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Base de données membres FFC

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La page d’accueil du portail s’affichera dans un nouvel onglet.

Entrez votre nom d’utilisateur et votre mot de passe afin de se connecter en cliquant sur le bouton ‘Connection’.

Si vous ne vous souvenez plus de votre nom d’utilisateur et/ou votre mot de passe, vous pouvez  contacter Paul Vanneste par email (pvanneste@acm.org), il vous fournira un nom d’utilisateur et un mot de passe temporaires.

 

Mettre à jour votre nom d’utilisateur (alias) et votre mot de passe

 

La première page affichée lors de votre connexion affiche vos données (dans l’Onglets ‘Mes données’) et vous permet de les modifier.

Vous pouvez y effectuer les opérations suivantes :

-        Choisir le nom d’utilisateur et le mot de passe que vous utiliserez à l’avenir, dans la section ‘Changer votre mot de passe’

-        Introduire vos informations de profil qui seraient manquantes ou incomplètes, dans la section ‘Vos données’.

Ceci se fait simplement en complétant les champs ad hoc et en cliquant sur le bouton ‘Sauver’ correspondant.

 

Introduire les données des membres de votre club

 

Vous changez de page en cliquant sur l’onglet ‘Gestion club’ en haut de la page.

Vous pouvez introduire les données des membres de votre club de trois manières :

  1. En cliquant sur ‘Ajouter anciens membres’, vous accédez à une liste de tous vos membres 2014. Vous pouvez les sélectionner sur base individuelle en cochant la case correspondante dans la colonne de droite (‘Réinscrire’).  Vous pouvez alors valider votre sélection en cliquant sur le bouton ‘Réinscrire membres’ en bas de la page.
    Les membres sélectionnés sont alors automatiquement enregistrés.
    Cette méthode est la plus simple pour rapidement encoder vos membre existants qui resteront membres en 2015.
  2. En cliquant sur ‘Ajouter un membre’ , vous accédez à un écran d’encodage des données d’un membre. Après encodage vous cliquez sur ‘Sauver’ et vous pouvez recommencer l’opération pour encoder le membre suivant, et ainsi de suite.
  3. Vous pouvez également  encoder les données de plusieurs membres en une seule opération en cliquant sur ‘Ajouter une liste de membres’.  Vous devez pour cela disposer d’une liste de vos membres composée d’une série de lignes texte au format suivant :
nom;prénom;date naissance;Lieu de naissance;sexe;adresse;code postal;ville;mail;téléphone fixe;gsm;

 où la date de naissance est au format AAAA-MM-JJ et le sexe est encodé comme H ou F.
Un tel fichier est très facile à produire si vous disposez déjà d’un fichier Excel de vos membres. Excel permet de générer ce type de format connu sous le nom CSV.

Ci-dessous un exemple de procédure à suivre pour créer une liste de membres au bon format :

a)      Modifier le fichier Excel en  enlevant/déplaçant les colonnes de sorte à avoir seulement les colonnes suivantes dans l’ordre suivant : Nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance, sexe, adresse, code postal, ville, adresse email, téléphone fixe, GSM

b)      Modifier le cas échéant le format de la colonne date de naissance pour obtenir le format AAAA-MM-JJ (sélectionner la colonne, puis ‘Format de cellule’ | ‘Date’, etc.)

c)      Modifier le cas échéant le données de la colonne sexe pour obtenir les valeurs ‘H’ ou ‘F’ (par exemple pour modifier la convention ‘M’ par ‘H’, faire  ‘Remplacer’ | ‘Remplacer tout’, avec option ‘Totalité du contenu de la cellule’)

d)      Sauver le fichier Excel sous un autre nom, avec ‘Enregistrer sous…’ en choisissant le type ‘CSV (séparateur : point-virgule)’

e)      Ouvrir le fichier csv sauvé avec l’application Bloc-notes

f)       Copier le contenu du bloc-notes  et le coller dans la fenêtre de saisie

g)      En cliquant sur le bouton ‘Envoyer’ une validation du format s’effectue. Selon le résultat de cette validation, il est donné la possibilité soit de corriger des données incorrectement formatées (directement dans la fenêtre ou par un nouveau copier/coller), soit d’importer la liste.

 

Veillez bien à vérifier l’exactitude des données, et plus particulièrement la présence des date et lieu de naissance pour chaque membre. Ces informations sont nécessaires car elles apparaîtront sur les licences.

 

Introduire les demandes de licence pour des membres de votre club

 

Dans l’onglet ‘Gestion Club’, vous pouvez cliquer sur ‘Licences’ (à la gauche de la page). Vous avez alors accès à la liste de vos membres et vous pouvez demander la production d’un document de licence en sélectionnant les types de licence demandées  (tourisme/compétition) puis en cliquant sur le bouton ‘Demande et validation des licences’.



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