Tema 5: Gestionar el correo y no morir en el intento

Objetivos del tema

En este tema aprenderás a:
  • Utilizar tu cuenta de Gmail con perspectiva GTD
  • Utilizar ActiveInbox para gestionar tareas y proyectos



Gmail es el mejor gestor de correo gratuito que existe. Habrás visto en otro curso cómo usarlo pero hoy quiero que vemos algunos aspectos claves en el uso de Gnail para que dominemos nuestro correo y que éste no nos domine a nostros.

En este tema veremos cómo usar los filtros, las etiquetas y un plugin para hacer de Gmail una auténtica herramienta GTD.

¡Adelante! 

Las etiquetas de Gmail

Una de las formas más sencillas de tener organizado nuestra bandeja de entrada es la de crear ETIQUETAS. Por defecto, Gmail trae unas etiquetas a la izquierda de la pantalla, pero tú puedes crear las tuyas propias. Siempre recomiendo crear tantas ETIQUETAS como proyectos en los que estés involucrados.

En este videotutorial verás qué sencillo es crearlas.


Los filtros en Gmail

Una de las formas más sencillas de PERDER EL TIEMPO en nuestro trabajo cotidiano es REVISAR EL CORREO. Te propongo que crees unos FILTROS para asignar cada correo a una CARPETA o PROYECTO, o simplemente para archivarlo o borrarlo. 

En este videotutorial verás qué sencillo es crear un filtro a partir de un mensaje cualquiera.


ActiveInbox: la magia en Gmail

ActiveInbox es un plugin para Chrome/Chromium y Firefox que convierte tu correo Gmail en un gestor de proyectos y tareas GTD. 

Gracias a este plugin, con una versión gratuita y otra premium, podrás transformar el correo en un gestor GTD sin necesidad de otros programas. Es una alternativa a las herramientas que hemos visto antes: Wunderlist o Remember The Milk

Veamos cómo instalar ActiveInbox en tu navegador.


Lo que hace especialmente interesante este plugin es que necesariamente, TODOS LOS DÍAS REVISAMOS EL CORREO, invirtiendo ingentes cantidades de tiempo. Gracias al plugin, VACIAREMOS una vez al día la bandeja de entrada y gestionaremos todos los mensajes de correo en sus carpetas apropiadas. Mirad el vídeo del apartado siguiente para saber cómo.

 ActiveInbox en acción

En el siguiente vídeo vais a ver cómo asignar un mensaje de correo a una carpeta para trabajar según la metodología GTD. Es muy sencillo. La regla de oro es que cada día debes vaciar tu bandeja de entrada y dejarla vacía. Te recomiendo el uso de filtros y etiquetas (que habrás visto en otro curso) para que todo esté organizado. En cuanto dejes a cero la bandeja de entrada, ponte a trabajar, aplica la regla de los dos minutos o simplemente desarrolla las tareas de cada uno de los proyectos en los que estés implicado.


Existen funciones más avanzadas para ActiveInbox, pero eso lo vamos a dejar para otro momento. Esta herramienta está en inglés con lo que creo que es suficiente esta información. No obstante, echad una ojeada a este vídeo para tener el resto de funcionalidades del ActiveInbox.

 ActiveInbox: funciones avanzadas


 ActiveInbox:actualización de las funciones avanzadas

Mira este vídeo con las nuevas funciones recién actualizadas de ActiveInbox.

 

 Actividades


1.Instala en tu navegador Firefox o Chrome la extensión Activeinbox.



2. Crea ETIQUETAS para cada uno de los proyectos en los que estés trabajando.

3. Usa un FILTRO para que cada mensaje llegue a su PROYECTO correspondiente según llega a tu bandeja de entrada.

4. Prueba a asignar los mensajes a las carpetas de ActiveInbox: NEXT, ACTION, WAITING ON, PROJECT. Asigna acciones concretas a días concretos con el menú de ActiveInbox.

5. Entra en el foro a comentar si te gusta esta herramienta GTD. Ya sabes que la mejor herramienta es la que le funciona a cada uno. 


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