1. Шрифт і оформлення. Уникайте у листі занадто помітних і химерних шрифтів. Текст листа пишеться одним шрифтом, розміром і кольором. Виключення може скласти тільки підпис. Як формат листів за замовчуванням має бути встановлений формат Text plain.
2. Звернення. Лист повинен обов'язково починатися із звернення до людини:
Іван, -(якщо ви добре знайомі і знаходитеся в досить близьких стосунках)
Здрастуйте, Іван -(якщо ви знайомі, але в стосунках дотримуєте певну дистанцію
Здрастуйте/Шанований, Іван Олексійович -(якщо ви дотримуєте субординацію)
Здрастуйте -(якщо ви не знаєте одержувача)
Тест листа повинен розташовуватися через один рядок від звернення.
3. Вкладення. Не вставляйте в листи вкладення великого розміру, якщо не переконані, що одержувач зможе їх отримати. У разі необхідності стискуйте файли архіватором. У листі обов'язково має бути згадка про те що в нім знаходиться вкладення і що це за вкладення.
Стискуючи архіватором або відправляючи вкладення в рідкісному форматі (psd, vsd, prj або ін.) ви повинні переконатися, що одержувач зможе його відкрити інакше уточнити в якому форматі його зручніше прислати.
4. Жаргонні вирази. У листах не повинно бути жаргонних виразів. В перших це не красиво виглядає, а в других не кожен одержувач може їх зрозуміти.
5. Тема. Не відправляйте листів без теми. Усі листи повинні обов'язково містити тему. Поле повинно бути заповнено якомога інофрмативніше. Не варто в цьому полі писати «Лист», «Важливо» і т.д. Повідомлення із великим вмістом знаків окликів люблять використовувати спамери, тому таке повідомлення може помилково видалитись користувачем.
6. Розрізняйте різницю між полями "Кому" ("To") і "Копія" ("CC"). Як правило, чим більшому числу людей ви посилаєте електронний лист, тим менше вірогідність того, що хоч би один з одержувачів дасть відповідь. У полі "Кому слід включати адреси людей, від яких ви чекаєте прочитання листа і виконання подальших дій. Поле "Копія" ("CC") слід використовувати обережно, включаючи в нього адреси тих, хто повинен взяти до уваги інформацію, що міститься в листі. Графу "Сліпа копія" ("BCC") використовуйте ще рідше. Адреси, що містяться в ній, будуть не видні іншим одержувачам.
7. Будьте короткі і не відхиляйтеся від теми. У першу чергу пишіть про найголовніше, потім повідомите про необхідні деталі. На початку ясно вкажіть мету свого листа. Немає нічого гіршого для одержувача, ніж довго учитуватися в зміст, щоб дійти до суті. Найімовірніше, ваш лист пропустять, а потім і зовсім забудуть про нього.
8. Не зловживайте опцією "Відповісти усім" ("Reply to All"). Перш ніж натиснути "Відповісти усім", подумайте, чи мають потребу вони в цій інформації.
9. Не зловживайте позначкою "високий пріоритет" ("high priority").
Більшість поштових програм дозволяють встановлювати пріоритетність вашого листа. Позначкою "високий пріоритет" слід користуватися тільки для дійсно термінових повідомлень. Якщо ви використовуєте її для усіх листів, вас надалі просто ігноруватимуть.
10. Не пишіть листа тільки ЗАГОЛОВНИМИ СИМВОЛАМИ. Це електронний еквівалент крику. До того ж ЗАГОЛОВНІ СИМВОЛИ важче прочитати.
11. Пам'ятаєте про те, що робоча електронна скринька не призначена для особистого листування. На нього не поширюється захист приватного листування. Будь-який адміністратор з достатніми правами доступу може перевірити ваше листування на сервері компанії.
12. Використовуйте перевірку граматики. Якщо ви безграмотно пишете листи, використовую неправильні обороти, невірно розставляєте розділові знаки, це неодмінно відбивається на вас і на нашій компанії. Друкарські помилки і помилки можна пробачити, але їх легко і виправити. Переконаєтеся, що у вас включена перевірка орфографії.
13. Кількість електронних адрес. Адреса електронної пошти має бути однією. В крайньому випадку дві – особиста і робоча, що виправдано, якщо робоча адреса час від часу міняється. При наявності багатьох адрес електронної пошти, користувач буде переглядати їх досить рідко і листи будуть доходити із затримкою або не доходитимуть зовсім.
З іншого боку, якщо ви будете вказувати декілька електронних адрес, кореспонденти будуть надсилати вам один і той же лист на всі адреси. Старі адреси краще ліквідовувати (анулювати), щоб не вводити нікого в оману.
14. Адресна книга. Користуйтеся адресною книгою. Це не тільки зручно, але і знизить вірогідність відправки повідомлення не тому користувачу. Забезпечити себе від помилки при наборі адреси електронної пошти дуже просто – зберігаєте електронні адреси усіх своїх кореспондентів в адресній книзі програми електронної пошти.
15. Підпис. У кінці листа обов'язково повинна міститися підпис. Підпис повинен розташовувати через 2-3 рядки після закінчення основного тексту листа.
Підпис має бути розділений на декілька блоків:
1.П.І.Б., Посада, Організація
Одержувач листа повинен знати і бачити від кого йому прийшов лист, оскільки адреса електронної пошти не завжди про говорить про те з ким йде листування і які питання можна з ним вирішувати.
16. Контактні дані, адреса, телефон, факс
Після отримання листа може виникнути необхідність передзвонити або відправити факс, не потрібно людей примушувати відправляти лист з проханням відправити їм телефон.
Питання для перевірки:
Перерахуйте основні правила електронного листування.
Чому не варто створювати багато електронних адрес?
Що ви розумієте під поняттям «спам»?
Яка відмінність між полями «Кому», «Копія» та «Сліпа копія»?
В яких випадках використовуються атрибути важливості?
Які правила пересилки файлів великого розміру ви знаєте?
Для чого призначені протоколи POP3 та SMTP?
Що таке адресна книга?
Для чого адреси заносяться до адресної книги?
Для чого створюються групи контактів?
Чи можна з листами відправляти файли?
Для чого створюють обліковий запис в Інтернеті?
Що таке адресна книга?
Що таке «спам»? Як з ним боротися?
ДО ЗМІСТУ