Upgradeberichten‎ > ‎

UPDATE 008 (16/2/2016)

Geplaatst 16 feb. 2016 01:20 door Parcours vzw   [ 2 mrt. 2016 03:25 bijgewerkt door Merijn Supply ]
Grote Upgrade (semi-automatische)mailings

Automatische mailings:

  • mail indien bedrag van de inschrijving = 0 euro (ipv betalingsverzoek)
In de huidige workflow werden er alleen bevestigingsmails (lees: betalingsverzoek) automatisch gemaild wanneer je de inschrijving op definitief zette.
Er zijn twee workflows bijgekomen voor die bevestiging. De eerste is die wanneer het totale bedrag van alle deelnemers van een inschrijving = 0. Dus gratis. De workflow heet: Registration Free Definite Confirmation Email. 

Instellingen die moeten gebeuren: bijhorende mailtemplate aanpassen ('Bevestiging gratis inschrijving'), e-mail alert ('Registration Free Definite Confirmation Email') instellen (afzender enzo) + als alles goed getest is de workflow activeren (en je collega's blij maken).
Er is ook een extra workflow + taak voor als de verantwoordelijke persoon geen mailadres heeft. Ook daar taak instellen + workflow activeren.
Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.
  • mail indien iemand op wachtlijst gezet is (ipv betalingsverzoek)
De tweede is die wanneer de activiteit volzet is en iemand op de wachtlijst belandt.
De workflow heet: Participant Waiting List Notification Email

Opgelet! Deze mail wordt naar de verantwoordelijke persoon gestuurd en niet naar de deelnemer zelf (zoals dat het geval is bij de andere bevestigingsmails).

Instellingen die moeten gebeuren: bijhorende mailtemplate aanpassen ('Deelnemer op wachtlijst notificatie'), e-mail alert ('Participant Waiting List Notification Email') instellen (afzender enzo) + als alles goed getest is de workflow activeren (en je collega's blij maken).
Er is ook een extra workflow + taak voor als de verantwoordelijke persoon geen mailadres heeft. Ook daar taak instellen + workflow activeren.Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.

  • evaluatiemail X aantal dagen na laatste sessie
Op elke activiteit is een veld aanwezig waar je de URL van het evaluatieformulier kan invullen. Dus ofwel zorg je voor een vooringevuld formulier per activiteit en plak je daar dan de URL ofwel heb je één standaardformulier waarbij de deelnemer zelf nog een aantal basisgegevens over de activiteit invult. Van dat laatste kan je in de setup bij de activity parameters (via custom settings) dan een default invullen zodat bij creatie van een activiteit de URL automatisch ingevuld wordt. Dat was al geïmplementeerd.
Nu is de mailing er ook. Naar de deelnemer zelf, niet naar de verantwoordelijke persoon van de inschrijving. Je kan zelf kiezen hoeveel dagen na afloop van de laatste sessie deze automatische mail moet verzonden worden. Je kan op niveau van de activiteit ook een andere datum kiezen dan de default, eventueel deze evaluatiemail uitzetten voor de gehele activiteit en je kan op niveau van de deelnemer zien wanneer de mail effectief verzonden is. Je kan ook de workflow activeren dat er een taak wordt verzonden naar iemand als de deelnemer geen mailadres had, zodat je de evaluatie op een andere manier kan organiseren.

To do:
  • nieuwe veldjes op de pagina-layout slepen als jullie beslist hebben ze te gebruiken
activity: Participation Evaluation Date
activity: Participation Evaluation Opt Out
In de dev-omgeving heb ik een nieuwe sectie gemaakt onder de sectie 'Registration' en heb die 'Evaluation' genoemd. daar staan nu deze twee velden + dat dat er al stond op de pagina met de URL van het formulier.

participant: Participation Evaluation Date
Opgelet, dit veld moet je read-only maken, want wordt automatisch ingevuld. Dus ook niet op de new of edit page zetten. 
Ik heb zelf dat veld onder de sectie 'activity information' op de dev gezet. 

  • mailtemplate aanpassen, e-mail alert aanpassen en na testen de workflow activeren
            mailtemplate = 'deelname evaluatiemail'
           workflow en e-mail alert =  'Participation Evaluation Email
Er is ook een workflow die een taak genereert als de deelnemer geen mailadres heeft. To do: taak aanpassen, workflow activeren.
Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.
  • De default instellen in de setup bij custom settings, acticvity parameters, default, manage
Je vult het standaard aantal dagen in dat de mail na de laatste sessie moet vertrekken. De default die je in de settings kan opgeven zal enkel toegepast worden op nieuwe activiteiten. Op de bestaande zal het veld 'participation evaluation date' leeg blijven. je kan die wel manueel invullen en dan vertrekt de mail op die datum.

  • herinneringsmail X aantal dagen voor eerste sessie
Sommige centra waren er al vertrouwde mee, voor andere is het nieuw en dus te onderzoeken: je kan een automatische herinneringsmail sturen naar de deelnemers. Niet te verwarren met de betalingsherinnering. Dit hier is een herinnering van deelname (voor de slechte agenda-beheerders onder de deelnemers). De mail wordt verzonden op de datum die op de activiteit staat en die je automatisch kan laten invullen via de activity parameters (zoals bij evaluatiemail hierboven).
Ook de eigenaar van de activiteit (de owner) krijgt een mailtje met dezelfde informatie. Zo weet hij/zij dat de deelnemers die mail gehad hebben en wordt ook hij/zij herinnerd aan eventuele opvolging van deze activiteit. Standaard wordt deze mail verstuurd op hetzelfde moment als de mail naar de deelnemers, maar je kan het rapport zo aanpassen dat de mail bijvoorbeeld al vroeger naar de educatieve vertrekt, zodat die eventueel de praktische info nog kan actualiseren.
Er zijn voor deze mail nu heel wat velden van activiteit doorgekopieerd naar participant, om te kunnen gebruiken in mails naar participants. Bijvoorbeeld 'practical info'. Het is niet de bedoeling dat je die op de page-layout zet, maar je kan die vanaf nu dus wel gebruiken voor mailtemplates of voor rapporten.
To do:
  • nieuwe veldjes op de pagina-layout slepen als jullie beslist hebben ze te gebruiken
Activity: Participation Reminder Date
Activity: Participation Reminder Owner Date: read-only zetten aub, zie helptekst voor meer info.
Activity: Participation Reminder Opt Out
Op de dev-omgeving heb ik ze alledrie onder de sectie 'registration' gezet, maar je zou er ook een aparte sectie van kunnen maken.

Participant: Participation Reminder Date
Dit veld read only zetten en niet op new/edit page zetten. Ik heb het onder de sectie 'activity information' gezet op de dev.

  • mailtemplate aanpassen, e-mail alert aanpassen en na testen de workflow activeren
mailtemplates = 'Herinnering start activiteit' + 'Deeelname herinneringsmail voor eigenaar'
           workflows en e-mail alerts = 'Participation Reminder Email' + 'Participation Reminder Owner Email'
Er is ook een workflow die een taak genereert als de deelnemer geen mailadres heeft. To do: taak aanpassen, workflow activeren.
Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.
Je kan dus ook de criteria van het rapport dat bepaalt wanneer de mail naar de owner wordt gestuurd aanpassen. Het rapport heet Participations Reminder Owner Report en zit bij 'activity reports' onder 'reports'.
Meer info over hoe het rapport aanpassen vind je op de google+ community. (Zoek op 'relatieve tijdswaarden')
Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.
  • De default instellen in de setup bij custom settings, acticvity parameters, default, manage
Je vult het standaard aantal dagen in dat de mail voor de eerste sessie moet vertrekken. De default die je in de settings kan opgeven zal enkel toegepast worden op nieuwe activiteiten. Op de bestaande zal het veld 'participation reminder date' leeg blijven. Je kan die wel manueel invullen en dan vertrekt de mail op die datum.

  • Extra voor bestaande data
Bij bestaande deelnemers zijn de extra doorgekopieerde velden op participant niet automatisch ingevuld. Dus de praktisch info zal bv niet in de herinneringsmail verschijnen als de deelnemer al aangemaakt was. Wat je dan doet is de praktische info op activiteit even aanpassen (iets bijtypen, opslaan en dan weer weg doen) en dan wordt die info wel doorgekopieerd naar de deelnemers.


Bulkmail bij annulatie van een activiteit: 

Als je de definitieve deelnemers van een activiteit een mail wilt sturen, dan kan je de knop 'mail deelnemers' in de gerelateerde lijst 'deelnemers' op activiteit gebruiken. Dan krijg je een rapport en kan je van daaruit de personen toevoegen aan een Babblercampagne of de adressen kopiëren. Maar dat zijn altijd de definitieve deelnemers. Nu is ook geïmplementeerd dat bij een activiteit die geannuleerd is, bij druk op dezelfde knop toch een rapport verschijnt en wel dat met die deelnemers waarvan de status geannuleerd is + filter van die die dezelfde annulatiereden hebben.

Comments