzunehmen.

Legt eine Zahlungsmethode fest und berücksichtigt bei der Preisstrategie die folgenden Überlegungen:

• • Zu welchem Preis werden die Eintrittskarten verkauft?

  • Sollen die Ticketpreise die Ausgaben decken? Wenn ja, stellt sicher, dass ihr alle zu erwartenden Ausgaben berücksichtigt, einschließlich aller Ausgaben, von der Miete für die Halle bis hin zu den Equipments und den Getränken.

  • Wollt ihr mit den Eintrittskarten einen Gewinn erzielen, welches dann an die Charity Week gespendet wird? Wenn ja, berücksichtigt dies und fügt einen kleinen Betrag zum Ticketpreis hinzu, um sicherzustellen, dass der Ticketpreis Ausgaben und Gewinn abdeckt.

  • Werden die Getränke bei der Veranstaltung kostenlos angeboten oder verlangt ihr dafür einen kleinen Betrag?

Um einen Flyer zu erstellen, nutzt die CW-Plakatvorlagen im Abschnitt Ressourcen. Sucht die Sportturniervorlage und passt den Flyer auf euer individuelles Event an.

Als Nächstes verbreitet den Flyer weit und breit. Nutzt soziale Medien, indem ihr Veranstaltungsseiten und regelmäßige Posts sowie persönliche Nachrichten verfasst.

Versucht, die AStA und Sportvereine direkt zu kontaktieren und sie darum zu bitten, euren Beitrag zu verbreiten und selbst daran teilzunehmen.

Ein TOP TIPP ist es, die Adressliste eurer Institution zu nutzen um somit Schlüsselpersonen zu ermutigen, euren Flyer zu veröffentlichen.

Jedes Turnier braucht Trophäen und Preise. Wenn ihr Medaillen, Auszeichnungen, Urkunden oder Souvenirs verleihen möchtet, bereitet diese rechtzeitig vor, vor allem, wenn ihr sie gravieren lassen wollt.

Ein TOP TIPP, um diese gesponsert zu bekommen, ist es, lokale Trophäen-Shops zu kontaktieren.

Sprecht lokale Geschäfte an, um Preise oder Gutscheine in jeglicher Form gesponsert zu bekommen, die dann bei eurem Turnier gewonnen werden können.

Die Anmeldegebühr ist nicht die einzige Möglichkeit Spenden zu sammeln.

•  Plant ein, etwas Essen und Getränke zu verkaufen, um noch mehr Geld zu sammeln.

• Ein TOP TIPP ist es, sich mit lokalen Restaurants und Lebensmittelgeschäften in Verbindung zu setzen, damit ihr gesponserte Lebensmittel erhaltet, die bei eurer Veranstaltung dann verkauft werden. Stellt sicher, dass alle Lebensmittel verpackt und versiegelt sind und bei der Zubereitung/Ausgabe von Lebensmitteln mit Masken und Handschuhen gearbeitet wird. 

• Klärt im Vorfeld ab, wo sich die Toiletten befinden und wann die Gebetszeiten sind. Stellt sicher, dass der Gebetsraum social distancing ermöglicht. 

• Stellt sicher, dass Erste-Hilfe-Vorkehrungen für den Fall von Verletzungen getroffen werden.

Vergewissert euch, dass alle über den Treffpunkt und die Uhrzeit informiert sind. Versucht in eurer Planung etwas Puffer einzubauen.

Ein TOP TIPP ist es, die am Turnier teilnehmenden Mannschaften im Vorfeld festzulegen und ihnen am Vortag Details über die Veranstaltung einschließlich der Regeln und Bestimmungen des Turniers zu kommen zu lassen.

Möglicherweise möchtet ihr die Ankunftszeiten der Teams zeitlich staffeln, um sicherzustellen, dass es nicht zu einem Gedränge kommt.

Vergesst nicht unser Warum! Der Beginn der Veranstaltung ist auch ein guter Zeitpunkt, um dem Publikum mitzuteilen, was die Charity Week ist und warum die Veranstaltung stattfindet.

Ein TOP TIPP ist es, ein Megaphon/Mikrofon zu benutzen, um nicht schreien zu müssen. 

Denkt an all die möglichen Dinge, die schief gehen könnten, und ergreift Maßnahmen, um dies zu verhindern. Z.B. ein nicht pünktlich erscheinendes Team, schlechte Wetterbedingungen, Mangel an Schiedsrichtern, Verletzungen etc.

Verschickt eine Nachricht über eure sozialen Medien um euch für jede Teilnahme und Unterstützung an dem Event zu bedanken.

Ein TOP TIPP ist es, diesen Moment zu nutzen, um  über eure bevorstehenden Veranstaltungen zu informieren und an den Charity Week Spendenlink zu erinnern.

Stellt sicher, dass ihr die Räumlichkeiten sauber hinterlässt und jeglichen Müll entfernt. Berücksichtigt  bei der zeitlichen Planung eurer Buchung, dass ihr nach der Veranstaltung genügend Zeit für den Abbau habt.

Ein TOP TIPP ist die Zuweisung von Personen, die für verschiedene Aspekte zuständig sind - was passiert nach der Veranstaltung mit der Ausrüstung usw.?

Stellt sicher, dass beim Abbau spezifische Aufgaben zugewiesen werden und dass jeder, der Gegenstände verliehen hat, seine Sachen zurückbekommt.

Es gibt immer wieder Lehren, die wir ziehen, aber stellen wir sicher, dass das Team im nächsten Jahr daraus lernen kann? 

Verwendet unsere Vorlage für die Eventplanung, um festzuhalten, wie ihr eure Veranstaltung durchgeführt habt, und auch, um Rückmeldungen an das Team im nächsten Jahr weiterzugeben!