บทที่ 1 การเขียนรายงานการประชุม

       

 การเขียนรายงานการประชุม

เนื้อหาโดยสังเขป การบันทึกการประชุม

ขณะที่มีการประชุมปรึกษาหารือกันนั้น เลขานุการจะต้องมีหน้าที่จดรายละเอียดของการประชุม ซึ่งจะ บันทึกข้อความแบบใดนั้นขึ้นอยู่กับความเหมาะสมหรือความต้องการของที่ประชุมว่าต้องการรายละเอียดของ ข้อมูลมากน้อยเพียงใด การบันทึกการประชุมสามารถทำได้ 3 วิธีคือ
 

1. การบันทึกอย่างละเอียด ได้แก่ การบันทึกคำพูดทุกคำของผู้ประชุมที่เสนอความเห็นต่อที่ ประชุม พร้อมด้วยมติของที่ประชุม การบันทึกอย่างละเอียดนี้มักใช้ในเรื่องที่ประชุมนั้นมี ความสำคัญ เช่น การประชุมเกี่ยวกับนโยบายของรัฐบาล การประชุมรัฐสภา เป็นต้น

2. การบันทึกเฉพาะประเด็นสำคัญ ได้แก่ การจดบันทึกเฉพาะประเด็นสำคัญ หรือใจความ สำคัญที่ผู้เข้าร่วมประชุมเสนอเท่านั้น พร้อมทั้งอุดมคติของที่ประชุม การบันทึกแบบนี้มักใช้กันทั่วไป ในการจดรายงานการประชุม

3. การบันทึกเฉพาะมติและเหตุผล ได้แก่ การจดเฉพาะข้อสรุปหรือข้อตกลงของที่ประชุมเพื่อ นำไปปฏิบัติตามมติของที่ประชุม โดยบันทึกอย่างกะทัดรัด เฉพาะใจความสำคัญของเหตุผลและมติ ของที่ประชุม

 

การเขียนรายงานการประชุม

การจดรายงานการประชุมนั้น มีหลักการเขียนดังต่อไปนี้

1. ควรจดรายงานการประชุมควรจดเฉพาะใจความสำคัญ ไม่จำเป็นต้องจดทุกคำพูด หากเป็นการ ประชุมสำคัญ ๆ อาจต้องจดอย่างละเอียด จุดทุกญัตติที่ผู้ประชุมเสนอให้พิจารณา แต่ไม่ต้องจด คำพูดที่อภิปรายกัน หรือความเห็นที่ผู้ประชุมเสนอทั้งหมด

2. ใช้ภาษาให้ถูกต้องชัดเจน ที่สามารถสื่อความหมายให้ผู้รับสารหรือข้อตกลงของที่ประชุมเพื่อนำไป ปฏิบัติตามมติของที่ประชุม โดยบันทึกอย่างกะทัดรัด เฉพาะใจความสำคัญของเหตุผลและมติของที่ ประชุม

3. การเขียนรายงานการประชุมควรเขียนเรียงตามลำดับวาระการประชุมครั้งนั้น ๆ โดยเขียนหัวเรื่องหรือ ปัญหาในแต่ละวาระพร้อมทั้งมติของที่ประชุมในญัตตินั้น ๆ ด้วย

4. ไม่ต้องจดคำพูดโต้แย้งของแต่ละคน หรือคำพูดที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อยมากเกินไป ยกเว้นเป็นการ บนทึกอย่างละเอียดที่ต้องการข้อมูลที่มีรายละเอียดมาก ั

 

 

5. ผู้เขียนรายงานการประชุมต้องตั้งใจฟังการประชุมอย่างมีสมาธิเพื่อเขียนรายงานการประชุมได้ถูกต้องตามมติ และตามความเป็นจริง

6. ควรแยกประเด็นสำคัญของผู้ที่ประชุมเสนอมาให้อ่านเข้าใจง่าย ไม่สับสน

7. ถ้าข้อมูลเป็นตัวเลข จำนวนเงิน สถิติ ควรเขียนให้ถูกต้อง ชัดเจน เรียงเป็นลำดับชัดเจนที่สามารถสื่อความหมายได้ง่าย

8. ใช้ถ้อยคำสำนวนแบบย่อความให้ได้ใจความสมบูรณ์ ไม่ใช้คำฟุ่มเฟือย เยิ่นเย้อ หรือสำนวนโวหารที่เร้าอารมณ์ที่อาจสื่อความหมายไปในทางใดทางหนึ่ง ไม่ตรงตามวัตถุประสงค์ของเรื่องที่ประชุม

 

รูปแบบของรายงานการประชุม

การเขียนรายงานการประชุมของแต่ละหน่วยงานจะมีรูปแบบที่แตกต่างกันแล้วแต่หน่วยงานนั้น ๆ จะกำหนดตามความเหมาะสม แต่รายงานการประชุมโดยทั่ว ๆ ไป จะประกอบไปด้วยหัวข้อดังต่อไปนี้

1. รายงานการประชุม ให้ระบุชื่อหน่วยงาน หรือเรื่องที่จะประชุม

2. ครั้งที่ ให้ลงครั้งที่ประชุม และปีที่ประชุม

3. วัน เดือน ปี ให้ลงวันที่ เดือน และ พ.. ที่จะประชุม

4. ให้ลงชื่อสถานที่ที่ประชุม

5. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อผู้ที่เข้าร่วมประชุม

6. ผู้ไม่มาประชุม (ถ้ามี) ให้ลงชื่อผู้ที่ไม่สามารถมาประชุมได้ พร้อมทั้งระบุสาเหตุที่ไม่สามารถมาประชุมได้ โดยใส่สาเหตุไว้ในวงเล็บท้ายชื่อ

7. เริ่มประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

8. ระเบียบวาระ ให้เขียนหัวเรื่องหรือญัตติที่จะประชุมเรียงตามลำดับไป โดยทั่วไปแล้ว ระเบียบวาระที่ 1 จะเป็นการรับรองรายงานการประชุมครั้งก่อน” (ถ้ามี) เพื่อให้ผู้เข้าประชุมได้พิจารณารายงานการประชุมครั้งที่แล้วว่าถูกต้องตามที่ได้ประชุมกันหรือไม่ หรือระเบียบวาระที่ 1 อาจจะเป็นเรื่องที่ประธานจะแจ้งให้ทราบก็ได้จากนั้นระเบียบวาระต่าง ๆ มาก็เป็นไปตามลำดับเรื่องที่ประชุม

9. เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

10. ผู้จดรายงานการประชุม ให้ลงชื่อผู้จดรายงานการประชุม

 

รูปแบบการเขียนรายงานการประชุมจึงขึ้นอยู่กับหน่วยงานนั้น ๆ ดังนั้น จำเป็นที่ผู้จดรายงานการประชุมจะต้องศึกษาและทำความเข้าใจรูปแบบของการเขียนรายงานการประชุมของหน่วยงานนั้น ๆ ที่ตนทำอยู่
 
 

(รูปแบบ) ระเบียบวาระการประชุม

โรงเรียนพณิชยการตั้งตรงจิตร

การประชุม................................................................................

ครั้งที่ ........../...........

วันที่.........เดือน....................... .. .............

.................................................................

เวลา.............................

*****************************************************************

ระเบียบวาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

............................................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................................
.....................................................................

ระเบียบวาระที่ 2 เรื่อง รับรองรายงานการประชุมครั้งที่แล้ว (ถ้ามี)

...............................................................................................................................................................................................
...............................................................................................................................................................................................
................................................................

ระเบียบวาระที่ 3 เรื่อง สืบเนื่องจากการประชุมครั้งที่แล้ว

................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
.............................................................

ระเบียบวาระที่ 4 เรื่อง เสนอเพื่อพิจารณา

...............................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
..............................................................

ระเบียบวาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

...............................................................................................................................................................................................
................................................................................................................................................................................................
...............................................................
 
 

(รูปแบบ) รายงานการประชุม

โรงเรียนพณิชยการตั้งตรงจิตร

รายงานการประชุม................................................................................

ครั้งที่ ............/.............

วันที่.........เดือน....................... .. .............

.................................................................

*****************************************************************

ผู้เข้าร่วมการประชุม

1. ...........................................................................

2. ...........................................................................

3. ...........................................................................

 

ผู้ไม่มาเข้าร่วมการประชุม

1. ...........................................................................

2. ...........................................................................

3. ...........................................................................

 

เริ่มประชุมเวลา .............................. .

ข้อความ...............( ข้อความทักทาย หรือ เกริ่นนำเรื่องก่อนเข้าวาระการประชุม )..................................

.................................................................................................................................................................................................................................
.........................................................................................................

ระเบียบวาระที่.................................

.................................................................................................................................................................................................
.................................................................................................................................................................................................
............................................................

มติที่ประชุม ...................................

เลิกประชุมเวลา .............................. .

......................................

(....................................)

ผู้จดรายงานการประชุม

......................................

(....................................)

ผู้ตรวจรายงานการประชุม
 
 

(รูปแบบ) ใบเซ็นชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

โรงเรียนพณิชยการตั้งตรงจิตร

การประชุม................................................................................

ครั้งที่ ............/..............

วันที่.........เดือน....................... .. .............

.................................................................

*****************************************************************

รายชื่อผู้เข้าร่วมประชุม

ลายเซ็น

1. .........................................................               ประธานกรรมการ                              .................................

2. .........................................................               กรรมการ                                              .................................

3. .........................................................               ..................                                      .................................

4. .........................................................               ..................                                      .................................

5. .........................................................               ..................                                       .................................

6. .........................................................               ..................                                      .................................

7. .........................................................               ..................                                      .................................

8. .........................................................               ..................                                        .................................

9. .........................................................               ..................                                      .................................

10. .........................................................             ..................                                       .................................

11. .........................................................             ..................                                      .................................

12. .........................................................            กรรมการ/เลขานุการ                          .................................
 
การเขียนข้อความโฆษณา

การดำเนินงานธุรกิจไม่ว่าจะในรูปแบบของห้างร้าน ห้างหุ้นส่วน บริษัท ธนาคาร ห้างสรรพสินค้า สถานบริการ โรงแรม หรืออื่น ๆ ย่อมต้องมีการขายสินค้าหรือบริการของตน  และการขายสินค้าหรือบริการนี้ก็ต้องมีการโฆษณาสินค้าและบริการให้ลูกค้าได้ทราบ หรือโน้มน้าวชักจูงให้ลูกค้ามีความต้องการที่จะซื้อสินค้าหรือใช้บริการนั้น ๆ  การโฆษณาจึงเป็นสิ่งจำเป็นในหน่วยงานธุรกิจต่าง ๆ  เพราะปัจจุบันจะเห็นได้ว่ามีการแข่งขันการโฆษณาสินค้ากันอย่างแพร่หลายทั้งในวิทยุ โทรทัศน์ หนังสือพิมพ์ วารสาร นิตยสาร ฯลฯ  การโฆษณาก็มีตั้งแต่สินค้าชิ้นเล็ก ๆ ราคาถูก อย่างลูกอมลูกกวาดไปจนถึงรถยนต์  หรือบ้านพร้อมที่ดินที่มีราคาเป็นแสนเป็นล้าน

                คำว่า โฆษณาพจนานุกรมฉบับราชบัณฑิตยสถาน พ.. 2525 ได้ให้ความหมายไว้ว่า โฆษณา หมายถึง การเผยแพร่หนังสือออกไปยังสาธารณชน  การป่าวร้อง  การป่าวประกาศ เช่น โฆษณาสินค้า  และพจนานุกรมสแตนดาร์ด (Standard Dictionary, international edition 1982)  ได้ให้ความหมายของการโฆษณาว่าคือ ระบบหรือวิธีการในการดึงดูดความสนใจจากประชาชนด้วยการให้เข้ามามีส่วนร่วมในเหตุกาณณ์หรือดึงดูดให้สนใจที่จะซื้อสินค้าผลิตภัณฑ์บริการ

ต่าง ๆ 

                มอริช ไอ แมนเดลล์ (Maurice I. Mandell)  ศาสตราจารย์ภาควิชาการตลาดแห่งมหาวิทยาลัยโบลิง กรีน สหรัฐอเมริกา  ได้ให้คำจำกัดความของการโฆษณาว่า การโฆษณา หมายถึง รูปแบบการส่งเสริมที่ผ่านสื่อโฆษณามิใช่ตัวบุคคล (nonpersonal promotion)  และต้องชำระเงินค่าโฆษณาโดยผู้อุปถัมภ์ (sponsor)  ซึ่งการโฆษณานี้มีความหมายที่แตกต่างไปจากการส่งเสริมในรูปแบบอื่น ๆ เช่น การขายโดยพนักงานขาย (personal selling)  และการส่งเสริมการจำหน่าย ( sales promotion) เป็นต้น

                โรเบิร์ต  ลัสต์ (Robert lusk) ประธานกรรมการบริษัทเบนตัน สหรัฐอเมริกา ให้ทัศนะว่า การโฆษณา เป็นวิธีการในการเสนอสินค้า ผลิตภัณฑ์ บริการ หรือความคิดเห็นสู่ประชาชน เพื่อให้ประชาชนเกิดการยอมรับและซื้อสินค้า ผลิตภัณฑ์ หรือบริการ

                จากคำจำกัดความข้างต้น พอจะสรุปได้ว่า  การโฆษณา เป็นการเสนอขายสินค้าหรือบริการไปยังผู้บริโภค โดยผ่านสื่อโฆษณาต่าง ๆ และมีวิธีการที่จะกระตุ้นให้ผู้บริโภคเกิดความต้องการในสินค้าหรือบริการนั้น ๆ

 

                การเขียนข้อความโฆษณา

                การเขียนข้อความในการโฆษณาสินค้าควรพิจารณาถึงสิ่งต่อไปนี้

1.             ใช้ภาษาที่คำนึงถึงผู้รับสารว่าเป็นเพศใด วัยใด อาชีพใด รายได้เป็นอย่างไร  การศึกษามากน้อยเพียงใด  เพราะจะทำให้เราใช้ภาษาได้อย่างมีผล

2.             การเขียนข้อความโฆษณาต้องดึงดูดความสนใจ  เร้าความอยากได้ในผลิตภัณฑ์ หรือบริการที่เราเสนอ

3.             ภาษาที่ใช้ต้องสั้น กะทัดรัด ไม่เยิ่นเย้อจนเกินไป  เพราะการโฆษณาทางวิทยุ โทรทัศน์ หรือแผ่นป้ายกลางแจ้ง  คนดูคนฟังสามารถรับได้ในเวลาจำกัด ฉะนั้นถ้าข้อความยาวเกินไปจะทำให้ไม่สามารถรับสารได้ การโฆษณาก็ไม่เกิดผล

4.             การใช้ภาษาในการโฆษณาอาจจะไม่ถูกแบบแผนทางไวยากรณ์บ้างก็ได้  แต่มิได้หมายความว่าการใช้ภาษาที่ผิดไวยากรณ์จะเป็นสิ่งที่ดีเสมอไป เพราะบางครั้งการใช้ประโยคที่ผิดไวยากรณ์อาจจะทำให้สื่อความหมายผิดได้

5.             ภาษาที่ใช้ต้องกระตุ้นให้ผู้บริโภคเกิดความอยากได้ อยากซื้อ อยากทดลองใช้บ้าง  ภาษาจึงต้องยั่วยุ เร่งเร้าให้ตัดสินใจซื้อหรือต้องการทันที

6.             ภาษาที่ใช้ต้องให้ความกระจ่างชัดในสินค้านั้นว่าเป็นสินค้าชนิดใด ประเภทใด ใช้ทำอะไร มีประโยชน์อย่างไร และหาซื้อได้ที่ไหน

การเขียนข้อความในการโฆษณาสินค้านั้น มักจะประกอบด้วย 3 ส่วนใหญ่ ๆ คือ

1.             พาดหัว  เป็นข้อความที่เร่งเร้าความสนใจจากผู้บริโภคให้สนใจโฆษณาชิ้นนั้น  พาดหัวมักจะเขียนเป็นอักษรตัวใหญ่  ไม่ยาวจนเกินไป เช่น โฆษณาของธนาคารไทยพาณิชย์ ขึ้นต้นพาดหัวว่า คุณจะรอให้ฝันเป็นจริง เมื่ออายุ 95 หรือ?”

2.             รายละเอียดขยายพาดหัว  เป็นข้อความที่ให้รายละเอียดในพาดหัวว่าเป็นสินค้าหรือบริการชนิดใด เป็นอย่างไร  มีประโยชน์หรือวิธีการอย่างใด  และจะหาซื้อหรือใช้บริการได้ที่ไหน เช่น ธนาคารไทยพาณิชย์ขยายพาดหัวว่า…. “แม้คุณเพิ่งเริ่มทำงานเพื่อก่อสร้างตัว  แต่คุณก็สามารถจะมีพร้อมในทุกสิ่งทุกอย่างที่จะทำให้ทุกช่วงวงจรชีวิตของคุณดีขึ้นด้วยสินเชื่อวงจรชีวิตของธนาคารไทยพาณิชย์  เพื่อการศึกษาที่ดี เพื่อที่อยู่อาศัย  เพื่อสิ่งอำนวยความสุข  เพื่อสวัสดิการต่าง ๆ แม้ยามป่วยไข้  เพื่อการลงทุน หรือแม้กระทั่งเพื่อการท่องเที่ยวเดินทางด้วยความใส่ใจรอบคอบในการให้บริการ  ธนาคารไทยพาณิชย์พร้อมที่จะช่วยคุณด้วยน้ำใจ สอบถามสินเชื่อวงจรชีวิตได้ที่ธนาคารไทยพาณิชย์ทุกสาขา

3.             คำขวัญ (slogan)  เป็นคำขวัญที่สั้น ๆ กะทัดรัด และเป็นคำที่ติดปากอยู่เสมอ  ส่วนใหญ่จะเป็นข้อความที่มีสัมผัสเพื่อให้จดจำง่าย เช่น ธนาคารไทยพาณิชย์ปิดท้ายโฆษณาด้วยคำขวัญว่า ธนาคารไทยพาณิชย์ ธนาคารไทยแห่งแรก มั่นคงด้วยรากฐานบริการด้วยน้ำใจ

 

การพาดหัวโฆษณา

การพาดหัวในการโฆษณามีความสำคัญมาก  เพราะเป็นสิ่งที่จะทำให้ผู้พบเห็นสะดุดตา

สะดุดใจ และหันมาสนใจข้อความที่โฆษณานั้น  การพาดหัวอาจทำได้หลายแบบ ดังนี้

1.             พาดหัวแบบข่าว  คือ การเขียนแบบบอกกล่าวหรือรายงานสินค้าบริการนั้นให้ทราบ หรือมีข่าวดีสำหรับสินค้านั้น ๆ เช่น

-ด่วน!  สั่งตรงจากนอก             (เครื่องเสียงติดรถยนต์ออดิโอ โปร)

-จองด่วน       (5 กะรัตวิลล่า)

-ปฏิวัติวิธีการหุงข้าแบบใหม่เป็นรายแรกในเมืองไทย  

(หม้อหุงข้าวไฟฟ้า National)

2.             พาดหัวแบบคำแนะนำ  คือ เป็นการกล่าวแนะนำสินค้าหรือประโยชน์ของสินค้าว่ามีข้อดีอย่างไร และท้าทายให้พิสูจน์ เช่น

-ถ้าคุณกำลังมองหาครีมทาส้นเท้าแตกมือลอก ผิวที่แข็งกระด้าง     (หมอมวลชน)

-ปัญหาแบบนี้จะไม่เกิดถ้าใช้ปูนตราเสือแต่แรก              (ปูนตราเสือ)

-ลูกค้ามองหาคุณอยู่แล้ว            (สมุดโทรศัพท์หน้าเหลือ AT&T)

3.             พาดหัดแบบเร้าความสนใจ หรือก่อให้เกิดความอยากรู้อยากเห็น  คือ การเขียนที่เร่งเร้าให้ผู้อ่านเกิดความอยากรู้อยากเห็น หรือสนใจอยากติดตาม เช่น

-ที่รัก ผมผิดไปแล้ว เห็นรูปร่างคล้ายกันก็เลยซื้อมา            (หม้อหุงข้าวไฟฟ้า SHARP)

-วันนี้คุณ หยุดความทุกข์ใจ ในผิวหน้า ไม่สวยได้แล้ว       (ควีนส์บิวตี้)

4.             พาดหัวแบบเจาะจงกลุ่ม  คือ การเขียนที่กล่าวถึงกลุ่มผู้ใช้สินค้าชนิดนั้น ๆ เช่น

-บนข้อมือบุคคลชั้นนำ  ท่านจะพบแต่ราโดเท่านั้น            (นาฬิกาข้อมือ)

-มิติใหม่แห่งโทรทัศน์สี จอภาพดำรุ่นล่าสุดที่คุณสรรหา (โทรทัศน์สี SAMPO)

-วัยรุ่นเป้นสิวใช้เคลียราซิล       (สบู่รักษาสิว)

5.             พาดหัวแบบคำสั่ง  คือ การเขียนในทำนองสั่งหรือให้ทดลองใช้เพราะเป็นสิ่งที่ดีสำหรับผู้ใช้เอง  เช่น

-อย่าช้า  ผมของคุณรอไม่ได้     (สเวนสันแฮร์เซ็นเตอร์)

-คุณภาพตรงนี้ ที่สุดในโลก                  (coustic)

-ดื่มเป๊ปซี่ดีที่สุด           (น้ำอัดลม)

6.             พาดหัวแบบอธิบายภาพ  คือ  การเขียนข้อความที่ต้องอาศัยภาพในการโฆษณาประกอบกัน เช่น

-ถ้าภาพนี้เป็นสี  คุณคงรู้ว่าขณะนี้มีทั้ง

  (เป็นภาพยาอมดีกัวดินรสมะนาว และดีกัวดินรสสตรอเบอรี่)

-อย่าแปลกใจหากคุณได้พบศูนย์บริการ BMW ที่นี่        

 (เป็นภาพรูปรถม้าในชนบทห่างไกลความเจริญ)

7.             พาดหัวแบบคำถาม  เป็นการเขียนข้อความที่เป็นคำถามถามผู้อ่านว่าต้องการสิ่งนั้นหรือมีสภาพเป็นเช่นนั้นหรือไม่  เช่น

-คุณจะรอให้ฝันเป็นจริงเมื่ออายุ 95 หรือ              (ธนาคารไทยพาณิชย์)

-ลูกโป่งรับแรงอัดได้มากหรือน้อยไม่สำคัญ  แต่ถ้าเป็นถังแก๊สล่ะ?  (เชลล์แก๊ส)

8.             พาดหัวแบบอธิบาย หรือบอกประโยชน์  เป็นการเขียนที่อธิบายคุณลักษณะ ประโยชน์ หรือวิธีใช้สินค้านั้น ๆ เช่น

-จานไหนจานไหนก็อร่อย          (น้ำปลาตราหอยหลอด)

-ใหม่สุด  กี่เด็ก  กี่มือ  ก็รบกวนการดูวิดีโอของคุณไม่ได้ 

                                                                     (เครื่องเล่นวิดีโอ SHARP)

9.             พาดหัวแบบชาตินิยม  เป็นการเขียนที่ให้เห็นถึงประเทศชาติในด้านต่าง ๆ เช่น

-นิยมไทย  เงินตราไม่รั่วไหล  ชาติไทยไม่เสียดุล                (ไทยประกันชีวิต)

-ขอต้อนรับ ปีท่องเที่ยวไทย                  (โรงแรมเชียใหม่พลาซ่า)

10.      พาดหัวแบบท้าทาย  เป็นการเขียนท้าทายความรู้ความสามารถของผลิตภัณฑ์ว่ามีคุณสมบัติที่น่าใช้น่าทดลอง  เช่น

-ยิ่งใหญ่ด้วยกำลังบรรทุกและการทรงตัว               (รถบรรทุก NISSAN)

-เพียงปลายสัมผัส ความคมชัดก็ปรากฏ            (โทรทัศน์และวิทยุ SABA)

 

                การเขียนคำขวัญโฆษณา

                                การเขียนคำขวัญโฆษณาควรมีลักษณะดังนี้

1.             เป็นคำหรือข้อความที่สั้น กะทัดรัด ได้ใจความ

2.             เป็นถ้อยคำที่เห็นหรือได้ฟังสามารถจดจำได้ง่าย

3.             เป็นข้อความที่ไม่ยากจนเกินไป  หรือใช้คำฟุ่มเฟือยเกินความจำเป็น

4.             ใช้คำที่โน้มน้าวใจ ชักจูงใจในความใคร่รู้ใคร่เห็น หรืออยากทดลอง

5.             ใช้คำที่มีสัมผัสสระ หรือสัมผัสอักษรเพราะจะช่วยให้จำได้ง่าย

6.             ไม่ใช้คำยาก หรือศัพท์วิชาการที่มีความหมายเฉพาะอย่างที่ไม่สามารถเข้าใจได้อย่างกว้างขวาง

7.             ใช้คำหรือข้อความที่มีความแปลกใหม่ กระตุ้นความรู้สึก

8.             สะกดคำได้ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ไทย

เมื่อพิจารณาคำขวัญที่ใช้ในการโฆษณาสินค้าและบริการในปัจจุบันสามารถแยก

พิจารณาตามการใช้คำและประโยคดังต่อไปนี้

1.             คำขวัญที่เป็นคำนิยาม หรือให้คำจำกัดความของสินค้า  เช่น

-แอร์โรว์ คือ เชิ้ต    เชิ้ต คือ แอร์โรว์

-ถ้าคุณรู้จักกระโหลก  ต้องรู้จักเรย์

2.             คำขวัญประเภทมีสัมผัส  เช่น

-สุขกาย  สบายใจ  เมื่อใช้ซิงเกอร์

-ธนาคารทหารไทย  รับใช้ประชาชน

-ประทับคุณค่า  ประทับตราหัวม้าลาย

3.             คำขวัญที่มีการใช้คำซ้ำ  เช่น

-สิงห์โกลด์  ไลท์เบียร์  เบา ๆ แต่สะใจในรสชาติ

-ปตท.  พลังไทย  เพื่อไทย

4.             คำขวัญที่มีการใช้ข้อความขัดแย้งกัน  เช่น

-สปอนเซอร์  เครื่องดื่มมีคุณค่า ราคาน้ำอัดลม

-แอร์ไรว์  get away สำหรับผู้ชายธรรมดา ที่ไม่ธรรมดา

5.             คำขวัญที่เป็นเหตุเป็นผล มักใช้คำว่า เพื่อ  เช่น

-เอส.แฟร์. ประดิษฐกรรมเพื่อสุนทรียภาพ

-บรีสใหม่ เพื่อเนื้อผ้ายุคใหม่

6.             คำขวัญที่เสนอแนวคิดยุคใหม่  เช่น

-ชาร์ปก้าวล้ำไปในอนาคต

-เป๊ปซี่ รสชาติของคนรุ่นใหม่

7.             คำขวัญที่ไม่มีคำสัมผัส  เช่น

-ปาล์มโอลีฟ  สบู่เนียนผิว

                                        -ไทย-เดนมาร์ค นมจากเต้า 
 
การเขียนบทความ

การเขียนบทความมีหลักเช่นเดียวกับการเขียนเรียงความ มีการแบ่งโครงเรื่องเป็น 3 ตอนคือ นำเรื่อง(ความนำ) เนื้อเรื่อง(ดำเนินเรื่อง) และจบเรื่อง(ลงท้าย สรุปความ)

ขั้นตอนการเขียนบทความ
          1. การเลือกเรื่อง ควรเป็นเรื่องที่คนกำลังสนใจ หรือกำลังเป็นข่าวเด่น ผู้เขียนมีความรู้หรือมีทางที่จะหาความรู้ที่ลึกซึ้งได้ รู้จักกำหนดขอบเขตของเรื่องให้อยู่ในวงพอเหมาะเพื่อจะได้เสนอเรื่องราวและความคิดอย่างสมบูรณ์เป็นพิเศษ
          2. การรวบรวมเนื้อหา กรณีมีมูล ต้องออกสืบหาให้ได้ชัดเจนอาจด้วยวิธีไปยังแหล่งต้นกำเนิด การสัมภาษณ์ การอ่านเอกสาร ทดลองปฏิบัติ จนคิดว่าเป็นหลักฐานน่าเชื่อถือได้ในทางวิชาการ ควรบันทึกข้อมูลเอกสาร อ้างอิงไว้ด้วย
          3. การกำหนดจุดมุ่งหมายเฉพาะของการเขียน เลือกสำนวนการเขียนให้ตรงกับ ความประสงค์ปลายทางว่าต้องการให้ ผู้อ่านได้รับอะไร ทำอะไร คิดอย่างไร เป็นต้น
          4. การวางโครงเรื่อง เพื่อให้ตรงกับจุดประสงค์ที่ตั้งไว้ ระวังรูปแบบของบทความที่มีลักษณะเฉพาะตัว จากนั้นควรกำหนด กลวิธีการเขียนและการดำเนินเรื่องให้สอดคล้องต้องกัน ทำให้ได้สาระตรงตามจุดหมายที่วางไว้
          5. การตั้งใจเขียนให้ได้เนื้อหาสาระ อ่านเพลิน ใช้ภาษาแจ่มแจ้งเร้าใจชวนให้ติดตาม ใช้เหตุผลที่น่าเชื่อถือเสนอทัศนะ แปลก ลึกซึ้ง ประทับใจและกว้างขวางเท่าที่จะทำได้
          6. ทบทวนดูสาระของเรื่องว่าตรงกับชื่อเรื่องที่ตั้งไว้หรือไม่ ครอบคลุมหมดหรือยัง ถ้าไม่ตรงไม่ครอบคลุมก็ควรแก้ไข
          7. เมื่อเขียนเสร็จแล้วควรเก็บไว้สักสองสามวันแล้วนำมาอ่านตรวจทาน พิจารณาอีกครั้งหนึ่งเพื่อหาทางทำให้ดีขึ้น ถ้ามี เวลาให้ผู้รู้อ่านวิจารณ์ด้วยก็ควรจะทำ เพื่อจะได้นำความคิดเห็นนั้นมาปรับปรุงผลงานจะได้สมบูรณ์มากขึ้น

 

 

การเขียนจดหมายธุรกิจ

ความหมายของการเขียนจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจถือเป็นการสื่อสารธุรกิจรูปแบบหนึ่ง เป็นจดหมายที่ใช้ติดต่อระหว่างกันในวงธุรกิจโดยมีจุดประสงค์อย่างใดอย่างหนึ่งในการดำเนินธุรกิจ เช่น
เสนอขายสินค้าหรือบริการ สั่งซื้อ สินค้าและตอบรับการสั่งซื้อ ติดตามหนี้ ร้องเรียนเกี่ยวกับข้อผิดพลาดหรือความเสียหาย เป็นต้น จดหมายธุรกิจมีความแตกต่าง
จากจดหมายส่วนตัวบ้างในด้านรูปแบบและการใช้ถ้อยคำภาษา กล่าวคือจดหมายธุรกิจส่วนใหญ่มีรูปแบบและการใช้ภาษาเป็นทางการหรือค่อนข้างเป็นทางการ
ไม่ใช้ภาษาปากหรือภาษาพูดดังที่มักปรากฏในจดหมายส่วนตัว

ความสำคัญของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจมีความสำคัญอย่างยิ่งต่อวงการธุรกิจ ซึ่งสรุปประเด็นสำคัญได้ดังนี้
๑. ด้านการประหยัด เป็นการประหยัดทั้งเวลาและค่าใช้จ่าย เนื่องจากไม่ต้องเสียเวลาและค่าใช้จ่ายในการเดินทางไปติดต่อด้วยตนเอง
๒. ด้านความสะดวกและรวดเร็ว เป็นการอำนวยความสะดวกให้แก่ผู้ติดต่อ ในกรณีที่ผู้ที่ต้องการติดต่อธุรกิจด้วยมีงานมากหรืออยู่ไม่เป็นที่เป็นทาง จึงไม่สะดวก
     ที่จะโทรศัพท์ติดต่อหรือขอเข้าพบด้วยตนเอง
๓. ด้านการให้รายละเอียดข้อมูล เป็นการเอื้อต่อการสื่อข้อความ สามารถให้รายละเอียดข้อมูลได้มาก ชัดเจน และมีระบบ เพราะผู้เขียนมีเวลาเตรียมการเขียนก่อน
     ลงมือเขียนอีกทั้งยังสามารถตรวจสอบข้อมูลอีกครั้งก่อนส่งไปยังผู้รับจดหมาย
๔. ด้านการใช้เป็นหลักฐานในการอ้างอิง ค้นเรื่อง และที่สำคัญที่สุดคือเป็นหลักฐานทางกฎหมาย เนื่องจากเป็นลายลักษณ์อักษรที่ชัดเจน
๕. ด้านการเป็นสื่อสัมพันธ์ที่ดีในการติดต่อธุรกิจ เป็นการส่งเสริมให้มีความสัมพันธ์ที่ดีและการติดต่อกันอย่างต่อเนื่อง ในการติดต่อธุรกิจซื้อขาย บางครั้งลูกค้า
     อาจขาดการติดต่อไป บริษัทจำเป็นต้องมีจดหมายไปถึงลูกค้าเพื่อขอทราบสาเหตุที่แท้จริงพร้อมทั้งแสดงความพร้อมที่จะแก้ไขปัญหาหรือเสนอบริการพิเศษ
     ต่าง ๆเพื่อจูงใจให้ลูกค้ากลับมาติดต่อสั่งซื้อสินค้าหรือบริการจากบริษัทอีก

ประเภทของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจแบ่งตามจุดประสงค์ของการเขียนได้ ๓ ประเภท ดังนี้

๑. จดหมายสอบถามและจดหมายตอบ

๑.๑ จดหมายสอบถาม หมายถึง จดหมายที่ติดต่อระหว่างบริษัทห้างร้านด้วยกัน หรือที่เอกชนติดต่อกับบริษัทห้างร้าน เพื่อสอบถามเรื่องราวต่าง ๆ ที่ต้องการ
     ทราบ ซึ่งอาจจะเป็นข้อมูลในการตัดสินใจซื้อสินค้านั้นหลังจากได้คำตอบ
๑.๒ จดหมายตอบสอบถาม หมายถึง เป็นจดหมายลักษณะเดียวกันแต่แทนที่จะสอบถาม ก็จะเขียนตอบข้อเท็จจริงของผู้ที่สอบถาม เพื่อให้ผู้ที่ติดต่อมาได้
     ทราบในสิ่งที่ตนต้องการ
๒. จดหมายสั่งซื้อสินค้าและตอบรับการสั่งซื้อสินค้า

      ๒.๑ จดหมายสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่บอกรายละเอียดเกี่ยวกับสินค้าที่ต้องการจะสั่งซื้อ เพื่อผู้ขายจะได้ส่งสินค้าให้แก่ผู้สั่งซื้อได้ถูกต้อง
      ๒.๒ จดหมายตอบรับการสั่งซื้อสินค้า หมายถึง จดหมายที่ทางบริษัทตอบให้ผู้ซื้อทราบว่าได้รับการสั่งสินค้าแล้ว
๓. จดหมายสมัครงาน หมายถึง จดหมายที่บุคคลต้องการจะสมัครทำงานเขียนไปถึงบริษัทห้างร้าน เพื่อขอสมัครเข้าทำงานในตำแหน่งที่ตนต้องการ
จะเห็นได้ว่าความหมายของจดหมายแต่ละประเภทมีความสอดคล้องกับจุดประสงค์ทางธุรกิจ หรือประโยชน์ทางธุรกิจในการเขียนจดหมายนั้น
วิธีใช้จดหมายดังกล่าวจะสอดคล้องของประเภทของจดหมาย แต่เพื่อให้มองเปรียบเทียบได้ ชัดเจนขึ้นขอให้ดูตารางหน้าถัดไป
รูปแบบและส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
หน่วยงานแต่ละแห่งในปัจจุบัน นิยมใช้จดหมายธุรกิจรูปแบบที่หลากหลาย สุดแล้วแต่ว่ารูปแบบใดจะอำนวยความสะดวกรวดเร็วและเหมาะสมที่สำคัญคือควรใช้กระดาษปอนด์อย่างดีเป็นกระดาษที่พิมพ์หัวจดหมายของบริษัทและจัดวางรูปแบบให้สวยงาม ไม่เอียงไปด้านใดด้านหนึ่งจนเกินไป
จดหมายธุรกิจมีรูปแบบและส่วนประกอบแต่งต่างจากบันทึก เพราะมีรายละเอียดมากกว่า รูปแบบและส่วนประกอบหลักของจดหมายธุรกิจมีดังนี้

๑. รูปแบบของจดหมายธุรกิจ รูปแบบของจดหมายธุรกิจที่นิยมใช้กันทั่วไป พอสรุปได้มี ๓ รูปแบบ ดังนี้

     ๑.๑ แบบบล็อก (block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ทุกบรรทัดชิดเส้นกั้นหน้า ยกเว้นเฉพาะที่อยู่ผู้ส่ง (กรณีที่ใช้หัวจดหมายที่พิมพ์สำเร็จรูปไว้) ดังภาพประกอบที่ ๑
     ๑.๒ แบบกึ่งบล็อก (modified block style) เป็นรูปแบบที่พิมพ์ให้ส่วนเลขที่จดหมาย ที่อยู่ของผู้รับ คำขึ้นต้น และสิ่งที่ส่งมาด้วย อยู่ชิดเส้นกั้นหน้าและส่วนที่อยู่ของผู้ส่ง วัน เดือน ปี คำลงท้าย ลายมือชื่อ ชื่อเต็ม และตำแหน่ง อยู่กลางหน้ากระดาษหรือค่อนไปทางขวาเล็กน้อย ส่วนเรื่อง จะพิมพ์กึ่งกลางหน้ากระดาษ นอกจากนี้ ในส่วนข้อความต้องพิมพ์ให้บรรทัดแรกของข้อความแต่ละย่อหน้าร่นเข้าไปประมาณ ๕๑๐ ระยะตัวอักษร ดังภาพประกอบที่ ๒
     ๑.๓. แบบย่อหน้า (indented style) เป็นรูปแบบเหมือนกับแบบกึ่งบล็อก แต่อาจนำเอาส่วนเรื่อง พิมพ์อยู่เหนือคำขึ้นต้นก็ได้ ดังภาพประกอบที่ ๓

ลิงค์ด้านล่างเพื่อดูแบบฟอร์มจดหมายตัวอย่าง (เป็นเอกสาร MS-Word)

           ภาพที่ ๑ จดหมายธุรกิจแบบบล็อก
           ภาพที่ ๒ จดหมายธุรกิจแบบกึ่งบล็อก
           ภาพที่ ๓ จดหมายธุรกิจแบบย่อหน้า
           ภาพที่ ๔ การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
           ภาพที่ ๕ การเว้นที่ว่างในจดหมายธุรกิจ

๒. ส่วนประกอบของจดหมายธุรกิจ
จดหมายธุรกิจโดยทั่วไป มีส่วนประกอบดังนี้

     ๒.๑ ที่อยู่ผู้ส่ง เป็นการระบุชื่อและที่*ตั้งของบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการเจ้าของจดหมาย เพื่อบอกให้ผู้อ่านทราบว่าจดหมายฉบับดังกล่าวมาจากที่ใด และจะตอบจดหมายส่งหลับไปยังที่ใด โดยอาจอยู่กลางหน้ากระดาษ ทางด้านซ้าย หรือทางด้านขวามือก็ได้ ตามปกติบริษัท ห้างร้าน หรือกิจการทั่วไปนิยมใช้กระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้แล้ว ซึ่งมีการออกแบบต่าง ๆ กันไป แต่ส่วนใหญ่นิยมใส่ตราบริษัท (Logo) หมายเลขโทรศัพท์ หมายเลขโทรพิมพ์ หรือโทรสารของบริษัทไว้ด้วย เพื่อสะดวกในการติดต่อและเพื่อเป็นการโฆษณาประชาสัมพันธ์ไปในตัว และเนื่องจากในปัจจุบันนอกจากการติดต่อต่อธุรกิจภายในประเทศแล้ว การติดต่อค้าขายยังขยายกว้างไปสู่นานาประเทศมากขึ้น และเพื่อให้เกิดความสะดวกอย่างเต็มที่บริษัทส่วนใหญ่จึงนิยมพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูป ทั้งภาษาไทยและภาษาอังกฤษควบคู่กันไป หากเป็นกรณีที่ไม่มีกระดาษพิมพ์หัวจดหมายสำเร็จรูปไว้ ให้พิมพ์ชื่อและที่ตั้งของบริษัทเอง โดยมีรายละเอียดไม่เกิน ๓-๔ บรรทัด
     ๒.๒ เลขที่จดหมาย/ปี พ.ศ. ให้เขียนเลขที่จดหมายและปีพุทธศักราชที่จัดทำจดหมายฉบับ ดังกล่าวเพื่อประโยชน์ในการจัดเก็บเอกสารและอ้างอิงต่อไป เลขที่จดหมายนิยมกำหนดขึ้น โดยเรียงตามลำดับของจดหมายที่จัดทำขึ้นในแต่ละปี เริ่มตั้งแต่เลข ๑ เรียงเป็นลำดับไปจนถึงปีปฏิทิน อย่างไรก็ตามแต่ละหน่วยงานหรือกิจการอาจมีวิธีการกำหนดเลขที่จดหมายแตกต่างกันออกไป
     ๒.๓ วัน เดือน ปี หมายถึง วัน เดือน ปี ที่เขียนจดหมาย เพื่อเป็นข้อมูลในการอ้างอิงหรือการติดต่ออันอาจมีขึ้นในภายหลัง ให้ลงเฉพาะตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปี พ.ศ.
     ๒.๔ ที่อยู่ผู้รับ หมายถึง การระบุชื่อ ตำแหน่ง และที่อยู่ของผู้รับเพื่อประโยชน์สำหรับการเก็บจดหมายไว้เป็นหลักฐาน ในส่วนของที่อยู่ผู้รับนี้ นิยมระชื่อตำแหน่งและที่อยู่ของผู้รับ ซึ่งรวมถึงรหัสไปรษณีย์ด้วย ควรให้ข้อมูลอย่างครบถ้วนและไม่ควรใช้ตัวย่อหากไม่แน่ใจเกี่ยวกับข้อมูลส่วนใดควรตรวจสอบหาข้อมูลที่ถูกต้องไม่ควรใช้วิธีการคาดเดา เพราะอาจทำให้ข้อมูลไม่ถูกต้อง ซึ่งย่อมส่งผลให้ผู้รับจดหมายเกิดความไม่พอใจได้
อย่างไรก็ตาม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจบางรายไม่นิยมใส่ที่อยู่ผู้รับไว้เนื่องจากไม่เห็นความจำเป็นทั้งนี้ก็สุดแล้วแต่ความสะดวก ความเหมาะสม และความต้องการของผู้เขียนแต่ละรายด้วย
     ๒.๕ เรื่อง หมายถึง เรื่องหรือสาระสำคัญสั้น ๆ ของจดหมายฉบับนั้น มีลักษณะคล้ายกับเรื่องในจดหมายติดต่อราชการหรือบันทึก เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลแก่ผู้รับ ก่อนที่จะอ่านเนื้อความในจดหมายเพื่อให้พอทราบว่าจดหมายฉบับนั้นมีจุดประสงค์อย่างไร เรื่องควรมีลักษณะสั้น กะทัดรัด แต่ได้ใจความสำคัญ ครอบคลุมรายละเอียดและจุดประสงค์ของจดหมาย ควรมีความยางอยู่ระหว่าง ๑/๒ - ๑ บรรทัด แต่หากสาระสำคัญมาก อาจมีความยาวถึง ๒ บรรทัดได้ แต่ทั้งนี้ไม่ควรเกินกว่านี้ ในจดหมายธุรกิจส่วนมากนิยมวางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนขึ้นส่วนข้อความ อย่างไรก็ดี อาจมีหน่วยงานบางแห่งยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ กล่าวคือ วางตำแหน่งของเรื่องไว้ก่อนส่วนคำขึ้นต้น ทั้งนี้สุดแล้วแต่ความต้องการของแต่ละหน่วยงาน
     ๒.๖ คำขึ้นต้น เป็นการทักทายที่แสดงการเริ่มต้นจดหมาย มีลักษณะเช่นเดียวกับการเริ่มต้นการสนทนาด้วยการกล่าวว่า สวัสดีแต่การใช้คำขึ้นต้นในจดหมายธุรกิจทั่วไปนิยมใช้เรียนตามด้วยตำแหน่งหรือชื่อของผู้ที่จดหมายนั้นมีถึง แต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้ถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
     ๒.๗ เนื้อหาหรือใจความสำคัญ หมายถึง ส่วนที่เสนอเนื้อหาหรือสาระสำคัญของจดหมายที่เขียน ตามปกติแล้ว จะแบ่งเนื้อหาออกเป็นตอน ๆ เพื่อให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย อาจมีมากกว่าหนึ่งย่อหน้าก็ได้ ในการพิมพ์จดหมายให้เว้นแต่ละบรรทัดห่างกัน ๑ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว และแต่ละย่อหน้าห่างกัน ๒ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยว
     ๒.๘ คำลงท้าย เป็นการอำลาผู้อ่าน โดยทั่วไปนิยมใช้คำว่าขอแสดงความนับถือแต่ทั้งนี้ต้องใช้ให้สอดคล้องกับคำขึ้นต้น และถูกต้องกับระดับชั้นของบุคคลตามที่กำหนดไว้ในระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖
     ๒.๙ ลายมือชื่อ เป็นการลงลายมือชื่อเจ้าของจดหมาย
     ๒.๑๐ ชื่อเต็ม หมายถึง การพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่ออันได้แก่ ชื่อ นามสกุล และคำนำหน้าบอกสถานภาพตลอดจนตำแหน่ง โดยพิมพ์ห่างจากคำลงท้ายประมาณ ๔ ช่วงบรรทัดพิมพ์เดี่ยวทั้งนี้เพื่อเว้นที่ว่างไว้สำหรับลงลายมือชื่อ นอกจากการพิมพ์ชื่อเต็มแล้ว บริษัทบางแห่งนิยมพิมพ์ชื่อบริษัทไว้ในส่วนนี้ด้วย โดยอาจพิมพ์ให้อยู่เหนือหรือใต้ชื่อที่พิมพ์เต็ม
     ๒.๑๑ ข้อสังเกตอื่น ๆ ในส่วนต่อจากลายมือชื่อและการพิมพ์ชื่อเต็ม ผู้เขียนจดหมายธุรกิจอาจรวมข้อสังเกตอื่น ๆ ไว้ชิดเส้นกั้นหน้าด้วยในกรณีที่มีความจำเป็นอันได้แก่
     ๒.๑๑.๑ สิ่งที่ส่งมาด้วย หมายถึง ส่วนที่ระบุชื่อสิ่งของหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับจดหมายฉบับนั้น ในกรณีที่มีสิ่งของหรือเอกสารมากกว่า ๑ รายการ นิยมบอกเป็นเลขลำดับ อย่างไรก็ดี บางหน่วยงานที่ยึดถือตามรูปแบบของจดหมายติดต่อราชการ อาจวางตำแหน่งของสิ่งที่ส่งมาด้วยต่อจากส่วนคำขึ้นต้น
     ๒.๑๑.๒ อักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ หมายถึง ส่วนที่ระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ ให้นำพยัญชนะต้นของชื่อและชื่อสกุลของผู้ลงนามและผู้พิมพ์มาเขียนย่อไว้ โดยระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามไว้เป็นอันดับแรกและอักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ไว้เป็นอันดับหลังเช่น ถ้าผู้ลงนามมีชื่อว่านายวิฑูรย์ มานะวิทย์ ก็จะได้อักษรย่อชื่อผู้ลงนามว่า วม และถ้าผู้พิมพ์มีชื่อว่า นางสาวสุนทรี วิริยะ อักษรย่อชื่อผู้พิมพ์ คือ สว ดังนั้น จึงสามารถระบุอักษรย่อชื่อผู้ลงนามและผู้พิมพ์ได้ว่า วม/สว
     ๒.๑๑.๓ สำเนาส่ง หมายถึง ส่วนที่แจ้งให้ผู้รับจดหมายทราบว่า ผู้ส่งได้จัดทำสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลใดทราบบ้างแล้ว โดยพิมพ์ชื่อของหน่วยงานหรือชื่อหรือตำแหน่งของบุคคลที่ส่งสำเนาไปให้เพื่อเป็นที่เข้าใจระหว่างผู้ส่งและผู้รับ หากมีสำเนาจดหมายส่งไปให้หน่วยงานหรือบุคคลมากกว่าหนึ่ง นิยมบอกเป็นเลขลำดับเพื่อความชัดเจน
     ๒.๑๑.๔ ปัจฉิมลิขิต ซึ่งใช้อักษรย่อว่า ป.ล. หมายถึง ส่วนข้อความที่ผู้เขียนต้องการเพิ่มเติมหรือเน้นเป็นพิเศษ ในทางปฏิบัติแล้ว ไม่ควรใช้ส่วนนี้ในจดหมายธุรกิจ เพราะอาจทำให้ผู้รับ จดหมายเกิดความรู้สึกว่า ผู้เขียนไม่รอบคอบพอ จึงลืมระบุประเด็นบางอย่างไว้ในตัวจดหมายและ จำเป็นต้องมาเพิ่มไว้ในต้อนท้าย การระบุส่วนปัจฉิมลิขิตอาจใช้ได้กรณีของจดหมายเสนอขายเท่านั้น เช่น ในกรณีที่ต้องการย้ำเตือนผู้อ่านเกี่ยวกับข้อเสนอพิเศษในการเสนอขายของบริษัท

๓. การใช้กระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป
     ตามปกติ จดหมายธุรกิจควรสั้นและกระชับ และไม่ควรมีความยาวเกินกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ แต่ในบางโอกาสซึ่งมีน้อยมาก จดหมายอาจมีความยาวมากกว่าหนึ่งหน้ากระดาษ ในกรณีเช่นนี้ ในกระดาษแผ่นที่สองและแผ่นต่อไป ต้องมีข้อความไม่น้อยกว่า ๓ บรรทัด และให้ใช้กระดาษที่ไม่มีตัวจดหมายสำเร็จรูป แต่เป็นกระดาษชนิดและขนาดเดียวกันกับแผ่นแรก และประกอบด้วยข้อมูล ๓ อย่าง ชื่อต้องพิมพ์ไว้ที่ส่วนบนของกระดาษ ห่างจากของกระดาษด้านบนประมาณหนึ่งนิ้วครึ่ง คือ ๑ ชื่อหรือตำแหน่งของผู้รับจดหมาย แล้วแต่กรณี โดยให้สอดคล้องกับแผ่นแรก คือ ๒ เลขหน้าซึ่งใช้คำว่า หน้าตามด้วยหมายเลขบอกหน้า คือ ๓ วัน เดือน ปี ดังภาพที่ ๔

๔. ข้อควรปฏิบัติในการพิมพ์จดหมายธุรกิจ
     การพิมพ์จดหมายธุรกิจมีข้อควรปฏิบัติดังนี้
     ๔.๑ ใช้กระดาษอย่างดีสีขาว ขนาด ๘.๕ x ๑๑ นิ้ว หรือกระดาษมาตรฐาน A๔ และเป็นสีเดียวกับซอง
     ๔.๒ ใช้กระดาษเพียงหน้าเดียว
    ๔.๓ รักษาความสะอาด และระมัดระวังในเรื่องของรูปแบบการจัดวางรูปจดหมาย ตัวสะกด การันต์ และการแบ่งวรรคตอน
    ๔.๔ เว้นเนื้อที่ว่างขอบกระดาษด้านบนและของกระดาษด้านซ้าย ไม่น้อยกว่า ๑.๕ นิ้ว ดังภาพประกอบที่ ๕
    ๔.๕ จัดทำสำเนาจดหมายส่งออกทุกครั้ง เพื่อเก็บเป็นหลักฐานการติดต่อ อันจะเป็นประโยชน์สำหรับการอ้างอิงหรือติดตามเรื่องต่อไป
_____________________________________________________

Comments