Макроси в Microsoft Office Word

1. Поняття макросу

Незалежно від операційної системи і програм користувач часто виконує одні і ті ж послідовності команд для багатьох рутинних завдань. Замість повторення послідовності команд кожного разу, коли необхідно виконати певне завдання, можна створити макрос, який виконуватиме цю послідовність.

Записані макрорекордером послідовності команд спочатку називалися макрокомандами. Зараз цей термін скоротився до простішого слова – макрос. Стосовно інформатики і програмних застосувань під словом макрос завжди мається на увазі макрокоманда.

Макрос – програмний засіб, призначений для автоматичного виконання одних і тих же дій за заздалегідь заданим алгоритмом.

Типове застосування макросів:

• для прискорення операцій редагування або форматування;

• для об’єднання кількох команд, наприклад, для вставлення таблиці з заданими розмірами і межами та певною кількістю рядків і стовпців;

• для полегшення доступу до параметрів у діалогових вікнах;

• для автоматизації виконання завдань.

Можна використати засіб для записування макросів, щоб записати послідовність дій, або створити макрос, ввівши команди Visual Basic for Applications (VBA).

У програмуванні макросом називають таку абстракцію, коли усі випадки появи у документі тексту, що підпадає під заданий шаблон, модифікуються за заданими правилами. Інтерпретатор або компілятор автоматично змінює такі частини тексту коли на них натрапляє. Призначення макросів полягає або в автоматизації часто вживаних послідовностей дій чи команд, або у сильнішому абстрагуванні дій/команд.

Макроси, окрім зручності, мають і інші переваги. Оскільки комп'ютери більше пристосовані для виконання завдань, що повторюються, ніж люди, запис макросу підвищує точність і швидкість роботи. Іншою перевагою використання макросів є те, що при їх виконанні зазвичай немає необхідності у присутності оператора.

Макрорекордер (чи просто "рекордер") записує усі дії користувача, включаючи помилки і неправильні запуски. Коли програма відтворює макрос, вона виконує кожну записану рекордером команду точно в такій послідовності, в якій вона виконувалася під час запису. Перші макроси мали серйозний недолік. Якщо під час запису довгої послідовності дій припустилася помилки, то єдиною можливістю видалити цю помилку являвся повторний запис макросу. Крім того, якщо потрібно було внести невелику зміну до макросу, то також доводилося перезаписувати усі дії. Перезапис довгого макросу часто призводив до додаткових помилок у новому записі. З цих причин розробники програмного забезпечення додали макрорекордерам можливість редагування макросів, щоб можна було легко виправляти помилки або вносити інші зміни до макросу без його повного перезапису. Кожен макрос записаний у Visual Basic for Applications (VBA).

Користувачі самі мають можливість створювати макроси, виходячи зі своїх потреб і характеру завдань. Створений макрос можна використовувати багаторазово.

MS Office пропонує два способи створення макросів:

1. введення тексту макропрограми (процедури VBA) у редакторі VBA.

2. застосування вбудованого в додаток MS Office засобу запису.

Автоматичне створення макросів здійснюється подібно до звичайного аудіозапису на пристрій, але замість звуку фіксуються натиснення клавіш і дії миші.

Послідовність дій при записі макросу: включити запис, здійснити усі операції, які повинен буде виконувати макрос, і зупинити запис. При записі автоматично генерується текст макропрограми – процедура VBA. У ході запису необхідно уникати зайвих дій, щоб макрос не містив непотрібних команд.

Заздалегідь макросу необхідно дати унікальне ім'я, опис (необов'язково) і вказати параметри збереження.

Параметри збереження бувають:

• збереження макросу в поточному документі (у інших він буде недоступний).

• збереження макросу у власній бібліотеці макросів або шаблоні (стане доступний для усіх файлів у цьому додатку).

Бібліотека макросів може бути перенесена на інший комп'ютер і підключена до відповідного додатка MS Office, а макрос, збережений у файлі, копіюється і переноситься разом з ним.

Для запуску створеного макросу можна:

1. винести кнопку на панель швидкого доступу;

2. призначити комбінацію клавіш.

2. Стандартні макроси Word

У Microsoft Office Word 2007 є стандартні засоби автоматизації – це Стилі, Автоматичний зміст, Нумерація сторінок.

За допомогою макросу Стиль (рис.1) тексту задається: тип шрифту, розмір шрифту, положення тексту на сторінці, напівжирний чи курсив, розмір міжрядкового інтервалу, колір. Кількість їх різниться, але основними є різного типу заголовки, посилання, цитата. Також засіб надає можливість створення власних стилів форматування.

Макрос Зміст автоматично створює зміст документу, орієнтуючись на стилі заголовків і визначає їх положення на сторінці.

Макрос Нумерація сторінок ставить номер сторінки на кожній сторінці документу.  При цьому виставити нумерацію можна згори сторінки, внизу  та на полях сторінки. 

3. Ввімкнення макросів

Для роботи з макросами у Office Word потрібно відобразити вкладку Розробник:

1.    Натисніть кнопку Microsoft Office  і натисніть кнопку Параметри Word (рис.2).

2.    Виберіть меню Центр управління безпекою (рис.3).

3.    У розділі Основні параметри роботи з Word установіть прапорець поруч із пунктом Відображати вкладку «Розробник» на стрічці.

Вибрати потрібні параметри:

• Відключити усі макроси без повідомлення. Вибирають при відсутності довіри до макросів. У результаті відключаються усі макроси в документах і пов'язані з ними сповіщення системи безпеки.

• Відключити усі макроси з повідомленням. Цей параметр встановлений за замовчуванням. Обирають, якщо треба відключити макроси, але при їх наявності необхідно отримувати сповіщення системи безпеки. Це дозволить включати макроси тільки у випадках, коли це потрібно.

• Відключити усі макроси, окрім макросів з цифровим підписом. Цей параметр ідентичний параметру Відключити усі макроси з повідомленням, за винятком того, що за наявності цифрового підпису надійного видавця макрос запускається тільки у випадку, якщо цей видавець вже внесений до списку надійних. Якщо видавець не внесений до цього списку, з'явиться повідомлення. Таким чином, можна вибрати потрібний варіант: включити макрос, що містить цифровий підпис або занести видавця в список надійних. Усі макроси, що не містять цифрового підпису, відключаються без повідомлення;

• Включити усі макроси (не рекомендується, можливий запуск небезпечної програми). Цей параметр дозволяє виконання усіх макросів. Комп'ютер стає уразливим для потенційно небезпечного коду, тому використовувати цей параметр не рекомендується.

• Довіряти доступ до об'єктної моделі проектів VBA. Цей параметр призначений для розробників і дозволяє заблокувати або дозволити програмний доступ до об'єктної моделі VBA. Тобто, він дозволяє захистити код, створений для автоматизації програм MS Office та програмного управління середовищем Microsoft Visual Basic для додатків (VBA) і об'єктною моделлю. Цей параметр можна встановити для окремого користувача або додатка. За замовчуванням доступ заборонений. 

4. Запис макросу в Microsoft Office Word

Найпростіший спосіб створити макрос – скористатися засобом запису макросів. Для цього треба запустити засіб запису і виконати операції, які потрібно автоматизувати. Засіб запису переведе усі дії у відповідні оператори VBA. Результат запису буде збережений в модулі.

Для запису макросу виконуються наступні дії:

1. відкриття і підготовка додатку, в якому буде створюватися макрос;

2. оберіть команду меню Вид → Макроси → Почати запис. На екрані з'явиться діалогове вікно Запис макросу (рис.4 ).

3. У полі Ім'я макросу за умовчанням пропонується стандартне ім'я макросу (таке як Макрос1), але рекомендують обирати ім’я, що характеризувало б функції макросу. Є певні обмеження на імена макросів:

• ім'я не може складатися більш ніж з 255 символів.

• першим символом в імені має бути буква або символ підкреслення.

• в іменах не допускається використання крапок і пробілів.

У полі "Опис" можна ввести опис макросу.

4. На панелі внизу з’явиться значок касети який означає запис макросу, а також відобразиться панель інструментів Зупинити запис і Пауза.

Виконаєте дії, які треба записати в макросі. Оскільки засіб запису записує усі дії (окрім клацань на кнопках, розташованих на панелі інструментів Зупинити запис), потрібно бути уважним і не виконувати зайвих дій під час запису макросу.

5. Після виконання потрібних дій, виконайте команду Вид → Макроси → Зупинити запис.

Поради щодо запису макросів:

• перед записом макросу заплануйте заздалегідь кроки і команди, які він буде виконувати;

• якщо під час запису буде допущено помилку, то в макросі також запишуться усі виправлення. Непотрібні інструкції можна буде видалити пізніше редагуванням макросу;

• намагайтеся передбачити всі повідомлення Microsoft Word, які можуть призупинити дії макросу або спрямувати його неправильним шляхом;

• перед використанням макросу, який було записано для іншого документа, переконайтесь, що він не залежить від вмісту цього документа;

• якщо макрос використовується часто, призначте йому кнопку панелі інструментів, команду меню або сполучення клавіш. Це дасть змогу швидко викликати макрос без відкриття діалогового вікна Макроси. 

5. Запуск макросу 

Для того, що б запустити макрос на виконання потрібно виконати наступну послідовність дій:

1. На вкладці Розробник в групі Код натиснути кнопку Макроси.

2. У полі Ім'я макросу обрати ім'я макросу, який треба виконати (рис.5).

3. Натиснути кнопку Виконати.

Щоб додати на панель швидкого доступу кнопку для запуску макросу, необхідно виконати наступні дії:

1. Викликати контекстне меню на Панелі швидкого доступу.

2. Вибрати пункт Налаштування панелі швидкого доступу (рис.6).

3. Із списку Вибрати команди обрати елемент Макроси.

4. Вибрати в списку потрібний макрос і натиснути кнопку Додати.

5. Можна змінити зображення на кнопці макросу із поля Символ (рис.7).

6. Можна змінити ім'я макросу, яке відображається при наведенні покажчика миші на кнопку, за допомогою поля Відображене ім’я.

7. Натиснути кнопку ОК – кнопка макросу буде додана на панель швидкого доступу. 

6. Видалення макросу 

Діалогове вікно Макрос містить список макросів поточного документу. Після вибору макросу, який передбачається видалити, натиснути кнопку Видалити (рис.5) 

7. Редагування макросу 

Щоб відредагувати макрос потрібно обрати команду Вид → Макроси, обираємо потрібний макрос та натискаємо Змінити. Відкривається вікно редагування макросу (рис.8).

У цьому вікні можна редагувати макрос, але для цього потрібні знання мови Visual Basic for Applications (VBA).

ПРИКЛАД: Вилучити зайві пробіли в документі.

1.  Активізувати команду запису макросу.

2.  У діалоговому вікні Запис макросу ввести ім'я макросу (наприклад, Зайві_Пробіли).

3.  У графі Макрос доступний для вибрати Для усіх документів.

4.  У полі Опис коротко вказати, для чого призначений макрос.

5.  Натиснути кнопку Призначити макрос клавішам. Вказати комбінацію (наприклад. Ctrl + Alt + Пробіл) і натиснути Призначити.

Запис макросу почався (про що свідчить типовий значок поряд з курсором).

6.  На вкладці Головна викликати діалогове вікно Знайти і замінити. У вікні Знайти і замінити в полі Знайти ввести два пробіли. У полі Замінити на поставити один пробіл.

7.  Натиснути на кнопку Більше для вказівки особливих параметрів пошуку. Вказати напрям пошуку Всюди і зняти позначення з усіх опцій, крім Підстановлювальні знаки. Натискати кнопку Замінити усе доти, доки не з'явиться повідомлення про те, що здійснено нуль замін.

8. Зупинити запис макросу: натиснути Вид → Макроси → Зупинити запис.

Макрос записаний. Тепер при натисненні комбінації клавіш Ctrl+Alt+Пробіл з поточного документу автоматично віддалятимуться зайві пробіли.

Увага! При записі макросу можна використовувати мишку для вибору команд і параметрів, але не для виділення тексту. Для виділення тексту необхідно використовувати клавіатуру.

Питання для перевірки:

1. Що таке макрос?

2. Перерахуєте способи створення макросів.

3. Для чого використовуються макроси в MS Word?

4. Які вимоги пред'являються до імені макросу?

5. Як записати макрос?

6. Як призначити макрос кнопці?

7. Як призначити макросу поєднання клавіш?

8. Перерахуєте способи запуску макросу.

9. Як видалити макрос?

10. Перерахуєте параметри макросів, які можна задати в центрі управління безпекою.

1. Баглай Р.Є. Обчислювальна техніка та програмування [фондові лекції] / Баглай  Р.Є. (електронний підручник у форматі pdf).

2. Войтюшенко Н. М., Інформатика і комп’ютерна техніка: навч. пос. [для сутд. вищ. навч. закл.]/ Н.М. Войтюшенко, А.І.Остапець. – К.: Центр учбової літератури, 2009. – 564 с. (електронний підручник у форматі pdf).

3. Нужний Є.М. Інструментальні засоби електронного офісу [навіч. посіб.] / Є. М. Нужний, І.В. Клименко, І.В. Клименко, О.О. Акімов. – К.: «Центр учбової літератури», 2016. – 296 с.

4. Співаковський О.В. Інформаційні технології в юридичній діяльності: базовий курс: [навчальний посібник]. / О.В.Співаковський, М.І. Шерман, В.М. Стратонов, В.В. Лапінський – Херсон: ХДУ, 2012. – 220 с. +

5. Microsoft Office 2010. Офіційний довідник користувача. (електронний варіант, формат pdf)