La transferencia documental primaria es el proceso técnico, administrativo y legal mediante el cual se traslada desde los archivos de oficina o de gestión de las dependencias al Archivo Central, los expedientes de series o subseries documentales, correspondientes a actas, contratos, proyectos, etc., ya cerrados, que además ya cumplieron el periodo de retención en el archivo de oficina o de gestión y los documentos que lo conforman tienen valor secundario, de acuerdo con lo establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD), de la Cámara de Comercio de Pasto.

Es importante hacer las transferencias documentales, porque de esa manera, en primer lugar, los expedientes transferidos liberan espacio en el Archivo de Gestión, lo cual permite conservar los expedientes correspondientes a proyectos en ejecución o contratos vigentes; y en segundo lugar, la comunidad puede consultar los expedientes transferidos con mayor facilidad en el Archivo Central y de esa manera se hace efectivo el derecho constitucional de acceso y consulta de los documentos públicos.

Las razones de utilidad de las transferencias documentales primarias tienen, además del soporte constitucional, el soporte legal y reglamentario, expedido, por la Ley 594 de 2000 (Ley General de Archivos) y por el Decreto 2609 de 2012. El Plan de transferencias documentales primarias, deben ejecutarlo los responsables de los Archivos de Gestión, con el acompañamiento y coordinación del grupo de Gestión Documental y la Dirección Administrativa y Financiera, de acuerdo con lo establecido en el procedimiento P-GD-010 – Transferencias Documentales.

Aun cuando la organización técnica de los expedientes a transferir no es una actividad del proceso de transferencia, debido a que todo expediente de un archivo de Gestión debe estar organizado técnicamente desde el momento de su apertura, de todas maneras, si no es así debe organizarse antes de transferirlo. Para esa organización debe tenerse en cuenta lo establecido en el procedimiento I-GD-015 Aplicación Tablas de Retención Documental y Organización de Archivos de Gestión.

En la preparación de este documento se ha procurado ser sencillos, claros y didácticos. El Plan de transferencias documentales contenido en este documento aplica a todas las dependencias de la entidad, en cumplimiento del artículo 1 del Acuerdo 038 de 2002, el cual se dispone: "LA “RESPONSABILIDAD DEL SERVIDOR PÚBLICO FRENTE A LOS DOCUMENTOS Y ARCHIVOS. El servidor público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones”.