תפיסת ההתערבות מבוססת על 4 שלבי התערבות, כאשר בכל שלב שני צמתי עבודה.
בשלב ראשון מושם דגש על למידה והכרת המצב הקיים – חברי הצוות ממפים את המרחב החינוכי על השותפים השונים, ואחר כך יוצרים תמונה חינוכית הכוללת תוצאות, השקעות בתחומים שונים ופערים מרכזיים.
בשלב השני מפתחים חלופות ובוחרים בחלופה המועדפת. בשלב זה מרחיבים את מעגל השותפים, ולאחריו מגדירים סדרי עדיפויות על בסיס מיפוי הצרכים בתחומים השונים – לימודי, ערכים ואקלים, התמדה ונשירה, צוות חינוכי, הגיל הרך וצרכים מיוחדים.
בשלב השלישי מעמיקים בחלופה הנבחרת ומפתחים תוכניות ליישום. בשלב זה מגבשים כיווני פעולה יישוביים ומציגים למחוז תוכנית אסטרטגית.
השלב הרביעי והאחרון הוא ליווי היישום וההטמעה, במסגרתו מתכננים את היישום ומבצעים בקרה על היישום.
חשוב לציין, בכל שלבי התהליך עובדים חברי הצוות באופן שיטתי ונחשפים למגוון כלי עזר, שידייקו את עבודתם גם בתהליך האסטרטגי , אך גם בתפקידיהם האחרים.