* Hỏi về giá trị pháp lý của giấy ủy quyền khi thanh lý hợp đồng

Hỏi: Kính gửi quý Luật sư. Nay, tôi xin gửi câu hỏi đến quý Luật sư rất mong nhận được sự giúp đỡ của Luật sư. Sự việc và những dòng viết của tôi có chút lòng vòng rất mong quý Luật sư cố gắng giúp tôi. Sự việc như sau:

Tôi hiện tại đang làm văn thư cho một Công ty chuyên nhập khẩu các loại thuốc tây về bán cho các Bệnh viện (đấu thầu thuốc vào Bệnh viện). Do Công ty tôi thành lập Chi nhánh tại Vũng Tàu chịu trách nhiệm bán thuốc cho các tỉnh miền Trung, vì vậy giám đốc Công ty tôi phải lập giấy uỷ quyền cho giám đốc Chi nhánh ký vào Hợp đồng mua bán thuốc với Bệnh viện. Do mỗi năm Công ty làm rất nhiều giấy uỷ quyền để uỷ quyền cho tất cả 07 giám đốc của Chi nhánh (ví dụ: năm 2014 Công ty tôi có giấy uỷ quyền 01/2014 uỷ quyền cho giám đốc Chi nhánh Vũng Tàu ký vào hồ sơ dự thầu và hợp đồng mua bán hàng hoá với các Bệnh viện……, nhưng hết năm 2014 Công ty tôi sẽ làm lại giấy uỷ quyền mới với ký hiệu 02/2015 nhưng cũng với nội dung uỷ quyền như vậy) do mỗi giám đốc Chi nhánh có người muốn giấy uỷ quyền vô thời hạn một số giám đốc chi nhánh muốn giấy uỷ quyền thời hạn 01 năm nên Ban lãnh đạo đã thống nhất làm giấy uỷ quyền có thời hạn 01 năm và qua năm mới sẽ làm lại. 

Tuy nhiên sự việc phát sinh từ những giấy uỷ quyền có thời hạn 01 năm, Chi nhánh Vũng tàu có dùng giấy uỷ quyền 01/2013 để ký hợp đồng mua bán thuốc với Bệnh viện Phan Thiết trong hợp đồng ghi rõ là giấy uỷ quyền số 01/2013 do giám đốc chi nhánh Vũng Tàu đại diện giám đốc Công ty ký vào Hợp đồng, do việc mua thuốc của các Bệnh viện thường thanh toán rất chậm mua thuốc năm 2013 nhưng khi thanh toán sẽ là năm 2014. Vì vậy khi Bệnh viện Phan thiết thanh toán tiền hàng cho Công ty tôi là năm 2014 khi đó giấy uỷ quyền 01/2013 đã hết thời hạn, mà giấy uỷ quyền 01/2013 được thay thế bằng giấy uỷ quyền 02/2014. Nhưng khi làm biên bản thanh lý Hợp đồng phía Bệnh viện vẫn cứ đòi phía Chi nhánh cứ ghi giấy uỷ quyền số 01/2013 họ mới chịu thanh toán.

Câu hỏi tôi muốn đặt ra như sau: với vụ việc nhự trên khi thanh lý hợp đồng nhưng dùng một giấy uỷ quyền đã hết hiệu lực để ghi vào thì có ảnh hưởng gì đến Công ty tôi không?

Hiện tại tôi rất muốn tìm một giải pháp để việc sử dụng giấy uỷ quyền của Công ty tôi được thống nhất, và việc quản lý việc sử dụng giấy uỷ quyền của các Chi nhánh được thuận lợi hơn (do phía Bệnh viện chỉ muốn sử dụng giấy uỷ quyền nên Công ty không thể làm quy chế hoạt động của Chi nhánh để quy định quyền hạn của giám đốc Chi nhánh). Với kinh nghiệm của Luật sư, rất mong sẽ hướng cho tôi một giải pháp thật hiệu quả. Tôi thành thật cảm ơn. (Nguyen Q.)

Luật sư Trần Hồng Phong trả lời:

Trước hết, tôi đánh giá rằng việc Bệnh viện yêu cầu công ty cung cấp Giấy ủy quyền năm 2013 – để tiến hành việc thanh toán cho hợp đồng ký năm 2013 (dù thời gian thanh toán là năm 2014) là hoàn toàn hợp lý. Mục đích là để xác định tại thời điểm Bệnh viện ký hợp đồng với công ty anh, thì vị giám đốc Chi nhánh có đủ thẩm quyền ký hay không. Tài liệu để xác định và chứng minh chính là Giấy uỷ quyền năm 2013 – có giá trị trong năm 2013. Như vậy, mặc dù nay giấy ủy quyền năm 2013 đã được thay thế (hết thời hạn ủy quyền) bằng giấy ủy quyền mới, thì không có nghĩa là giấy này không có giá trị - nếu “áp” vào năm 2013. Hay nói khác đi, việc này không ảnh hưởng gì đến công ty anh.

Theo quy định của pháp luật về giấy ủy quyền, thì có 3 vấn đề quan trọng nhất. Đó là:

1. Ai là người nhận ủy quyền (chủ thể).

2. Nội dung ủy quyền (việc gì?).

3. Thời gian ủy quyền (xác định thời gian có giá trị của giấy ủy quyền).

Qua đó, anh có thể hình dung là trong 3 yếu tố nêu trên, thì yếu tố số 1 (người nhận ủy quyền) là dễ có sự thay đổi, biến động nhất. Mà chỉ cần có sự thay đổi yếu tố này, đương nhiên sẽ làm cho nội dung ủy quyền/giấy ủy quyền không còn có giá trị nữa (xét nội bộ trong một công ty). Tức là nếu Chi nhánh có sự thay đổi giám đốc, thì công ty phải làm lại Giấy ủy quyền mới, đồng thời phải hủy Giấy ủy quyền cũ.

Chính vì vậy, theo tôi đánh giá, thì việc giấy ủy quyền có thời hạn 1 năm, sau mỗ năm sẽ lập giấy ủy quyền mới – như công ty anh đang thực hiện hiện nay, tuy có phần hơi mất công, nhưng lại an toàn, hợp lý. Không cần thiết phải thay đổi.

Trên thực tế, tôi đã từng tiếp xúc với kiểu giấy ủy quyền (của một ngân hàng thương mại), ủy quyền cho giám đốc chi nhánh được quyền ký hợp đồng, mà không nêu cụ thể tên giám đốc chi nhánh. Tức là, nói chung, là ủy quyền cho bất kỳ người nào – miễn người đó đang là giám đốc chi nhánh. Thời gian ủy quyền không giới hạn (chỉ ghi là “cho đến khi giám đốc thu hồi giấy ủy quyền này). Việc ủy quyền như thế này theo tôi là chưa được chặt chẽ, rõ ràng. Nếu có chuyện tranh chấp phải ra tòa án, sẽ phụ thuộc nhiều vào quan điểm chủ quan của tòa án. Và điều đó là có xác xuất rủi ro khá cao.

Hy vọng phần trình bày nêu trên sẽ giúp anh tham mưu cho giám đốc giải quyết vấn đề một cách hợp lý, hiệu quả.www.ecolaw.vn

Chuyên mục Luật sư tư vấn Ecolaw do các luật sư của công ty luật hợp danh Ecolaw thực hiện. Quí vị hãy gửi câu hỏi theo địa chỉ ecolaw2@gmail.com để được giải đáp hoàn toàn miễn phí – trừ trường hợp câu hỏi quá phức tạp hoặc không rõ ràng. Thông tin càng chi tiết, cụ thể - nội dung tư vấn càng chính xác, hiệu quả. Phần lớn các câu hỏi – đáp (được mã hóa để bảo mật) sẽ được đăng trên website này nhằm mục đích phổ biến kiến thức pháp luật phổ thông cho mọi người.  
Lưu ý: bài viết trên thuộc lĩnh vực “Thương mại – Doanh nghiệp”

CÔNG TY LUẬT HỢP DANH ECOLAW – Địa chỉ tin cậy của mọi người

Comments