Sähköposti

Gmail on sähköpostipalvelu, joka yhdistää perinteisen sähköpostin parhaat puolet saumattomaan yhteistyöhön muiden Google-sovellusten kanssa. Gmail tarjoaa suuren tallennustilan ja tehokkaan roskapostisuodatuksen. Gmailin muita hyödyllisiä ominaisuuksia ovat mm:

  • Tehokkaat ja joustavat työkalut viestien järjestelyyn
  • Sisäänrakennettu Hangouts -pikaviestitoiminto reaaliaikaiseen yhteydenpitoon ja videoneuvotteluihin
  • Helppokäyttöiset sovellukset mobiililaitteille
  • Erinomainen tietosuoja

Gmail-käyttöliittymä


Google-sovellusten välillä liikkuminen

Eri Google Apps-sovellusten välillä pääset liikkumaan helposti oikean yläkulman painikkeiden avulla.  Google-sovellukset löytyvät sovelluskuvakkeen alta (). Klikkaamalla sovelluksen kuvaketta valitset haluamasi tuotteen, joka aukeaa erilliseen välilehteen verkkoselaimessasi. Lisää sovelluksia löydät alareunan Lisää-linkin alta. 

Navigointipainitta voi muokata niin, että suosikkituotteesi näkyvät aina ylimpänä. Tuotteiden järjestystä voi muuttaa vetämällä ja pudottamalla niitä valikossa. Voit myös lisätä Google-tuotteen, jota ei näy Lisää-osiossa (esimerkiksi Google Keep). Siirry tuotteeseen, jonka haluat lisätä, ja avaa sovelluksien käynnistysohjelma. Sinulta kysytään, haluatko lisätä tuotteen sovellusten joukkoon.

Viestin kirjoittaminen

  1. Napsauta vasemman yläkulman Kirjoita -painiketta. Sähköpostin kirjoitusikkuna aukeaa postilaatikon oikeaan alanurkkaan.
  2. Lisää viestin aihe ja vastaanottaja(t)
  3. Kirjoita viestin sisältö tekstitilaan. Voit muokata tekstiä tarvittaessa työkalurivin painikkeiden avulla.
  4. Napsauta lopuksi Lähetä-painiketta.
    • Vastaanottaja: viestin varsinainen vastaanottaja
    • Lisää kopio(CC): Lisää tähän kenttään vastaanottajat, joille viesti on tiedoksi.
    • Lisää piilokopio(BCC): tiedoksi, varsinaisille vastaanottajille ilmoittamatta ("blind carbon copy"); bcc-kentässä olevat vastaanottajat eivät näe toisiansa.
    • Liitä tiedosto: liitteiden lataamiseksi viesteihin

Viestinkirjoitusikkunan toiminnot:
1. Vastaanottajan sähköpostiosoite (lopusta saat lisättyä kopio tai piilokopio vastaanottajia klikkaamalla esim. kohtaa "kopio")
2. Aihe, eli vapaamuotoisesti kirjoitettava viestin otsikko
3. Viestikenttä, johon varsinainen viesti kirjoitetaan
4. Fontin muotoilu työvälineet
5. Liitetiedoston liittäminen "klemmari" -kuvakkeesta. + -merkin takaa löytyy muita liiteen lisäämisen mahdollisuuksia, kuten suoraan liittäminen Drivestä.
6. Oikean alareunan nuolesta aukeaa valikko, jonka alta löytyy monipuolisesti toimintoja, kuten lukukuittaus ja tunnisteen lisääminen jo lähtevään viestiin.
7. Roskakori -kuvakkeesta hylkäät viestin luonnoksen
8. "Tallennettu" -teksti kertoo Gmailin automaattisen tallenuksen olevan ajantasalla
9.
Kun viesti on valmis, paina lopuksi "Lähetä".


Liitteet

Lisäät liitteen sähköpostiviestiin kätevimmin vetämällä ja pudottamalla sen kohtaan Pudota tiedostot tähän. Voit myös hakea tiedoston työasemaltasi napsauttamalla kohtaa Liitä tiedosto (yllä oleva kuva, kohta 5).
Liitteitä koskevat rajoitukset:
  • Viestin suurin sallittu koko on 25 Mt liitteineen
  • Viruksia sisältävät liitteet suodatetaan automaattisesti
  • Seuraavat tiedostomuodot eivät ole sallittuja: 
"ade", "adp", "bat", "chm", "cmd", "com", "cpl", "dll", "exe", "hta", "ins", "isp", "jse", "lib", "mde", "msc", "msp", "mst", "pif", "scr", "sct", "shb", "sys", "vb", "vbe", "vbs", "vxd", "wsc", "wsf", "wsh"

Haku viesteistä


Sähköpostinäkymän ylälaidassa oleva hakukenttä mahdollistaa halutun viestin löytämisen vaikka vuosikausien postiarkistosta hetkessä. Haku hyödyntää Googlen hakukoneen teknologiaa.

Etsiäksesi viestejä syötä sana tai lause hakukenttään ja napsauta hakukentän viereistä suurennuslasipainiketta. Hakusanoja vastaavat sanat näytetään hakutuloksissa korostettuna.


Voit tarkentaa hakua painamalla hakukentän lopussa olevaa kolmiota, joka avaa haun lisäasetukset. Halutessasi luoda automaattisia suodattimia ja siirtää postisi tunnisteiden eli "kansioiden" alle, paina Luo suodatin -linkkiä.

Lue lisää: Haku

Tunnisteet


Sähköpostin tehokas käyttö perustuu usein postien lajitteluun kansioihin. Google-sovelluksissa kansioita kutsutaan tunnisteiksi, ja ne poikkeavat perinteisistä kansioista siten, että samalla viestillä voi olla useita tunnisteita. Aivan kuten kansiotkin voivat olla sisäkkäin, voit luoda myös tunnisteita toistensa sisään. Jos tunnisteiden nimet ovat niin pitkiä etteivät ne näy kerralla, voit vetää tunnistekenttää sivusuunnassa leveämmäksi.

Uudet Sähköpostit saapuvat tunnisteen Postilaatikko alle.

Lue lisää: Tunnisteiden luominen


Gmailissa on myös ns. painiketunnisteita, jotka tunnetaan nimellä Tähdelliset ja Tärkeät. Niiden avulla on mahdollista merkitä viestejä, lajitella niitä ja määritellä erilaisia postilaatikko tyylejä. Ne toimivat klikkaamalla kuvakkeen päällä, jolloin päällä ON -asento on keltainen painike ja OFF väritön.

Suodattimet

Voit asettaa suodattimien avulla sähköpostiisi sääntöjä, esimerkiksi ohjata tietyltä vastaanottajalta tulevat sähköpostit suoraan luomasi tunnisteen alle.

Voit luoda suodattimen joko hakuasetusten vieressä näkyvän pudotusvalikon kautta tai sähköpostin asetuksista Suodattimet- välilehdeltä.


Yllä olevan kuvan esimerkissä @testi.fi osoitteesta tulevat viestit siirtyvät suoraan TESTI-tunnisteen alle.

Lisätiedot suodattimista täältä.

Sähköpostin viestialue ja toiminnot

Viestiluettelon yläpuolella on painikkeet sähköpostin lajitteluun ja hallintaan:

  • Valitse-valikko - Valitsee viestiluettelosta viestejä monella perusteella, tai poistaa valinnat.

  • Arkistoi - Liittää viestiin tunnisteen Kaikki viestit

  • Ilmoita roskapostista - Liittää viestiin tunnisteen Roskaposti ja ilmoittaa viestin tunnistetiedot Googlelle

  • Poista - Liittää viestiin tunnisteen Roskakori

  • Siirrä kohteeseen - Siirtää viestin valitsemaasi kansioon

  • Lisää tunniste - Lisää viestiin valitsemasi tunnisteet

  •  Lisää-valikko - Tekee valituille viesteille halutut toiminnot, esim. merkitsee ne lukemattomiksi

  • Asetukset-valikko (rataskuvake) - Voit vaihtaa näkymää tiiviimmäksi pienempää postilaatikkoikkunaa varten, mennä asetuksiin tai suoraan teemoihin jne.

Hangout -pikaviestit ja videoneuvottelu

Pikaviestimen kautta on mahdollista kirjoittaa ja lähettää viestejä, sekä soittaa Hangouts -videoneuvotteluita yhden tai jopa 15 muun käyttäjän kanssa. Lue lisää toiminnoista täältä.

Pikaviestimen käyttö, tekstikeskustelu

  • Napsauta ystävän nimeä Pikaviestit -osiossa. Sivun oikeaan alanurkkaan avautuu ikkuna.

  • Kirjoita tekstikenttään.

  • Lähetä viesti painamalla Enter.

Jos et muuta keskustelua epäviralliseksi, pikaviestikeskustelut arkistoidaan ja tallennetaan Gmailiin Pikaviestit-tunnisteella merkittyinä. Näin voit tehdä hakuja keskustelujen sisällöstä tai selata aiempia keskusteluja napsauttamalla Pikaviestit -tunnistetta.

Työlista

Hyödyntämällä Gmailin Työlistaa voit tehostaa ajankäyttöäsi ja varmistaa, että tärkeät tehtävät tulevat tehdyksi ajoissa. Voit luoda erilaisia tehtäväluetteloita ja asettaa tehtäville määräpäiviä. Jos asetat tehtävälle määräpäivän, se näkyy myös kalenterissasi.

Lue lisää: Google Tasks - työlista Gmailissa


Yhteystiedot

Gmail tallentaa automaattisesti yhteystietoja sitä mukaan kun niitä käytetään viestittelyssä (tämän asetuksen voi myös ottaa pois päältä asetuksista). Yhteystietoihin pääset sähköpostin yläreunan navigointipainikkeesta, kohdasta Yhteystiedot.


Lisätiedot yhteystiedoista täältä.


Luomalla yhteystietoryhmän voit jakaa kalenterikutsut, lähettää viestit tai jakaa dokumentit kerralla koko ryhmälle.
Uuden eyhmän voi luoda Yhteystietojen vasemman reunan navigoinnista.


Sähköpostin asetukset

Gmailin asetuksiin pääset postilaatikon oikean ylänurkan rataskuvakkeen kohdasta Asetukset.

Muokkaamalla asetuksia itsellesi sopiviksi voit tehostaa sähköpostin käyttöäsi monin tavoin. Tässä on esitelty lyhyesti eri välilehtien alta löytyvät tärkeimmät ominaisuudet. Sähköpostin asetukset-välilehdet.

Lomavastaus


Automaattinen lomavastaus on kytkettävissä päälle asetuksista välilehdeltä Yleiset. Lomavastauksen aloituspäiväksi on valmiiksi merkitty nykyinen päivä, mutta sen voi halutessaan vaihtaa myöhemmäksikin.

Muutettuasi lomavastauksen asetuksia muista painaa lopuksi Tallenna muutokset.

Gmail Offline

Gmailia on mahdollista käyttää myös ilman verkkoyhteyttä Gmail Offline -toiminnon avulla.

Katso ohje Gmail offlinen asentamiseksi täältä.

Sähköpostiviestien, kalenteritapahtumien ja yhteystietojen siirto vanhasta sähköpostista.

Google -sovellukset tarjoaa useita työkaluja, joilla voit kätevästi siirtää viestit ja kalenteritapahtumat aiemmin käyttämästäsi sähköpostiohjelmasta.

Vanhojen viestien, kalenterin ja yhteystietojen tuonti Microsoft Outlookista
Sähköpostin nouto Google-sovelluksiin POP3:lla

Microsoft Outlook:in synkronointi Gmail:in kanssa

Jos olet pitkään käyttänyt Outlook:ia sähköpostin ja kalenterin hallinnointiin voit synkronoida sen Gmail:in kanssa. Kaikki viestit, kalenteritapahtumat ja yhteystiedot ovat aina saatavillasi sekä Outlook:ssa että Gmail:in internetkäyttöliittymässä.

Outlook-synkronointi Google-sovellusten kanssa