Als erstes muss ein Komitee gegründet und Freiwillige versammelt werden - je mehr Hilfe ihr habt, desto besser.

Legt fest, wer für das Event die Verantwortung trägt und wer für die Einhaltung der Bestimmungen von COVID 19 zuständig ist. 

Bevor ihr eine Veranstaltung plant, solltet ihr wissen, wie viel Geld ihr ausgeben müsst, da dies den größten Teil eurer Planung beeinflussen wird. Dies ist besonders wichtig bei einer Veranstaltung, wie einem Dinner & Auktion.

Kalkuliert, wie viel ihr pro Person berechnen werdet und von wie vielen Teilnehmern ihr ausgeht. 

Ein TOP TIPP ist diese Zahl konservativ zu halten und möglichst auf den Vorjahren zu basieren, aber auch unter Berücksichtigung der Kapazität mit sozialer Distanzierung. Der berechnete Betrag ist der Grundbetrag, den ihr ausgeben könnt. 

Denkt darüber nach, spezielle Sponsoren für das Abendessen zu gewinnen, um eure Mittel aufzustocken - Ihr könnt dem Sponsor anbieten, bei eurem Abendessen einen öffentlichen Gruß zu erhalten/ ihm erlauben, einen kurzen Vortrag zu halten/ sein Logo auf eure Plakate zu setzen usw.

Sobald ihr euer Budget kennt, könnt  ihreinen Plan machen, wie viel ihr für verschiedene Dinge ausgeben werdet, z.B. Veranstaltungsort/Essen/Dekoration/Unterhaltung usw.

Geht bei der Wahl eures Termins und Veranstaltungsortes die folgenden Punkte durch, um sicherzustellen, dass ihr die beste Zeit und den besten Ort wählt: 

Wählt ein Datum, das die größte Teilnehmerzahl anzieht und auch nicht mit anderen Großveranstaltungen kollidiert, die möglicherweise stattfinden.

Ein TOP TIPP bei der Wahl des Datums für euer Abendessen ist es, es gegen Ende der CW als Abschlussveranstaltung der Woche abzuhalten. 

Nun zum Veranstaltungsort, erarbeitet Folgendes:

• Was sind die Institutionen/lokalen Regeln und Richtlinien für Veranstaltungen und deren Kapazität? 

• Ermöglicht der Veranstaltungsort soziale Distanzierung, sichere Sitzplätze und einen guten Eingang und Ausgang des Raumes. 

• Welche Vorkehrungen trifft der Veranstaltungsort zur Aufrechterhaltung der Sicherheit, insbesondere durch die Schaffung sauberer Berührungspunkte im gesamten Veranstaltungsort. 

• Soll es intern sein, d.h. an eurer Universität/Schule?

• Wollt ihr, dass es extern ist? Denkt an euer Budget und ob ihr genug Geld habt einen externen Veranstaltungsort zu mieten.

• Beginnt früh! Ihr müsst euren Veranstaltungsort sehr früh buchen, damit die Veranstaltung garantiert stattfinden kann. Es macht keinen Sinn, ein grossartiges Abendessen zu planen, aber keinen Ort zu haben, an dem es stattfinden kann.

• Sowohl die externen als auch die internen Veranstaltungsorte sind aufgrund der vielen verschobenen Veranstaltungen wahrscheinlich schon sehr früh ausgebucht, so dass Sie idealerweise im Sommer/Anfang September damit anfangen sollten, darüber nachzudenken.

• Wenn ihr einen internen Veranstaltungsort buchen möchtet, dann sprecht sehr früh mit euren Gewerkschafts-/Raumbuchungsmitarbeitern, damit sie so bald wie möglich buchen können.

• Möchtet ihr ein Bankett einrichten lassen (Tische und Stühle für das Abendessen)? Werden diese vom Veranstaltungsort zur Verfügung gestellt oder müsst ihr sie selbst buchen?

• Verfügen sie über eine Bühne und einen Projektor?

• Wird AV zur Verfügung gestellt?

Der Veranstaltungsort ist sehr wichtig, ihr möchtet, dass er für euer Zielpublikum leicht zugänglich ist - versucht ihn in der Nähe von Verkehrsverbindungen, d.h. Bahnhöfen und Bushaltestellen, einzurichten. Versucht auch, für diejenigen, die mit dem Auto kommen, Parkplätze am Veranstaltungsort bzw. in der Nähe bereitzustellen.

Ein TOP TIPP und eine Empfehlung ist es, die Kosten so niedrig wie möglich zu halten, indem ihr bereits vorhandene Ressourcen wie Hörsäle und Universitätssäle für die Wahl des Veranstaltungsortes nutzt, wenn diese sicher zu benutzen sind.

Im Hinblick auf die Sicherheit ist es am besten, den Kontakt wo immer möglich zu reduzieren und verpackte Lebensmittel und Einwegartikel zu verwenden.  Stellt sicher, dass alle Lebensmittel mit Masken und Handschuhen gehandhabt werden. 

Fragt euer CW-Team nach einer Liste von Caterern, die bereits früher eingesetzt wurden und vielleicht sogar Sonderangebote für CW anbieten.

• Entscheidet euch für einen Preis für Eintrittskarten, auch kann es eine nette Geste sein, Einladungen für Leute zu erstellen, die die Karten kaufen.

• Legt eine Zahlungsmethode fest:

  • Zu welchem Preis werden die Eintrittskarten verkauft?

  • Sollen die Kartenpreise die Ausgaben decken? Wenn ja, stellen Sie sicher, dass Sie alle zu erwartenden Ausgaben berücksichtigen, von der Saalmiete (falls es dafür einen Preis gibt) bis hin zu Dekoration und Verpflegung.

  • Ein TOP TIPP, um den Verkauf frühzeitig anzukurbeln, ist ein Frühbucherrabatt.

Ein weiterer TOP TIPP besteht darin, sich zu überlegen, wie ihr die Registrierung und den Eintritt zur Veranstaltung überwachen möchtet.

Benutzt eine Online-Plattform wie Eventbrite, um Tickets zu verkaufen. Ein TOP TIPP bei der Verwendung von Eventbrite besteht darin, dass ihr eure Eintrittskarten kostenlos auf der Website anbietet und die Teilnehmer darum bittet, den Ticketpreis per Banküberweisung/Paypal zu überweisen (sodass Eventbrite keine Gebühren erhebt).

Eine bessere Option könnte sein,  eure Gewerkschaft zu fragen, ob ihr deren Website auch für den Ticketverkauf nutzen können.

Beginnt für ein Poster mit den CW-Poster-Vorlagen im Abschnitt Ressourcen, sucht euch die Vorlage für das/die Dinner/Auktion heraus und peppt es mit all euren Details auf!

Als Nächstes wird das das Wort weit und breit verbreitet, nutzt soziale Medien, indem ihr Veranstaltungsseiten, regelmäßige Posts und persönliche Nachrichten erstellt.

Ein TOP TIPP ist es, Schlüsselpersonen zu ermutigen, Mundpropaganda zu tätigen und sogar Ticketverkäufer zu haben, denen ihr ein paar Tickets zum Verkauf mitgebt.

Dies kann in einen Wettbewerb verwandelt werden, so dass die Person, die am meisten verkauft, eine Freikarte für sich selbst erhält!

Je nachdem, wo ihr eure Veranstaltung  durchführt, werdet ihr über die Einrichtung des Raums und der Dekoration nachdenken. Hier sind einige beliebte Punkte, die ihr berücksichtigen solltet:

• Möchter ihr Tisch- und Stuhlüberzüge?

• Tischaufsätze?

• Gastgeschenke?

• Seid kreativ! Versucht die Deko mit dem CW-Thema zu verbinden.

Die Deko wird weitgehend von Ihrem Budget abhängen - seid erfinderisch, denkt an Upcycling und haltet die Kosten so überschaubar wie möglich. Es ist auch wichtig zu überlegen, ob die Dekoration mit den Gästen in Kontakt kommt oder wie sie nach der Veranstaltung behandelt werden muss.

Eure Moderatoren werden über Ihre Veranstaltung entscheiden, also wählt mit Bedacht.

Versucht eine Person oder ein Duo zu finden, die bzw. das auf dem Campus bekannt ist und Selbstvertrauen und Humor haben!  Ein TOP TIPP ist es, dafür zu sorgen, dass sie lange im Voraus üben und am Tag nicht einfach "improvisieren".  Weitere Hinweise für eure Gastgeber finet ihr hier .

Möchtet ihr Unterhaltung buchen? Vielleicht Motivationsredner/Nasheed Künstler/Poetry Slam/Komödianten usw.?

Obwohl es verlockend ist, bekannte Redner einzuladen, um ein Publikum anzulocken, ist es manchmal besser, sich an interne Redner zu halten, z.B. Studenten aus eurer eigenen Institution, da sie sich mit Ihrem Publikum identifizieren können und ihr so viel Geld spart - denkt immer an eurer Budget.

Sprecht mit eurem regionalen CW-Team, wenn ihr möchtet, dass Redner von Islamic Relief oder CW zu eurem Dinner kommen - wir stellen auch gerne Material und Unterstützung zur Verfügung, wenn ihr möchtet, dass eure eigenen Studenten über die Charity Week sprechen.

Alle Redner müssen sich einer Rednerfreigabe unterziehen, die euch und allen beteiligten Parteien zugute kommt. Bitte fragt das CW-Regional-/Nationalteam nach dem Verfahren. Erkundigt euch auch bei eurer Gewerkschaft über ihre Richtlinien.

Wenn ihr euch für eine Auktion entscheidet, kann dies eine große Quelle für Spenden sein.

Denkt über kreative Möglichkeiten nach, den Preis von Gegenständen zu erhöhen - zum Beispiel einen Wettbewerb zwischen den Geschwistern zu schaffen, um für einen bestimmten Gegenstand zu bieten.

Denkt zunächst über Gegenstände nach:

Je nachdem, wie lange eure Veranstaltung dauert, müsst ihr entscheiden, wie viele Artikel ihr versteigern möchtet. Jeder Artikel dauert 5-10 Minuten, kann aber je nach eurem Publikum auch viel länger dauern!  Wir empfehlen ein Maximum von 5-6 Artikeln.

Ein TOP TIPP zum Sammeln von Gegenständen ist es, um Spenden zu bitten, z.B. von örtlichen Geschäften, Firmen und sogar Instagram- Unternehmen.

Erwägt, einen lustigen/verrückten Gegenstand zu haben - z.B. eine Büroklammer in Deutschland, die für € 2.250 verkauft wurde, oder eine Banane bei UCL, die für £3K verkauft wurde!

Mögliche Artikel für eine Auktion könnten sein:

• Koran

• Gebetsmatten (für den Gebetsraum eurer Institution)

• Erlebnisse z.B. Paintball, Spa-/Pamper-Tage, Ausflüge, Go-Kart

• Sportartikel, z.B. signierte Kricketbälle/Boxhandschuhe/Fussball

• Geschenkkorb - diese können eine Vielzahl von Gegenständen enthalten

• Kuchen - Cake Wars!

• Kleidung - Abaya/Thobe/gesponserte Waren 

• Spaßartikel, z.B. Banane (oder eine beliebige Frucht), Büroklammer usw.

• ALLES - seid kreativ und schaut, was ihr in die Hände bekommen könnt!

Informiert die Leute im Voraus über die Auktionsgegenstände, damit sie entscheiden können, worauf sie bieten wollen, und damit sie anfangen können, Geld zu sparen/zusammen zu legen.

Die Entscheidung darüber, wer eure Auktion durchführt, sollte gut bedacht sein. Wie euer Moderatoren können sie über das Gelingen oder Missglingen der Auktion entscheiden - denkt daran, eine lustige, selbstbewusste Person/ein lustiges, selbstbewusstes Duo zu haben, und stellt sicher, dass sie vorher vorbereitet sind und die Auktionsgegenstände gut kennen.

Islamic Relief kann euch erfahrene Spendensammler zur Verfügung stellen - Ihr müssen früh Bescheid geben, da im ganzen Land viele Abendessen stattfinden und wir nach dem Motto "Wer zuerst kommt, mahlt zuerst" vergeben. Setzt euch dazu mit eurem regionalen/nationalen CW-Team in Verbindung. 

Ihr könnt euren Zuhörern auch Bietkarten mit ihrer eigenen Nummer geben, wenn sie eintreten, damit der Versteigerungsprozess einfacher und realistischer wird.

Eine Alternative zu einer Auktion ist ein Fundraising-Abschnitt währen eurem Dinner. Dies ist einfacher zu organisieren, macht aber möglicherweise nicht so viel Spaß wie eine Auktion.  Ein TOP TIPP ist es, dafür zu sorgen, dass während der Auktion oder Spendensammlung kein Essen serviert wird, damit alle daran teilnehmen können und es keine Ablenkungen gibt!

Um sicherzustellen, dass euere Veranstaltung reibungslos abläuft, ist es wichtig, einen wasserdichte Ablaufplan zu haben. Ein Beispiel für einen Ablaufplan findet ihr hier. 

Ein TOP TIPP ist es, auf Änderungen am Tag vorbereitet zu sein, Pufferzeit für eventuelle Verzögerungen zu haben und sicherzustellen, dass Sie die Gebetszeiten berücksichtigen.

Versucht, Spenden nach Möglichkeit als Kartenzahlungen oder Online-Spenden zu sammeln.  Fasst das gesammelte Bargeld mit Handschuhen an und zählt das Geld 24-48 Stunden lang nicht. 

Vergewissert euch, dass die Leute die Frist kennen, bis zu der sie die Spende einzahlen müssen, damit die Spende noch für die CW zählt.

Klärt mit eurem Veranstaltungsort, wo sich Toiletten/Wudhu-Einrichtungen befinden und wann die Gebetszeiten sind. Stellt sicher, dass der Gebetsraum 'social distancing' ermöglicht. 

Stellt auch sicher, dass Zuständige für soziale Medien bestimmt werden. Ein TOP TIPP ist es, dafür zu sorgen, dass die Menschen mit der Verbreitung ihrer Bilder in den sozialen Medien zufrieden sind.

Vergesst nicht, warum ihr die Veranstaltung durchführt! Der Beginn der Veranstaltung ist ein guter Zeitpunkt, um mit eurem Publikum darüber zu sprechen, was die Charity Week ist.

Ein TOP TIPP ist es Charity Week-Videos in einer Schleife abzuspielen, während die Leute hereinspazieren, oder zu Beginn der Veranstaltung zu spielen.

Schaut euch den Youtube-Kanal der Charity Week  für Videos an!

Es ist wichtig, jemanden zu haben, der für den Tag verantwortlich ist, damit er/sie alle auftretenden Herausforderungen lösen kann. Habt auch jemanden, der/die für die Einhaltung aller Bestimmungen von COVID 19 zuständig ist. 

Nehmt zusätzliche Masken, Handschuhe und Handdesinfektionsmittel mit, für den Fall, dass jemand vergisst, seine eigenen mitzubringen. 

Rechnet vorher aus, wann ihr eine Gebetspause einlegen müsst. Stellt sicher, dass der Gebetsraum 'social distancing' ermöglicht. 

Ein TOP TIPP ist es, jemanden für die Zeiteinhaltung zuzuweisen, damit Sie pünktlich beten und auch pünktlich enden können! Stellt sicher, dass ihr eine Möglichkeit habt, mit den Rednern/Gastgebern zu kommunizieren, um ihnen mitzuteilen, wie viel Zeit ihnen noch bleibt (z.B. können sie die verbleibenden X Minuten auf ein kleines Papier/eine kleine Tafel schreiben und diese hochhalten, damit die Redner sie sehen können). Achtet bei den Gastgebern darauf, dass sie sich vorher vorbereitet haben und dass sie pünktlich eintreffen. Vergewissert euch, dass sie den Ablauf des Tages kennen und wissen, wann jeder Redner kommt.

Für eure Redner und die Unterhaltung - stellt sicher, dass sie pünktlich ankommen und jemanden haben, der sie begrüßt. Vergewissert euch, dass sie einige Tage vor der Veranstaltung kommen, um Absagen in letzter Minute zu vermeiden.

Ein TOP TIPP: Stellt sicher, dass die gesamte AV-Ausrüstung mindestens ein paar Tage vor der Veranstaltung bereit ist, damit eventuelle Störungen behoben werden können.

Denkt an all die möglichen Dinge, die schief gehen könnten, und ergreift Maßnahmen, um dies zu verhindern. Z.B. dass ein Redner nicht pünktlich erscheint, Probleme mit dem Start der Plattform, Menschen, die Schwierigkeiten haben beizutreten.

Sendet eine Nachricht über eure sozialen Medien und  Anmeldelisten, um allen für ihre Teilnahme und Hilfe zu danken.

Ein TOP TIPP ist es, diesen Moment zu nutzen, um sie daran zu erinnern, eingegangene Spendenzusagen zu erfüllen und  eure Spendenseite zu verlinken.

Sendet ein besonderes Dankeschön an euer Organisationsteam, das die Veranstaltung ermöglicht hat!

Dankt den Rednern und Gastgebern persönlich - eine nette Geste wäre es, ihnen als Zeichen der Wertschätzung ein kleines Geschenk, z.B. Pralinen, zu schicken.

Haltet ein Team von Freiwilligen bereit, das mit denjenigen Kontakt aufnimmt, die Spendenzusagen gemacht oder Gegenstände ersteigert haben, um sicherzustellen, dass ihr in der Lage seid, alle Spenden rechtzeitig zu sammeln.

Wenn ihr Essen oder Getränke übrig habt, ist es ein TOP TIPP, jemanden zu haben, der bereit ist, diese zu lagern und anschließend an Bedürftige zu verteilen. 

Es gibt immer wieder Lehren, die wir ziehen, aber stellen wir sicher, dass das Team im nächsten Jahr daraus lernen kann? Verwendet unsere Vorlage für die Eventplanung, um festzuhalten, wie ihr eure Veranstaltung durchgeführt habt, und auch, um Rückmeldungen an das Team im nächsten Jahr weiterzugeben!