Weblaufwerke zum Datenaustausch
Stufen des Schutzbedarfes für Daten in einem Weblaufwerk
  • Öffentlich = Allgemeine Informationen / für Jeden im Internet lesbar
  • Verborgen = Besondere DRK Informationen / nur über den Link, aber dann für Jeden, lesbar
  • Sensibel = DRK Know How / für alle angemeldeten DRK User lesbar
  • Vertraulich = Konzepte und Arbeitsunterlagen / nur für eingeschränkte DRK-User lesbar
  • Schützenswert = Persönliche Daten nach BDSG / dürfen nicht öffentliche in lesbarer Form im Netz stehen

Es sind im MIS drei Möglichkeiten für die Zurverfügungstellung von Daten vorgesehen:
  1. Download innerhalb der Webseite
    Vorteil: Zugriffregelung erfolgt mit MIS Zugriff, Daten sind geprüft
    Nachteil: Daten können nur von den MIS Adminstratoren oder fest definierten Nutzern eingestellt werden
    Geeignet für statische Daten zu Informationszwecken (= bevorzugte Lösung)

  2. Dateien in Google Drive (= Datenspeicher im Web, jeder Google-Nutzer hat kostenfrei 15 GB zur Verfügung)
    Vorteil: Dateien können lokal geändert und syncronisiert werden, komplexe Zugriffssteuerung möglich, geschlossene Bereiche sind möglich
    Nachteil: Zugriffe müssen von den MIS Adminstratoren verwaltet werden und Dateien sollten von diesen angelegt werden
    Geeignet für dynamische Daten bei statischer Benutzergruppe

  3. Verzeichnis in Dropbox (= Datenspeicher im Web, jeder Nutzer hat kostenfrei 2 GB zur Verfügung)
    Vorteil: Daten können lokal geändert und syncronisiert werden, Zugriffe können von den Benutzergruppen selbst verwaltet werden, Bereiche sind grundsätzlich geschlossen
    Nachteil: Zugriffssteuerung nur auf komplette Bereiche möglich
    Geeignet für dynamische Daten bei geschlossener, dynamischer Benutzergruppe
Bei den beiden letzten Möglichkeiten sind, je nach Schutzbedarf der Daten, diese zusätzlich zu verschlüsseln.

Als Weblaufwerk
setzen wir innerhalb des MIS-Systems, neben dem direkten Download aus der Webseite, Google-Drive als Hintergrundlösung ein, d.h. es wird auf diese Dateien/Verzeichnisse aus der MIS-Webseite heraus verlinkt.
Es sind für jeden User des MIS im Google-Drive die für ihn relevanten Dateien und Verzeichnisse freigeschaltet.  Die Dateien im Google-Drive sind unverschlüsselt gespeichert und die Zugriffe pro Verzeichnis teilweise auch pro Datei angepasst. Hier liegen die verborgenen, sensiblen oder die vertraulichen Dateien. 
Die Verzeichnisse beginnen mit dem Kürzel "MIS". Verzeichnisse die mit "MIS Work ***" beginnen sind geschlossenen Bereiche für Fachbereiche und Arbeitsgruppen, sie enthalten sensible und vertrauliche Dateien. Es können für die Zugriffsteuerung Verantwortliche ausserhalb des MIS-Teams benannt werden und es ist auch ein Schreibzugriff für die Team-Mitglieder möglich.
In allen o.g. Verzeichnissen werden primär Windows-kompatible Dateien zum Download eingestellt. Es gibt in Google-Drive auch die Möglichkeit von direkt im WEB zu bearbeitenden Dateien zu erstellen. Wenn solche Dateien Bestandteil des MIS sind, werden sie mit Links aus dem MIS angesteuert. ACHTUNG solche Google-Dateien können nicht gesichert werden!
Die grundsätzliche Freischaltung erfolgt mit der Anmeldung zum MIS (siehe Zugriffe). Das Einstellen von Daten in diese Verzeichnisse (bis auf WORK s.o.), erfolgt auf Antrag an MIS@DRK-Hessen.info Der Antrag muss eine Begründung enthalten. 
ACHTUNG: wenn Daten mit privaten Accounts in Google-Drive (z.B. die WORK-Verzeichnisse) eingestellt werden sind diese "öffentlich" (s.o.) auch wenn sie in einem MIS Verzeichnis stehen.

Personenbezogene Daten
Die Nutzung von unverschlüsselten Web-Laufwerken ist dann problematisch, wenn es sich um personenbezogenen Daten (BDSG) handelt und keine Einwilligung des Betroffenen vorliegt. Dann handelt es sich um "schützenswerte" Daten (s.o.). 
Solche Daten sind nicht im MIS zu abzulegen!
Wer solche Daten im Web übertragen will, muss diese verschlüsseln. Eine Möglichkeit hierfür ist die Verschlüsselungssoftware BoxCryptor.