Flytte data til Google

Hva er beste praksis for å flytte data til Google?

På denne nettsiden vil du finne relevant informasjon for følgende:

  • Hvordan flytte egne personlige data fra F:, og eventuelt C:, til Google.
  • Hvordan skal enheten flytte sine data fra K: og G: områder til Team-disk. Merk: G-området er ikke et område som vil forsvinne med det første. Alle ansatte i askerskolen vil få muligheter til å jobbe fullt i team-disker.
  • Enkel risikovurdering man bør lese gjennom og å ha reflektert rundt på enheten.
  • Litt om hva du og enheten bør tenke på rundt behandling av personopplysninger før data flyttes.

Hva må gjøres før man flytter data til Google?

Gå gjennom det som ligger på K: og G: (eventuelt C:)

  • Slett det dere ikke lenger trenger å ta vare på digitalt, og som heller ikke er arkivverdig. Arkivverdig materiale arkiveres i henhold til gjeldende rutiner ved enheten (ESA) og slettes så på lagringsområdet.
  • Sensitiv personopplysninger skal IKKE flyttes til Google løsningen. Slike opplysninger skal heller ikke lagres på K:, G: eller F: området, men flyttes til relevant fagsystem, sikret sone eller slettes permanent fra det gamle lagringsområdet før flyttingen. Før flyttingen les denne siden som beskriver forskjellene mellom personinformasjon og sensitiv personinformasjon.+

Verdt å merke seg vedrørende K/G: området

  • K/G: området vil inneholde enkelte mapper kun synlig for enhetsleder/ledelse ved enheten. Disse må ivaretas av enhetsleder/ledelse under flyttingen, og man bør da opprette en egen teamdisk for ledelsen ved enheten for å fortsatt ha mapper som kun er synlig for ledelse.
  • K/G: området vil ha mapper man IKKE kan slette. Disse er opprettet basert på database-struktur i bakkant. Her flytter man bare data som ligger der, så vil mappene slettes sentralt.

Hvordan flytter personlige data fra F: til "Min Disk"

Du kan enkelt både flytte hele mapper og dokumenter (Fra PC/MAC) over til Google disk ved å trykke "Ny" og velge mappe eller filopplasting i Google Disk. Noen ting som er greit å tenke over på forhånd:

  1. Sørg for at du har justert innstillingene slik at dokumentene formateres til Google-format når du overfører filene. Vil du flytte dokumenter uten at de konverteres til Google-format trenger du ikke endre innstillingene.
  2. Planlegg og lag en god mappestruktur og organisere filer som skal overføres til skyen. Det vil lette flyttingen fra F:
  3. Sørg for at du har sett over hvilke dokumenter som overføres og at disse følger retningslinjene for hva som kan lagres på Google disk.

Hvordan skal enheten flytte dokumenter som ligger på G: eller K: til Team-disker?

Før flyttingen fra G: og K: området starter forutsettes det at enheten har ryddet og behandlet filer i henhold gjeldende rutiner for behandling av personinformasjon.

Det er også ønskelig at alle enheter gjør en egen enkel risiko og sårbarhetsanalyse (ROS) før man flytter enhetens data. Dette kan enkelt gjøres ved å svare og drøfte punktene her.

Beste praksis for bruk av Team-disker

Vi anbefaler å flytte enhetens data på G: og K: til Team-disker, og altså ikke benytte "Min disk" til enhetsdata. Dette for å sørge for at det er teamet/enheten og ikke enkeltpersoner som eier data tilhørende enheten. Beskrivelse av hva Team-disker er, og hvordan den benyttes, finner du under punktet her.

Selve hovedknappen Team-disk kan sees på som det som gamle K: eller G:

Det som i dag ligger på K: og G: - området bør brytes opp i ulike Team-disker i henhold til beste praksis. For få en innføring i Team-disker og hva beste praksis i bruk er, gå til denne siden.

Enheten må selv oppnevne en person/gruppe som tar seg av flyttingen og får ansvar for de felles Team-diskene.

  1. Last opp de mappene som ligger under G: og K: på egne Team-disker i henhold til beste praksis. Vi anbefaler å skru på automatisk konvertering av filer når det er filer det skal jobbes videre i (se video over). Filer det ikke skal jobbes videre i, men som skal flyttes for å ivareta historikk, anbefaler vi å laste opp i opprinnelig format.
  2. Del diskene med enheten eller enkeltpersoner som skal ha tilgang.
  3. Gi "Full tilgang" kun til enkeltpersoner som skal være med og adminstrere enhetens diskområder.