Documentación del Sistema

Mapa de Procesos





El mapa de procesos ofrece una visión general del sistema de gestión. En el se representan los procesos que componen el sistema así como sus relaciones principales.

Un proceso no es más que la sucesión de pasos y decisiones que se siguen para realizar una determinada actividad o tarea.
En nuestro mapa se identifican tres tipos de procesos destacados con un color diferente: los estratégicos, en azul; los clave, en verde y los de apoyo, en rojo.
  • Los Procesos estratégicos: son aquellos que proporcionan directrices a todos los demás procesos y son realizados por la dirección o por otras entidades. Se suelen referir a las leyes, normativas,... aplicables al servicio y que no son controladas por el mismo.
  • Los Procesos clave: atañen a diferentes áreas del Servicio y tienen impacto en el cliente creando valor para éste. Son las actividades esenciales del Servicio, su razón de ser.
  • Los Procesos de apoyo: dan soporte a los procesos fundamentales que realiza un Servicio. Son los procesos que realizan otros Servicios del IES Primero de Mayo y que nos ayudan a la hora de realizar nuestros procesos fundamentales.

La documentación del sistema de Calidad consta de:

Manual deCalidad:

Documento que describe el ámbito del sistema de calidad y su estructura, conteniendo una referencia al resto de documentos.

Fichas de Procesos:

Documento de análisis de los elementos de cada proceso. Una adecuada gestión de los procesos comienza por su identificación y pasa por el nombramiento del responsable de cada proceso – que conoce todos los elementos del mismo, así como sus necesidades, carencias o posibilidades de mejora –, la identificación de indicadores de rendimiento, el establecimiento de objetivos, la intercomparación con procesos similares de otras organizaciones y su mejora gradual o en caso de necesidad, su rediseño.  Estos elementos aparecen descritos en las denominadas Fichas de proceso”, de las cuales el Centro extraerá los indicadores que en cada periodo decida medir con el fin de hacer seguimiento y evaluar el desempeño de los procesos.

Procedimientos Operativos de Calidad (POC):

Documentos que describen la forma de llevar a cabo una actividad o proceso.

Formatos:

Documento (formulario) sobre el que se registran actividades del Sistema de Calidad. La información recogida en los formatos permite la elaboración del cuadro de indicadores de calidad. Los formatos han de ser custodiados según las indicaciones recogidas en la tabla de registros del correspondiente Procedimiento Operativo de Calidad.

Identificación de la documentación:

La identificación de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad se lleva acabo a través de la siguiente codificación:
  • Procesos:
  • Procesos Estratégicos:    PE-x
  • Procesos Clave: PC-x    
  • Procesos de Apoyo:  PA-x

Siendo x un número correlativo en cada Proceso.

  • Procedimientos:  POC - PxXX.XX

Donde:

POC =  Procedimiento que describe una actividad concreta.

Px =  Código del proceso al que pertenece el procedimiento.

XX: Dígitos utilizados para numerar el procedimiento comenzando desde el 01

  • Formatos:

 Los formatos se codifican comenzando con una F referida a “Formato”, seguida del código del proceso o procedimiento que corresponda y un número secuencial:

F1.POC- PC01.01: Formato nº 1 dependiente del procedimiento POC 01.

Localización de la documentación:

Toda la documentación revisada, adecuada, implantada y en vigor se encuentra en esta Intranet  del SGC del centro. “Cualquier documento, una vez impreso o guardado en soporte informático en otro lugar que no sea el Directorio de control de documentos de la red del Centro, pasará a ser una copia no controlada del sistema de calidad, a excepción de la copia en papel original aprobada y custodiada por el Coordinador de Calidad”.

Sólo los documentos alojados en esta intranet tienen la garantía de ser las últimas ediciones en vigor por lo que siempre acudiremos aquí a consultarlos o a descargarlos para cumplimentarlos.

Instrucciones de utilización de la documentación:

  • Sólo los documentos alojados en la intranet del SGC tienen la garantía de ser las últimas ediciones en vigor, por lo que siempre acudiremos allí a consultarlos o a descargarlos para cumplimentarlos.
  • Antes de utilizar un formato de otra procedencia asegúrate de que es una copia en vigor consultándolo con el/la propietario/a del Proceso, los Coordinadores de Calidad o buscándolo en la intrenet del SGC.
  • La documentación alojada en la intranet está en formato .pdf o en formato .doc (sólo lectura). Si necesitas trabajar sobre un  formato .doc, descárgatelo antes y desprotégelo (botón derecho en el archivo, propiedades, desmarca la casilla solo lectura).
  • Cuando cumplimentes un formato cualquiera asegúrate de hacerlo correctamente:
    •  no dejes ningún apartado sin completar (en el caso de que no existiera información relevante para un apartado concreto hazlo constar así).
    • Escribe en cada espacio la información que se te solicita.
  • Si tienes responsabilidades sobre la custodia de algún registro asegúrate de archivarlo en el lugar designado para ello, de hacerlo correctamente y de que esté a disposición de los auditores.
  • Siempre que puedas, y que el sistema lo permita, evita imprimir los documentos y manéjalos en formato electrónico.
  • Para facilitar el intercambio de archivos informáticos contamos con un sistema de Email interno. Haz uso de él.