* Công ty thuê xe ô tô của cá nhân, làm sao đưa vào chi phí hạch toán của doanh nghiệp?

Hỏi: Do nhu cầu công việc, công ty tôi dự định sẽ thuê xe ô tô của một cá nhân để sử dụng. Dự kiến sẽ ký hợp đồng trong khoảng 2 năm, giá thuê mỗi tháng khoảng 10 triệu đồng. Nhưng do cá nhân không có hóa đơn đỏ, nên công ty băn khoăn không biết làm sao để có thể đưa chi phí thuê xe này vào hạch toán của công ty. Ngoài ra, những chi phí có liên quan khác như: tiền sửa xe, xăng, lương tài xế ... phải làm sao để được đưa vào hạch toán của công ty? Kính mong quý luật sư giải đáp giúp, chúng tôi xin chân thành cám ơn. (Hong Th).

Luật sư Trần Hồng Phong trả lời:

Vấn đề bạn hỏi thuần túy về chuyện tài chính, thuế hơn là vấn đề pháp lý. Chúng tôi có tham khảo các văn bản pháp luật liên quan, và trả lời tóm tắt một số ý chính như sau:

Trước hết, việc thuê xe ô tô giữa hai bên là một hợp đồng dân sự. Do vậy hai bên phải ký kết Hợp đồng thuê xe ô tô, với đầy đủ các chi tiết như: giá thuê, thời hạn thuê, đối tượng thuê (chiếc xe), các vấn đề liên quan khác như thanh toán, sửa chữa, bảo hiểm ...vv.

Hợp đồng thuê xe sẽ làm phát sinh quyền và nghĩa vụ đối với cả hai bên.

* Đối với bên cho thuê xe (cá nhân), do có nguồn thu từ việc cho thuê xe, nên sẽ phải nộp các loại thuế sau đây:

Theo quy định tại các văn bản:  Thông tư 119/2014/TT-BTC, Thông tư 156/2013/TT-BTC, Thông tư 219/2013/TT-BTC, Công văn Số: 2270/TCT-CS, Công văn Số: 2466/TCT-TNCN, Công văn Số: 615/TCT-TNCN, thì:

- Nếu chi phí cho thuê từ 100tr/năm (tương đương 8,4tr/tháng) trở xuống thì sẽ phải nộp thuế Môn bài với mức nộp là 1.000.000tr/năm.

- Nếu chi phí cho thuê xe ô tô trên 100tr/năm, thì sẽ phải nộp 3 loại thuế sau:

+ Thuế Môn bài: 1.000.000đ/năm

+ Thuế giá trị gia tăng: 5% trên tổng doanh thu

+ Thuế thu nhập cá nhân: 5% trên tổng doanh thu

(Ghi chú: Doanh thu là thu nhập có được từ việc cho thuê xe được thể hiện trên hợp đồng cho thuê xe).

* Cách đưa chi phí thuê xe ô tô vào làm chi phí hợp lý hợp lệ của doanh nghiệp

Để chi phí tiền thuê xe này được tính vào làm chi phí của doanh nghiệp, thì trước hết cần có sự hợp lý của việc thuê xe - tức doanh nghiệp bạn thuê xe về là để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phải ký thành Hợp đồng thuê xe ô tô.

Sau khi ký hợp đồng, cá nhân có xe ô tô cho thuê sẽ đem hợp đồng cho thuê xe cần lên cơ quan thuế để đóng các loại thuế nêu trên.  Sau khi đóng xong, cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho cá nhân có xe cho thuê đó.

Doanh nghiệp sẽ căn cứ vào hóa đơn lẻ này (do bên cho thuê giao) để khê khai, tính thuế khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp.

* Thủ tục xin cấp hóa đơn lẻ

Tổ chức không phải là doanh nghiệp; hộ, cá nhân không kinh doanh nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ cần có hóa đơn để giao cho khách hàng được cơ quan thuế cấp hóa đơn lẻ.

Hồ sơ bao gồm:

+ Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ
+ Hợp đồng thuê xe
+ Giấy chứng nhận đăng ký xe, biển số xe
+ Bảo hiển xe (nếu có).
+ Cam kết của người đang sử dụng xe chịu trách nhiệm trước pháp luật về xe.
+ Giấy chứng minh nhân dân của chủ sở hữu xe
+ Chứng từ thanh toán

Sau đó mang bộ hồ sơ này lên cơ quan thuế để đóng thuế và xin cấp hóa đơn lẻ. Ở đây là Cơ quan thuế quản lý địa bàn nơi cấp mã số thuế hoặc nơi đăng ký hộ khẩu thường trú trên sổ hộ khẩu hoặc giấy chứng minh nhân dân (hoặc hộ chiếu) còn hiệu lực hoặc nơi cư trú do hộ, cá nhân tự kê khai (không cần có xác nhận của chính quyền nơi cư trú).

Sau khi nộp đầy đủ thuế xong cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn lẻ cho người đề nghị xin cấp hóa đơn lẻ. Hóa đơn bao gồm 3 liên - cơ quan thuế có trách nhiệm đóng dấu cơ quan thuế vào phía trên bên trái của liên 1, liên 2 và giao cho người đề nghị cấp hóa đơn, liên 3 lưu tại cơ quan thuế.

* Chi phí xăng dầu, sửa chữa, lương lái xe

Khi doanh nghiệp đã có hóa đơn thuê xe từ người cho thuê xe thì hiển nhiên chi phí thuê xe sẽ được tính vào làm chi phí doanh nghiệp.

Nhưng để những chi phí đi kèm như: chi phí xăng dầu, chi phí sửa chữa, chi phí gửi xe, lương lái xe...được tính vào làm chi phí hợp lý hợp lệ khi tính thuế TNDN thì trong hợp đồng thuê xe doanh nghiệp cần thể hiện rõ điều này - Tức doanh nghiệp chỉ thuê xe không bao gồm lái xe, tự chi trả xăng dầu trong quá trình đi lại...

- Các chi phí này doanh nghiệp cần có đầy đủ hóa đơn chứng từ như: đổ xăng dầu cần có hóa đơn xăng dầu, sửa chữa cần có hóa đơn sửa chữa, tiền lương lái xe cần có bảng lương, hợp đồng lao động...thì sẽ được trừ khi tính thuế TNDN.

Lưu ý: Những chi phí xăng dầu, lương lái xe...dù có đầy đủ hóa đơn chứng từ, thì cũng sẽ không được tính vào chi phí doanh nghiệp nếu như doanh nghiệp chỉ có hợp đồng thuê xe mà không có hóa đơn (chứng từ thanh toán) tiền thuê xe.

Chuyên mục Luật sư tư vấn Ecolaw do các luật sư của công ty luật hợp danh Ecolaw thực hiện. Quí vị hãy gửi câu hỏi theo địa chỉ ecolaw2@gmail.com để được giải đáp hoàn toàn miễn phí – trừ trường hợp câu hỏi quá phức tạp hoặc không rõ ràng. Thông tin càng chi tiết, cụ thể - nội dung tư vấn càng chính xác, hiệu quả. Phần lớn các câu hỏi – đáp (được mã hóa để bảo mật) sẽ được đăng trên website này nhằm mục đích phổ biến kiến thức pháp luật phổ thông cho mọi người.  
Lưu ý: bài viết trên thuộc lĩnh vực “Thương mại – Doanh nghiệp”

CÔNG TY LUẬT HỢP DANH ECOLAW – Địa chỉ tin cậy của mọi người

Comments