Hantera och dela dokument


Dokument för er och för dem som kommer efter

Varje avdelning i Miljöpartiet producerar olika typer av dokument som är nödvändiga för att avdelningen och demokratin i avdelningen ska fungera. Förutom att att spara särskilt viktiga dokument i original på papper är det viktigt att dokumenten också finns i digital form så att flera i avdelningen kan arbeta med dem och så att de finns kvar för dem som ska ta hand om avdelningen i framtiden.

Gör dokumenten tillgängliga för medlemmarna

För att göra dokument tillgängliga för medlemmarna finns en färdig grundstruktur i Google Drive. Den kan utökas efter avdelningens behov. Tillgång till att lägga till dokument och fler mappar har avdelningens mejlgrupp, t.ex. alingsas@mp.se. I gruppen ingår nyckelpersoner i avdelningen, det vill säga ordförande, kassör, webbansvariga och eventuella anställda. Uppgifter nyckelpersoner läggs in i medlemsregistret av avdelningens lokaladministratör.

Mappar och principdokument läggs upp från ett mp.se-konto

Minst en medlem i varje avdelningar har ett mp.se-konto, det vill säga ett konto på Miljöpartiets kommunikationsplattform. Det finns en central rutin för att föra över dokument och mappar från någon med ett mp.se-konto till någon annan i avdelningen om till exempel ordföranden byts ut. Därför är det bra om mappstruktur och principdokument läggs upp med ett mp.se-konto, eftersom risken då är mindre att de försvinner när någon lämnar sitt uppdrag.

Färdig standardstruktur för alla avdelningar

Det finns en grundläggande struktur för alla avdelningar som är färdig att använda. Vilka som kan komma åt och lägga till dokument i olika mappar styrs av vilka uppdrag de har registrerade i Miljöpartiets medlemsregister.

Strukturen ser ut som följande, här med Alingsås som exempel:
Lägg till egna undermappar
Det går att lägga till egna undermappar i alla dessa mappar. De får samma behörighet som mappen de ligger i.

En öppen mapp
Det går att göra om grundmappen till en öppen mapp. Då kan kallelser och andra dokument som alla ska kunna läsa läggas där. Det är lämpligt att länka till mappen från avdelningens medlemswebb. Inställningen görs av nyckelpersonerna genom att ställa in delning av mappen till "alla med länken". Viktigt är då att se till att undermapparnas delningsinställning inte ändras. Mejla admin@mp.se för hjälp!

Hjälp

Verkar det krångligt att förstå hur det är tänkt? Skicka ett mejl till admin@mp.se så får du hjälp. Skicka med ditt telefonnummer om du vill bli uppringd.

Du som har ett mp.se-konto kan få support alla dagar via support@oneservicedesk.com. Frågor som handlar om hur man använder Googles verktyg skickas dit i första hand.

Alla medlemmar som undrar något om medlems- eller uppdragsregistret kan kontakta service@mp.se.