ทฤษฎี PDCA

การนำ PDCA มาใช้ในการปฏิบัติงาน

       PDCA คือ วงจรที่พัฒนามาจากวงจะที่คิดกันโดยวอล์ทเตอร์ ชิวสาร์ท(Vater Sleviar )ผู้บุกเบิกการใช้สถิติสำหรับวงการอุตสาหกรรมและต่อมาวงจรนี้เริ่มเป็นที่รู้จักกันมากขึ้นเมื่อ เอดวาร์ค เคมมิ่ง (W.Edwads Deuing) ปรมาจารย์ด้านการบริหารคุณภาพเผยแพร่ให้เป็นเครื่องมือสำหรับการปรับปรุงกระบวนการทำงานของพนักงานภายในโรงงานให้ดียิ่งขึ้น และช่วยก้นหา ปัญหาอุปสรรคในแต่ละขั้นตอนการผลิตโดยพนักงานเอง จนวงจนี้เป็นที่รู้จักกันในอีกชื่อว่า "วงจรเต็มมิ่ง" ต่อมาพบว่าแนวคิดในการใช้วงอง PDCA นั้นสามารถนำมาใช้ได้กับทุกกิจกรรม จึงทำให้เป็นที่รู้จักกันอย่างแพร่หลายมากขึ้นทั่วโลก PDCA เป็นอักษรนำของศัพท์ภาษาอังกฤษ 4 คำคือ

                 P: Plan                วางแผน

                 D: Do                  ปฏิบัติตามแผน

                 C: Check              ตรวจสอบ/ ประเมินผลและนำผลประเมินมาวิเคราะห์

                 A: Action             ปรับปรุงแก้ไขดำเนินการให้เหมาะสมตามผลการประเมิน

       ดังนั้นจึงขออธิบายนิยามของ PDCA eycle ดังรายละเอียดต่อไปนี้

                 1.P คือ การวางแผน (Plas) การทำงาน

       (ขั้นตอนวางแผน) หมายถึง การวางแผนการดำเนินงานอย่างรอบตอบ ครอบคลุมถึงการกำหนดหัวข้อที่ต้องการปรับปรุงเปลี่ยนแปลง ซึ่งรวมถึงการพัฒนาสิ่งใหม่ๆ การแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากการปฏิบัติงาน อาจประกอบด้วย การกำหนดเป้าหมาย หรือวัตถุประสงค์ของการดำเนินงาน Plan การจัดอันดับความสำคัญของ เป้าหมาย กำหนดการดำเนินงาน กำหนดระยะเวลาการดำเนินงาน กำหนดผู้รับผิดชอบหรือผู้ดำเนินการและกำหนดงบประมาณที่จะใช้ การเขียนแผน ดังกล่าวอาจปรับเปลี่ยนได้ตามควรก่อนที่ที่จะฝึกงานก็มีการวางแผนและเตรียมความพร้อมทางด้าน

- ศึกษาการจัดทำหนังสือราชการเบื้องต้นเพิ่มเติมจากที่ได้อบรมมาแล้ว เพื่อสร้าง

ความเข้าใจ

- เตรียมด้านเอกสารที่ต้องนำไปประกอบการฝึกประสบการณ์วิชาชีพให้พร้อม

หนังสือส่งตัว หนังสือคู่มือการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ เอกสารบันทึกเวลาไปปฏิบัติงาน ฯลฯ

       2. D คือ การลงมือทำ (Do)

       (ขั้นตอนการปฏิบัติตามแผน) หมายถึง การลงมือปรับปรุงเปลี่ยนแปลงตามทางเลือกที่ได้กำหนดไว้ในขั้นตนการวางแผน ซึ่งในขั้นตอนนี้ต้องมีการตรวจสอบระหว่างการปฏิบัติด้วยว่าได้ดำเนินไปในทิศทางที่ตั้งใจหรือไม่ เพื่อทำการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงให้เป็นไปตามแผนการที่ได้วางไว้เมื่อเข้าไปฝึกประสบการณ์วิชาชีพก็ได้ศึกษาและเริ่มทำงานจริง

             - ไปหน่วยงานตามที่กำหนดเวลาไว้เพื่อที่จะได้เข้างานได้ตรงตามเวลาของ

หน่วยงาน คือไปก่อนเวลา 08.30 น.

                 - ดูวิธีการทำงานของหน่วยงานและทำงานในส่วนที่รับผิดชอบ เช่น การกรอก ข้อมูลต่างในระบบทะเบียนฯ ฯลฯ ซึ่งเป็นกระบวนการทำงานผ่านระบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยที่ที่ทำงานเป็นคนสอนเพื่อสร้างความเข้าใจในกระบวนการทำงาน

                 - ทำงานในส่วนที่รับผิดชอบ และพิมพ์หนังสือตามที่ได้ศึกษาและฝึกอบรมมาเบื้องต้น

       3. C คือการตรวจสอบงาน (Check)

       ขั้นตอนการตรวจสอบ ถือ การประเมินผลที่ได้รับจากการปรับปรุงเปลี่ยนแปลงเพื่อให้ทราบว่าในขั้นตอนการปฏิบัติงานสามารถบรรจุเป้าหมายหรือวัตถุประสงค์ที่ได้กำหนดไว้หรือไม่ แต่สิงสำคัญก็คือ ต้องรู้ว่าจะตรวจสอบอะไรบ้างและบ่อยครั้งแค่ไหน เพื่อให้ข้อมูลที่ได้จากการตรวจสอบเป็นประโยชน์สำหรับขั้นตอนถัดไปเมื่อได้ลงมือปฏิบัติงานแล้วก่อนที่จะส่งงานก็จะต้องตรวจสอบงานนั้นก่อน

             - การกรอกข้อมูลการออกคำร้องล้องแม่นยา ถูกต้อง ก่อนที่จะให้หัวหน้ากลุ่มงาน

และเจ้าหน้าที่เซ็น เพื่อความรอบคอบ

             - การพิมพ์หนังสือ เมื่อพิมพ์เสร็จก่อนที่จะให้หัวหน้าเซ็นเพื่อเสนอนายอำเภอ และปลัดอาวุโส ต้องอ่านเนื้อความในหนังสืออย่างน้อย ๒ รอบ เพื่อความรอบคอบไม่ให้พิมพ์หนังสือ ผิด

             - ก่อนส่งหนังสือตรวจการเซ็นหนังสือว่านายอำเภอ ปลัดอาวุโส หรือหัวหน้าหน่วยงานเซ็นครบและประทับรายชื่อครบหรือไม่ ก่อนที่จะส่ง

       4. A คือ การปรับปรุงแก้ไข งานให้ดีขึ้น (Act)

       ขั้นตอนการดำเนินงานให้เหมาะสมจะพิจารณาผลที่ได้จากการตรวจสอบซึ่งมีอยู่ 2 กรณีคือผลที่เกิดขึ้นเป็นไปตามแผนที่วางไว้หรือไม่เป็นตามแผนที่ว่างไว้หากเป็นกรณีแรกก็ให้นำแนวทางหรือกระบวนการปฏิบัตินั้นมาจัดทำให้เป็นมาตรฐานพร้อมทั้งหาวิธีการที่จะปรับปรุงให้ดียิ่งขึ้นไปอีกซึ่งอาจหมายถึงสามารถบรรลุเป้าหมายได้เร็วกว่าเดิมหรือเสียค่าใช้จ่ายน้อยกว่าเติมหรือทำให้คุณภาพดียิ่งขึ้นแต่ถ้าหากเป็นกรณีที่สองคือคนที่ได้ไม่บรรลุตามวัตถุประสงค์ตามแผนที่วางไว้ควรนำข้อมูลที่รวบรวมไว้มาวิเคราะห์และพิจารณาว่าควรจะดำเนินการอย่างไรเช่นมองหาทางเลือกใหม่ น่าจะเป็นไปได้ใช้ความพยายามให้มากขึ้นกว่าเดิมขอความช่วยเหลือจากผู้รู้หรือเปลี่ยนเป้าหมายใหม่เป็นต้นในกระบวนการทำงานมันต้องมีปัญหาเกิดขึ้นในระหว่างทำงานไม่มากก็น้อย จึงต้องมีวิธีการแก้ไขปัญหาปรับปรุงให้งานดีขึ้น เช่น ในระหว่างการทำงานก็เจอปัญหา

                 - เมื่อมีการแก้ไขรายละเอียดของผู้ยื่นคำร้องจะต้องเร่งรัดดำเนินการให้อยู่ในกรอบและห้วงเวลาที่เหมาะสมเพื่อเป็นการดำเนินการตาม พระราชบัญญัติอำนวยความสะดวกในการพิจารณาอนุญาตของราชการ พ.ศ. 2558

ทฤษฎี SWOT

       "SWOT" มาจากตัวอักษรย่อของคำ คำคือ Srength (จุดแข็ง) eaknesses (จุดอ่อน)Opportuniies (โอกาส), Threats (อุปสรรค) SWOT คือ เทคนิคการวิเคราะห์ทางการตลาดของบริษัทตัวเองเพื่อสร้างความได้เปรียบทางการตลาด SWOT ถูกใช้งานอย่างแพร่หลายครั้งแรกที่มหาวิทยาลัย Harvard ในสหรัฐอเมริกาในทศวรรษที่ 960 เมื่อผู้บริหารบริษัทนำเทคนิก SWOT มาประยุกต์ใช้เพื่อใช้เพิ่มประสิทธิภาพให้กับบริษัท SWOT ได้แสดงผลทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานของบริษัทเพิ่มขึ้นจึงมีการน้ำ SWOT มาใช้อย่างแพร่หลายในหลากหลายธุรกิจจนแพร่หลายไปทั่วโลกอีกเหตุผลหนึ่งที่ SWOT ได้รับความนิยมไปทั่วโลก และยังนิยมมาจนถึงทุกวันนี้คือ SWOT นั้นสามารถประยุกต์ใช้ได้กับธุรกิจทุกประเภท แม้กระทั่งทุกวันนี้ในยุลที่ทุกอย่างถูกนำเข้า สู่ระบบออนไลน์ SWOT ก็สามารถนำมาใช้ได้กับธุรกิจออนไลน์ได้ รวมถึงมีบรรดาผู้ผลิต Sofiware ผลิต Apication ออกมาเพื่อช่วยให้การใช้งานเทคนิค SWOT ทำได้ง่ายมากขึ้น

                 1. Strengtis จุดแข็ง

                 2. Weakresses จุดอ่อน

                 3. Opporuites โอกาส

                 4. Threats อุปสรรค

การวิเคราะห์ SWOT การฝึกประสบการณ์วิชาชีพใน9นเอง

       จากการฝึกประสบการณ์วิชาชีพทำให้ได้รู้จุดแข็ง จุดอ่อน โอกาส และอุปสรรค ต่างๆที่เกิด

จากการฝึกประสบการณ์ ซึ่งมีรายละเอียด ดังนี้

       1. จุดแข็ง (Strengths : S) หมายถึง จุดเด่นหรือจุดแข็งในตัวนักศึกษา ความรู้ความสามารถ ที่แสดงออกมาโคนเด่น ซึ่งก็มีดังนี้

                 1.1. มีความเข้าใจในกระบวนการทำงานได้เร็ว

                 1.2 มีความตั้งใจในการทำงานและรับผิดชอบงานที่ได้รับหมอบหมายได้เป็นอย่างดี

                 1.3. มีวิธีการทำงานที่สามารถพัฒนาได้ เช่น ปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่ยุ่งยากและหลายขั้นตอนให้ทำงานง่ายขึ้นและถูกต้อง

                 1.4 ความขยัน มีความอดทนในการทำงานที่สูง

       ๒. จุดอ่อน (Weaknesses : W) หมายถึง จุดด้อยหรือจุดอ่อน อาจจะเป็นปัญหาหรือ ข้อบกพร่องในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ทำให้งานเกิดความล้าช้าได้ ซึ่งควรหาวิธีแก้ไขจุดอ่อน นี้เพื่อจะได้เป็นประโยชน์ในการทำงาน

                 2.1 ช้าในเรื่องดำเนินงาน

                 2.2 กลัวไม่กล้าที่จะถามในเรื่องที่สงสัยในกระบวนการทำงาน

                 2.3 เฉื่อยชาไม่กล้าคัดสินใจ

                 2..4 การที่ยังไม่รู้จักวิธีใช้โปรแกรมในการทำงานที่ละเอียดมากพอ

       3. โอกาส (Oportuites: O) หมายถึง โอกาสที่ได้รับในการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ

                 3.1 ครอบครัวให้การสนับสนุนและเข้าใจเป็นอย่างดี

                 3.2 ได้เรียนรู้สังคมใหม่จากสถานที่ฝึกประสบการณ์วิชาชีพ ผู้คนและสถานที่ต่าง ๆ

                 3.3 ได้รับความช่วยเหลือจากบุคลต่างๆในการปฏิบัติงานเป็นอย่างดี

       4. อุปสรรค (Threats : T) หมายถึง อุปสรรคที่มีผลต่อการฝึกประสบการณ์วิชาชีพ

             4.1 เก็บเอาคำพูดคนอื่นมเกิดมากจนทำให้รู้สึกขาดความมั่นในเหมือนมีปมด้อย

                 4.2 เทคโนโลยีที่พัฒนาเร็วทำให้เกิดความสับสนในกระบวบการทำงาน