2021年10月15日月次締めができるようになりました

2021年10月15日

月次締めができるようになりました。
工数・経費など、プロジェクトの実績に関するデータ操作を、月単位で制限できるようになりました。
原価計算や収支把握を正確に行うためには、過去の実績が変動しない状態で集計を行う必要があります。
月次締め機能を用いることで、各種データの入力が制限されるため、データの新規登録・変更が発生しない状態での確認・集計が可能になります。
また、過去の実績を安全に保全できるようになります。

■月次締めによって入力制限を受ける機能
月次締め機能を利用すると、各種実績の登録・変更を月ごとに制限することができます。
「仮締め」「確定」というステップで月次締めを進めていきますが、その際に制限を受ける機能は下記のとおりです。

工数
- 月次締めを実施した月の工数は、登録・変更・削除ができなくなります。
経費(経費機能を利用している場合)
- 月次締めを実施した月の経費は、登録・変更・削除ができなくなります。
- 未反映の経費を反映させることもできなくなります。
プロジェクト登録・変更
- 月次締めを実施した月に含まれる日付を、開始日・終了日・完了日に指定できなくなります。
プロジェクト - 収支管理シート
- 月次締めを実施した月の売上実績・経費実績は、登録・変更ができなくなります。
- ※予算は月次締めを実施した月でも変更することができます。
設定 - 従業員単価
- 月次締めを実施した月を適用期間に含む単価の変更・削除ができなくなります。
- ※締日以降の単価を変更するためには、「単価更新設定を追加」ボタンをクリックし翌月初日を開始日として指定します。

■月次締めを有効化する
月次締め機能を利用するためには、最初に設定が必要です。
下記手順にしたがって、月次締めを有効化します。

メニューから「月次締め」を選択します。
月次締めを始める開始年月を指定します。
- 開始年月より前の期間は、実績入力がロックされ、工数・経費など登録・変更ができなくなります。
「月次締めを開始」ボタンをクリックします。

■月次締めを実施する
月次締めは、「仮締め」→「確定」というステップで実施します。
月次の集計・確認作業をはじめるタイミングで、月次締めを進めていきます。

1. 仮締めを行う
従業員による対象月の実績登録が完了したら、管理者による登録内容の確認を行ないます。
確認の際に、従業員による実績の追加登録・内容変更を防ぐため、対象月を「仮締め」します。
「仮締め」すると、メンバー・プロジェクトマネージャーの実績登録・変更がロックされ、管理者のみが編集可能な状態になります。

下記手順にしたがって、対象月を「仮締め」します。

メニューから「月次締め」を選択します。
「◯年◯月分を仮締め」ボタンをクリックします。

この状態で、各種実績入力の内容を確認し、問題がある箇所は訂正を行います。

2. 確定を行う
「仮締め」状態で実績の確認が完了したら、実績に意図せぬ変更が発生しないようにするため「確定」を行います。
「確定」すると、管理者含めすべての従業員が、該当月の実績を登録・変更できなくなります。

下記手順に従って、対象月を「確定」します。

メニューから「月次締め」を選択します。
「◯年◯月分を確定」ボタンをクリックします。

「確定」することで、操作ミスなどによって実績値が意図せず変更する危険性を低減することができます。

■仮締め・確定を解除する
「仮締め」や「確定」を行ったあと、従業員に再度入力を依頼したい場合など、ロックを解除して実績を入力可能な状態に戻したい場合があります。
その場合は、「◯年◯月分の仮締めを解除」「◯年◯月分の確定を解除」ボタンをクリックすることで、「仮締め」や「確定」を解除することができます。

■月次締めをやめる
一度月次締めの利用を開始したあとでも、自社の実態にあわない、ロックの必要性がない、といった場合は、機能の利用をいつでもやめることができます。
月次締めを解除すると、過去のすべての期間にわたって、実績の登録・変更が可能となります。

必要な場合は、下記手順にしたがって月次締めを解除します。

メニューから「月次締め」を選択します。
「月次締めをすべて解除」ボタンをクリックします。

工数承認や工数ロック機能によってロックされた期間の工数は、月次締めを解除されても登録・変更は可能となりません。
必要に応じて承認の取り消しやロック期間の変更をお願いいたします。