Este manual tiene como objetivo servir de guía al líder de proyecto de consultoría en Azaí Consultores. Antes de empezar, es importante aclarar que toda la información contenida en esta guía es de uso interno del equipo.
También puedes consultar este manual en versión PDF
Lina Tangarife - Generente General
Cualquier duda o pregunta puedes escribir a:
Oscar Carvajal - Área Administrativa
El líder del proyecto, es el representante de la empresa ante el cliente, es el canal de comunicación directo que permite que la ejecución del proceso se realice de manera fluida y eficiente. Además, es el responsable de la optimización de los recursos y de garantizar la mejor utilización de los mismos en la implementación.
Por lo anterior, es importante que como líder tengas en cuenta:
Es necesario hacer una prueba para garantizar que cualquier solicitud que realice alguien del equipo, tenga como punto de control la autorización que llega al correo del líder del proyecto.
El líder del proyecto es aquella persona que gestiona la relación con el cliente. Tiene responsabilidades de tipo programático y administrativo. Es muy importante que el líder de proyecto esté en constante comunicación con la Gerencia General, el Profesional Administrativo y el Área de Desarrollo de Negocios(BizDev) para entender el alcance del proceso.
El líder recibe el proyecto de BizDev, que gestiona la propuesta y el cierre del negocio con el cliente. Esta recepción del proyecto se da en el marco de una reunión de Kickoff interna, en la que están todos los involucrados para revisar el alcance, cronograma, presupuesto, asignación de equipo y acompañamiento a la implementación y al desarrollo del proyecto. Es responsabilidad del líder convocar, preparar y organizar la agenda de esta reunión. La agenda sugerida para esta reunión es:
Una vez se realiza este encuentro interno, se debe programar con el cliente la reunión de Kickoff externo en donde se hace un ejercicio similar. Es necesario preparar una presentación que incluya haga un recorrido por las fases del proyecto aprobado y, así, construir acuerdos comunes para facilitar la ejecución del mismo. La agenda sugerida para esta reunión es:
Esta reunión con el cliente tiene como producto el “Documento de calidad”, que es un acta en el que quedan consignados los acuerdos, puntos relevantes y aspectos a tener en cuenta en la implementación del proyecto. En especial se sugiere tener claridad sobre aquellas personas involucradas en algunos procesos, con el fin de facilitar la comunicación, la toma de decisiones y la resolución de conflictos en el proyecto.
El líder del proyecto es quien estará en constante comunicación con el cliente. Es el primer contacto para recibir solicitudes, quejas y reclamos y, por tanto, es responsabilidad del líder poder comunicar a la Gerencia o a quien corresponda del equipo, cambios o ajustes que tenga el proyecto durante su ejecución.
El profesional Administrativo entregará un presupuesto inicial en la reunión de Kickoff interna, con los rubros y categorías presupuestales. Se le dará al líder del proyecto un informe, en los primeros 10 días del mes, con la ejecución del mismo para facilitar la gestión del proyecto y la asignación presupuestal. Para poder realizar ajustes en la asignación de rubros, montos o categorías, se debe solicitar autorización a la Gerencia y al Área Administrativa.
Para realizar solicitudes de compras, anticipos y programar viajes, existe la sección de trámites en la Intranet. De esta forma podrás pedir lo necesario para garantizar la óptima ejecución del proyecto.
Cualquier solicitud adicional se puede remitir al correo del Área Administrativa: admin@azai.co
El líder del proyecto tiene como principal medio de comunicación el correo electrónico, sin embargo también tendrá a su disposición un grupo con los miembros del proyecto en el chat empresarial de la Suite de Google. Adicional a esto, tiene herramientas para realizar reuniones virtuales como lo son GoToMeeting y Google meet.
*solicitar accesos e instrucciones de uso al Área Administrativa.
Para hacer seguimiento programático el líder del proyecto deberá usar Asana, herramienta que permite traspasar el cronograma a la herramienta, asignar responsables, adjuntar documentos y generar conversaciones sobre el proyecto. El uso de esta herramienta es obligatoria y en ella debe reposar toda la documentación del proyecto.
Se llevan a cabo reuniones con Gerencia y el Área Administrativa de seguimiento programático y administrativo según se defina en la reunión de Kickoff interna.
El líder de proyecto debe informar a la Gerencia General y al Área Administrativa cualquiera de los casos que se enuncian a continuación:
Cambios de cronograma de más de 15 días respecto al cronograma aprobado por el cliente.
Reasignación presupuestal o pagos a rubros no contemplados en el presupuesto inicial.
Inversiones en personal no contempladas para la ejecución del proyecto.
El proyecto no debería tener demoras en cronograma, por esto es fundamental que el líder tenga controlada la ejecución de actividades y se apoye de Asana y del asistente de investigación.
