Forside‎ > ‎Bestyrelsen‎ > ‎

Bestyrelsesmøder 2010

14. december 2010 kl. 19:00 hos Camilla

Referat

  1. Valg af referent: Lars
  2. Meddelelser:
    • Ole træder ud af bestyrelsen, han takker bestyrelsen for et god samarbejde. Jimmy Wichmann i UE 10 5. th har vist interesse og deltager i bestyrelsesarbejdet frem til den ordinære generalforsamling.
  3. Gårdlauget
    • Jimmy vil fremover varetage vores interesser i forbindelse med gårdlauget.
    • Jimmy undersøger hvad præcist det er der er blevet svaret fra Københavns Kommune.
  4. Siden Sidst
    • Opgave:
      • Tagrender: Pga. vejret og tagudskiftningen stopper vi rensningen af tagrenderne. Følg op på om Ole afmelder besøget.
      • Stikkontaker: Vi skal have undersøgt om det er udført. Der er ikke kommet nogen regning. Elin taler med Bjarne om det er blevet udført.
      • Vandmålere: Merete kigger stadig på at finde en pris på hvad det evt. vil koste.
      • Tag: Lars spørger PjP om loftrum skal tømmes under tagudskiftningen. Hvad sker der med rumdelingen.
      • Eftergang af varmecentral: Lars taler med Niels Peter fra Force Technology.
      • Information til nye/eksisterende ejere: Merete laver et udkast til brev om oplysninger til alle ejere.
      • Rengøring: Stor forandring, positiv feedback. Måtten i opgangen gik til under hovedrengøringen. Måtterne gør intet i forhold til rengøringen, de er faktisk til hinder for rengøringen. Camilla spørger om Anders Andersen rengøring har en anbefaling til måtter. Og melder tilbage at vi er glade og tilfredse.
      • Lars tilføjer Jimmy til mail adressen.
    • Breve:
      • Gitte har spurgt til hoveddørene. Camilla svarer.
  5. Moms på boligadministration pr. 01.01.2011?
    • Camilla undersøger om der kommer moms på vores administrationsudgifter.
  6. Referatet fra den ekstraordinære generalforsamling.
    • Camilla melder tilbage til Qvortrup med vores rettelser
  7. Afprøvning af brandalarmer
    • Camilla undersøger om vi kan låne/leje en røgtester.
    • Lars undersøger om hvilke røgalarmer vi har og skriver til Camilla.
  8. Tagprojekt:
    • Camilla taler med Qvortrup om information om financieringen.
    • Camilla taler med Force Technology om hvornår i processen de kan tilbyde os rådgivning.
    • Lars taler med pjp og qvortrup om muligt møde i starten af januar.
  9. Udskiftning af informations seddel i opgangene. Lars har sendt et forslag.
    • Sedlen er opdateret og sendt til korrektur hos bestyrelsen.
  10. Ordinære generalforsamling 2011.
    • Vi går efter 7. april. Jimmy booker Karetens store lokale.
    • Lars kontakter Qvortrup for at få lavet et budgetforslag vi kan behandle det i bestyrelsen.
  11. Næste møde
    • Vi satser på 11. januar kl 17 hos Qvortrup.
  12. Evt. 

4. november 2010 kl. 19:00 hos Elin

Referat

  1. Valg af referent: Lars
  2. Planlægning af Ekstraordinær generalforsamling.
    • Den er planlagt til den 24. november. kl. 18:00.
    • Merete kontakter Kareten om lokale.
    • Fuldmagter fra så mange som muligt.
    • Peter Jahn og partnere pris på deltagelse på generalforsamling.
    • Lav en flyer med info om generalforsamlingen. Merete laver et udkast.
    • Spørg Peter Jahn om udskiftningen af loft rum skille vægge?
    • Hvordan skal EF forholde sig hvis der bliver overskud i forbindelse med en byggesag.
  3. Dokumenter til indkaldelsen
    • Dagsorden
    • Bilag til dagsordenen
    • Tilbagemeldingsblanket Lars Hartmann modtager tilmeldingerne
    • Fuldmagter
    • Endelige tilstandsrapport
  4. Huske til Generalforsamlingen.
    • Stemmesedler
 
7. oktober 2010 kl. 19:00 hos Elin
Referat
1.Valg af referent: Lars
2.Gårdlauget
Bestyrelsen godkender selvfølgelig Jimmy som supleant i bestyrelsen i gårdlauget.
Jimmy forelægger hvad der skete på bestyrelsesmødet i Gårdlauget den 5. oktober.
Der er blevet nedsat et udvalg der kigger på priser mm på legefaciliteter.
Sandet skal skiftes, og det bliver undersøgt hvad det koster at skifte det.
Møblerne i gården vil blive olieret inden vinteren.
Det vil blive undersøgt om det er muligt at sætte automatisk døråbning på et par af portene
Grillparkeringen: Der bliver rydet op i de gamle grill.
Næste gårdlaugsmøde findes der dato for når der kommer et svar fra kommunen.
Gårdlaugets vedtægter vil blive efterset.
Gårdlauget kan overveje en udsmykning af gården op til jul.
3.Siden Sidst
Opgaver
Elin undersøger, hvem der er administrator for lejeboligerne på hjørnet af Under Elmene og Æblestien. Bolux AS Vester Voldgade 104. 1552 Kbh V. 33 36 07 00.
Lars får styr på TV betaling af ViaSat m.m. Viasat kontaktet materiale modtaget.
Pris for rensning af tagrender. Ole undersøger.
Lars har sendt forspørgsel til Qvortrup vedrørende viceværtløn.
Lars Kontakter Niels Peter Hansen om hurtigt kig på vores varmecentral.
Lars udarbejder et forslag til punkt til vores ekstraordinære generalforsamling.
Lars Kontakter Bill om sparing på forslaget.
Breve
Der er blevet solgt en lejlighed.
4.Budgetopfølgning Budgettet for indeværende år ser fornuftigt ud.
5.Ventilationslarm fra parkeringsanlægget. Camilla har undersøgt det, og vender tilbage når Københavns Kommune vender tilbage.
6.Vandberedskab:
Vi kan overveje en permanent affugter løsning.
Vi ser tiden an.
7.Etablering af stikkontakter i de 3 kældere. Ole finder en pris.
8.Udlejning af lejligheder. Vi har ikke et samlet overblik over hvem der lejer lejlighederne ud.
Der er flere aspekter af udlejningsproblematikken.
Vi mangler en registrering af hvem der er udlejet til.
9.Ekstraordinær generalforsamling.
Vi arbejder videre med 3 pakker
Tag
Andre stilladsarbejder
Opgange
Vi taler med Qvortrup om hvordan vi skruer forslaget sammen
Økonomi beregninger
Fælleslån.
Forskellige Realkredit lån.
Vi arbejder efter at afholde den ekstraordinære generalforsamling i uge 47.
Indkaldelse inden 1. november.
Peter Jahn og partnere kontaktes for at få en repræsentant med på den ekstraordinære generalforsamling.
10.Information til nye ejere. Vi arbejder videre med ideen efter den ekstraordinære generalforsamling.
11.Udskiftning af portnøgle så den har samme nøgle som resten af portene. Det blev overvejet.
12.Kælder- loftrum Skydes til næste møde.
13.Næste møde 28. oktober kl 19:00 hos Ole.
14.Evt.
Post. Lars har haft problemer med posten. Er det et generelt problem.

14. september 2010 kl. 19:00 hos Camillas arbejde

Referat

  1. Valg af referent: Lars
  2. Møde med Niels Peter Hansen fra Force .
    • Niels Peter fortalte hvem han er.
    • Peter Jahn's arbejde er generelt fint.
    • Rådgivning på sagen kommer nok ikke udner 10 %, men 15 % lyder af meget.
    • Vores arbejder kan starte når vi er klar. Det eneste der ikke kan laves er maling.
    • Vi skal nok regne med at der er stillads op i ca. 6 måneder.
    • Vi skal sørge for at forsinkelse udløser dagbod.
    • Vi skal undersøge om der er censur på taget.
    • Vand i kælder kan med fordel undersøges om det kan løses de steder hvor vandet kommer ind.
    • Anbefaler at vi venter med vinduerne.
    • Husk vinduer i hovedtrappedør, det er et sikkerheds aspekt.
    • Overvej at omdele vådrumspjecen.
    • Det er muligt at vi kan få bedre varmefordeling ved at sætte trykreduktionsventiler.
    • Lars ringer til Niels Peter om gennemgang af varmeanlag.
    • Det er ikke sikkert at vi skal udbyde en licitation, der er nogen bindinger som ikke er godt.
  3. Gårdlauget
    • Marianne har talt med center for bydesign om gårdlaugets vedtægter. Gårdlaugets generalforsamling skal kræve dokumentation for at man repræsenterer den enkelte forening. Hvis foreningens vedtægter ikke siger noget om valget, så er bestyrelsen den myndighed der vælger repræsentant. Gårdlaugets administrator har pligt til at kræve denne dokumentation. Pointen er at der ikke kan være en løbende udskiftning i gårdlaugets bestyrelse. Vi skal overveje at arbejde på at ændre gårdlaugets vedtægt så antallet af suppleanter således at alle foreninger stiller med en suppleant.
    • Punnktet udskudt til næste gang.
  4. Siden sidst
    • Opgaver fra sidst
      • Camilla skriver opslag om repræsentant til gårdlauget. Ikke relevant mere
      • Elin undersøger, hvem der er administrator for lejeboligerne på hjørnet af Under Elmene og Æblestien.
      • Lars får styr på TV betaling af ViaSat m.m.
      • Camilla undersøger priserne for rådgivning fra Forces Technolgy. Er klaret.
      • Lars følger op på møde dato med Peter Jahn og partnere. Bill er meddelt at mødet er udskudt til efter dette møde. Blev anuleret, ikke relevant længere.
      • Lars følger op på, hvad vi betaler for Peter Jahn og partnere. Lars har talt med Katrine fra PjP. De laver arbejde nu hvor vi betaler for den tid det tager. Vi har ikke flere udeståender med dem.
      • Camilla undersøger videre på priser med maling og linolium på fortrapperne. Materiale udleveres. Vi taler om det i detaljer på næste møde.
      • Merete undersøger prisen for at få opsat vandmålere.
      • Hvor er udlejningskælderrumne placeres. Elin taler med Bjarne.
      • Lars skriver til Bill om at få tilsendt adresse labels med lejlighedsnummer, navne og adresser. 4-5 stk. pr. lejlighed. Er blevet rekvireret. Er modtaget.
      • Camilla undersøger, hvad tilskudsmulighederne er for forbedring af klimaskærmen. Der er undersøgt ikke mulighed i kvarterløft.
    • Modtagne breve
      • Modtaget brev om ny overenskomst for viceværter. Bjarne vil gerne have en lønstigning.
      • Opringingning under skybrudet om vand I elinstallation på 5. sal
      • Modtaget brev om ansøgning om lov til at opsætte markise på 5. sal. Vi skyder beslutningen til næste møde. Der er renoveringsplaner for taget der skal tages højde for. Lars skriver tilbage.
      • Modtaget referat fra generaldforsamling i Gårdlauget. Lars lægger på hjemmesiden.
      • Modtaget brev fra Ernst Madsen om anmeldelse af vandskade. Videresendt til bestyrelsen. Ernst er orienteret om modtagelsen.
      • Modtaget brev fra Bjarne Ponikowski om tilladelse til udlejning og opsætning af altan. Camilla har svaret.
    • Kontaktet forsikringsselvskab om vand i kælderen søndag den 15. august
    • Tirsdag den 17. auust vender ISS sig om oprydning
    • ISS kommer fredag den 20. august og vasker med bakteriedræbende sæbe.
    • Søndag den 22. august leverer ISS 3 affugtere. De kan dog ikke sættes til da vi ikke har adgang til strøm i kælderen. Lars taler med Bjarne eller afløser mandag for at få løst det problem.
    • Mandag den 23. august Lars har hentet nøgle til varmecentral hos Claus Schneider. 3 affugtere er nu sat i drift i kældrene.
    • Mandag den 6. september. Lars har talt med Bjarne og der bliver tændt for varmen.
    • Torsdag den 9. september afhenter ISS deres affugtere.
  5. Vandberedskab:
    • Vi kan overveje en permanent affugter løsning.
  6. Etablering af stikkontakter i de 3 kældere. Vi skyde det til næste gang.
  7. Anmeldelse af vandskade. Camilla kontakter Bill om videre behandling af sagen.
  8. Årlig vedligeholdelsesplan mm.
    • Rensning af tagrender. Ole undersøger pris.
    • Justering af viceværtløn. Forslag: Tillæg til kontrakt der siger at vi følger overenskomsten for området. Lars Taler med Bill om at få lavet et kontrakt tillæg om lønstigning.
  9. Tilladelse til opsætning af altan. Byggetilladelse skal indhentes hos Københavns Kommune. Der er ikke automatsk tilladelse til opsætning af altan.
  10. Udlejning af lejligheder. Skyde til næste gang.
  11. Ekstraordinær generalforsamling.
  12. Næste møde 7. okt. 19:00 hos Elin.
  13. Evt.
    • Post. Lars har haft problemer med posten. Er det et generelt problem. Næste møde.

2. august 2010 kl. 19:00 hos Elin

Referat

  1. Valg af referent: Lars
  2. Gårdlauget
    • Vi møder op på generalforsamlingen og beslutter ved næste møde, hvordan vi griber det videre forløb an.
    • Vi laver et opslag, der spørger efter hvem, der vil repræsentere foreningen i gårdlauget.
    • Generalforsamlingen den 5. august: Lars deltager som repræsentant for EF Elmebo. Følgende spørgsmål vil blive stillet til den afgående bestyrelse.
      1. Bedre oplysning om datoer for storskrald.
      2. Ekstraordinære afhentninger, som vi betaler ekstra for.
      3. Der er manglende respekt for vedtægterne. Både forslag og afstemninger
      4. Overveje ændringer af vedtægterne, så de sikrer mere demokrati. Oles eksempel på fordeling af stemmerne.
      5. Hvem sætter sedlerne på cyklerne.
      6. Askebægere i gården.
      7. Bliver sandet skiftet i sandkassen. I kommunale institutioner er det er krav om udskiftning hvert år.
      8. Flyt sandkasserne væk fra træerne.
  3. Siden Sidst
    • Opgaver fra sidst.
      • Ole skriver forslag til brev til kommunen vedrørende Gårdlauget.
      • Camilla undersøger mulighederne for nye vedtægter til Gårdlauget.
      • Lars indhenter oplysninger om budgetopfølgning. Er modtaget og sendt videre.
      • Faktura modtaget fra Peter Jahn og EKJ.
      • Lars finder ud af ComX tv betaling.
      • Lars følger op på vurderingen af varmtvandsbeholderen. Email afsendt til Thomas Thorsen, EKJ. Svar kommer ca. 1. juli
      • Lars følger op på datoer med Bill og Peter Jahn om møde i august kl. 17:00. Koordinering startet på doodle.
      • Camilla undersøger en mulig pris på maling af opgangene.
      • Merete taler med ComX om modtagelse af satelitkanaler. Er afklaret, kanalerne modtages nu igen.
    • Modtagene breve
      • Budgetopfølgning modtaget fra Qvortrup
      • Tegninger af gården modtaget fra Qvortrup
      • Brev om 1. års gennemgang af altanerne modtaget fra Peter Jahn. Lars har sat 1.års gennemgangen igang. Økonomisk påvirker den altanejerne.
      • Modtaget brev fra Viasat om indexregulering af priserne pr. 1. september.
      • Modtaget udkast til vedligeholdelses opgaver incl. budget fra Peter Jahn mm.
      • Modtaget email fra PJP om manglende betaling af regning fra 28. februar. Lars Har fulgt op med Bill.
      • Svaret på henvendelse fra DanBolig vedrørende forestående vedligeholdelse.
  4. Kælderrum (Fra sidste møde)
    • Vi får undersøgt, hvor udlejningskælderrumne er placeret.
    • Vi får undersøgt, hvem der bruger de enkelte rum på loftet og i kælderen.
  5. Rengøring Status
    • Aftalen med Renon rengøring er opsagt.
    • Vi går videre med at få udarbejdet den nye aftale.
  6. Vedligeholdelse
    • Varmtvandsbeholder. Vi har modtaget beregning m.m. fra EKJ. Evt. udskiftning tager vi stilling til i forbindelse med den generelle vedligeholdelsessag.
  7. Tilstandsrapport
    • Camilla har undersøgt muligheder for uvildig styring af Peter Jahn. Hun har talt med en konsulent for Forces Technology. Camilla undersøger videre, hvad det evt. vil koste.
    • Camilla undersøger tilskudsmuligheder for forbedring af klimaskærmen.
    • Vi har talt om mulig financiering.
  8. Næste møde: 14. september 2010 kl. 19:00 host Elin
  9. Evt.

14. juni 2010 kl. 19:00 hos Elin

Referat

Tilstede: Elin, Merete, Towe, Ole, Camilla, Lars

  1. Valg af referent: Lars
  2. Gårdlauget:
    • Gårdlaugsbestyrelsen
      • Towe har været til møde. Hun blev ikke særligt godt modtaget.
      • Vi mangler en tegning over gården. Bill er kontaktet om de ligger inde med det.
      • Vi er enige med forslaget om at få papkontainerne under tag.
      • Vi er ikke enige med tiltaget for storskrald.
      • Vi ønsker at stille et nyt forslag til generalforsamlingen i gårdlauget.
      • Vi mener ikke at sidste forslag er besluttet på en lovlig indkaldt generalforsamling.
      • Vi nægter at underskrive fuldmagten.
      • Vi skriver en indsigelse som vi vil have vedlagt ansøgningen til godkendelse hos kommunen. Vi sender den selv til kommunen.
      • Ole skriver et forslag til brev til kommunen.
    • Ændringer til gårdlaugs husordenen
      • Vi opfordrer gårdlauget til at sætte fastmonterede askebægre op i gården, så børn ikke kan komme til dem.
      • Vi opfordrer gårdlauget til at oplyse om at man ikke forlader en tændt grill.
    • Vedtægter
      • Camilla laver et forslag til vedtægtsændringer
  3. Siden Sidst
    • Opgaver fra sidst
      • Lars Overdrager papirer fra Altan projektet til Elin:
      • Lars Kontakter Ista (dem vi bruger) Clorius og Brunata om fjernaflæste varmemålere
      • Lars Kontakter Bill om datoer for møde med Peter Jahn.
      • Elin taler med Bjarne om skift af pærer til energi spare pærer. Det er aftalt at defekte fatninger udskiftes over den almindelige vedligeholdelse.
      • Lars har kontaktet EKJ om udførelse af vurdering af varmtvandsbeholder. Lars følger op på hvad der sker.
      • Lars har svaret på EKJ's kundetilfredshedsundersøgelse.
    • Modtagne breve
      • Reklame modtaget fra Canal 9 om VM i fodbold
      • Godkendt at Claus Schneider lejer et kælderrum
  4. Rengøring
    • Årsbudgettet på rengøring er 46000
    • Hovedrengøring pris: 15000
    • Vi takker ja til tilbud fra Anders Andersen Rengøring om den regelmæssige rengøring.
  5. ComX TV
    • Opgørelse af hvem der skal betale hvad.
    • Lars finder ud af hvordan det hænger sammen med betalinger i forbindelse med ComX TV.
  6. Varmt vands beholder.
    • Lars følger op på det.
  7. Vedligeholdelsesrapport.
    • Vi talte om hvordan lånene til en renovering vil påvirke en evt. salgsværdi
    • Vi overvejer hvilke dele der skal indgå i et stort udbud.
    • Lars følger op på datoer på møde med Peter Jahn og Bill hos Qvortrup
    • Camilla undersøger en pris på maling af opgangene
  8. Kælderrum.
    • Punktet udskudt til næste gang.
  9. Evt.
    • Ole kontakter kommunen for at høre om møde i forbindelse med parkeringsanlæget.

10. maj 2010 kl. 19:00 hos Merete

Referat

Tilstede: Lars, Camilla, Elin, Merete, Tove

  1. Valg af referent: Lars
  2. Konstituering
    • Valg af formand: Lars
    • Tegningsregler, hvordan gør vi det: Vi opfordrer Bill og Qvortrup sender skannede faktura. Lars og Camilla tegner foreningen.
    • Fastlæggelse af mødedatoer. Fastlægges fra gang til gang. Interval bestemmes af hvor mange kørende sager der er.
  3. Gårdlauget: Der blev talt om hvordan vi som forening skal forholde sig til ombygningen af skraldeskurene. Vi mener at følgende skal undersøges:
    • Alternative placering af storskraldsskur skal overvejes.
    • R98 skal tages i ed om eventuel ny placering.
    • Vedtægterne skal overvejes.
    • Center for miljø skal også inddrages ved ændring af storskraldsskur
    • Kig på om viceværtens skur kan bruges til storskrald
  4. Altaner
    • Vi diskuterede lysindfald i lejlighederne. Lars overdrager alle papirerne fra altanprojektet til Elin.
    • Støj og røggener fra altanerne.
  5. Siden Sidst
    • Reklame fra Brunata om installation af fjernaflæste varmemålere. Lars kontakter Ista, Clorius og Brunata med hensyn til tilbud på fjernaflæst varmemålinger.
    • Faktura for EMO rapport godkendt
    • Brev modtaget fra VASKEMIK. Reklame for etablering af vaskeri.
    • Posteringsoversigt modtaget fra Qvortrup
    • Reklame fra Gaihede vedrørende tilstandsrapport mm.
    • Reklame Vest Administration. Administrationsselvskab.
    • Reklame ABC rengøring. Trappevask.
  6. Rengøring:
    • Merete har indhentet tilbud.
    • Marete taler med Camilla om tilbud fra større firmaer.
  7. Tilstandsrapport.Vi skal diskutere de enkelte elementer i rapporten, og beslutte hvordan vi kommer videre. Bill fra Quortrup har foreslået at vi holder et møde med deltagelse af både Bill og en repræsentant for Peter Jahn og partnere.
    • Lars kontakter Bill og beder ham kontakte Peter Jahn og finde 3-4 datoer med et forslag med et møde, hvor vi konkretiserer et forslag til en ekstraordinær generalforsamling.
  8. Energirapport
    • Tilbagemelding på tilfredshedsundersøgelsen
    • Tilbagemelding på undersøgelse af ny varmtvandsbeholder. Vi takker ja til tilbudet om undersøgelse. Lars skriver tilbage.
    • Diskussion af rapporten som helhed.
      • Vi skifter alle pærer til sparepærer. Elin kontakter Bjarne vedrørende udskiftningen.
      • Hvis vi skifter varmtvandsbeholder ordner vi, 3, 7, 8, 10, 12 ialt udgifter på 26000. Det er en driftudgift.
  9. ComX TV
    • DK4 og Kanal 5 mangler på vores COM X TV
    • Merete kontakter Bill og starter opklaringsarbejdet.
  10. Evt.
    • Vi talte om dokument håndtering. Vi overvejer at scanne alle dokumenterne og have dem på en CD eller lignende.
    • Hvordan kommunikerer vi fra bestyrelse til ejerforeningen?