Upgradeberichten‎ > ‎

UPDATE 013 (23/9/2016)

Geplaatst 23 sep. 2016 09:23 door Parcours vzw   [ 29 sep. 2016 07:24 bijgewerkt ]
  • Organisaties verantwoordelijk maken voor een inschrijving en op de juiste relatie syncen met Exact

    Het gaat om een organisatie die een inschrijving van een persoon zal betalen. Je kon nu al facturen van inschrijvingen maken op naam van de organisatie, maar in Exact Online was de relatie die gekoppeld was aan de inschrijving nog steeds een individuele persoon en niet een organisatie.
    Als je wilt dat de boeking in Exact ook op naam van de organisatie komt te staan, is er nu de checkbox 'organisatie is verantwoordelijk'. De SuperUser moet die wel op de gewenste plaats slepen op de pagina-layout van de inschrijving. In de moederorg is dat onder de naam van de verantwoordelijke persoon.
    Opgelet, de persoon moet dus wel degelijk gekoppeld zijn aan een andere account dan 'geen organisatie' in Salesforce. Anders krijg je een foutmelding. Bovendien kan je die checkbox niet meer aanvinken als er al een betaling gebeurd is. Bv Persoon schrijft zich in, betaalt en wil later een factuur op naam van de organisatie. Dat gaat niet omdat herkoppeling van de inschrijving aan een andere relatie in Exact Online er voor zorgt dat de koppeling tussen betaling en factuur verloren gaat. En dat willen we niet. Als ze dan nog een factuur willen, is het te laat, dan is het op de naam van de persoon. Wie dat dus wil vermijden, zal ervoor moeten ijveren om dit aan de websitekant ook in orde te laten maken dat dat bij inschrijving al geweten is.
     
    Er is een werkstroom met taak gekoppeld aan deze nieuwe functionaliteit zodat de aanmaak van de factuur niet vergeten wordt. Die is niet geactiveerd omdat niet alle centra op dezelfde manier werken. Als iemand anders dan de inschrijver de factuur maakt, dan activeer je best de workflow. Dan krijgt de persoon van de boekhouding (als je die selecteert) de opdracht om deze inschrijving met organisatie als verantwoordelijke te factureren.
    Als je de checkbox al hebt aangevinkt bij een inschrijving die te verwerken is:  Wat gebeurt er dan met de bevestigingsmail/het betalingsverzoek? Daar is een nieuwe workflow voor. Als je 'geen betalingsverzoek mailen' niet aanvinkt, dan wordt er een mail gestuurd naar zowel de verantwoordelijke persoon als naar een persoon die je aanduidt als verantwoordelijk voor de facturatie binnen een organisatie. Good practice is dus om altijd te vragen naar wie de factuur moet krijgen en die contact dan voor eens en altijd aan te duiden op de account zelf. Die laatste selecteer je bij de organisatie zelf, daar is een nieuwe veld voor. Stel, dat veld is niet ingevuld, dan gaat de mail enkel naar de verantwoordelijke persoon. De mail ziet er anders uit en verwijst naar de factuur, maar geeft ook de betalingsgegevens al mee.
    De rappels zijn van toepassing als je dat niet uitzet. Dan zijn dat reminders voor de verantwoordelijke persoon, die dat dan aan de juiste persoon kan zeggen. Op de factuur staat weliswaar een andere betalingstermijn. Je kan er dus ook voor kiezen de rappels uit te schakelen, door de checkbox van toepassing op inschrijving aan te vinken, zodat die (een tijdje -als je een datum invult-of) nooit een rappel krijgen.

    TO DO superuser: gewenste opties met inschrijvers/boekhouder beslissen en op basis daarvan: nieuw veld 'verantwoordelijke persoon facturatie' op page layout account zetten. Nieuw veld op page layout van registration zetten ('organisatie is verantwoordelijk'). De andere nieuwe velden op registration mogen verborgen blijven, dienen voor de mailtemplates. Workflows bekijken en eventueel (des)activeren. Mailtemplate en task aanpassen.

  • Deleten van facturen.

    In principe ongewenst, want dan mis je een nummer in je facturenreeks, maar in sommige gevallen blijkbaar wel nodig omdat een factuur definitief werd gezet die er niet had mogen zijn. In Exact kon je die dan verwijderen, maar in Salesforce niet.
    Hoe gaat het in z'n werk? 
    Er is nu op verkoopfactuurregels en aankoopfactuurregels een nieuwe checkbox: 'verwijderen toestaan'. Zo kan je een regel dan toch verwijderen als je op de verwijderknop klikt.
    Als je meteen de hele factuur wilt verwijderen: dat kan ook. Er staat daar ook een checkbox en daarmee maak je het mogelijk om in één keer alle lijntjes én de factuur te verwijderen.


    TO DO superuser: verwijderen is ongewenst, enkel in noodgevallen waarbij in Exact een factuur verwijderd is. Afspraken maken over wat te doen als het wel nodig is, facturen verwijderen, en wie dat dan doet.
    Die checkboxen zouden normaal gezien verborgen moeten zijn, maar je kan die tijdelijk op de page layout zetten bij problemen. Of permanent, maar dan liefst bij systeeminfo en enkel editable door bepaalde profielen of permission set. 
    Deze checkboxen bestaan ook op deelnemer en op inschrijving, maar deze mogen NIET op de page layout staan, want de gevolgen voor de sync met Exact kan niet iedereen inschatten die inschrijvingen doet. Enkel voor noodgevallen. Bij facturen gaan we ervan uit dat iemand die facturen boekt goed weet hoe de sync met Exact werkt en dus dat je iets verwijdert dat in Exact daarom niet verwijderd is.


  • Verkoopfacturen gewijzigd en lijntjes toevoegen (ook bij Aankoopfacturen)

    'Verkoopfacturen' is geen Visual Force pagina meer, maar een standaardpagina. Dat heeft voor jullie vooral als voordeel dat je inline kan bewerken, zoals bij de meeste andere objecten, je hoeft niet meer op de knop 'bewerk' klikken om iets aan te passen.
    De lijntjes toevoegen is nu ook minder omslachtig, je kan ze nu allemaal in één keer toevoegen ipv één per één. 
    Bij lijntjes toevoegen op basis van onkosten, staat de filter van de onkosten nu automatisch op de activiteit als je er een gekoppeld hebt aan de factuur.
    Vooruitgang ook op beide soorten facturen: je kan nu de persoon of de organisatie nog veranderen zolang de factuur niet definitief is. Vroeger kon je dat niet, eens aangemaakt.


  • Vereenvoudiging van 'Kopie verkoopfactuur'

    Er is nu geen tussenpagina meer, je maakt meteen de factuur aan. Voor de rest is er niets veranderd aan die functie, dus nog steeds opletten: alles wat je daar aanpast, is alleen op de PDF aangepast, niet in Exact Online. Daar gaan issues 11 en 13 over op Mantis als je meer wilt weten.



  • Onnodige lijntjes bij credit nota verwijderd voor nieuwe credit nota's

    Vroeger was er bij een credit nota van een inschrijving altijd een lijntje per deelnemer, waarbij die op 0 stond als de credit nota niet van toepassing was op die deelnemer. Die lijntjes met 0 zullen er nu in de toekomst niet meer zijn, als je nieuwe creditnota's aanmaakt. Bij de oude blijven de 0-lijntjes wel staan.



  • Expenses (onkosten) bij deleten van lijntjes gebaseerd op onkosten

    Bij deleten van factuur- én contractlijntjes is het van belang dat enkele andere zaken ook ongedaan gemaakt worden op de gerelateerde onkosten. Er staan daar drie checkboxen en die drie worden aangevinkt wanneer je via een contract- of factuurlijntje de onkost gebruikt hebt. Bij verwijderen van die lijntjes, worden die checkboxen vanaf nu terug uitgezet. Het gaat om:
    • Volledig gefactureerde kosten
    • Volledig gecontracteerde kosten 
    • Volledig gecontracteerde kosten (credit)

  • Foutmeldingen dat de limieten overschreden zijn bij filteracties.

    Soms kreeg je een limietmelding bij bv onkosten zoeken voor een contract of voor een aankoopfactuur. Of ook bij aanwezigheden bij activiteiten met meer dan 100 deelnemers. Opgelost.


  • Wanneer een inschrijving verlaagt van bedrag en die is betaald met cultuurcheques

    Dan heb je de keuze wat je ermee doet: terugbetalen of de cultuurcheques teruggeven. Om te weten dat de inschrijving met cultuurcheques betaald is, is er nu een waarschuwing op deelnemer. Als je het bedrag van een deelnemer verlaagd door tariefwijziging of door annulatie, dan zie je de melding dat de inschrijving met cultuurcheques betaald werd.


  • Totaal op voorhand te betalen bedrag op inschrijving

    Dat is een veldje dat gewoon een sommetje maakt: het geeft aan hoeveel het te betalen bedrag is min het bedrag dat ter plaatse betaald mag worden ('ter plaatse betalen mogelijk' is een vinkje op de activiteit. Als dit aangevinkt is, dan wordt dat bedrag op de inschrijving niet meegerekend als vooraf te betalen). Hier zat nog een bugje op: dat bedrag ging onder nul als alles wél al vooraf betaald werd. Nu dus niet meer, opgelost. Ook opgelost voor de inschrijvingen die al aangemaakt waren in Salesforce, zou nu overal juist moeten staan. 


  • Op het planning board (lokalen/materialen plannen)

    ...zat er nog een bug bij een heel specifieke actie. Als je het planning board opende en dan via het pijltje naar vorige week ging, dan verschenen de reservaties van de dag van gisteren niet. Opgelost. Als gevolg daarvan werkt nu wel even de datumpicker niet meer zoals voorheen, wordt opgelost in een volgende upgrade.


  • Fiscale fiche

    Om in Exact Online ficale fiches te kunnen aanmaken, moet er op de betreffende relatie een checkbox 'fiscale fiche' aangevinkt worden. Handiger als dat in bulk vanuit Salesforce aangevinkt kan worden. Daarom zijn er nu twee nieuwe velden, een op organisatie en een op persoon, genaamd 'Fiscale fiches'. Deze worden gesynchroniseerd met Exact

    TO DO Superuser: de velden (recipient of commissions) op de page layout zetten. Let op, vier page layouts (alle record types). In de moederorg staat het veld bij de sectie met financiële info.


  • Foute afronding van vier cijfers na de komma naar twee

    Bij aanmaak van factuurlijntjes werd bij de berekening van de totale prijs enkel rekening gehouden met de eerste twee cijfers na de komma, die werden als basis genomen bij de eenheidsprijs om dan te gaan vermenigvuldigen. Bij bv kilometerkost gebruiken we die vier cijfers na de komma echt en dus klopte daar dan de totaalsom niet omdat er al op de eenheidsprijs werd afgerond. Nu klopt het wel, de berekening.
    Op de PDF staan de cijfers wel maar tot twee cijfers na de komma, omdat het anders vreemd oogt om bij alles vier cijfers na de komma te gebruiken. Dan lijkt wel de vermenigvuldiging van eenheidsprijs en aantal verkeerd, omdat de laatste twee decimalen niet zichtbaar zijn. Wie zich daar aan stoort, of vreest voor klachten: Carine heeft een tip:
    In de categorie van 'verplaatsingskosten' kan je de huidige eenheidsprijs van de kilometerprijs daar aan toevoegen, jaarlijks aan te passen:
    'verplaatsingskosten' dus veranderen in 'verplaatsingskosten aan 0,3456€/km' , zodat dit meegenomen wordt in de omschrijving en dus op de PDF.

    TO DO Superuser: eventueel dat laatste: category picklist op sales invoice line aanpassen



  • Foute omschrijving van de kilometers in een onkost

    Als je bij een automatische verplaatsingsonkost gaat kijken naar de opmerking bv : 0.3363€/km. Totaal: 3 sessie(s) x 33.00 kilometer(s) x 0.3363€ = 66.5874€
    Dan zie je dat daar de x2 ontbreekt. de totaalsom klopt wel, maar de berekening is niet juist geformuleerd. een sessie is een rit heen en terug, vandaar de X2. is nu toegevoegd. Enkel bij nieuwe data weliswaar, dus je gaat de fout nog even tegenkomen.



  • Gebudgetteerde vervoersonkosten en honorarium

    Er zijn een aantal velden verdwenen op materiaal activiteit, lokaal activiteit en medewerker activiteit. Het waren velden die al op de onkost staan. Je zal er geen last van hebben, behalve mss bij activiteit medewerker. Daarom zijn twee velden opnieuw aangemaakt, die nu niet op jullie pagina layout staan bij activiteit medewerker: gebudgetteerde vervoersonkosten en gebudgetteerd honorarium. 

    TO DO Superuser: zet de twee velden op de paga layout. In de moederorg staan ze in de tweede (honorarium) en de derde (vervoersinfo) sectie op de layout, in de rechterkolom.



  • Bug op sync met Exact

    Er zat nog een kleine bug op de synchronisatie met Exact Online. Op heel weinig orgs zijn er effectief fouten, die worden zonder andere gevolgen hersteld vlak na deze upgrade.



  • 'datum verzonden' geen read-only veld?

    In de moederorg zijn de velden 'datum verzonden' op verkoopfactuur en overeenkomst niet meer read-only. Die stonden zo omdat het systeem zelf de datum invult als je de factuur of de overeenkomst per mail vanuit Salesforce verstuurde. Niet iedereen werkt zo (soms nog per post) en toch wil je dat veld kunnen gebruiken in lijstweergaves en rapporten om alles op te volgen.

    TO DO Superuser: als bij jullie overeenkomsten of facturen per post verstuurd worden, zet dan de read only uit, zodat je collega de datum van verzenden kan invullen.



  • 'Notes en Attachments' als gerelateerde lijst vervangen op de moederorg door 'Files'

    Zie google+ community superusers voor mee info. Als je dat op jouw org ook wilt, pas je de gerelateerde lijsten aan. Oude bijlagen zie je dan wel niet meer, dus die moet je dan overzetten.




  • Voor de gebruikers van Reservations Presentation

    Geannuleerde activiteiten worden nu uit de lijst gefilterd.
Comments