กลุ่มอำนวยการ งานพัสดุและสินทรัพย์

             ความหมายและความสำคัญของงานพัสดุและสินทรัพย์

             งานพัสดุมีความสำคัญต่อการดำเนินงานของหน่วยงานทุกแห่ง ทั้งนี้ เพราะพัสดุ หมายถึง เครื่องใช้ หรือเครื่องทุ่นแรง สำหรับโรงเรียน หมายถึง เครื่องใช้สำนักงาน ตลอดจนอุปกรณ์การสอน การจัดการด้านพัสดุ จึงมีบทบาทสำคัญในการบริหารโรงเรียนเป็นอย่างมาก เปรียบเสมือนกองทัพที่ต้องการทหารฝ่ายส่งกำลังบำรุง นั้นเอง
             โดยที่งานพัสดุทั้งระบบ เป็นความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่พัสดุของโรงเรียน ที่จะต้องช่วยแบ่งเบาความรับผิดชอบของผู้บริหาร และในเวลาเดียวกัน ผลการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่พัสดุจะมีผลกระทบต่อความก้าวหน้าของโรงเรียนในด้านต่าง ๆ อย่างกว้างขวาง ทั้งนี้ เพราะการจัดการในเรื่อง งานพัสดุเป็นความสำคัญในด้านการส่งกำลังบำรุงให้แก่หมวดวิชาต่าง ๆ ของโรงเรียน ให้ดำเนินไปด้วยดี นอกจากนั้น
ยังต้องมีส่วนร่วมในการจัดหา การควบคุมการใช้ การเก็บรักษา การจำหน่าย จ่ายโอน หรือแลกเปลี่ยน ครุภัณฑ์ เจ้าหน้าที่พัสดุจะต้องดูแลให้ถูกต้องตามระเบียบของทางราชการ  มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (2526 : 350) ได้ให้ความหมายคำว่า พัสดุ หมายถึง วัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้างที่กำหนดไว้ในหนังสือจำแนกประเภทรายจ่าย ตามงบประมาณของสำนักงบประมาณ

               หวน พินธุพันธ์ (2528 : 68 - 70) กล่าวว่า ขอบข่ายของงานพัสดุนั้น ครอบคลุม ทั้งพัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดินและสิ่งก่อสร้าง แต่ในงานพัสดุโรงเรียนนั้น จะครอบคลุมเฉพาะวัสดุและ ครุภัณฑ์เท่านั้น ทั้งนี้เพราะยังมีงานอาคารสถานที่ อีกงานหนึ่งที่แยกออกไป และยังได้ให้ ความหมายว่า วัสดุ หมายถึง สิ่งของซึ่งโดยสภาพย่อมสิ้นเปลืองหรือสลายตัวไปในระยะเวลาอันสั้นเพราะการใช้หรือการบริโภค ครุภัณฑ์ หมายถึง สิ่งของซึ่งตามปกติมีลักษณะเดียวกันที่คงทนถาวรมีอายุการใช้งานยืนนาน


               สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ (2530 : 25) กล่าวถึงการจัดหาพัสดุด้วยการจัดซื้อจัดจ้าง มีขั้นตอนการจัดซื้อจัดจ้าง ดังนี้
                  1. ให้เจ้าหน้าที่พัสดุ บันทึกบอกเหตุผลรายละเอียดที่จะต้องซื้อหรือที่จะต้องจ้าง
                  2. ตั้งกรรมการจัดซื้อจัดจ้างอย่างน้อยสามคน ประกอบด้วย ประธานหนึ่งคน กรรมการอีกสองคน และเป็นข้าราชการระดับสามหรือเทียบเท่าขึ้นไป
                  3. ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้าง
                  4. ตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุหรือครุภัณฑ์หรือการจ้าง อย่างน้อยสามคนเป็นประธาน หนึ่งคน กรรมการอีกสองคน การแต่งตั้งกรรมการตรวจรับพัสดุหรือการจ้างงานจะต้องไม่เป็น คนเดียวกันคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้าง


                   มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (2526 : 356) นิยามไว้ว่า การตรวจรับพัสดุหรือการตรวจงานจ้างว่า เมื่อได้ดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างแล้ว จะต้องมีการตรวจรับพัสดุหรือตรวจการจ้างดังนี้
                   1. การตรวจรับพัสดุ ให้ตรวจรับในวันที่ผู้ขายนำพัสดุมาส่ง เมื่อกรรมการตรวจรับ นับพัสดุถูกต้องครบถ้วนแล้วให้มอบแก่เจ้าหน้าที่พัสดุพร้อมทำใบตรวจรับลงชื่อไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อยสองฉบับ มอบให้แก่ผู้ขายหนึ่งฉบับ และให้เจ้าหน้าที่อีกหนึ่งฉบับ เพื่อทำการ เบิกจ่ายและรายงานแก่ผู้มีอำนาจทราบ
                   2. การตรวจการจ้าง ให้การตรวจผลงานที่ผู้รับจ้างส่งมอบงานภายในสามวันทำการ นับตั้งแต่วันที่ ประธานคณะกรรมการรับทราบ เมื่อเห็นเป็นการต้องครบถ้วน ตามรูปแบบรายการรายละเอียดและข้อกำหนดในสัญญาแล้ว ให้ทำใบรับรองผลการปฏิบัติงานโดยลงชื่อไว้เป็นหลักฐานอย่างน้อยสองฉบับ มอบให้ผู้รับจ้างหนึ่งฉบับและเจ้าหน้าที่พัสดุหนึ่งฉบับเพื่อเบิกจ่ายเงินและรายงานผู้มีอำนาจทราบและการจ่ายเงินล่วงหน้าแก่ผู้ขายหรือผู้รับจ้างจะกระทำไม่ได้ เว้นแต่ในกรณีจำเป็น ต้องจ่าย ดังที่กำหนดไว้ในระเบียบ


                   บรรดาวัสดุและครุภัณฑ์ที่ได้จัดซื้อมาเพื่อใช้ในกิจการโรงเรียน จะต้องมีบัญชีแสดง การจ่าย และจำหน่าย เมื่อมีการเสื่อมค่าเกิดขึ้น เนื่องจากความแตกต่างระหว่างวัสดุและ ครุภัณฑ์อยู่ที่การเสื่อมค่าทันทีหรือไม่เมื่อใช้แล้ว    มหาวิทยาลัยสุโขทัยธรรมาธิราช (2526 : 359 - 360) ได้เน้นถึง หลักการควบคุมพัสดุดังต่อไปนี้
                   1. การรับพัสดุ เมื่อเจ้าหน้าที่ได้รับมอบหมายพัสดุแล้วให้ดำเนินการดังนี้
                      1.1 ลงบัญชีหรือทะเบียนเพื่อควบคุมตามแบบที่กำหนดไว้
                      1.2 ลงหมายเลขที่ประจำครุภัณฑ์
                      1.3 เก็บรักษาพัสดุไว้ให้เป็นที่เรียบร้อยและปลอดภัย
                   2. การเบิกพัสดุ ให้หัวหน้างานที่ต้องการใช้พัสดุเป็นผู้เบิก หัวหน้าสถานศึกษาเป็น ผู้สั่งจ่าย เจ้าหน้าที่ต้องตรวจสอบความถูกต้องของใบเบิกและเอกสารประกอบ แล้วลงบัญชีหรือทะเบียนทุกครั้งที่มีการจ่าย เก็บใบเบิกไว้เป็นหลักฐาน
                   3. การตรวจสอบพัสดุประจำปี ก่อนสิ้นเดือนกันยายนทุกปี หัวหน้าสถานศึกษาต้อง แต่งตั้งผู้ซึ่งไม่ใช่เจ้าหน้าที่พัสดุคนหนึ่งหรือหลายคนก็ได้ เพื่อตรวจสอบการรับจ่ายพัสดุในรอบปีงบประมาณ และตรวจนับจำนวนพัสดุที่คงเหลือจะได้ทราบว่าการรับจ่ายถูกต้องหรือไม่ พัสดุคงเหลือตรงตามบัญชีหรือไม่ มีพัสดุชำรุดเสื่อมสภาพหรือสูญหายเพราะเหตุใด หรือไม่จำเป็นต้องใช้ในราชการต่อไป ให้เสนอรายงานผลการตรวจสอบต่อหัวหน้าสถานศึกษา ภายใน 30 วันทำการ นับตั้งแต่วันเริ่มทำการตรวจสอบพัสดุนั้น
                   4. การเสนอรายงานผลการตรวจสอบ ให้หัวหน้าสถานศึกษาส่งรายงานตามลำดับ ชั้นถึงหัวหน้าส่วนราชการหนึ่งชุด ส่วนกลางเสนอถึงอธิบดี และส่งสำเนา รายงานไปยัง สำนักงานตรวจเงินแผ่นดิน ส่วนภูมิภาคเสนอผ่านขึ้นไป ถึงผู้ว่าราชการจังหวัด และส่งสำเนา ไปยังสำนักงานตรวจเงินแผ่นดินส่วนภูมิภาคหนึ่งชุด และส่งส่วนราชการต้นสังกัด อีกหนึ่งชุด หน่วยงานใดถ้าไม่เป็นผู้จัดหาพัสดุไว้จ่าย ไม่ต้องสำรวจและรายงาน เว้นแต่จะซื้อพัสดุมาใช้เอง ก็ต้องดำเนินการตรวจสอบพัสดุการรับจ่ายพัสดุด้วย
                   5. การแต่งตั้งกรรมการสอบหาข้อเท็จจริง เมื่อหัวหน้าส่วนราชการ ได้รับรายงาน ปรากฏว่าพัสดุชำรุด เสื่อมสภาพ หรือสูญหายไป หรือไม่จำเป็นต้องใช้ ในราชการต่อไปก็ ต้องแต่งตั้งกรรมการสอบข้อเท็จจริงขึ้น คณะหนึ่ง ทำการสอบหา ข้อเท็จจริงและรายงานต่อ หัวหน้าส่วนราชการ
                   6. ความรับผิดชอบทางแพ่ง เมื่อปรากฏตัวผู้รับผิดทางแพ่ง หัวหน้าส่วนราชการจะสั่งการภายใน 45 วัน เพื่อให้ผู้รับผิดชอบแก้ไขให้คงสภาพเดิมหรือชดใช้ เป็นพัสดุ หรือเป็นเงิน แล้วแต่กรณี ตามหลักเกณฑ์ที่กระทรวงการคลังกำหนด ทั้งนี้จะต้องดำเนินการส่งใช้ใน 30 วัน กรณีชดใช้เป็นเงินอาจผ่อนส่ง ใช้เป็นรายเดือนแต่ไม่เกินหนึ่งปี การผ่อนผันเกินกว่าหนึ่งปี จะต้องขอทำความตกลง กับกระทรวงการคลัง ถ้าผู้ต้องรับผิดไม่ปฏิบัติตามหรือไม่ยอมรับสภาพนี้ จะต้องส่งเรื่องให้พนักงานอัยการดำเนินคดีต่อไป

               จรัส โพธิศิริ (2523 : 82) อธิบายว่า เจ้าหน้าที่แผนกพัสดุมีหน้าที่รับผิดชอบงานดังต่อไปนี้ คือ
                   1. จัดหาวัสดุ ครุภัณฑ์มาใช้ในโรงเรียน ตามที่โรงเรียนมีความจำเป็นที่ต้องใช้
                   2. จัดทำทะเบียนวัสดุครุภัณฑ์
                   3. ควบคุมวัสดุ ครุภัณฑ์และการเบิกจ่ายให้เป็นไปตามระเบียบการซื้อการจ้าง วัสดุครุภัณฑ์
                   4. ปฏิบัติตามระเบียบการจัดซื้อจัดจ้างวัสดุ ครุภัณฑ์
                   5. รักษา ตรวจสอบและซ่อมแซมวัสดุ ครุภัณฑ์ให้คงสภาพที่ใช้การได้เสมอ
   สรุปได้ว่า งานพัสดุนั้นนับว่ามีความสำคัญ มาก ทั้งนี้เพราะงานพัสดุมีความสัมพันธ์เกี่ยวเนื่อง กับงานงบประมาณ และงานการเงินและบัญชีมาก เพราะวิธีการจะได้มาซึ่งพัสดุนั้นส่วนใหญ่ได้มาจากการจัดซื้อ และจัดจ้างแทบทั้งสิ้น จึงจำเป็นที่ผู้บริหารโรงเรียนและเจ้าหน้าที่แผนกพัสดุจะต้องรู้และปฏิบัติให้ถูกต้องตามระเบียบและกฎหมายที่วางไว้อย่างเคร่งครัดเพื่อทำให้เกิดประสิทธิภาพของการบริหารงานและบรรลุผลตามเป้าหมายที่โรงเรียนได้ตั้งไว้ 

        หน้าที่ความรับผิดชอบ

        - ผู้อำนวยการโรงเรียน

        - หัวหน้าเจ้าหน้าที่พัสดุ

        - เจ้าหน้าที่พัสดุ

        ภารกิจงานบริหารพัสดุและสินทรัพย์

       1. การจัดทำระบบฐานข้อมูลสินทรัพย์ของสถานศึกษา
        แนวทางการปฏิบัติ

      1) ตั้งคณะกรรมการหรือบุคลากรขึ้นสำรวจวัสดุ ครุภัณฑ์ ที่ดิน อาคาร และสิ่งก่อสร้าง ทั้งหมดเพื่อทราบสภาพการใช้งาน
      2) จำหน่าย บริจาค หรือขายทอดตลาดให้เป็นไปตามระเบียบในกรณีที่หมดสภาพหรือไม่ได้ใช้ประโยชน์
      3) จัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินที่เป็นวัสดุ ครุภัณฑ์ให้เป็นปัจจุบัน ทั้งที่ซื้อหรือจัดหาจากเงินงบประมาณและเงินนอกงบประมาณ ตลอดจนที่ได้จากการบริจาคที่ยังไม่ได้บันทึกคุมไว้ โดยบันทึกทะเบียนคุมราคา วันเวลาที่ได้รับสินทรัพย์
      4) จดทะเบียนเป็นที่ราชพัสดุสำหรับที่ดิน อาคาร และสิ่งก่อสร้างในกรณีที่ยังไม่ดำเนินการและที่ยังไม่สมบูรณ์ให้ประสานกับกรมธนารักษ์หรือสำนักงานธนารักษ์จังหวัด เพื่อดำเนินการให้เป็นปัจจุบัน และให้จัดทำทะเบียนคุมในส่วนของโรงเรียนให้เป็นปัจจุบัน
      5) จัดทำระบบฐานข้อมูลทรัพย์สินของสถานศึกษา ซึ่งอาจใช้โปรแกรมระบบทะเบียนคุมสินทรัพย์ก็ได้ ถ้าสถานศึกษามีความพร้อม
      6) จัดทำระเบียบการใช้ทรัพย์สินที่เกิดจากการจัดหาของสถานศึกษา โดยความเห็นชอบของคณะกรรมการสถานศึกษาขั้นพื้นฐาน กฎหมาย ระเบียบและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม


         2. การจัดหาพัสดุ

        แนวทางการปฏิบัติ
          1) วิเคราะห์แผนงาน งาน/โครงการ ที่จัดทำกรอบรายจ่ายล่วงหน้าระยะปานกลางเพื่อตรวจดูกิจกรรมที่ต้องใช้พัสดุที่ยังไม่มีตามทะเบียนคุมทรัพย์สิน และเป็นไปตามเกณฑ์ความขาดที่กำหนดตามมาตรฐานกลาง
          2) จัดทำแผนระยะปานกลางและจัดหาพัสดุทั้งในส่วนที่สถานศึกษาจัดหาเองและที่ร่วมมือกับสถานศึกษาหรือหน่วยงานอื่นจัดหา กฎหมาย ระเบียบและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม
         3. การกำหนดรูปแบบรายการหรือคุณลักษณะเฉพาะและจัดซื้อจัดจ้าง
แนวทางการปฏิบัติ

          1) จัดทำเอกสารแบบรูปรายการหรือคุณลักษณะเฉพาะของครุภัณฑ์ สิ่งก่อสร้าง ในกรณีที่เป็นแบบมาตรฐาน
          2) ตั้งคณะกรรมการขึ้นกำหนดคุณลักษณะเฉพาะหรือแบบรูปรายการในกรณีที่ไม่เป็นแบบมาตรฐานโดยดำเนินการให้เป็นไปตามระเบียบ
          3) จัดซื้อจัดจ้าง โดยตรวจสอบงบประมาณ รายละเอียด เกณฑ์ คุณลักษณะเฉพาะ ประกาศ จ่าย/ขายแบบรูปรายการหรือคุณลักษณะเฉพาะ พิจารณาซองโดยคณะกรรมการ จัดทำสัญญาและเมื่อตรวจรับงานให้มอบเรื่องแก่เจ้าหน้าที่การเงินวางฏีกาเบิกเงินเพื่อจ่ายแก่ผู้ขาย/ผู้จ้าง กฎหมาย ระเบียบและเอกสารที่เกี่ยวข้อง ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติม

       4. การควบคุม บำรุงรักษา และจำหน่ายพัสดุ
แนวทางการปฏิบัติ

          1) จัดทำทะเบียนคุมทรัพย์สินให้เป็นปัจจุบัน
          2) กำหนดระเบียบและแนวปฏิบัติเกี่ยวกับการใช้ทรัพย์สิน
          3) กำหนดให้มีผู้รับผิดชอบในการจัดเก็บควบคุม และเบิกจ่ายให้เป็นไปตามระบบและแต่งตั้งคณะกรรมการตรวจสอบพัสดุประจำปีอย่างสม่ำเสมอทุกปี
          4) ตรวจสอบสภาพและบำรุงรักษาและซ่อมแซมทั้งก่อนและหลังการใช้งานสำหรับทรัพย์สินที่มีสภาพไม่สามารถใช้งานได้ตั้งคณะกรรมการขึ้นพิจารณาและทำจำหน่าย หรือขอรื้อถอนกรณีเป็นสิ่งปลูกสร้าง

            สรุปกระบวนการบริหารงาน การพัสดุ

                1. การวางแผน ตามความต้องการใช้พัสดุ/งาน ของโครงการ แผนงาน งาน/โครงการ เน้นแผนระยะสั้น    คือแผน 1 ปี เท่านั้น
                2. การกำหนดความต้องการ กำหนดตามความต้องการการใช้พัสดุ/งานของโครงการ แผนงาน                      งาน/โครงการ
                3. การจัดหาพัสดุ วิธีการให้ได้มาซึ่งพัสดุ และบริการเพื่อใช้ในราชการ  มีวิธีการดังนี้
                3.1 การจัดทำเอง หมายถึง การที่โรงเรียนซื้อพัสดุมาจัดทำเอง
                3.2 การซื้อ - การจ้าง กระทำได้ 6 วิธี
                     1) วิธีตกลงราคา วงเงินครั้งหนึ่งไม่เกิน 100,000 บาท
                     2) วิธีสอบราคา วงเงินครั้งหนึ่งเกิน 100,000 บาทแต่ไม่เกิน 2,000,000 บาท
                     3) วิธีประกวดราคา วงเงินครั้งหนึ่งเกิน 2,000,000 บาท ขึ้นไป
                     4) วิธีพิเศษ วงเงินครั้งหนึ่งเกิน 100,000 บาท ขึ้นไปและมีลักษณะความจำเป็น กรณีใดกรณีหนึ่ง
                     5) วิธีกรณีพิเศษ ครั้งหนึ่งไม่จำกัดวงเงิน จากส่วนราชการรัฐวิสาหกิจหรือหน่วยงานราชการส่วนท้องถิ่น
                     6) วิธีประมูลด้วยระบบอิเล็กทรอนิกส์  ตามหลักเกณฑ์ที่กระทรวงการคลังกำหนด
               4. การควบคุม-แจกจ่าย หมายรวมถึง
                   4.1 การควบคุมพัสดุ ซึ่งแบ่งเป็น
                    1) การควบคุมพัสดุทางบัญชี /ทะเบียน (เอกสาร ” “”)ได้แก่ การจัดทำบัญชีวัสดุ และทะเบียนครุภัณฑ์ + ทะเบียนคุมทรัพย์สิน (ก่อน 2540) ทะเบียนคุมทรัพย์สิน (ตั้งแต่ 2540)
                    2) การควบคุมการจัดสนอง ได้แก่ การเบิกจ่าย (และการยืม)
                    3) การตรวจสอบและรายงาน
                    4.2 การเก็บรักษาพัสดุ สถานที่เก็บเหมาะสม
                5. การใช้งาน การบำรุงรักษา พัสดุหรือการซ่อมบำรุง
                    5.1 การใช้งานอย่าง ถูกต้อง (แนะนำ) คุ้มค่า (เต็มประสิทธิภาพ) เหมาะสม (ถูกต้อง)
                    5.2 การบำรุงรักษา มีความหมาย เพื่อรักษาสภาพของพัสดุให้สามารถใช้ราชการ (งาน) ได้นานที่สุด
                       1) การบำรุงรักษาแบบป้องกัน หมายถึง  การดูแลรักษาพัสดุ ขณะใช้งานเป็นสิ่งสำคัญมาก เพราะถ้าดูแลดีจะสามารถประหยัดค่าซ่อมได้และสามารถใช้ได้นาน
                       2) การบำรุงรักษาแบบแก้ไข หมายถึง การซ่อมพัสดุให้คืนสู่สภาพที่สามารถใช้งานได้ ซึ่งอาจเป็นการซ่อมแก้ ซ่อมเปลี่ยน

                6. การจำหน่ายพัสดุ หมายถึง กรรมวิธีเพื่อลดความรับผิดชอบที่มีต่อพัสดุนั้น

                    6.1 สาเหตุของการจำหน่าย

                       1) พัสดุ ใช้การไม่ได้อันเกิดจาก
                                  (1) ชำรุดตามสภาพ
                                  (2) ชำรุดเพราะสาเหตุอื่น
                       2) สูญหาย
                       3) เสื่อมสภาพ
                       4) ล้าสมัยหรือหมดความจำเป็นต้องใช้
                    6.2 วิธีการจำหน่าย มี 4 วิธี ดังนี้
                                  1) การขาย
                                  2) การแลกเปลี่ยน
                                  3) การโอน
                                  4) การแปรสภาพหรือทำลาย
                    6.3 การจำหน่ายเป็นสูญ

  กฎหมาย ระเบียบและเอกสารที่เกี่ยวข้อง

  1)  ระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ พ.ศ. 2535 และที่แก้ไขเพิ่มเติ,

  2)  พระราชบัญญัติที่ราชพัสดุ พ.ศ. 2518                                                                                      

  3)  พระราชบัญญัติวิธีการงบประมาณระเบียบว่าด้วยการบริหารงบประมาณระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยการพัสดุ 

  4)  ระเบียบกระทรวงศึกษาธิการว่าด้วยเงินรายได้สถานศึกษาและมติคณะรัฐมนตรี 

              ผลที่คาดว่าจะได้รับ

         1) งานพัสดุของโรงเรียนเป็นไปด้วยความถูกต้อง รวดเร็ว และมีประสิทธิภาพ
               2) งานพัสดุของโรงเรียนเป็นไปตามนโยบายของรัฐบาล กฎหมายและระเบียบข้อบังคับต่าง