* Hỏi về việc thanh lý hợp đồng khi đối tác “biến mất”

Hỏi: Kính gửi quý luật sư, tôi muốn tham khảo ý kiến của luật sư về trường hợp của công ty chúng tôi như sau: Mấy năm trước đây, Trưởng phòng kinh doanh công ty có kế hoạch triển khai ký hợp đồng bán hàng (dạng hợp đồng đại lý, bán sỉ) cho nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh (cửa hàng) ở miền Trung. Điều đáng nói là các hợp đồng đều ghi thời hạn là 5 năm. Tuy nhiên quá trình thực hiện hợp đồng chỉ được một vài năm đầu, tới nay khoảng 80% các đối tác mà công ty chúng tôi đã ký hợp đồng nhiều năm gần đây không hề đặt mua hàng, hoặc mua rất ít. Thậm chí qua tìm hiểu, chúng tôi được biết nhiều đối tác đã giải thể hay chuyển sang địa chỉ khác, mà chúng tôi cũng không biết là họ đang ở đâu hay thực trạng kinh doanh như thế nào. Trong khi đó, theo thời hạn ghi trong hợp đồng thì vẫn còn khoảng 2 năm nữa. Tức là hợp đồng vẫn đang có hiệu lực. Vì vậy, giám đốc của chúng tôi muốn thanh lý hợp đồng với các đối tác đã “mất tích”. Tuy nhiên, nếu chúng tôi gửi Biên bản thanh lý hợp đồng thì sẽ không có ai nhận, ký. Mà nếu chúng tôi đơn phương hủy hợp đồng thì trong hợp đồng cũng không nêu điều khoản như vậy. Chưa kể là chúng tôi cũng ngại là nếu mình hủy hợp đồng, có thể sẽ bị đối tác khiếu nại hay kiện tụng, sẽ rất phiền phức. Chúng tôi muốn quý luật sư tư vấn giúp: công ty tôi phải làm gì để thanh lý các hợp đồng một cách an toàn, đúng luật? Xin nói rõ hơn là giữa hai bên cũng không còn nợ nần gì nhau. Xin chân thành cám ơn (H.Y).


Hợp đồng chỉ hiệu quả khi cả hai bên đều hợp tác, tích cực (ảnh minh họa)

Luật sư Trần Hồng Phong trả lời:

Câu hỏi của anh đã nêu ra một tình huống mà khá nhiều doanh nghiệp đã từng gặp. Điều mà tôi muốn lưu ý đầu tiên, là việc chấm dứt hay hủy bỏ hợp đồng cần phải thực hiện theo đúng quy định của pháp luật, bao gồm cả thủ tục. Vì nếu không, nếu xảy ra hậu quả, thì công ty anh có thể sẽ bị khiếu nại hay gặp rắc rối một cách không đáng có. 

Qua thông tin của anh, có thể thấy những trường hợp này hầu hết là ở dạng hợp đồng đang bị “treo”. Hay có thể dùng từ là bị “tạm hoãn” vô thời hạn, không rõ lý do.

Để xử lý, cụ thể là chấm dứt hợp đồng (thuật ngữ “thanh lý” để chỉ một thủ tục khi chấm dứt hợp đồng), theo tôi trước hết công ty anh cần xác định, phân loại các đối tác thành 2 nhóm:

- Nhóm 1: những đối tác đã giải thể, không còn hoạt động.

- Nhóm 2: những đối tác vẫn đang tồn tại nhưng không mua hàng, và/hoặc đã chuyển địa chỉ kinh doanh.

Để xác định đối tác thuộc nhóm nào, trước hết công ty cần gửi công văn, thông báo về việc đề nghị chấm dứt hợp đồng vì không hiệu quả, không đạt yêu cầu. Trong công văn cần đề nghị đối tác phản hồi bằng văn bản.
Nếu đối tác nào phản hồi, tức là thuốc nhóm 2. Khi đó, công ty có thể đề nghị họ chấm dứt hợp đồng. Nếu họ đồng ý, thì hai bên lập văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng trước thời hạn và ký Biên bản thanh lý hợp đồng. Xem như xong. Nếu họ không đồng ý chấm dứt, muốn tiếp tục, thì có lẽ công ty nên để nghị chỉnh sửa, bổ sung nội dung hợp đồng. Chẳng hạn như giảm thời gian hợp đồng, đưa ra các điều kiện về mua hàng, đặt hàng hay quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng nếu bên đối tác không đáp ứng điều kiện …vv.

Đối với những đối tác không có phản hồi, có thể có hai khả năng: một là họ đã giải thể, hai là họ đã chuyển địa chỉ. Trong trường hợp này, theo tôi công ty anh cần xác minh trực tiếp, hoặc gửi công văn nhờ Sở Kế hoạch và Đầu tư địa phương nơi đối tác có trụ sở hỗ trợ, trả lời về tình trạng hoạt động của các đối tác. Từ đó sẽ xác định được đối tác nào thuộc nhóm 1, đối tác nào thuộc nhóm 2. Nếu thuộc nhóm 2 thì hướng giải quyết như ở trên.
Đối với những đối tác thuộc nhóm 1, tức là đã giải thể, không còn hoạt động nữa, thì công ty anh có quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng theo quy định tại Bộ luật dân sự - trường hợp “pháp nhân giao kết hợp đồng chấm dứt tồn tại mà hợp đồng phải do chính pháp nhân đó thực hiện”. Về thủ tục, công ty chỉ cần lập Biên bản xác minh, sau đó ghi chú là “đã giải thể”, là có thể xếp cất hợp đồng. Xem như đã thanh lý xong. (Cần lưu lại các chứng cứ liên quan trong quá trình này).

Ý cuối, những trường hợp chấm dứt hợp đồng mà tôi nói ở trên, theo thông tin của anh, không phải là trường hợp chấm dứt do vi phạm hợp đồng. Do vậy việc chấm dứt không phải là biện pháp “chế tài” trong giao dịch thương mại. Mà chỉ đơn giản là về thủ tục hành chính.

Cũng từ thực tế như vậy, theo tôi công ty anh cần rút gọn thời gian hợp đồng đại lý. Thông thường chỉ nên từ 1-2 năm. Sau đó sẽ gia hạn hoặc ký hợp đồng mới. Thời gian 5 năm là quá lâu, sẽ có nhiều biến động, thay đổi. Có thể sẽ rắc rối hay khó giải quyết khi muốn chấm dứt hay sửa đổi. Mặt khác, trong hợp đồng cũng cần bổ sung điều khoản quy định về các trường hợp và điều kiện chấm dứt hợp đồng, quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng của một bên … Như vậy sẽ tránh rời váo những tình huống như anh nêu. 



Chuyên mục Luật sư tư vấn Ecolaw do các luật sư của công ty luật Ecolaw thực hiện. Quí vị hãy gửi câu hỏi theo địa chỉ ecolaw2@gmail.com để được giải đáp hoàn toàn miễn phí – trừ trường hợp câu hỏi quá phức tạp hoặc không rõ ràng. Thông tin càng chi tiết, cụ thể - nội dung tư vấn càng chính xác, hiệu quả. Phần lớn các câu hỏi – đáp (được mã hóa để bảo mật) sẽ được đăng trên website này nhằm mục đích phổ biến kiến thức pháp luật phổ thông cho mọi người.  
Lưu ý: bài viết trên thuộc lĩnh vực “Thương mại – Doanh nghiệp”

CÔNG TY LUẬT ECOLAW – Địa chỉ tin cậy của mọi người

Comments