Upgradeberichten


UPDATE 015 (13/1/2017)

Geplaatst 13 jan. 2017 02:25 door Parcours vzw   [ 13 jan. 2017 02:57 bijgewerkt ]

Alle info vind je als superuser (of als gast) op Mantis in het logboek: https://activitymanagement.mantishub.io/changelog_page.php

  • Drie nieuwe objecten: Supplementen - supplementen activiteit - supplementen activiteit type
Dit was een noodzakelijke aanpassing voor PRH die zij betaald hebben maar die ook nuttig kan zijn voor andere orgs. Meer info volgt, ik ga het documenteren. Voorlopig geen effect op jullie orgs als jullie het niet gebruiken. Op de superusergroep Oost vroegen ze al of Alex van PRH binnen x maanden eens een demo wil geven...

  • Contactpersoon op organisatie (responsible account)
Op account is er een veld 'responsible contact'. Oorspronkelijk bedoeld voor de naam van de zaalbeheerder van die organisatie. Daarom stond dat veld 'contactpersoon' enkel op de page layout van type locatie bij de sectie 'informatie lokalen'. Oostende wou dat veld ook op het recordtype 'organisatie' zetten, maar toen bleek dat de filter op die lookup dan niet aangepast was. Nu wel. Je kan dus personen van organisaties van beide recordtypes zoeken via de lookup op dat veld. Mantis 112.

Dus to do, als je het zo wilt gebruiken: ook op page layout van 'organisatie' zetten en dus eventueel ook op beide pagina layouts het veld op een andere plaats zetten.
 
  • Organisatie is verantwoordelijk taak (bug sinds vorige upgrade) registration responsible is account
Deze gaat al twee upgrades mee. De oorzaak is nog steeds niet helemaal duidelijk. Maar er is een oplossing die hopelijk werkt. We kunnen niet reconstrueren op de moederorg, daar werkte het altijd al, maar bij lokale tests op Wisper en Oost-brab werkte het niet. Mantis 93.

  • Jaartal van de sessies op de PDF's van de activiteitenfiche
Voor V+ Limburg was het ontbreken van het jaartal bij de sessies op de PDF's een dringend probleem. Ze vroegen om dit zelf te mogen betalen. Het is een optie geworden in de package: bij 'custom settings' in de setup, 'activity parameters' is er een checkbox waar je dat aan of uit kan zetten. Zo kies je zelf of het jaartal op de PDF's moet staan. Bedank Limburg ;) Welke PDF's en meer uitleg: zie Mantis 27

Dus to do: nu is de checkbox op jouw org niet aangevinkt, doe dat als je die optie wilt. (Bedenk alleen dat dan een sessie misschien één lijntje meer inneemt op de PDF bij sommige activiteiten). 

  • Extra validatie op activiteit: 'published on UiT' + 'ignore validations'
UiT in Vlaanderen liet ons weten dat ze nog af en toe foutmeldingen binnenkrijgen van mislukte sync. Oorzaak bij activiteiten uit het verleden was vooral migratie van activiteiten die te weinig info bevatten (geen lesgevers, geen sessies, onvolledig adres locatie,...). Bij recente activiteiten zagen we nog één 'gat': als je 'negeer validatieregels' aanvinkte bij een activiteit + 'publiceren op UiT in Vlaanderen' tegelijkertijd. Dan ontbrak ook verplichte info voor UiT. Er is nu dus een validatie zodat dat niet kan in de toekomst. Ik bekijk nog wel of op jullie orgs dat nu nog voorkomt op reeds aangemaakte records en laat jullie dan via Chatter iets weten.

Er is nu ook een sync dashboard voor UiT in Vlaanderen. Ga daar dus ook eens kijken of laat SF het naar je toesturen.

  • Projecten klonen lukte niet als er een projectmedewerker was
Vervelend. Opgelost, je kan dus projecten gaan klonen.

  • Twee nieuwe velden met de prijs van de onkost op materiaal activiteit en lokaal activiteit
Velden die bij het verwijderen ervan daarna gemist werden door sommige organisaties. Nu zijn ze er weer, zij het in andere, betere vorm, als doorgekopieerde velden.

To do: sleep de velden op de page layout:
- Op activity materials: 'budgetted cost activity material' slapen naar de sectie 'kosten' en daar links plaatsen
- Op activity rooms 'budgetted cost activity room' slepen naar de sectie 'kosten' en daar links plaatsen

  • Aankoopfactuur: referentie werd niet meegenomen naar Exact. 
PO numer oftewel 'referentie aankoopfactuur' in het Nederlands wordt nu gesynct naar Exact als 'uw referentie'. Je kan daar dus nu bv het factuurnummer van de tegenpartij in noteren.

To do: Voeg 'uw referentie' dus zeker overal toe in de layouts van Exact Online (via het gereedschapssymbooltje rechtsboven in je gebruikersinterface).

  • Aanpassing taak 'plaats vrijgekomen' bij volzette activiteit (activity with waiting list became available)
Was vervelend dat die taak nog steeds verstuurd werd nadat de activiteit al afgelopen was. Aangepast.

  • Aanpassing taak 'deze deelnemer heeft geen herinneringsmail gekregen omdat hij/zij later een definitieve deelnemer werd' (participation reminder email overdue)
Was vervelend dat die taak nog steeds verstuurd werd nadat de activiteit al afgelopen was. Aangepast.

  • Rapporten opgekuist
Dat was nodig... op de moederorg was het niet meer overzichtelijk én lokaal stonden systeemrapporten en eigen rapporten door elkaar per mapje, waardoor er regelmatig fouten gebeurden. Het is veiliger om die rapporten uit de moederorg apart te houden en 'opslaan als' te gebruiken als je ze voor iets anders wilt gebruiken. Daarnaast hebben ze nu ook een versienummer, zo kunnen we bv de Siscarapporten een upgrade geven af en toe. Jullie moeten dan wel de niet recente versies op jullie eigen org verwijderen na upgrade.

To do: veel, sorry. Maar ik heb een document gemaakt waar het in beschreven staat. Succes! 
Procedure voor superusers

UPDATE 014 (14/10/2016)

Geplaatst 14 okt. 2016 02:22 door Parcours vzw   [ 13 jan. 2017 02:26 bijgewerkt ]

Beschrijving tarieven voor website

Er kwam een vraag vanuit de Drupalwerkgroep. Ze willen graag op de website uitleg kunnen geven bij de tarieven. In SF nu al mogelijk, er staat een veld 'omschrijving' bij elk tarief van een activiteit. Maar dat is wat teveel werk om dat manueel te gaan invullen bij elk tarief bij elke activiteit. 
Dus niet alleen per actvity rate maar wel per soort tarief een beschrijving kunnen meegeven naar de website. Eens doorgekopieerd naar activity rate, kan het veld 'omschrijving' dan gebruikt worden voor de website.

Hoe werkt het? Er is een nieuw object (activity rate type - type tarieven activiteit), waar je de algemene omschrijving van een tarief kan invullen. Let op, je moet echt wel de picklistwaarde van 'tarief' letterlijk overnemen, anders gaat het niet werken. Dus exact dezelfde spelling. Als je die een keer hebt aangemaakt, dan zal vanaf dan bij elk nieuw tarief dat je aanmaakt op activiteit, de algemene beschrijving meegegeven worden in het description veld van activity rate. Het is te zeggen: als je opslaat zonder een omschrijving in te vullen. Als je wel een omschrijving invult op activity rate, dan heeft die voorrang op de algemene omschrijving van activity rate type.
De match is eenmalig, dus als je daarna je eigen omschrijving op activity rate weer weghaalt, dan zal niet de algemene beschrijving van activity rate type overgenomen worden.
Er staan ook andere velden op Activity Rate Type die je kan gebruiken: 'prijs' en 'publiceren op website'. Dus je kan die daar invullen, als die voor alle activiteiten van dat type geldig zijn. Anders vul je het per tarief op de activiteit in. 

Ook wie activiteiten zonder tarief heeft, kan in principe nu dus een tarief aanmaken 'nog niet gekend' ofzo, met prijs 0, en dan een beschrijving toevoegen ivm de procedure die volgt als mensen zich zouden inschrijven. Eventueel moet dan wel aan Coworks gevraagd worden om de 0 weg te halen in die gevallen.

Er is ook een field set op Activity Rate Type. Daarmee bepaal je nu welke velden je wilt doorkopiëren van Activity Rate Type naar Activity Rate. Nuttig voor PRH, maar wellicht ook voor andere centra. Bv als je werkt met een vaste prijs bij een bepaald tarief. 


2 Bugs opgelost


Let op, automatische expenses die aangemaakt werden tussen 23/9 en 14/10, moeten opnieuw gegenereerd worden en de eerst aangemaakte verwijderd. Want anders zal het zich blijven voordoen bij aanpassing van die specifieke onkosten.

Met dank aan Wisper, Waas-en-Dender en Oost-Brabant voor het ontdekken en melden van de bugs. Alle details van aanpassingen vind je in het logboek van het project 'onderhoud SF' in Mantis.

UPDATE 013 (23/9/2016)

Geplaatst 23 sep. 2016 09:23 door Parcours vzw   [ 29 sep. 2016 07:24 bijgewerkt ]

  • Organisaties verantwoordelijk maken voor een inschrijving en op de juiste relatie syncen met Exact

    Het gaat om een organisatie die een inschrijving van een persoon zal betalen. Je kon nu al facturen van inschrijvingen maken op naam van de organisatie, maar in Exact Online was de relatie die gekoppeld was aan de inschrijving nog steeds een individuele persoon en niet een organisatie.
    Als je wilt dat de boeking in Exact ook op naam van de organisatie komt te staan, is er nu de checkbox 'organisatie is verantwoordelijk'. De SuperUser moet die wel op de gewenste plaats slepen op de pagina-layout van de inschrijving. In de moederorg is dat onder de naam van de verantwoordelijke persoon.
    Opgelet, de persoon moet dus wel degelijk gekoppeld zijn aan een andere account dan 'geen organisatie' in Salesforce. Anders krijg je een foutmelding. Bovendien kan je die checkbox niet meer aanvinken als er al een betaling gebeurd is. Bv Persoon schrijft zich in, betaalt en wil later een factuur op naam van de organisatie. Dat gaat niet omdat herkoppeling van de inschrijving aan een andere relatie in Exact Online er voor zorgt dat de koppeling tussen betaling en factuur verloren gaat. En dat willen we niet. Als ze dan nog een factuur willen, is het te laat, dan is het op de naam van de persoon. Wie dat dus wil vermijden, zal ervoor moeten ijveren om dit aan de websitekant ook in orde te laten maken dat dat bij inschrijving al geweten is.
     
    Er is een werkstroom met taak gekoppeld aan deze nieuwe functionaliteit zodat de aanmaak van de factuur niet vergeten wordt. Die is niet geactiveerd omdat niet alle centra op dezelfde manier werken. Als iemand anders dan de inschrijver de factuur maakt, dan activeer je best de workflow. Dan krijgt de persoon van de boekhouding (als je die selecteert) de opdracht om deze inschrijving met organisatie als verantwoordelijke te factureren.
    Als je de checkbox al hebt aangevinkt bij een inschrijving die te verwerken is:  Wat gebeurt er dan met de bevestigingsmail/het betalingsverzoek? Daar is een nieuwe workflow voor. Als je 'geen betalingsverzoek mailen' niet aanvinkt, dan wordt er een mail gestuurd naar zowel de verantwoordelijke persoon als naar een persoon die je aanduidt als verantwoordelijk voor de facturatie binnen een organisatie. Good practice is dus om altijd te vragen naar wie de factuur moet krijgen en die contact dan voor eens en altijd aan te duiden op de account zelf. Die laatste selecteer je bij de organisatie zelf, daar is een nieuwe veld voor. Stel, dat veld is niet ingevuld, dan gaat de mail enkel naar de verantwoordelijke persoon. De mail ziet er anders uit en verwijst naar de factuur, maar geeft ook de betalingsgegevens al mee.
    De rappels zijn van toepassing als je dat niet uitzet. Dan zijn dat reminders voor de verantwoordelijke persoon, die dat dan aan de juiste persoon kan zeggen. Op de factuur staat weliswaar een andere betalingstermijn. Je kan er dus ook voor kiezen de rappels uit te schakelen, door de checkbox van toepassing op inschrijving aan te vinken, zodat die (een tijdje -als je een datum invult-of) nooit een rappel krijgen.

    TO DO superuser: gewenste opties met inschrijvers/boekhouder beslissen en op basis daarvan: nieuw veld 'verantwoordelijke persoon facturatie' op page layout account zetten. Nieuw veld op page layout van registration zetten ('organisatie is verantwoordelijk'). De andere nieuwe velden op registration mogen verborgen blijven, dienen voor de mailtemplates. Workflows bekijken en eventueel (des)activeren. Mailtemplate en task aanpassen.

  • Deleten van facturen.

    In principe ongewenst, want dan mis je een nummer in je facturenreeks, maar in sommige gevallen blijkbaar wel nodig omdat een factuur definitief werd gezet die er niet had mogen zijn. In Exact kon je die dan verwijderen, maar in Salesforce niet.
    Hoe gaat het in z'n werk? 
    Er is nu op verkoopfactuurregels en aankoopfactuurregels een nieuwe checkbox: 'verwijderen toestaan'. Zo kan je een regel dan toch verwijderen als je op de verwijderknop klikt.
    Als je meteen de hele factuur wilt verwijderen: dat kan ook. Er staat daar ook een checkbox en daarmee maak je het mogelijk om in één keer alle lijntjes én de factuur te verwijderen.


    TO DO superuser: verwijderen is ongewenst, enkel in noodgevallen waarbij in Exact een factuur verwijderd is. Afspraken maken over wat te doen als het wel nodig is, facturen verwijderen, en wie dat dan doet.
    Die checkboxen zouden normaal gezien verborgen moeten zijn, maar je kan die tijdelijk op de page layout zetten bij problemen. Of permanent, maar dan liefst bij systeeminfo en enkel editable door bepaalde profielen of permission set. 
    Deze checkboxen bestaan ook op deelnemer en op inschrijving, maar deze mogen NIET op de page layout staan, want de gevolgen voor de sync met Exact kan niet iedereen inschatten die inschrijvingen doet. Enkel voor noodgevallen. Bij facturen gaan we ervan uit dat iemand die facturen boekt goed weet hoe de sync met Exact werkt en dus dat je iets verwijdert dat in Exact daarom niet verwijderd is.


  • Verkoopfacturen gewijzigd en lijntjes toevoegen (ook bij Aankoopfacturen)

    'Verkoopfacturen' is geen Visual Force pagina meer, maar een standaardpagina. Dat heeft voor jullie vooral als voordeel dat je inline kan bewerken, zoals bij de meeste andere objecten, je hoeft niet meer op de knop 'bewerk' klikken om iets aan te passen.
    De lijntjes toevoegen is nu ook minder omslachtig, je kan ze nu allemaal in één keer toevoegen ipv één per één. 
    Bij lijntjes toevoegen op basis van onkosten, staat de filter van de onkosten nu automatisch op de activiteit als je er een gekoppeld hebt aan de factuur.
    Vooruitgang ook op beide soorten facturen: je kan nu de persoon of de organisatie nog veranderen zolang de factuur niet definitief is. Vroeger kon je dat niet, eens aangemaakt.


  • Vereenvoudiging van 'Kopie verkoopfactuur'

    Er is nu geen tussenpagina meer, je maakt meteen de factuur aan. Voor de rest is er niets veranderd aan die functie, dus nog steeds opletten: alles wat je daar aanpast, is alleen op de PDF aangepast, niet in Exact Online. Daar gaan issues 11 en 13 over op Mantis als je meer wilt weten.



  • Onnodige lijntjes bij credit nota verwijderd voor nieuwe credit nota's

    Vroeger was er bij een credit nota van een inschrijving altijd een lijntje per deelnemer, waarbij die op 0 stond als de credit nota niet van toepassing was op die deelnemer. Die lijntjes met 0 zullen er nu in de toekomst niet meer zijn, als je nieuwe creditnota's aanmaakt. Bij de oude blijven de 0-lijntjes wel staan.



  • Expenses (onkosten) bij deleten van lijntjes gebaseerd op onkosten

    Bij deleten van factuur- én contractlijntjes is het van belang dat enkele andere zaken ook ongedaan gemaakt worden op de gerelateerde onkosten. Er staan daar drie checkboxen en die drie worden aangevinkt wanneer je via een contract- of factuurlijntje de onkost gebruikt hebt. Bij verwijderen van die lijntjes, worden die checkboxen vanaf nu terug uitgezet. Het gaat om:
    • Volledig gefactureerde kosten
    • Volledig gecontracteerde kosten 
    • Volledig gecontracteerde kosten (credit)

  • Foutmeldingen dat de limieten overschreden zijn bij filteracties.

    Soms kreeg je een limietmelding bij bv onkosten zoeken voor een contract of voor een aankoopfactuur. Of ook bij aanwezigheden bij activiteiten met meer dan 100 deelnemers. Opgelost.


  • Wanneer een inschrijving verlaagt van bedrag en die is betaald met cultuurcheques

    Dan heb je de keuze wat je ermee doet: terugbetalen of de cultuurcheques teruggeven. Om te weten dat de inschrijving met cultuurcheques betaald is, is er nu een waarschuwing op deelnemer. Als je het bedrag van een deelnemer verlaagd door tariefwijziging of door annulatie, dan zie je de melding dat de inschrijving met cultuurcheques betaald werd.


  • Totaal op voorhand te betalen bedrag op inschrijving

    Dat is een veldje dat gewoon een sommetje maakt: het geeft aan hoeveel het te betalen bedrag is min het bedrag dat ter plaatse betaald mag worden ('ter plaatse betalen mogelijk' is een vinkje op de activiteit. Als dit aangevinkt is, dan wordt dat bedrag op de inschrijving niet meegerekend als vooraf te betalen). Hier zat nog een bugje op: dat bedrag ging onder nul als alles wél al vooraf betaald werd. Nu dus niet meer, opgelost. Ook opgelost voor de inschrijvingen die al aangemaakt waren in Salesforce, zou nu overal juist moeten staan. 


  • Op het planning board (lokalen/materialen plannen)

    ...zat er nog een bug bij een heel specifieke actie. Als je het planning board opende en dan via het pijltje naar vorige week ging, dan verschenen de reservaties van de dag van gisteren niet. Opgelost. Als gevolg daarvan werkt nu wel even de datumpicker niet meer zoals voorheen, wordt opgelost in een volgende upgrade.


  • Fiscale fiche

    Om in Exact Online ficale fiches te kunnen aanmaken, moet er op de betreffende relatie een checkbox 'fiscale fiche' aangevinkt worden. Handiger als dat in bulk vanuit Salesforce aangevinkt kan worden. Daarom zijn er nu twee nieuwe velden, een op organisatie en een op persoon, genaamd 'Fiscale fiches'. Deze worden gesynchroniseerd met Exact

    TO DO Superuser: de velden (recipient of commissions) op de page layout zetten. Let op, vier page layouts (alle record types). In de moederorg staat het veld bij de sectie met financiële info.


  • Foute afronding van vier cijfers na de komma naar twee

    Bij aanmaak van factuurlijntjes werd bij de berekening van de totale prijs enkel rekening gehouden met de eerste twee cijfers na de komma, die werden als basis genomen bij de eenheidsprijs om dan te gaan vermenigvuldigen. Bij bv kilometerkost gebruiken we die vier cijfers na de komma echt en dus klopte daar dan de totaalsom niet omdat er al op de eenheidsprijs werd afgerond. Nu klopt het wel, de berekening.
    Op de PDF staan de cijfers wel maar tot twee cijfers na de komma, omdat het anders vreemd oogt om bij alles vier cijfers na de komma te gebruiken. Dan lijkt wel de vermenigvuldiging van eenheidsprijs en aantal verkeerd, omdat de laatste twee decimalen niet zichtbaar zijn. Wie zich daar aan stoort, of vreest voor klachten: Carine heeft een tip:
    In de categorie van 'verplaatsingskosten' kan je de huidige eenheidsprijs van de kilometerprijs daar aan toevoegen, jaarlijks aan te passen:
    'verplaatsingskosten' dus veranderen in 'verplaatsingskosten aan 0,3456€/km' , zodat dit meegenomen wordt in de omschrijving en dus op de PDF.

    TO DO Superuser: eventueel dat laatste: category picklist op sales invoice line aanpassen



  • Foute omschrijving van de kilometers in een onkost

    Als je bij een automatische verplaatsingsonkost gaat kijken naar de opmerking bv : 0.3363€/km. Totaal: 3 sessie(s) x 33.00 kilometer(s) x 0.3363€ = 66.5874€
    Dan zie je dat daar de x2 ontbreekt. de totaalsom klopt wel, maar de berekening is niet juist geformuleerd. een sessie is een rit heen en terug, vandaar de X2. is nu toegevoegd. Enkel bij nieuwe data weliswaar, dus je gaat de fout nog even tegenkomen.



  • Gebudgetteerde vervoersonkosten en honorarium

    Er zijn een aantal velden verdwenen op materiaal activiteit, lokaal activiteit en medewerker activiteit. Het waren velden die al op de onkost staan. Je zal er geen last van hebben, behalve mss bij activiteit medewerker. Daarom zijn twee velden opnieuw aangemaakt, die nu niet op jullie pagina layout staan bij activiteit medewerker: gebudgetteerde vervoersonkosten en gebudgetteerd honorarium. 

    TO DO Superuser: zet de twee velden op de paga layout. In de moederorg staan ze in de tweede (honorarium) en de derde (vervoersinfo) sectie op de layout, in de rechterkolom.



  • Bug op sync met Exact

    Er zat nog een kleine bug op de synchronisatie met Exact Online. Op heel weinig orgs zijn er effectief fouten, die worden zonder andere gevolgen hersteld vlak na deze upgrade.



  • 'datum verzonden' geen read-only veld?

    In de moederorg zijn de velden 'datum verzonden' op verkoopfactuur en overeenkomst niet meer read-only. Die stonden zo omdat het systeem zelf de datum invult als je de factuur of de overeenkomst per mail vanuit Salesforce verstuurde. Niet iedereen werkt zo (soms nog per post) en toch wil je dat veld kunnen gebruiken in lijstweergaves en rapporten om alles op te volgen.

    TO DO Superuser: als bij jullie overeenkomsten of facturen per post verstuurd worden, zet dan de read only uit, zodat je collega de datum van verzenden kan invullen.



  • 'Notes en Attachments' als gerelateerde lijst vervangen op de moederorg door 'Files'

    Zie google+ community superusers voor mee info. Als je dat op jouw org ook wilt, pas je de gerelateerde lijsten aan. Oude bijlagen zie je dan wel niet meer, dus die moet je dan overzetten.




  • Voor de gebruikers van Reservations Presentation

    Geannuleerde activiteiten worden nu uit de lijst gefilterd.

UPDATE 012b (9/06/2016)

Geplaatst 10 jun. 2016 02:07 door Parcours vzw   [ 13 jun. 2016 02:58 bijgewerkt ]

  • Grote bug in sync met Exact gefixt. Met dank aan Nina van Gent om het in te zien en te melden. Als een inschrijving op 0 komt, moet er een credit nota aangemaakt worden. De afgelopen maand suggereerde hij echter ook een credit note bij die gevallen waarbij de inschrijving niet op 0 kwam maar er wel een verlaging van het totaal bedrag (totaal van de deelnemers) van de inschrijving was. Dit kwam omdat de deelnemers niet gesynct werden in dat geval. Volgende week kuis ik overal op, mogelijks met hulp van jullie als er ook in Exact aanpassingen moeten gebeuren.

  • Vanaf nu zie je bij bepaalde rapporttypes CRT  (custom report types) achter de naam staan. Zie dit google+ bericht voor meer info

  • De validatieregel 'Is_Paid_In_Parts_Immutable' op registration is verwijderd in de moederorg, maar bij jullie dus nog niet. Verwijder die aub. Je zal zien, je kan niet missen: er staat geen tekentje van package meer voor (dat bmauw pijltje naar beneden).

  • Planning board bug fixes. Ondertussen alweer een nieuwe ontdekt, dat is voor de volgende keer ;)

  • vertaling van de regel 'met vermelding' op facturen aangepast naar 'met vermelding van de gestructureerde mededeling' zodat de ogm op de volgende regel valt en niet gesplitst wordt op de PDF van een factuur

  • je kan nu notities en bijlagen toevoegen aan een factuur

  • in bulk facturen of inschrijvingen op definitief zetten: vroeger werden die in willekeurige volgorde gesynct met Exact. Nu niet meer. Gesorteerd op factuurdatum en indien die gelijk is, dan op datum + uur van aanmaak van de factuur of inschrijving

  • Er zijn twee list views voor creditnota's op inschrijving nu: eentje crediteren en uitbetalen en eentje crediteren en verschil bekijken. Zal besproken worden in de collegagroep.

  • Er zat nog een bug op deelnemer: als je een activiteit selecteerde en die is volzet of de persoon die je wou inschrijven was al een definitieve deelnemer, dan wil je die persoon misschien op een andere activiteit inschrijven. Als je dan de activiteit veranderde, dan werden nog steeds de tarieven van de eerst geselecteerde activiteit getoond. Niet dat je er iets mis mee kon doen, want dan gaf ie een foutmelding, maar toch... niet netjes. Aangepast nu.

  • En dan nog dit: als je na afloop van een activiteit die volzet was, nog deelnemers wilt toevoegen, dan verhoog je het maximum aantal deelnemers en voeg je ze dan toe. Maar er zat nog een bug: de deelnemer kreeg alsnog eerst een wachtlijstmail en dan een betalingsverzoek. Opgelost, er volgt nu enkel een betalingsverzoek.

UPDATE 012 (29/04/2016)

Geplaatst 29 apr. 2016 06:13 door Parcours vzw   [ 29 apr. 2016 07:05 bijgewerkt ]


  • planning board (lokalen plannen/materialen plannen) fixes de afgelopen weken: 
      1. Je kan nu losse reservaties toevoegen via het planning board, voor materialen en lokalen. Ga gewoon op een tijdvak en datum staan en dubbelklik. Normaal gezien is dat meteen een definitieve reservatie. Vergeet niet op te slaan.
      2. Bij dubbele (overlappende) boeking in hetzelfde lokaal of hetzelfde materiaal op hetzelfde moment verschijnt nu een icoontje (een uitroepteken)
      3. Als de persoon of de organisatie ingevuld is op reservatie, dan verschijnt er ook een icoontje, een huisje. Dat is dus om aan te duiden dat die reservatie voor extern gebruik is (meestal verhuur).
      4. Bug dat sommige activiteiten niet altijd zichtbaar waren in planning board: opgelost.
      5. Je kan nu dus aan de slag met het plannen van lokalen en materialen zonder bugs tegen te komen (hout vasthouden). Alexandra Meijer bereidt een opleiding voor over planning board en reservaties.
      • Personen: actief of niet? Op 'personen' is er een aanvinkvakje 'actief'. Je kan dit gebruiken op verschillende manieren. Het enige wat dit doet is een waarschuwing geven als je deze persoon wilt inschrijven. Het kan gaan om een overleden persoon of om een wanbetaler of ... Dat veld stond er al maar de waarschuwing is nu geïmplementeerd, dat was ervoor nog niet.

      • De tekstblok van de overeenkomsten, die je bij overeenkomsttypes invult, werd niet gesplitst over verschillende pagina's op de PDF, met veel witruimte tot gevolg. Opgelost.

      • Bug wachtlijstmail: De mail naar de mensen die via website ingeschreven hadden, werkte niet. Opgelost. Dus vanaf nu vertrekken ze wel, opgepast dat je vanaf nu geen dubbele mails stuurt (de automatische + manuele).

      • Betalen met Cultuurcheques: Je kan die velden van cultuurbonnen nu ook officieel in gebruik nemen en zeker zijn dat het ook goed komt in Exact. In de setup (vraagt het aan je SuperUser) kan je nu niet alleen voor de cultuurbonnen een standaard grootboekrekening opgeven (dat was al) maar ook voor cultuurcheques. Dus dat eerst instellen wel. Zie ook Carine haar uitleg in het document: https://docs.google.com/document/d/1_JyeVYeF_LLuEVsSyqeiXSGpaGHH9w9meEYGVkNl6ts/edit?usp=sharing
        Op het overleg met de collega's van inschrijvingen kwam de vraag: wat als klanten teveel betalen met cultuurcheques omdat we niet mogen teruggeven? Dan moet je dus een correctietarief aanmaken op de activiteit. Via de link 'Nieuw Tarief Activiteit' bij de bewerkpagina van een deelnemer. Anders komt het wel goed in Exact maar niet in SF: totaal te betalen bedrag zal negatief zijn, alsof die persoon nog moet terugkrijgen. 

      • 'Creëer verkoopfactuur' = een knop op inschrijving bovenaan. Die heet nu 'kopie verkoopfactuur', dat is correcter. het is gewoon een PDF van een boeking die al in Exact zit, daarmee creëer je geen nieuwe factuur, maar krijg je een kopietje dat je kan verzenden en waar je nog wat aan kan toevoegen qua uitleg.

      • Voor de centra die met logins voor externen werken (maar ook handig misschien voor bepaalde andere gebruikers): er zijn nu bij gebruikersbeheer (in setup) bij elke gebruiker drie checkboxes, tenminste: als je die op de layout van de pagina van de user sleept (in moederorg zette ik ze onder de sectie 'aanvullende informatie')
        • 'betaald bij partner' aan =  Als je aanvinkt, dan zal bij elke nieuwe inschrijving die deze gebruiker aanmaakt 'betaald bij partner' automatisch aangevinkt staan.
        • 'geen betalingsverzoek mailen' aan = Als je aanvinkt, dan zal bij elke nieuwe inschrijving die deze gebruiker aanmaakt 'geen betalingsverzoek mailen' standaard aangevinkt staan
        • status definitief inschrijving blokkeren = Als je aanvinkt, dan zal deze gebruiker een inschrijving nooit de status 'definitief' kunnen geven.
        • Voor wie de oude checkbox 'partner user' aangevinkt had bij sommige users: dit zal na deze upgrade dus verdwenen zijn. Gelieve de checkboxes die van toepassing zijn nu bij al die gebruikers aan te vinken.

      • Validaties op publication start en publication end van een activiteit: vroeger kreeg je al foutmeldingen bij aanmaak van een activiteit als bv de datum van publicatie-einde voor die van publicatiestart viel. Dat zorgde voor heel wat frustratie bij bv klonen van activiteiten of bij aanmaak van activiteiten die al voorbij waren. Nu worden die foutmeldingen pas gegooid op het moment dat de activiteit definitief wordt gezet.

      • Op datumvelden zoeken gaat standaard niet in Salesforce. Maar er is wel een workaround: we kunnen in de moederorg velden kopiëren die dan wel gevonden worden door de zoekmachine van Salesforce. Geboortedatum hadden we zo al bij migratie vindbaar gemaakt, nu is ook 'start eerste sessie' te vinden via de zoekfunctie. Zowel in vorm '24/04/2016' als '24042016'. Handig toch?

      • Op alle orgs heb ik de rapporten voor de betalingsherinneringen aangepast. Vanaf nu zullen die inschrijvingen waarbij er enkel een bedrag ter plaatse betaald moest worden geen betalingsherinnering meer krijgen. Beste Superuser, kijk ook je mailtemplates na: welk mergefield gebruik je bij een betalingsherinnering voor het bedrag dat in de mail vermeld staat dat betaald moet worden? Je kan kiezen uit het bedrag dat vooraf betaald moet worden ('total amount to pay in advance') of het totaal te betalen bedrag ('Total amount to pay'), ongeacht of er iets ook ter plaatse betaald kan worden.

      • De inschrijvingsdatum van de deelnemer wordt aangepast wanneer een deelnemer naar status definitief gaat (van bv wachtlijst, bij toevoeging van een nieuwe deelnemer aan een definitieve inschrijving of wanneer een geannuleerde terug definitief wordt). De rapporten van de betalingsherinneringen heb ik bij jullie allen zo aangepast dat die zich ook baseren op die inschrijvingsdatum op niveau van de deelnemer, zodat bij meervoudige inschrijving het risico er niet in zit dat er al een rappel volgt terwijl er net een deelnemer is veranderd naar definitief. Ik heb twee velden nu ook anders vertaald: 'Inschrijvingsdatum inschrijving' en 'Inschrijvingsdatum deelnemer' omdat die twee dus verschillend kunnen zijn (voorheen alletwee gewoon 'inschrijvingsdatum'). Inschrijvingsdatum van de inschrijving wordt enkel en alleen aangepast wanneer er nog geen sync was met Exact (anders is er een probleem met de volgorde van de boekingen in Exact. Dus in het geval van wachtlijst of een geannuleerde die nooit definitief gezet werd.

      • Pakketactiviteiten: er zat nog een bug op dat een lead niet kon inschrijven voor een pakket. Opgelost. Daarnaast is toegevoegd dat als je een definitieve activiteit toevoegt aan een pakket waar al inschrijvingen voor zijn, dat die deelnemers automatisch ook ingeschreven zijn voor die nieuwe activiteit. (dat is wenselijk, maar wel opletten dus dat je niet per ongeluk een activiteit toevoegt aan een pakket! Dat is niet echt omkeerbaar omdat er inschrijvingen zijn dan). En een aantal validaties want die pakket kon je wel verknoeien als je daar zin in had. Nu dus niet meer ;)

      • Een aantal centra was nog bezig met het aanpassen van de grootboekrekening die gekoppeld is aan de activiteiten van 2016. Nu blijkt dat die sync met Exact andere neveneffecten heeft die niet gewenst zijn. We moeten dat dus voorlopig blokkeren. Vanaf nu kan je de grootboekrekening van een activiteit niet meer aanpassen nadat ie definitief gezet is. Jullie superusers kunnen er wel in die zin flexibel mee omgaan dat je de validatie kan uitzetten zolang er nog geen inschrijvingen hangen aan die activiteit. Tot dan kan het geen kwaad om die nog aan te passen. Maar het beste is dus om er zeker van te zijn bij definitief zetten dat de grootboekrekening klopt. Graag een beetje samenwerken met je boekhouder daarvoor.

      • Er zijn nog heel wat Exact-sync bugs uitgehaald. Er zat een probleem bij de credit nota's wanneer een inschrijving al deels betaald was. 
        Opgelet: SF houdt nu dus rekening met betalingen om het bedrag van de creditnota te bepalen bij annulatie. Da betekent wel dat het goed afgepunt moet zijn in Exact, de betaling, anders kan SF niet weten hoeveel er al betaald is op die boeking.  

      • Wat wel nog het geval is, is het volgende: als je een definitieve deelnemer toevoegt aan een betaalde inschrijving die op 0 is gekomen door annulatie(s), dan vervalt de credit nota niet. Dus als het tarief van die nieuwe deelnemer hoger is dan het reeds betaalde bedrag, dan lijkt het alsof de credit nota moet uitbetaald worden én dat de klant moet bijbetalen. Tegen elkaar af te punten in Exact als je niet wilt dat die twee acties moeten gebeuren. Later meer hierover in de Exact collegagroepen. We gaan ook een test opzetten bij enkele centra om de procedures rond terugbetalingen te stroomlijnen via rapporten en list views.

      • De grootste bug die er nog in zat was wellicht die dat de creditnota's van aankoopfacturen geen negatief bedrag opleverden in Exact. Gelukkig had nog maar één centrum (archeduc) een creditnota bij de aankoopfacturen. Wouter, bekijk je eens met Karin wat we ermee doen? Want het gaat over een creditnota van 2015, dus ik durf die dan niet zomaar opnieuw syncen bij een afgesloten boekjaar.

      • Alle vertalingen zijn nu gebeurd (muv Babbler die ik niet zelf kan/mag vertalen). Er zijn ook velden beschikbaar gemaakt voor aangepaste rapporttypes die eerder niet konden gebruikt worden in bepaalde rapporten.

            UPDATE 011 (2/3/2016)

            Geplaatst 2 mrt. 2016 13:23 door Parcours vzw   [ 3 mrt. 2016 11:01 bijgewerkt ]

            • participation + evaluation reminder opt out: bug (fout in validatieregel) gefixt.
            • Babbler-bug: de unsubscribe link, daar zat nog een foutje in, opgelost.

            • Verantwoordelijke persoon inschrijving aanpassen: gaat vanaf nu ook nog nadat de inschrijving al definitief is. En het komt dan ook goed in Exact Online (bij de juiste relatie). Als dus de factuur achteraf bv op naam van een bedrijf moet zijn ipv een individu, dan ga je als volgt te werk: verander de naam van de verantwoordelijke persoon in de naam van een persoon die aan dat bedrijf in Salesforce gekoppeld is. Dan sla je op en klik je op de knop 'creëer verkoopfactuur' op inschrijving (bovenaan) en dan doe je de naam van de contact weg en selecteer je de naam van de organisatie. Zo, nu zal ook op de PDF de naam van de organisatie staan. 

            • Er is nu ook een status 'processed' op inschrijving en verkoopfactuur (een beveiliging): je kan die zelf niet geven, maar als je in Exact de boekingen verwerkt (ter info verwerkte boekingen wil automatisch zeggen dat het niet meer de bedoeling is om deze boekingen nog aan te passen) dan komen deze inschrijvingen en verkoopfacturen automatisch op status 'processed' en kan je de financiële info niet meer aanpassen of geen deelnemers meer toevoegen of verwijderen.
            • inschrijvingsdatum bij inschrijving met status wachtlijst die definitief wordt omdat er plaatsen vrijkomen: als een deelnemer op de wachtlijst kan deelnemen, dan zet je de status op definitief. Maar de inschrijvingsdatum veranderde tot nu toe niet mee. Dat is niet handig, omdat de rappels (betalingsherinneringsmails) gebaseerd zijn op de datum van de inschrijving. Nu verandert dus ook die datum mee van de inschrijving, wordt dag van vandaag als je de status van wachtlijst naar definitief zet (van een deelnemer of een inschrijving).

            UPDATE 010 (2/3/2016)

            Geplaatst 2 mrt. 2016 03:15 door Parcours vzw   [ 2 mrt. 2016 03:23 bijgewerkt door Merijn Supply ]

            Grote Upgrade overeenkomsten

            Lang verwacht, eindelijk gearriveerd: de overeenkomsten zijn nu helemaal klaar.
            Voordien kon je er al mee werken, maar nu hebben we het verbeterd en afgewerkt.
            Je kan overeenkomsten maken voor medewerkers en partners. Zowel die die de inhoudelijke kant als die die de logistieke kant op zich nemen. Daarnaast kan je ook voor reservaties (extern verhuur) een overeenkomst opmaken en verzenden.
            Stel eerst alles goed in, samen met een SuperUser. En lees dus de documentatie goed door.

            Succes!

            UPDATE 009 (16/2/2016)

            Geplaatst 16 feb. 2016 09:35 door Parcours vzw   [ 2 mrt. 2016 03:26 bijgewerkt door Merijn Supply ]

             Kleine Upgrade

            • 'Date of refund' (datum terugbetaling): was er al bij de vorige upgrade (zie vorig bericht), maar je kon het niet op de page layout zetten. Nu dus wel, via de field set op participant 'new&edit'
            • bug op anonieme deelnemers: weet je nog? Er was een bug op anonieme deelnemers als gevolg van de oplossing voor de bug van de dubbele definitieve deelnemers. Die is al enige tijd opgelost, dus je kan weer lustig anonieme deelnemers creëren.
            • Er was een probleempje met de telefoonnummers, zoals jullie allemaal gemerkt hebben. Oplossing is nu geworden: Phone (telefoon) is de standaard en niet Home Phone (privé-telefoon). Omdat bij externe personen er vanuit Scarabee gemigreerd was naar 'home phone', hebben we dus die gegevens naar het ander veld verplaatst (phone). Dat betekent ook dat het veld op de deelnemerslijst vervangen is door 'telefoon' (ipv privé-telefoon). Dimitri heeft normaal gezien 'home phone' ook verborgen op jullie page layouts. Lijstweergaves en rapporten dien je wel nog aan te passen met het juiste veld. (Om de verwarring compleet te maken: er is ook nog mobile = mobiel, maar die is geen betrokken partij in deze kwestie).
            • Bij het verwijderen van een sessie werden de automatische onkosten niet mee aangepast. Nu wel.
            • In één van de vorige upgrades meldden we al dat E in de onkosten een mislukte poging was om het aantal nullen achter de komma te verminderen. Nu zijn het terug vier cijfers na de komma (dankzij ons kilometertarief dat vier cijfers na de komma heeft) en dus ook 4 nullen. Zo'n E in de onkostenlijn is niet proper als je een factuur of contract wilt maken, dus bij bestaande data, als je de onkostenregel wilt gebruiken, pas je best even het bedrag aan op de medewerker of het lokaal of het materiaal en dan zal die E vanzelf weg gaan. sorry!
            • Automatische onkostentypes: daarmee bedoel ik die die de onkosten automatisch genereren als je sessies aanmaakt in sessiebeheer: je kan deze onkostentypes niet meer zomaar verwijderen nu. Dat was hier en daar eens gebeurd, waardoor de boel crashte. Dus als je nu zo'n onkostentype wilt vervangen door een andere, zal je de validatie moeten uitzetten eerst. Onkostentypes zitten achter het plusje, een apart object, en de automatische herken je aan de checkboxes (één per soort).
            • Grootboekrekeningen die bij de custom settings van Exact Online in de setup gedefinieerd staan, kan je nu niet meer verwijderen (omdat er fouten mee gebeurden, van mensen die niet wisten dat daar iets aan vast hing). Als je die dus wel wilt verwijderen, moet je de validatieregel even uitzetten.
            • Er staat een nieuw veld op Lead (verborgen): uitpas id. Op vraag van Oostende die al veel met UiTPAS werkt. Je kan dat laten verschijnen op het inschrijfformulier op de website als iemand dat tarief kiest en dan ook op de page layout van lead zetten. Dat is geïmplementeerd door Coworks. Er zitten validaties op aan de kant van de website, niet in Salesforce. Voor meer info over de website: bij Oostende.
            • Wanneer op inschrijving 'cash' als betalingswijze is aangeduid, zal nu automatisch 'geen betalingsverzoek mailen' aangevinkt zijn.
            • De datumvelden 'Initial reminder date' en 'second reminder date' op participant stonden niet read-only op de page layout van de deelnemer. Best wel doen om fouten te vermijden (tenzij jullie de half-automatische nooit zullen gebruiken en die velden manueel willen invullen). Vergeet niet om de workflow aan te zetten als je de half-automatische betalingsherinneringen wilt gebruiken, anders verschijnt op deze velden een datum zonder dat er echt een mail vertrokken is. 
            • Bij een activiteit in voorbereiding, waarbij het maximum aantal deelnemers nog niet ingevuld was, verscheen er 'fully booked'/volzet, omdat hij leeg als 0 aanzag. Nu dus niet meer.
            • Als je nieuwe activiteiten voor een project wou aanmaken via de knop 'converteren naar activiteiten' kreeg je een foutmelding. Dat is nu aangepast. je kan dus activiteiten toevoegen aan een project zonder alle gegevens opnieuw te moeten invoeren. Test maar eens. Ik heb de knop nu anders vertaald (te verwarrend zo blijkt). Ze heet 'Nieuwe activiteiten'.

            UPDATE 008 (16/2/2016)

            Geplaatst 16 feb. 2016 01:20 door Parcours vzw   [ 2 mrt. 2016 03:25 bijgewerkt door Merijn Supply ]

            Grote Upgrade (semi-automatische)mailings

            Automatische mailings:

            • mail indien bedrag van de inschrijving = 0 euro (ipv betalingsverzoek)
            In de huidige workflow werden er alleen bevestigingsmails (lees: betalingsverzoek) automatisch gemaild wanneer je de inschrijving op definitief zette.
            Er zijn twee workflows bijgekomen voor die bevestiging. De eerste is die wanneer het totale bedrag van alle deelnemers van een inschrijving = 0. Dus gratis. De workflow heet: Registration Free Definite Confirmation Email. 

            Instellingen die moeten gebeuren: bijhorende mailtemplate aanpassen ('Bevestiging gratis inschrijving'), e-mail alert ('Registration Free Definite Confirmation Email') instellen (afzender enzo) + als alles goed getest is de workflow activeren (en je collega's blij maken).
            Er is ook een extra workflow + taak voor als de verantwoordelijke persoon geen mailadres heeft. Ook daar taak instellen + workflow activeren.
            Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.
            • mail indien iemand op wachtlijst gezet is (ipv betalingsverzoek)
            De tweede is die wanneer de activiteit volzet is en iemand op de wachtlijst belandt.
            De workflow heet: Participant Waiting List Notification Email

            Opgelet! Deze mail wordt naar de verantwoordelijke persoon gestuurd en niet naar de deelnemer zelf (zoals dat het geval is bij de andere bevestigingsmails).

            Instellingen die moeten gebeuren: bijhorende mailtemplate aanpassen ('Deelnemer op wachtlijst notificatie'), e-mail alert ('Participant Waiting List Notification Email') instellen (afzender enzo) + als alles goed getest is de workflow activeren (en je collega's blij maken).
            Er is ook een extra workflow + taak voor als de verantwoordelijke persoon geen mailadres heeft. Ook daar taak instellen + workflow activeren.Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.

            • evaluatiemail X aantal dagen na laatste sessie
            Op elke activiteit is een veld aanwezig waar je de URL van het evaluatieformulier kan invullen. Dus ofwel zorg je voor een vooringevuld formulier per activiteit en plak je daar dan de URL ofwel heb je één standaardformulier waarbij de deelnemer zelf nog een aantal basisgegevens over de activiteit invult. Van dat laatste kan je in de setup bij de activity parameters (via custom settings) dan een default invullen zodat bij creatie van een activiteit de URL automatisch ingevuld wordt. Dat was al geïmplementeerd.
            Nu is de mailing er ook. Naar de deelnemer zelf, niet naar de verantwoordelijke persoon van de inschrijving. Je kan zelf kiezen hoeveel dagen na afloop van de laatste sessie deze automatische mail moet verzonden worden. Je kan op niveau van de activiteit ook een andere datum kiezen dan de default, eventueel deze evaluatiemail uitzetten voor de gehele activiteit en je kan op niveau van de deelnemer zien wanneer de mail effectief verzonden is. Je kan ook de workflow activeren dat er een taak wordt verzonden naar iemand als de deelnemer geen mailadres had, zodat je de evaluatie op een andere manier kan organiseren.

            To do:
            • nieuwe veldjes op de pagina-layout slepen als jullie beslist hebben ze te gebruiken
            activity: Participation Evaluation Date
            activity: Participation Evaluation Opt Out
            In de dev-omgeving heb ik een nieuwe sectie gemaakt onder de sectie 'Registration' en heb die 'Evaluation' genoemd. daar staan nu deze twee velden + dat dat er al stond op de pagina met de URL van het formulier.

            participant: Participation Evaluation Date
            Opgelet, dit veld moet je read-only maken, want wordt automatisch ingevuld. Dus ook niet op de new of edit page zetten. 
            Ik heb zelf dat veld onder de sectie 'activity information' op de dev gezet. 

            • mailtemplate aanpassen, e-mail alert aanpassen en na testen de workflow activeren
                        mailtemplate = 'deelname evaluatiemail'
                       workflow en e-mail alert =  'Participation Evaluation Email
            Er is ook een workflow die een taak genereert als de deelnemer geen mailadres heeft. To do: taak aanpassen, workflow activeren.
            Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.
            • De default instellen in de setup bij custom settings, acticvity parameters, default, manage
            Je vult het standaard aantal dagen in dat de mail na de laatste sessie moet vertrekken. De default die je in de settings kan opgeven zal enkel toegepast worden op nieuwe activiteiten. Op de bestaande zal het veld 'participation evaluation date' leeg blijven. je kan die wel manueel invullen en dan vertrekt de mail op die datum.

            • herinneringsmail X aantal dagen voor eerste sessie
            Sommige centra waren er al vertrouwde mee, voor andere is het nieuw en dus te onderzoeken: je kan een automatische herinneringsmail sturen naar de deelnemers. Niet te verwarren met de betalingsherinnering. Dit hier is een herinnering van deelname (voor de slechte agenda-beheerders onder de deelnemers). De mail wordt verzonden op de datum die op de activiteit staat en die je automatisch kan laten invullen via de activity parameters (zoals bij evaluatiemail hierboven).
            Ook de eigenaar van de activiteit (de owner) krijgt een mailtje met dezelfde informatie. Zo weet hij/zij dat de deelnemers die mail gehad hebben en wordt ook hij/zij herinnerd aan eventuele opvolging van deze activiteit. Standaard wordt deze mail verstuurd op hetzelfde moment als de mail naar de deelnemers, maar je kan het rapport zo aanpassen dat de mail bijvoorbeeld al vroeger naar de educatieve vertrekt, zodat die eventueel de praktische info nog kan actualiseren.
            Er zijn voor deze mail nu heel wat velden van activiteit doorgekopieerd naar participant, om te kunnen gebruiken in mails naar participants. Bijvoorbeeld 'practical info'. Het is niet de bedoeling dat je die op de page-layout zet, maar je kan die vanaf nu dus wel gebruiken voor mailtemplates of voor rapporten.
            To do:
            • nieuwe veldjes op de pagina-layout slepen als jullie beslist hebben ze te gebruiken
            Activity: Participation Reminder Date
            Activity: Participation Reminder Owner Date: read-only zetten aub, zie helptekst voor meer info.
            Activity: Participation Reminder Opt Out
            Op de dev-omgeving heb ik ze alledrie onder de sectie 'registration' gezet, maar je zou er ook een aparte sectie van kunnen maken.

            Participant: Participation Reminder Date
            Dit veld read only zetten en niet op new/edit page zetten. Ik heb het onder de sectie 'activity information' gezet op de dev.

            • mailtemplate aanpassen, e-mail alert aanpassen en na testen de workflow activeren
            mailtemplates = 'Herinnering start activiteit' + 'Deeelname herinneringsmail voor eigenaar'
                       workflows en e-mail alerts = 'Participation Reminder Email' + 'Participation Reminder Owner Email'
            Er is ook een workflow die een taak genereert als de deelnemer geen mailadres heeft. To do: taak aanpassen, workflow activeren.
            Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.
            Je kan dus ook de criteria van het rapport dat bepaalt wanneer de mail naar de owner wordt gestuurd aanpassen. Het rapport heet Participations Reminder Owner Report en zit bij 'activity reports' onder 'reports'.
            Meer info over hoe het rapport aanpassen vind je op de google+ community. (Zoek op 'relatieve tijdswaarden')
            Meer uitleg over de workflows in onze package vind je hier.
            • De default instellen in de setup bij custom settings, acticvity parameters, default, manage
            Je vult het standaard aantal dagen in dat de mail voor de eerste sessie moet vertrekken. De default die je in de settings kan opgeven zal enkel toegepast worden op nieuwe activiteiten. Op de bestaande zal het veld 'participation reminder date' leeg blijven. Je kan die wel manueel invullen en dan vertrekt de mail op die datum.

            • Extra voor bestaande data
            Bij bestaande deelnemers zijn de extra doorgekopieerde velden op participant niet automatisch ingevuld. Dus de praktisch info zal bv niet in de herinneringsmail verschijnen als de deelnemer al aangemaakt was. Wat je dan doet is de praktische info op activiteit even aanpassen (iets bijtypen, opslaan en dan weer weg doen) en dan wordt die info wel doorgekopieerd naar de deelnemers.


            Bulkmail bij annulatie van een activiteit: 

            Als je de definitieve deelnemers van een activiteit een mail wilt sturen, dan kan je de knop 'mail deelnemers' in de gerelateerde lijst 'deelnemers' op activiteit gebruiken. Dan krijg je een rapport en kan je van daaruit de personen toevoegen aan een Babblercampagne of de adressen kopiëren. Maar dat zijn altijd de definitieve deelnemers. Nu is ook geïmplementeerd dat bij een activiteit die geannuleerd is, bij druk op dezelfde knop toch een rapport verschijnt en wel dat met die deelnemers waarvan de status geannuleerd is + filter van die die dezelfde annulatiereden hebben.

            UPDATE 007 (25/1/2016)

            Geplaatst 25 jan. 2016 12:55 door Parcours vzw   [ 2 mrt. 2016 03:25 bijgewerkt door Merijn Supply ]

            • Checkbox op deelnemer die zegt of de inschrijving verbonden aan die deelnemer volledig betaald is. Je kan dat nu bv toevoegen in een kolom in het rapport van de deelnemers. Het zit bij 'activity reports' en heet 'activity participants'
            • Creditnota's die foutief aangemaakt waren (bv op de dag dat de sync niet goed liep met Exact op 11/1) terug op 0 kunnen zetten, kan nu. Op die manier maak je de creditnota ongedaan, ook in Exact.
            • Bij 'opmerkingen' in elke onkost stond er af en toe een onnodige 'E'. Die is nu weg, maar er staan wel veel nullen na de komma, niks aan te doen zo blijkt.
            • Als je gemigreerde wachtlijstinschrijvingen had, dan kon je die na migratie niet zomaar definitief maken als ze plots wel konden deelnemen. 't Is te zeggen: dat kon wel, maar de sync naar Exact vertrok niet. Voor activiteiten die starten na vandaag waarvoor je in Scarabee al een wachtlijst had, is dat nu rechtgezet. De sync met Exact zal wel starten.
            • Er zat nog een bug in: de validatie van dubbele definitieve deelnemers werkte niet zoals het moest. Salesforce bug, maar Cloud Innovation voorzag een workaround, nu ook bij jullie dus. Opgelet: eenzelfde persoon kan wel twee statussen hebben binnen één activiteit, dus bv geannuleerd en definitief, maar niet twee keer definitief.
            • Uit in Vlaanderen: 'geannuleerd' kwam niet mee in UiT. Nu wel, in de titel.
            • Labeltjes van veldjes zijn vertaald.
            • De PDF van de creditnota is in orde gebracht
            • Als je op 'creëer creditnota's' klikt in een list view op inschrijvingen, dan komt er eerst een tussenpagina waar je op 'uitvoeren' moet klikken. Zo gebeuren er zeker geen vergissingen...
            • OGM-nummers: er werd ons gemeld dat sommige gestructureerde mededelingen niet bleken te werken. Laatste twee cijfers mogen niet 00 zijn. In dat geval moet het 97 zijn. Rechtgezet voor de toekomst, huidige fouten traceer je met een lijstweergave op inschrijving: formatted ogm contains "00 +++" AND total amount to pay is not 0. Vraag aan die mensen (die die dus nog moeten betalen) om met vrije mededeling over te schrijven en dan manueel afpunten. Het zullen er maar een handvol zijn normaal gezien.
            • Er werd gemeld dat grootboekrekingen niet altijd gesynct werden als je 'herlaad grootboekrekeningen' aanklikt. Er is een zin toegevoegd op de tussenpagina die het verklaart: grootboekrekening mag niet langer zijn dan 80 tekens.
            • 'Datum terugbetaling' = nieuw veldje op deelnemer. Op algemeen verzoek. Het doet niks, maar zo kan je ook vanuit Salesforce in één oogopslag zien welke je wel en nog niet teruggestort hebt. Zet maar op de page layout of in rapport deelnemers, of...
            • Er komt nu een waarschuwing als de vervaldatum van het kortingsbewijs van een persoon vervallen is en die zich wilt inschrijven.
            • Materiaal reserveren: tot nu toe kon dat alleen voor de 'eigen account' dus voor eigen lokalen. Als je op andere plaatsen je eigen materiaal echt wilt reserveren, dan moet je van die account een intern lokaal maken nu. 'intern lokaal' aanvinken op organisatie met record type location.

            1-10 of 15