Styredokument

Strateginotat - 2017-01-30:   Kor er me?


Utvikling: Me har kome veldig langt på halvtanna år. Bergen Kommune sin kulturvernpris er ei flott markering av det: Me må ha levert eit ryddig arbeid, me må ha vekt respekt og me har fått eit raskt aukande interesse for "å ta vare på og dela munnlege forteljingar om levd liv."

Produksjon pr. 31/12-16:

Problem: Men sanninga er at det til no i høg rad har vore eit eit einmannsarbeid. Me kan ikkje kome vidare utan å få til ei radikal endring av det.

Kva har det kosta?

Ei kostnadsanalyse må for oss vera eit spørsmål om timar, ikkje pengar, for me har berre hatt økonomi til deler av kostnadane i eit fåtal av prosjekta. Denne analysa bygger på Bjørn si timeliste. Det er den einaste timelista me har - men den er til gjengjeld detaljrik og nøyaktig og omfattar ein høg prosent av ressursbruken (36 av 43 intervju, 31 av 33 dokumentasjonar, alle publikasjonar og alle kurs). Tabellen ovanfor viser kor mange timar Bjørn har arbeidd på dei ulike postane, og kor mange timar som har blitt fakturert.

Tabellen viser altså at Bjørn aleine har lagt inn om lag 1,25 årsverk i løpet av 2015 og -16.
https://docs.google.com/presentation/d/12VAFriWqUjkCvEfEhrp-S22b5rpvYpU35K3FH56jqIU/pub?start=false&loop=false&delayms=3000

Innsatsen kan delast i to hovudkategoriar:

  • Utviklingsarbeid - (infrastruktur, kompetanse, organisasjon, nettverk, økonomiarbeid, promotering osv) - har kosta 768 timar eller omlag 36 % av totale timeressursar.

  • Produksjon (intervju, dokumentasjon og formidling) - har kosta 1350 timar eller 64 % av total arbeidstid.

Fram til no har me vore i stand til å betala for 198 av 2.118 timar - dvs 9,3% av timane.


Kva kostar ein produksjon?

Ein produksjon går ut på å gjennomføra eit intervju, dokumentera det og å formidla det gjennom å arkivera det, avlevera det til offentleg arkiv og eventuelt publisera det på internett. I den til no siste søknaden me skreiv, "Arbeidsforteljingar" (felles søknad med Industriarbeidar- og Sjøfartsmuseet) kalkulerte me produksjonskostnadane i timekostnader slik:

Intervjuopptak: (Forarbeid, gjennomføring og opplasting): 5 timar

Dokumentasjon: (Presentasjonsteks, stikkord og metatagging): 12 timar

Formidling: (Arkivering og evt. nettpublisering) 5 timar

SUM produksjonstid: 22 timar.

Deler me totale produksjonstimar for 2015 og 2016 på samla produksjon, tyder det på at verkelege timeforbruket er høgare, og me treng meir erfaringsmateriale for å kunne setja ein reell "akkord".


Timepris: 

I det same prosjektbudsjettet som er referert over, rekna me ein timepris på kr. 465,- ut frå fylgjande reknestykke:

Ei årsløn på kr. 450.000,- betyr ei timeløn på kr. 257,- ,

og sosialkost (feriepengar, pensjonsforsikring, ulykkesforsikring og folketrygdavgift/arbeidsgjevaravgift) på kr. 80,- pr. time

Så la me på kostnader til kontor etc med kr. 35,- pr. time

og rekna inn at berre 80% av arbeidstimane vil vera fakturerbare.

Det gir sluttsummen 465,- per time.

Med dette reknestykket vil kostprisen på eit ferdig dokumentert og arkivert/publisert intervju vera kr 10.230,-


Me manglar kapasitet

Etter oppslaget i BT hausten 2016, bygde det seg opp ein "kø" av forteljarar. I november bestemte me oss for å prioritera intervjuopptak framfor dokumentasjon. Det har redusert ventetida for intervju - men flytta "køen" over til ei liste av udokumenterte intervju. Per. 1. februar har me 18 udokumenterte/uformidla intervju - det tilsvarar 306 arbeidstimar eller to fulltids månadsverk for å koma ajour. Dette kan auka veldig fort.


Me må diskutera korleis me kan auka kapasiteten på produksjon, både gjennom fleire frivillige og bygging av ein profesjonell stab.


Kva veit me om 2017?

  • Me har fått ein "startkapital" gjennom Kulturvernprisen på 50.000,- kroner, utan bindingar.

  • Me har fått ei løyving frå Hordaland Fylkeskommune til utviklingsprosjektet "Krafttak for munnleg historie i Hordaland". Den var på 200.000,- til utvikling av infrastruktur, kompetanse og organisasjon i Hordaland (Sjå budsjett i Krafttak.Hordaland.Memoar.no)

  • Sjøfartsprosjektet har fått 15.000,- kroner av Neptunstiftinga.

  • I tillegg har me fleire søknader i prosess: Jostein Saakvitne har søkt Fritt Ord om midler til Krigsminneprosjektet, Memoar/Industriarbeidermuseet/Sjøfartsmuseet har søkt midler til eit nytt industri- og sjøfartsprosjekt, Memoar og Biblioteket i Bergen arbeider med ein søknad til Nasjonalbiblioteket om Bergensprosjektet. Truleg vil det også bli sendt fleire andre søknader ut over året.

  • Kostnadane vil i hovudsak vera arbeidstid. Andre kostnadar vil vera infrastruktur (nyinnkjøp og vedlikehald av utstyr, redigerings- arkiverings- og publiseringskostnader, reisekostnader og lokalleige).

Kor skal me?

Men i tillegg til å produsera, må me halda fram utviklingsarbeidet. Mitt forslag til visjon er slik:

  • Memoar skal bli ein landsdekkjande medlemsorganisasjon for frivillige og profesjonelle minnesamlarar, og for brukarar av Memoar sine tenester og publikasjonar. Me skal kalla oss "Memoar, norsk organisasjon for munnleg historie".

  • Hovudaktiviteten vår skal vera å produsera, arkivera og formidla dokumenterte opptak av munnleg historie.

  • I tillegg skal me organisera kurs og erfaringsutvekslingar, utvikla studio-, arkiv- og formidlingsressursar, redigera nettsida www.memoar.no, bloggen vår og andre media og arrangera opne møter med publikum, faglege arrangement og konferansar.

  • Me skal bygga opp ein profesjonell stab som skal driva med a) utvikling og b) produksjon.

  • Me skal byggja eit fagleg nettverk og sameina ressursar frå profesjonelle og frivillige, institusjonar, organisasjonar og eldsjeler på området munnleg historie og minnekultur.

  • Me skal bli den norske greina av International Oral History Association (www.IOHA.org).

Utviklingsplan:

For å utvikla oss i retning ein slik visjon, synest eg me skal arbeida vidare omlag som dette:

  • Me skal rekruttera to målgrupper til medlemskap i Memoar:

Forteljarar - folk som gjerne vil dela eigne forteljingar om levd liv. Me må gjera medlemskap attraktivt med at dei kan bli intervjua og at intervjuet vil bli tatt vare på, dokumentert, arkivert og - eventuelt - publisert på ein skikkeleg måte.

Minnesamlarar - folk også vil ta del i å samla, ta vare på og dela andre sine forteljingar, og som ser behovet for ein norsk organisasjon for munnleg historie. Dei kan vera både profesjonelle og frivillige, og me må gjera medlemskap attraktivt gjennom å gje dei tilgang til fellesressursar innan kompetanse, infrastruktur og organisasjon, så som:

    • Kurs og regelmessige erfaringsutvekslingar.

    • Utprøvde og kvalitetssikra malar for avtalar, prosjektutvikling etc.

    • Blogg (etter kvart eit tidsskrift?) med kunnskapsdeling

    • Lån av studio, mobilt studio, kamera og lydopptakar.

    • Redigerings-, arkiverings og publiseringsressursar.

    • Samlingar, møter og erfaringsutvekslingar saman med andre aktive medlem.

  • Me skal bygga ut lokale grupper andre stader i landet etter kvart som me får kontakt med interesserte. Målet må vera ein landsdekkjande organisasjon.

  • Me skal samarbeida nært med dei institusjonane og organisasjonane som alt arbeider med kulturvern og minnekultur. Det gjeld fyrst og fremst arkiv-, bibliotek- og museumssektoren, den frivillige historierørsla, akademia og offentleg kulturadministrasjon.

  • Me må ta til å byggja ein profesjonell stab for Memoar. Den må ha to hovudoppgåver:

    • å vidareutvikla kompetanse, infrastruktur og organisasjon i Hordaland og etter kvart i resten av landet. Byggja ut Memoar til ein norsk organisasjon for munnleg historie.

    • å starta opp og gjennomføra stadig nye produksjonsprosjekt - som regel saman med samarbeidspartnarar. Gjera dei nolevande generasjonane til dei fyrste som legg etter seg eit rikt, munnleg kjeldemateriale i form av dokumentert video.

Strategi: 

Inntektene vil i framtida - slik det ser ut i dag - vera:

  • Frivillig arbeidsinnsats

  • Medlemskontingent

  • Produksjonsinntekter: Søknadar om prosjektstøtte frå offentlege og private kjelder, bidrag frå samarbeidspartnarar, det kan og tenkjast brukarbetalte prosjekt (f.eks. eit opptak med slektas eldste som skal presenterast på slektsstevne).

  • Kompetanseinntekter: Det vil vera mogleg å få ein del inntekter på å arrangera kurs og (truleg) konferansar. Det kan og etter kvart vera aktuelt å vurdera om eit tidsskrift kan gi inntekter.

  • Infrastukturinntekter: Nokre av kostnadane til mellombels arkiv vil kunna delast med samarbeidspartnarar. Me kan også redusera utstyrskostnader med å leige ut utstyr til ikkje-medlemmer, bibliotek etc.

  • Driftsinntekter: Det vil alltid vera vanskelegare å skaffa driftsinntekter enn prosjektinntekter.

    • Truleg vil den viktigaste driftsinntekta vera at alle Memoar-prosjekt må rekna inn ein administrasjonskostnad (eller leigekostnad for fellesressursar) i alle prosjektbudsjett.

    • Så lenge Memoar er ny, er det mogleg å søka utviklingsmidler (f.eks Krafttak.Hordaland.Memoar.no), men frå 2018 vil det som no er "utvikling" bli oppfatta som "drift".

  • Gåver, prisar, overraskingar: Dette har me alt opplevd, med Bergen Kommune sin Kulturvernpris. Det er med andre ord ikkje umogleg - men me kan ikkje rekna med at det vert ei årleg påplussing :-)

Den absolutt viktigaste av desse postane er produksjonsinntekter eller prosjektinntekter. Me må venna oss til å tenkja på organiserte prosjekt som grunnplanken både i økonomi og organisasjon.

Kvar gong me leverer ein god og ryddig sluttrapport, aukar me sjansane for å få positive svar på nye prosjektsøknader. Godt arbeid vil etter kvart gi ein god økonomi. Men sjølv om det kan ta tid, bør me tenkja langt framover og laga eit økonomisystem som kan overleva betydeleg vekst og framleis fungera perfekt når me har blitt ein stor, landsdekkjande organisasjon med mange parallelle prosjekt.

Økonomien er det fyrste feltet der eg trur me treng profesjonell hjelp. Eg vil tilrå at me snarast etablerer avtale med eit rekneskapsbyrå som har erfaring med kultursektoren og med økonomien til store prosjektorganisasjonar.

Prosjektorganisering:

Eg kan tenkja meg at økonomien - og rekneskapet - bør organiserast prosjektvist. Det vil seia at kvart prosjekt søker finansiering og styrer sin eigen økonomi, men at alt går gjennom Memoar sitt rekneskap.


I praksis: Kvart prosjekt får sin konto i Memoar sitt kontosystem. Prosjektleiar må attestera både innbetalingar og utbetalingar. Rekneskapsførar set opp alle prosjektrekneskap og samlar alle bilag, og samlar alle prosjekt i eit konsernrekneskap som viser heile Memoar sin aktivitet. Felleskostnader som arkiv (Dropbox), redigering (WeVideo), publisering (Vimeo), utstyr (mobilstudio), nettsider etc etc vert fordelt på alle prosjekt etter avtalar som vert gjort når prosjektbudsjett skal setjast opp.

Økonomiansvarleg dobbeltsjekkar at inn- og utbetalingar er i samsvar med inngåtte avtalar og budsjett og at alle prosjekt i Memoar held omlag same standard. Eg har forsøkt å synleggjera dette i denne skissa: 

Me må laga ein budsjett- og rekneskapsmal der alle Memoarprosjekt må rekna inn ein viss prosent til fellestenester og -utstyr, så som rekneskap, opptaksutstyr, arkivplass, redigeringsprogram, publiseringskostnader, kunnskapsdeling / rettleiing og såkalla goodwill. Slik kan me sikra dekkjing av nokre av driftskostnadane gjennom prosjektinntektene.


Comments