Documents‎ > ‎

Documents avançat

Questions general
  • Utilitzeu les eines de revisió per a fer un seguiment dels canvis.
  • Si volem que una sèrie de documents s'ajustin a unes configuracions o formats determinats, pot ser molt útil crear una plantilla. Atenció! Les plantilles són d'ús públic per a tota l'organització, és a dir, qualsevol usuari podrà utilitzar-les. Organitzeu-les amb cura i vigileu quina informació hi poseu.
  • Si us heu de descarregar un document creat a GoogleDocs, podeu accedir al menú fitxer i utilitzar l'opció Baixa com a... o bé triar Baixa del menú Accions. Podreu triar el format que més s'ajusti a les vostres necessitats: ODF (format obert d'Open Document), PDF (si voleu un document que no es pugui modificar), HTML (és el format de les pàgines Web)...

Sobre el format de documents

  • Si pengeu llistats, anotacions, solucionaris, actes, petits texts... simplement per a la consulta d'altres usuaris, seria bo transformar-los al format de Documents de Google. No ocuparan espai i els usuaris els podran consultar directament en el seu navegador. Si són documents més complexos caldria transformar-los en PDF o bé un format obert (Open Document).
  • Si hem de penjar documents per a que altres usuaris els editin, seria convenient transformar-los al format de Documents de Google, d'aquesta manera no caldrà que es descarregin el fitxer, l'obrin amb la seva aplicació, el modifiquin, el desin i el tornin a penjar. Simplement l'obriran i... a treballar! I els canvis seran visibles a l'instant!

Sobre les col·leccions
  • Si creeu un nou element mentre es visualitza una col·lecció, el document automàticament hi quedarà etiquetat.
  • Un document pots estar en diverses col·leccions alhora. Això pot ser útil per a un document que compartim amb diversos grups d'usuaris: col·locarem tantes etiquetes com grups d'usuaris, i compartirem les etiquetes. Si mai hem de fem canvis al document, automàticament quedaran reflectits a totes les col·leccions. 

Sobre la compartició de documents
  • Si hem d'enviar un document a algú de la nostra organització, el millor és compartir l'enllaç amb ell (només visualització). Però si no és de la nostra organització, podem enviar-lo directament afegit a un correu electrònic (Comparteix-Envia per correu electronic com a fitxer adjunt).
  • També podem publicar directament un document en una pàgina web (Comparteix>Publica al web). Tot i estar publicat al web, el document conserva les opcions de visibilitat de la compartició.

  • La compartició per grups no funciona. Els documents es comparteixen però no són visibles. En el cas de voler compartir un document o col·lecció amb molts usuaris, és millor copiar i engaxar la llista d'usuaris.