Charte des contrôles des aptitudes et connaissances, et examens

Préambule

Convaincue de la nécessité de réaffirmer les règles qu’imposent les exigences de qualité et d’équité en matière de formation, l’Université KOFI ANNAN de Guinée (UKAG) propose une charte des contrôles des aptitudes et connaissances et examens pour l’ensemble de ses composantes.

Cette charte a pour objet de préciser, dans le cadre des dispositions réglementaires en vigueur, les pratiques à mettre en œuvre et à respecter dans toutes les composantes de l’Université en matière d’organisation et de validation des contrôles, et  examens.

La présente charte fera l’objet d’une large diffusion auprès des étudiants, enseignants et surveillants, notamment par voie d’affichage dans les locaux de l’établissement et sur le site Internet de l’Université.

Titre I : PRÉPARATION ET ORGANISATION DES EXAMENS

1.      Calendriers

Le calendrier de l’année universitaire, fixant les dates des enseignements et contrôles des aptitudes et connaissances, est arrêté par le Conseil de l’Université en début d’année universitaire. Il est diffusé dans les supports de communication prévus à cet effet.

Les calendriers des examens (hors contrôle continu) sont portés à la connaissance des étudiants par voie d’affichage sur les panneaux réservés à cet effet et sur le site Internet de la Composante, au moins dix (10) jours avant le début des épreuves. Les étudiants sont informés dès que possible de toute modification.

Le calendrier prévoit, dans la mesure du possible, pour chaque étudiant une pause entre la dernière épreuve du matin et la première épreuve de l’après-midi, ou entre deux épreuves du matin ou du soir.

2.      Convocation

L’annonce par voie d’affichage des épreuves écrites et orales vaut convocation individuelle aux examens : elle précise la date, l’heure, la durée, le lieu et l’intitulé de chaque épreuve ; elle doit être faite au moins dix (10) jours avant le début de l’épreuve.

Toutes les informations affichées concernant les examens doivent être datées. Il appartient aux étudiants de les consulter et de signaler dans les meilleurs délais au Service de la Scolarité (Cellule examens) tout oubli ou erreur.

Les informations données par téléphone n’engagent pas l’Université.

 

3.      Sujets d’examens

Tout enseignant a seul et personnellement la responsabilité pédagogique du sujet qu’il donne et de sa confidentialité jusqu’à sa remise à la Direction de la composante. Le sujet doit être en rapport avec programme des enseignements et en adéquation avec la durée de l’épreuve.

Le sujet doit rappeler l’intitulé et la durée de l’épreuve et préciser, s’il y a lieu, la liste des documents ou matériels autorisés. En l’absence d’indication contraire expresse, aucun document ou matériel n’est autorisé pendant la durée des épreuves.

Les sujets sont reproduits sous la responsabilité de la composante concernée, qui veille au respect de leur confidentialité.

4.      Préparation matérielle des épreuves

Le Service de la Scolarité (Cellule des examens) et les Composantes

- préparent le calendrier des examens,

- établissent les listes nominatives d’étudiants, épreuve par épreuve.

Les Composantes :

- reçoivent les sujets d’examens de la main des enseignants, les conservent et les reproduisent au moment opportun, puis les distribuent elles-mêmes le jour de l’épreuve aux étudiants dans les différentes salles d’examen,

- prennent toutes dispositions pour en assurer la confidentialité,

- portent à la connaissance des étudiants toutes informations concernant le déroulement des épreuves,

- conservent les copies corrigées pendant un an ou les remettent aux étudiants contre décharge.

Le Service de la Scolarité (Cellule des examens) :

- réserve et prépare les salles ainsi que le matériel nécessaire au déroulement des épreuves,

- convoque les surveillants et les affecte dans les salles, supervise l’installation des étudiants en liaison avec la composante concernée,

- remet aux surveillants les listes nominatives des candidats ainsi que les sujets, pour distribution aux étudiants,

- « anonyme » les copies et les remet aux composantes, pour correction par les enseignants concernés,

- récupère le matériel inutilisé à l’issue des épreuves.

 

Titre II : DÉROULEMENT DES EXAMENS

1.      L’accès aux salles

1.1.             Les horaires

Les étudiants et les surveillants doivent être présents devant la salle d’examen quinze (15) minutes au moins avant le début de l’épreuve.

Les étudiants ne doivent pas pénétrer à l’intérieur de la salle d’examen avant d’y avoir été invités.

En cas de retard, l’accès à la salle d’examen est interdit à tout candidat qui se présente après ouverture des enveloppes contenant les sujets, sauf cas de force majeure, laissés à l’appréciation du Service de la Scolarité. Aucun temps supplémentaire de composition n’est donné au candidat arrivé en retard ; de plus, la mention du retard et de ses circonstances est portée sur le procès-verbal d’examen.

1.2.            Les consignes

L’étudiant ne doit en aucun cas être en possession de documents non expressément autorisés dans le cadre de l’épreuve.

Les affaires personnelles de l’étudiant, y compris les téléphones portables et appareils permettant le stockage et la diffusion d’informations, doivent être éteints et déposés à l’entrée de la salle ou à l’endroit indiqué par les surveillants.

 

1.3.             L’identification

Pour être admis dans la salle d’examen, les étudiants sont invités à présenter leur carte d’étudiant.

 

1.4.            Les conditions de sortie

 

Durant la première heure d’épreuve, aucune sortie provisoire ou définitive n’est autorisée, sauf cas de nécessité absolue.

i.                    Les sorties provisoires 

Les candidats qui demandent à quitter provisoirement la salle n’y sont autorisés qu’un par un, accompagnés par un surveillant. Ils doivent remettre leur copie et brouillons au surveillant qui les leur restitue à leur retour. Aucun temps supplémentaire ne leur est accordé.

ii.                  Les sorties définitives 

Aucun étudiant ne peut quitter la salle de l’épreuve dans l’heure suivant le début de celle-ci.

Aucun étudiant ne peut rester dans les salles d’examens après avoir remis sa copie.

2.      La surveillance

La surveillance des examens constitue un acte pédagogique effectué par des agents recrutés à cet effet.

2.1.            Les informations à donner aux étudiants 

Une information complète concernant les modalités de contrôle des aptitudes et connaissances, la nature et la durée des épreuves, les conditions de leur déroulement (possibilités de sortie, différentes interdictions…), les sanctions encourues en cas de fraude…, doit être portée à la connaissance des étudiants au début de chaque année universitaire.

2.2.            L’organisation de la surveillance

Dans la mesure du possible, sont réunis dans une même salle des étudiants subissant des épreuves de durée identique.

Chaque salle d’examen est surveillée au moins par deux personnes, dont une est désignée comme responsable de salle (mention en est faite sur le procès-verbal d’examen). Le nombre de surveillants effectif est proportionné au nombre d’étudiants, conformément aux dispositions réglementaires en vigueur.

En cas d’épreuve orale et dans l’hypothèse où l’examinateur serait seul avec l’étudiant, les portes doivent demeurer ouvertes.

2.3.            La mission de surveillance 

L’enseignant responsable du sujet est tenu d’être présent au moment du lancement de l’épreuve. En cas d’empêchement majeur, il désigne un représentant qualifié. Il communique son numéro de téléphone et celui de son représentant au Service de la Scolarité.

Les surveillants vérifient l’inscription des étudiants sur la liste d’appel et d’émargement ainsi que leur identité. Le candidat signe en face de son nom.

L’étudiant dont le nom n’apparaît pas sur la liste de l’épreuve est autorisé à composer, sous réserve de vérification ultérieure.

Les surveillants doivent assurer un contrôle effectif, continu et s’abstenir de toute autre activité.

Les surveillants ont toute autorité pour changer des étudiants de place et pour confisquer, le temps de l’épreuve, tout matériel ou tout document non expressément autorisé.

Le surveillant responsable de la salle prend toute mesure nécessaire pour faire cesser les troubles nuisant au bon déroulement de l’épreuve.

Les surveillants exercent leurs fonctions en conscience et avec impartialité. Ils s’adressent aux étudiants et le cas échéant les rappellent à l’ordre, avec tact et courtoisie.

2.4.            Le comportement de l’étudiant 

L’étudiant doit demeurer à la place que les surveillants lui ont attribuée.

Il doit composer personnellement et seul, sauf disposition expresse contraire.

Il ne doit utiliser que le matériel expressément autorisé par le Responsable du sujet.

L’étudiant doit respecter les instructions données par les surveillants, en particulier celles ayant trait au changement éventuel de place et à l’arrêt de l’épreuve, à la fin du temps imparti. Toute copie remise au-delà de ce temps n’est pas prise en considération.

Lorsqu’il remet sa copie, l’étudiant signe une deuxième fois la liste d’appel et d’émargement.


2.5.            Le procès-verbal d’examen 

A l’issue de l’épreuve, les surveillants remplissent le procès-verbal d’examen sur lequel figurent :

- le nombre d’étudiants présents, présents non-inscrits, absents,

- le nombre de copies remises,

- les observations ou incidents constatés pendant l’examen.

Les surveillants remettent au Service de la Scolarité, les copies, le procès-verbal renseigné, signé et daté, la liste d’appel et d’émargement. Les copies « anonymées » et un double de la liste d’appel et d’émargement sont ensuite remis à la composante concernée.


3.      Les copies 

Les étudiants composent sur des feuilles fournies par le Service de la Scolarité. 

L’anonymat est obligatoire pour les examens terminaux écrits. En conséquence, les copies ne doivent porter aucun signe distinctif, sous peine de non prise en compte.

Les copies sont « anonymées » par le Service de la Scolarité.

La levée de l’anonymat est effectuée postérieurement à la correction des copies, conjointement par le Service de la Scolarité et la Composante.

 

TITRE III : LA FRAUDE

L’Université s’efforce, de lutter contre la fraude, notamment par un rappel des consignes et sanctions en début d’épreuve, une surveillance active et continue et une large diffusion de la présente charte.

1.      Procédure en cas de fraude

L’étudiant pris en flagrant délit de fraude est invité à remettre sa copie et à quitter la salle. Le surveillant porte sur la copie des circonstances de l’épreuve, et conserve les pièces à conviction, pour les joindre ultérieurement au procès-verbal d’examen ; dans le cas où l’étudiant refuse d’obtempérer, le surveillant informe immédiatement le Service de la Scolarité.

En cas de tentative de fraude, le surveillant doit prendre toutes mesures nécessaires pour la faire cesser, sans interrompre la participation de l’étudiant à l’examen en cours et aux épreuves suivantes.

En cas de substitution de personnes, le candidat fautif est exclu de la salle et mis à la disposition du Service de la Scolarité, qui décide des dispositions à prendre.

En cas de de troubles affectant le bon déroulement de l’examen, le surveillant responsable informe le Service de la Scolarité, qui décide des dispositions à prendre.

Toute possession durant l’épreuve de documents ou d’appareil non expressément autorisés est assimilée à une tentative de fraude, et traitée comme telle.

Le surveillant doit saisir les documents et matériels non autorisés permettant d’établir ultérieurement la réalité des faits constitutifs de la fraude.

A la fin de l’épreuve, le surveillant doit consigner au procès-verbal d’examen tout élément permettant de décrire et de caractériser les faits.

Le procès-verbal d’examen doit être signé par l’ensemble des surveillants.

Compte tenu des informations disponibles et de leur appréciation sur la gravité des faits, le Directeur du Service de la Scolarité et le Directeur de la composante portent l’affaire devant le Recteur de l’Université, lequel juge de l’opportunité de saisir le Conseil d’Université en formation disciplinaire.

2.      Les sanctions

Aux termes de l’article 42 du Règlement intérieur du 10 mai 2014, « la fraude ou la tentative de fraude est sanctionnée, selon le cas :

- par l’attribution de la note zéro à l’épreuve ;

- par l’ajournement à l’unité d’enseignement concernée.

« Les mêmes sanctions sont applicables lorsque des indices graves sont relevés lors de la correction des épreuves. Les complices éventuels du fraudeur en sont également passibles. »

De plus, aux termes de l’article 44 du Règlement intérieur, « suivant la gravité des faits et sans préjudice d’éventuelles poursuites judiciaires, le Conseil d’Université en formation disciplinaire prononce une des sanctions suivantes : 

- Avertissement ;

- Blâme ;

- Exclusion temporaire de l’établissement ;

- Exclusion définitive de l’établissement.

« En dehors de la décision d’exclusion définitive dont l’application est subordonnée à l’approbation du Président de l’Université, les autres sanctions sont immédiatement exécutoires. »

 

TITRE IV : LES CORRECTIONS, LES DELIBERATIONS ET LA COMMUNICATION DES RÉSULTATS

1.      Correction et préparation des délibérations

La correction des copies est réalisée sous l’autorité de l’enseignant responsable de la matière ayant fait l’objet de l’examen. En cas de pluralité de correcteurs, l’enseignant responsable veille à l’unité de la correction et à l’harmonisation des notes, dans le respect du principe d’égalité entre étudiants. Les copies sont corrigées de façon anonyme.

Des annotations et observations justifiant la note attribuée sont portées sur les copies, qui sont signées par le correcteur.

Les délais de correction des copies et de transmission des notes sont fixés par chaque composante.

2.      Jurys de délibérations

Il est constitué un jury par semestre (le cas échéant, par an) et niveau d’études.

Le Jury délibère souverainement sur la base de l’ensemble des résultats obtenus par l’étudiant, dans le respect de la règlementation du contrôle des aptitudes et connaissances.

La composition des jurys est arrêtée avant le début des contrôles par le Recteur de l’Université, sur proposition du Directeur de composante. Sont membres des jurys, le Directeur de composante et/ou le Chef de département ainsi que les responsables des enseignements évalués. Pour délibérer valablement, les jurys doivent réunir au moins cinq membres, dont trois responsables des enseignements.

Les listes d’appel et d’émargement et les relevés de notes doivent être mis à la disposition du Jury. Les copies, rapports, mémoires et autres pièces justificatives… doivent être disponibles pour consultation.

Le Président du Jury veille à la régularité des délibérations. A l’issue de celles-ci, les membres du Jury signent le procès-verbal.

3.       Communication des résultats

Les résultats arrêtés par les jurys sont immédiatement affichés par la Composante sur les panneaux réservés à cet effet et sur le site Internet de l’Université.

A leur demande, un relevé de notes est délivré aux étudiants.

Les notes de contrôle continu sont communiquées aux étudiants au fur et à mesure de leur attribution.

4.      Réclamations

Toute réclamation portant sur les résultats doit être faite par demande écrite adressée à la Direction de la composante, dans un délai de dix jours ouvrables suivant la proclamation de ceux-ci ; les étudiants peuvent avoir accès à leurs copies.

Toute rectification de note doit être validée par le Jury.

Les copies sont conservées par chacune des composantes pendant une année, à compter de la proclamation des résultats.

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Fait à Conakry, le 27 février 2016.

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