FAQ

Algemeen Salesforce


Hoe doe je aanpassingen in bulk?

Vertrek van een lijstweergave die bestaat of die je zelf aanmaakt (bv 'start na vandaag + Publiceren op website + definitief'). Zorg ervoor dat het item dat je wilt bewerken in één van de kolommen van je lijstweergave staat. Dan zie je links vinkvakjes naast elk lijntje van je lijst en bovenaan zelfs eentje waarmee je de hele lijst van die pagina kan aanvinken. Doe dat als je ze allemaal wilt wijzigen of selecteer er enkele. pas dan de waarde die je wou aanpassen aan via dubbelklikken in de lijst zelf. Dan vraag ie of je enkel die ene lijn wilt veranderen of alle aangevinkte lijnen. Meer dan 200 tegelijkertijd zal wellicht niet lukken, dan heb je data loader nodig ipv via lijstweergave. Succes!
Let op bij objecten met meerdere types (dat is: organisaties + personen), je kan enkel 'in bulk' bewerken in een lijst met één record type. Bovendien mag het veld dat je wilt bewerken niet read-only zijn natuurlijk. 

Kunnen we PDF's zelf aanpassen? (bv deelnemerslijst)

Nee, dat kunnen we niet. Mits akkoord van alle centra kunnen we wel wijzigingen aanvragen aan Cloud Innovation tegen betaling. Bij sommige PDF's zijn bepaalde velden aanpasbaar en/of kan je de vertaling manipuleren. Voor andere PDF's heb je altijd het flexibele alternatief om zelf een rapport te maken zoals je het wil en dat om te zetten naar een excel en een doc. Er bestaan ook apps om docs te maken. Tim Deschaumes (V+ Gent) is het best op de hoogte van deze mogelijkheden.

Activiteiten

Hoe maak je een pakketactiviteit of een pakket zelf aan?

1/ eerst een gewone activiteit aanmaken (vb 'Digidokter - reeks') 
2/ maar: deze in voorbereiding houden, want géén sessies, géén begeleiders, géén lokalen definiëren 
3/ 'Publiceren op UiT' uitvinken 
4/ Subactiviteiten opsporen en van daaruit linken aan de (draft) hoofdactiviteit 
5/ 'Negeer validatieregels' aanvinken 
6/ dan pas kan je de pakketactiviteit of reeks definitief plaatsen

Hoe kan je trefwoorden toekennen aan een activiteit

Trefwoorden is wel een veldje op 'activiteit' ('overzicht chatteronderwerpen' in de sectie 'publicaties' maar zoals je kan merken kan je daar geen trefwoorden invoeren/bewerken. Dat veldje is enkel bedoeld om te kunnen gebruiken in een rapport. Waar doe je dat dan wel? Helemaal bovenaan op een activiteitsfiche, onder de titel van de activiteit, vind je een balk voor je chatterfeed. En daarnaast de boodschap: klik om onderwerpen toe te voegen. Daar kan je ze dus bewerken. Je kan daar ook rechten op steken dat niet iedereen dat kan, dat is een andere vraag ;) Op bijna elk object kan je trouwens met die chattertrefwoorden werken.
Wil je meer weten over chatteronderwerpen? google 'chatter topics salesforce'! het is een standaardfunctionaliteit in Salesforce.

Hoe stuur je een mail naar alle deelnemers van een activiteit?


Salesforce heeft zelf geen systeem voor zo'n massamailing gebaseerd op een rapport. Dat zal dus via Babbler gaan. Bij de gerelateerde lijst 'Deelnemers' op Activiteitenpagina's vind je de knop 'Mail deelnemers' (Mail participants). Deze knop leidt in eerste instantie verder naar een rapport (Mailing Deelnemers Activiteit). Zoek naar de knop 'Toevoegen aan campagne' (voorlaatste knop). Vind je die niet? Vraag dan even aan jouw SF-admin of je wel aangevinkt bent als Marketinggebruiker. Bij een definitieve activiteit worden alle definitieve deelnemers geselecteerd, bij een geannuleerde alle deelnemers die bij annulatie van de activiteit geannuleerd werden.
Vervolgens kan je een Sjabloon selecteren, zelfde procedure als bij Massamailings. Je kan dus geen mergefields van activiteit in je mailsjabloon gebruiken, enkel merge fields van personen.

Waarvoor dient 'portfolio'?

Het portfolio is een functie die in Scarabee zat. Er werd dan een export gemaakt met alle profielen waarvan de checkbox 'portfolio' aangevinkt was. Er zijn nog een drietal centra die met het portfolio werken, dus het zit ook op een bepaalde manier in Salesforce. Namelijk: je kan, weliswaar nu op activiteitsniveau, de checkbox 'portfolio' aanvinken en dan kan je die er uithalen in een door jou op maat gemaakt rapport. Of je gebruikt de lijstweergave 'portfolio'. Je kan daar alle items in één beweging selecteren en dan op de knop 'Creëer PDF-lijst' klikken. Dan heb je één PDF met alle activiteitsfiches in, maar dus weliswaar volgens een standaardsjabloon, niet op maat. Als je op je eigen maat wilt, dan maak je een rapport en via ASAP utilities (excel) kan je dan bv ook worddocumenten creëren of je koopt een app aan.

Waarom wordt er een tarief 'free' aangemaakt bij elke activiteit?

Tarief 'free' wordt automatisch aangemaakt bij elke activiteit, weliswaar met checkbox 'publiceren op website' niet aangevinkt. Dit is om te vermijden dat je bij aanmaak van een nieuwe activiteit elke keer zou moeten voorzien dat er misschien ook wel mensen gratis kunnen deelnemen. Stel dat iemand zou inschrijven en het is een personeelslid of vrijwilliger die gratis mag deelnemen, dan zou je dat tarief anders eerst op activiteitsniveau moeten aanmaken. Door de checkbox 'publiceren op website' kan je dit tarief makkelijk uitfilteren in overzichten. Er zijn trouwens twee verborgen velden op activiteit die je kan gebruiken in rapporten: samenvatting alle tarieven + samenvatting tarieven gepubliceerd op website. Je kan het tarieftype 'free' verwijderen op een bepaalde activiteit, maar ik zou niet weten waarom. Tenzij er nooit iemand gratis mag deelnemen in jouw centrum.
Je kan de checkbox 'publiceren op website' aanvinken op 'free' als de activiteit écht gratis is. Op de website en in het rapportveld komt er dan uiteraard wel 'gratis' in het Nederlands. Het Engels is omwille van codering, maar wordt dus nergens onvertaald gelaten bij exporten of op website.  

Hoe moet ik andere verplaatsingskosten dan die met de auto invoeren voor een medewerker?

Bij 'vervoerstariefeenheid' kies je dan niet kilometer maar sessie of activiteit. En dan vul je bij het tarief de totaalsom in voor het openbaar vervoer, berekend dus op basis van sessie (dan vermenigvuldigt ie die som naargelang het aantal sessies) of per activiteit de hele totaalsom, aan jou de keuze. 

Welke zaken op activiteit kunnen ingesteld worden via de setup?


Zoals bij elk object kan je standaardwaarden laten invullen. Speciale instellingen voor activiteiten zijn:
-aantal vinkjes bij goedkeuringsproces
-standaard vervoerskost per kilometer
-aantal dagen voor de start voor versturen van een herinneringsmail
-standaard evaluatie URL
-standaard start inschrijvingen (en dus start publicatie)
-websitedomein voor de URL per activiteit
-aantal dagen na laatste sessie voor het versturen van een evaluatiemail