Incorporación de datos

Para garantizar la seguridad y acceso a los recursos de información geográfica y biológica generados en el marco de procesos de investigación, convenios o contratos del IAvH, estos deben ser entregados a custodia de la I2D.  Las instrucciones para la entrega de los datos biológicos o geográficos y sus archivos de soporte para su custodia e incorporación a los catálogos de la I2D son las siguientes:

Antes y durante la generación del producto:
  1. Capacitación de la I2D al supervisor (o quien este formulando el proyecto) sobre los procesos y estándares si este no los conoce. El supervisor debe hacer la solicitud al correo electrónico i2d@humboldt.org.co.
  2. Generación de plantillas para el ajuste de los estándares a las características de los datos y el proyecto y agilizar los procesos. La plantilla es hecha por el supervisor del contrato (o quien este formulado el proyecto) con la asesoría de la I2D y su revisión. 
  3. En el caso de los datos geográficos se recomienda la generación de especificaciones técnicas. Para este fin puede seguir el Instructivo generado para tal fin (supervisor o investigador con el apoyo de la I2D).
  4. Capacitación por parte del supervisor a las personas encargadas de la generaración de los datos de los lineamientos que debe seguir para tal fin (especificaciones) y sobre el proceso de incorporación de estos datos a la I2D. 
  5. Generación de los recursos (investigador o contratista).
  6. Revisión y aprobación de los recursos (supervisor o investigador).
Después de la generación del producto:
  1. Notificación por parte del supervisor a quien genero los datos (contratista o investigador) para que de inicio al proceso de incorporación a la I2D.
  2. Quien genero los recursos debe solicitar la incorporación de estos a la I2D, mediante los siguientes formularios, teniendo en cuenta el tipo de datos a incorporar.
      3.  Entrega por parte de la I2D de las credenciales para la documentación de metadatos y los instructivos para la incorporación            de recursos.
      4.  El contratista diligencia los metadatos y notifica una vez termine el proceso, es importante tener en cuenta que: 
·         Para el caso de datos geográficos, el contratista debe cargar los datos directamente en la herramienta.
·         Para el caso de datos biológicos, el contratista debe enviarlos vía correo electrónico junto con la notificación                    anteriormente mencionada.
      5.  Validación de datos y metadatos por parte de la I2D, y envió de las correcciones que deben ser realizadas por el                                  contratista (cuando haya lugar).
      6.  Una vez el contratista realicé los ajustes solicitados debe contactarse nuevamente con la I2D, bien sea para notificar que los            metadatos fueron corregidos o para enviar los conjuntos de datos ajustados (cuando aplica).  
      7.  Generación y envió del certificado de incorporación  (obligatorio para terminar contrato en caso de contratistas).

Puede ver el detalle de todo el proceso a través del siguiente diagrama de flujo.

Para tener en cuenta:

- Se recomienda que el proceso final de incorporación, comience aproximadamente 15 días antes del vencimiento de dicho contrato o convenio para evitar retrasos en la liquidaciones. Quienes diseñen los proyectos deben tener en cuenta estos tiempos dentro de los contratos que generen.
Para los contratos o convenios donde se realizan colectas y por ende realizan depósito de ejemplares en las colecciones, es importante tener en cuenta que los certificados se emiten de manera simultánea, por lo tanto una vez se realiza la revisión del conjunto de datos por parte de la I2D, este debe ser revisado por el equipo de colecciones quienes se encargan de corroborar que lo que ingresó a colecciones coincida fielmente con el conjunto de datos.  Si se requieren ajustes después de dicha revisión el proceso se puede alargar.
Si las correcciones solicitadas en la primera validación no fueron tenidas en cuenta en su totalidad, se procederá a una segunda validación y así se repetirá cuantas veces sea necesario.





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