Afiliaciones

Soluciones DSM‎ > ‎

TRAMITE DOCUMENTARIO

publicado a la‎(s)‎ 1/4/2010 3:53 por Luis David Santa Maria Loza
    En las organizaciones modernas, el ingreso, creación y envió de documentos es una tarea de ejecución diaria. La administración del flujo de estos documentos y la ubicación de los mismos se ha convertido en una tarea titánica, si no imposible. Esta situación lleva a que se dupliquen esfuerzos y se malgasten recursos generando múltiples veces los mismos documentos o que la imagen de la organización se deteriore al no responder a los requerimientos con diligencia y oportunidad

    Trámite Documentario es una aplicación que permite a las organizaciones tener el control de la ubicación física y estatus, actual y pasado de la documentación que llega, fluye y se genera dentro de ellas; y en base a estos datos mostrar estadísticas que permitan analizar pasos repetitivos o que no agreguen valor y los cuellos de botella para mejorar los flujos de los documentos dentro de la organización.

    La organización se ve beneficiada:
    • al disminuir el tiempo promedio en el trámite o atención de un documento, debido a que se eliminan tareas repetitivas, se evitan olvidos y/o documentos extraviados y se generan avisos y recordatorios por correo electrónico.
    • al disminuir el uso de papel, reduciendo drásticamente los gastos por este concepto.
    • al ubicar rápidamente un documento ya sea que se encuentre este en trámite o con su proceso concluido y ya almacenado, ahorrando tiempo de búsquedas al no tener que sumergirse en voluminosos archivos físicos para ubicar un determinado documento.
    • estandarización de la documentación emitida (cartas, memos, oficios, resoluciones, convenios, etc.).

    Cómo trabaja:

    Trámite Documentario registra todos los documentos que ingresan o se generan en una organización, creando para estos y otros que se vayan añadiendo durante su trámite, una carpeta virtual por medio de la cual es fácilmente identificable la persona, el puesto de trabajo y el momento en que dicha carpeta fue procesada.
    Trámite Documentario simula un escritorio virtual con bandejas de entrada y salida y área de trabajo, envía avisos a las personas a las que se derivan las carpetas virtuales y les permite actuar solo sobre ellas. La seguridad de Trámite Documentario impide accesos no autorizados a los documentos y accesos de solo lectura o modificación cuando se requiera. Si los tiempos de atención son excedidos puede configurarse avisos a los usuarios o a sus jefes.
    Trámite Documentario puede trabajar con carpetas virtuales (si se cuenta con la infraestructura necesaria), o como acompañamiento de los expedientes físicos en organizaciones donde la ley o la costumbre obligue a firmar o colocar otras señas.
    Trámite Documentario tiene un flujo dinámico, es decir cada persona decide a quien enviará la carpeta una vez que haya terminado su trabajo en ella, dando gran libertad de movimiento a los expedientes.
    Trámite Documentario permite la consulta rápida y efectiva del lugar en que se encuentra o la persona que tiene un documento, del tiempo que un documento se encuentra en proceso en forma global o por cada uno de sus pasos, del estado en que se encuentra (en espera, cerrado, archivado, eliminado, rechazado, etc.), de si existen otros documentos que están relacionados e incluso hasta consultas externas de los interesados por medio de paginas Web y con las seguridades que la organización decida.
    Trámite Documentario se entrelaza con otras aplicaciones ya existentes en la organización, para mantener consistencia y uniformidad en la información. Y permite la exportación de sus datos a otras aplicaciones.

    Que ofrece DSM:

    La aplicación Trámite Documentario, con manuales de uso y de administración.
    Capacitación a 6 personas en el uso y a 2 personas en la administración.
    Consultoría para adecuación de procesos y procedimientos en la organización por 2 semanas. Esta consultoría comprenderá: Con que documentos empezar, además se hará un plan de crecimiento para la organización y se dará la asesoría necesaria para crear un centro para entrada y salida de documentos y la implementación de los primeros flujos. 


    Tiempo de puesta en producción y capacitación: 10 días

    Requisitos:
    Servidor Domino R6.0 o superior - Cliente Notes R6.0 o superior
    * Las licencias del software cubren el uso de una instalación de las bases de datos, permite instalar la aplicación en varios servidores únicamente bajo réplica y con sincronización automática de datos.
Č
Ċ
ď
Luis David Santa Maria Loza,
1/4/2010 3:56
Comments