Samenwerkingsomgeving maken

Deze pagina beschrijft een aantal Google Apps en hoe je die bij elkaar kunt brengen. Realiseer je dat het hier om slechts 1 aanpak/voorbeeld gaat. Er zijn veel meer Google Apps dan hier beschreven.

Steeds wordt er een korte inleiding gegeven met een link naar betreffende 'How to'

Inhoud

Een samenwerkingssite als startpunt?

Als je met behulp van Google Apps wilt gaan samenwerken dan zijn daar 2 manieren van denken:
Je "bouwt" daar een echte omgeving voor die als startpunt fungeert en structuur biedt of je gebruikt ad hoc allerlei Google Apps met elkaar.
  • Bij de eerste manier zou je kunnen denken aan een Google Site (kun je maken met betreffende app)  met daarin aan de linkerkant een menu met alle te gebruiken samenwerktools
  • Bij de tweede manier zul je waarschijnlijk gewoon het Google Apps pictogram, rechts bovenin, gebruiken om de Apps te starten.
Het gebruik van Google Chrome voor dit soort sites en apps is sterk aan te bevelen.

Klik op onderstaande afbeeldingen voor vergroting.
 Mogelijke samenhang van gekozen apps         Google Apps Pictogram
https://sites.google.com/a/g-iclon.nl/portal/samenwerken/Google%20samenwerken.JPG

   
https://sites.google.com/a/g-iclon.nl/portal/samenwerken/google%20apps.JPG

Site en pages

Nadat je een Google site hebt aangemaakt (keuze uit veel sjablonen) kun je zo'n site verder inrichten met Pages. Die Pages vermeld je vervolgens in het navigatiemenu aan de linkerkant zodat men makkelijk bij die Pages kan komen.
Zo'n site kun je o.a. openbaar openzetten of alleen toegankelijk maken voor de groepsleden. Daarbij kun je er ook nog voor kiezen of de site door één persoon gewijzigd mag worden, door meerdere- of alle groepsleden. In het laatste geval gaat het dan eigenlijk om een wiki.

Bij het maken van een nieuwe Page kun je kiezen uit 5 soorten pages. Wie er toegang toe heeft wordt standaard overgenomen van hoe je dat voor de site hebt ingesteld. Je kunt daar overigens van afwijken.

  • Webpage
  • Announcements
  • Filecabinet
  • List
  • Startpage

Webpage

Spreekt misschien voor zich. Als je zo'n Page gemaakt hebt kun je via het menu afbeeldingen, tekstblokken, linkjes, etc etc. maken. Interessant is dat je op een webpage ook een 'doorkijk' kunt maken naar de diverse apps, dus bijvoorbeeld Gdrive, Hangouts etc. Je ontsluit die Page via het navigatiemenu aan de linkerkant en de gebruiker heeft het gevoel dat hij/zij binnen de site blijft, ondanks dat het om een app gaat die altijd fysiek zich buiten de site bevinden. 

Announcements

Hier kan de sitebeheerder mededelingen plaatsen, waar de projectleden dan ook weer op kunnen reageren. Dat doe je door op de titel van de betreffende mededeling te klikken.
Je kunt je abonneren op deze mededelingen door rechts bovenin op het tandwieltje te klikken en vervolgens te klikken op 'abonneren op pagina wijzigingen'. Er zal dan bij wijzigingen een mailtje gestuurd worden naar jouw gmail-adres. Hoe? Zie verderop.

Filecabinet
Hier zou je documenten kunnen plaatsen die ondersteunend zijn voor onze werkzaamheden: bijvoorbeeld artikelen, maar ook nuttige links. Een soort Bibliotheek.

List

Uitgaand van een standaard lijst kun je die op allerlei manieren aangepaste lijsten maken: Meer-/minder-/andere kolommen, etc etc. Denk daarbij aan actielijstjes, contactinformatie over groepsleden etc etc.

Startpage
Dit is een bijzonder 'webpage': een webpage waarin ieder werkgroepslid zijn eigen persoonlijke Google Gadgets kan plaatsen. Op de huidige site zie je een voorbeeld in het linker menu: mijn gadgets

Abonneren op wijzigingen

Je kunt voor iedere gewenste pagina je abonneren. Er zal automatisch een mail gestuurd worden naar jouw g-iclon.nl mailbox. Denk daarbij bijvoorbeeld aan de pagina met mededelingen of met actielijst.

Hoe?
  • Klik op betreffende pagina rechts bovenin op het tandwieltje (=More Actions)
  • klik op Subscribe for Page Changes
Als je vervolgens nog even in je g-iclon.nl mailbox instelt dat alle mail automatisch doorgestuurd moet worden naar bijvoorbeeld jouw universiteits-/faculteits mailadres dan blijf je goed op de hoogte. Hoe? Zie hier



Google Drive

Deze app is DE produktie-omgeving bij uitstek. Je maakt een mapje aan, je deelt dat met je teamleden en gaat in dat mapje samen documenten produceren. Je kunt daarbij zelfs gelijktijdig aan het zelfde docunent werken: je zie live de cursor van en ander teamlid teksten achterlaten op de pagina waar jij ook in aan het werk bent. JE kunt comments plaatsen op stukken tekst en met elkaar chatten (aan de rechterzijde van het document) als je toevallig toch gelijktijdig met hetzelfde document bezig bent. 


Googledocumenten of MS Office-documenten?

Op Google drive heb je de keuze of je documenten wilt opslaan in Google format of als MS Office formaat (achteraf altijd aan te passen). 

Google documenten

Googledocumenten maak je altijd online binnen Google drive en hebben als groot voordeel dat je er met meerdere mensen op hetzelfde moment aan kunt werken. Binnen Google Drive kun je online de volgende soorten bestanden aanmaken:
  • Google documenten
  • Google Spreadsheets
  • Google Presentaties
  • Google Formulieren
  • Google tekeningen

MS Office-documenten

Zodra je een MS Office document upload naar de Google Drive dan wordt hij daar als Word!!!!- document opgeslagen.  Zodra je er daar dan op klikt zal hij als Google document openen en op dat moment zijn het dus 2 documenten. In de Google variant kun je dan dus gaan wijzigen en samenwerken.

Synchroniseren

Bij Google Drive bestaat de mogelijkheid dat je alles laat synchroniseren naar je mobile devices en lokale harde schijf. Je hebt dan altijd en overal de bestanden bij je. Zo kun je dan bijvoorbeeld met Word een document in die lokale Google mappenstructuur op je laptop of PC opslaan. Vrij snel zal dat document automatisch geuploaded worden naar de online Google Drive. En als je bijvoorbeeld dan met je tablet of smartphone gebruikt om bij Google drive te komen zal blijken dat dat bestand inmiddels ook gedownload is op die apparaten. Dit herhaalt zich bij iedere wijziging van dat bestand, op welk apparaat dan ook.

How to?

Calendar

Maak een groepsagenda aan en deel die met groepsgenoten. 

How to?

Groups/Discussionboards

Met de App Google Groups kun je een forum/discussielijst maken waar je op een centrale plek vragen aan elkaar kunt stellen, maar vooral ook beantwoorden. Op deze manier, i.p.v. bijvoorbeeld mail, blijft dit centraal altijd beschikbaar en hoeven vragen maar 1 x beantwoord te worden.  JE maakt een Google Group aan en zendt daarbij een uitnodiging naar de groepsleden.

Je kunt je abonneren op een group: zodra er nieuwe vragen/antwoorden geplaatst worden krijg je al dan niet gewenst gebundeld emailberichten in je g-iclon.nl mailbox. Als je vervolgens daar geregeld hebt dat alle mails automatisch doorgestuurd moeten worden naar je universiteits-mailbox blijf je altijd op de hoogte.
  • Hoe regel ik het abonneren op forumberichten? Klik hier
  • Hoe regel ik het automatisch doorsturen van mail? Klik hier.

How to?

Google-hangout (o.a videoconference)

Videoverbinding met elkaar. Kan ook als chat omgeving (dus synchroon) gebruikt worden. Je kunt de camera nl gewoon uitzetten, maar bijvoorbeeld ook de microfoon. Dan kun je dus typend chatten.

How to?


Social Community
Hier kun je communiceren in een afgeschermde omgeving. Een sociale omgeving zoals Facebook-groepen, afgeschermd!
Je zult hier wel eerst een openbaar Google+ profiel voor moeten maken.

How to?

Mail automatisch doorsturen vanuit je g-iclon.nl mailbox

Als je die mailbox eigenlijk niet heel actief gebruikt zou je in die mailbox ervoor kunnen zorgen dat alle mail automatisch doorgestuurd wordt naar jouw actieve mailbox van jouw werk of privé. 

Hoe?

  • Ga naar je Google mail
  • Klik rechtsboven op Instellingen-knopje (=tandwieltje)
  • Kies voor Instellingen
  • Klik op tabblad Doorsturen en POP/IMAP
  • Het gaat alleen om bovenste deel, dus niets voor POP en IMAP instellen, alleen voor Doorsturen'

Mobile user en mobiel apps

Een site zal op mobile devices automatisch een mobiele, en dus een ietwat aangepaste, weergave tonen. Verder zijn er in de app store voor de diverse functionaliteiten apps beschikbaar zoals bijvoorbeeld voor Google Drive en Google Hangout. Als je met jouw mobile device één van de functies uit het site menu selecteert dan zal er, indien er een app beschikbaar voor is, automatisch de mogelijkheid geboden worden op dat moment die app te installeren vanuit de store. De volgende keer als je dan die menu-optie weer kiest, zal de betreffende app gelijk geopend worden.