Google Apps‎ > ‎

Traspassant tota la informació entre dos comptes de Google

t0

Un dels problemes amb què es troben els alumnes (i el professorat) quan marxen de l'institut és que perden el compte personalitzat de Google Apps i, per tant, perden l'adreça de correu electrònic i tots els serveis associats. Normalment porten entre 4 i 6 anys utilitzant un correu electrònic, per a molts la seva primera adreça, i utilitzant tots els serveis de Google Apps (documents, calendaris, blogs, llocs web…).
Evidentment l'institut no pot anar mantenint comptes i més comptes d'ex-alumnes, així que se'ls dóna un temps prudencial i després s'elimina el seu compte.

En aquest article exposaré la forma que et recomanem per tal que puguis traspassar tota la teva informació a un altre compte, normalment un altre de Gmail.

La veritat és que no ho tens fàcil per a recuperar tot el que tens i passar-ho a un altre compte. El procés que et recomano és llarg i cal anar fent-lo servei per servei.

Existeix una aplicació de Google que serveix per a fer còpia de tot un compte, que s'anomena Google Take out, però té un problema força greu: serveix per a fer còpies, però no té cap aplicació per a restaurar-les. Així que per al que volem no ens serveix :-(.

No queda altre remei que anar servei per servei per a traspassar la informació. Anem a veure els serveis més importants.



Correu


Per al correu et recomano que facis dues accions:

1. Primer, que vagis al compte que tens de l'institut i accedeixis a la configuració:

Tria l'opció Reenviament i POP/IMAP i accedeix a la primera opció, Afegeix una adreça de reenviament. Caldrà indicar la teva nova adreça de Gmail i així, a partir d'aquell moment, qualsevol correu que rebis a l'adreça de l'institut s'enviarà també al nou correu.

2. Segon, que vagis al compte de correu nou i accedeixis a la configuració. Tria l’opció Comptes. Al final de tot pots afegir un compte de correu POP3.

Et demanarà que introdueixis l'adreça de correu i automàticament t'apareixerà una pantalla on hi haurà alguns paràmetres que hauràs d'omplir.

Com a nom d'usuari, cal indicar l'adreça de correu completa de l'institut.
Com a contrasenya la que tenies al teu compte de l'institut.
Com a servidor de correu, pop.gmail.com.
Com a port el 995.
Cal marcar la casella Fa servir sempre una connexió segura (SSL) en recuperar correu.


Després demanarà si vols poder enviar correu amb aquest nom. Cal indicar que NO.

Si ho poses tot correctament, tots els correus que tenies al compte de l'institut aniran passant al nou correu de Gmail, a la Safata d'entrada (segons el nombre de correus pot trigar minuts o fins i tot hores).



Contactes

Aquest és més senzill. Has d'entrar al compte de l'institut i anar als teus contactes:



Tria, dins l'opció Més, l'opció Exporta...:



Tria Tots els contactes i el format CSV de Google. Això farà que se't descarregui un fitxer de nom google.csv.

Un cop tens aquest fitxer, pots anar al teu nou compte de Gmail, entrar a contactes, triar l'opció Més i, a dins, l'opció Importa.... Selecciona el fitxer que has descarregat i... ja tens els contactes traspassats.



Llocs web (Sites)


Traspassar els llocs web (sites) és força pesat, ja que ho has de fer un per un. Cal entrar a cada un dels llocs web i triar l'opció Comparteix:



Després has de compartir el lloc web amb la nova adreça de Gmail. És recomanable compartir-ho amb permís de Propietari.

Un cop compartit, cal entrar al nou compte de Gmail. Per a accedir al lloc web cal seguir l'enllaç que t'haurà arribat per correu, ja que el lloc no apareixerà a la llista de llocs web (ni amb el cercador). La causa és que s'ha creat dins del domini de l'institut i, per tant, només els apareix als usuaris d'aquest domini.

El procés encara no ha finalitzat. Només hem fet que la nova adreça pugui treballar amb el lloc web, però, en eliminar l'usuari de l'institut, s'eliminaria el lloc.

Per tant, cal fer-nos una còpia del lloc web. Per a fer-ho, cal entrar a la gestió del lloc web (amb la nova adreça de Gmail):



i baixar una mica la barra de desplaçament vertical fins a poder veure el botó Copia aquest lloc:



Es tria un nom per al lloc web i, ara sí, el lloc web ens apareix a la nostra llista de llocs web de l'usuari de Gmail. I quan s'elimini l'usuari de l'institut aquesta còpia no s'esborrarà.

Si el lloc web té documents de Drive inserits, la cosa es complica força més. En copiar el lloc web, tot funciona, però quan els documents s'esborrin, es deixaran de veure al lloc web. En aquest cas, haurem de fer el següent pas (traspassar Google Drive) i després substituir document per document del lloc web.



Google Drive


Una opció seria fer el mateix que amb els llocs web: compartir els documents i fer-ne còpia, però és una opció poc viable, ja que el nombre de documents pot ser molt elevat.

La que jo et recomano és descarregar-te tots els documents i tornar-los a pujar al nou Drive. A continuació detallo com es fa, però abans cal tenir en compte 3 inconvenients d'aquesta solució:

  • Si els documents els tenies compartits amb altres companys, aquesta compartició desapareixerà.
  • Els documents que estan fets en format Google Drive directament (documents, fulls de càlcul o presentacions) es descarregaran en format Microsoft Office. Aquesta conversió de format pot fer que hi hagi alguns desajusts.

Per a fer l'exportació només cal entrar al Drive del compte de l'institut, seleccionar totes les carpetes i triar l’opció Baixa que apareix en clicar amb el botó dret al nom de la carpeta:


Un cop baixat el fitxer comprimit, l'has de descomprimir i pujar tots els fitxers al Google Drive del nou compte. Per a fer-ho, et recomano que instal·lis l'aplicació Google Drive per a ordinador (només a Windows o MacOS). D'aquesta manera els fitxers aniran pujant automàticament.



Calendaris


El procés per a traspassar calendaris és prou senzill, però també s'ha de fer calendari per calendari.

Primer de tot, has d'entrar al compte de l'institut i accedir als calendaris. Selecciona la fletxa desplegable del costat del nom del calendari i selecciona Configuració del calendari:



Tot seguit, selecciona el botó ICAL que apareix al costat d’Adreça privada:



S'obrirà una finestra amb un enllaç. Fent clic a l'enllaç es descarregarà un fitxer.

Un cop tens aquest fitxer, has d'anar al nou usuari de GMail i accedir als Calendaris.

Cal seleccionar Altres calendaris, que es troba situat a la part inferior esquerra de la pantalla i seleccionar Importa el calendari:



Es demana on es troba el fitxer i a quin calendari es volen importar els esdeveniments, que per defecte és el de l'usuari.

I ja ho tenim, els calendaris ja estan traspassats.



Blogger


Només cal que entris a la configuració del blog amb el compte de l'institut i triïs l’opció Altres:



Clica a Crea una còpia de seguretat del contingut i obtindràs un fitxer XML:



Després t'has de crear un blog amb el compte nou de Google i fer el mateix procés triant l’opció Importa el contingut.

I ja tindràs el blog al nou usuari.



YouTube


Aquest és el que té pitjor solució, ja que no proporciona cap eina per a exportar ni res similar. L'única opció consisteix en descarregar-se els vídeos del compte de l'institut i tornar-los a pujar al canal del nou usuari.

Els problemes, a part de que si hi ha molt vídeos pot ser molt pesat, són dos:

1) es perden totes les estadístiques i, per tant, el nombre de visualitzacions

2) com que és un nou vídeo, qualsevol enllaç que s'hagués fet a aquell vídeo (en un lloc web o similar) deixaria de funcionar.



Adaptació de l'article publicat el 15-05-2014 per Jaume Feliu al blog Tecnocentres

Comments