Yritysprojektit‎ > ‎

Pesmel Oy

PESTOKE - Pesmelin toimintajärjestelmän kehityshanke

 
Projektin kesto 14.4.2009 - 31.3.2013
Diaarinumero 1160/31/09
 

Yrityksen kotisivu: www.pesmel.com

Vastuuhenkilö: helge.kiviharju@pesmel.com

Pääkäyttäjä (Engineering): pasi.annila@pesmel.com

Pääkäyttäjä (M-Files): sauli.ketola@pesmel.com

 

Tarve

·         Minkä tarpeen tunnistitte asiakkaillanne/markkinoilla?

Asiakkailta saatuihin tarjouspyyntöihin vastaaminen ei ollut tehokasta. Tuotevalikoimastamme oli vaikea löytää asiakkaita parhaiten hyödyttävä tuotepaletti, joka muodostaa varsinaisen toimituksen, projektin. Asiakkaan tarvekartoitus ja sitä seuraava täsmällinen tarjous on pystyttävä tekemään lyhyessä ajassa.

·         Mikä ongelma piti ratkaista? Miten merkittävä se oli?

Alkuperäinen projektisuunnitelma oli luoda Pesmeliin tiedonhallintajärjestelmä. Tavoite oli, että löydetään meille hyvin sopiva täysimittainen dokumenttihallintaohjelma, PDM.

Runsaan dokumenttimäärän hallinta ja varsinkin sen hyödyntäminen pelkillä perinteisillä kansiorakenteilla alkoi olla täysin mahdotonta.

Projektin edetessä ongelmien painotus muuttui merkittävästi. Pelkkä dokumenttihallinta ei enää tuntunut siltä, mitä todella tarvittiin. Ongelma jaettiin kahteen pääsuuntaan. Suunnittelun dokumentoinnin olemassa olevaa järjestelmää päätettiin jatkokehittää ja sen pääpaino on nimikehallinnassa. Toiseksi kehityskohteeksi muodostui myynnin dokumentaation ja asiakkaalle toimitettavan materiaalin yhtenäistäminen ja laitekannan selkeämpi jakaminen vakiolaitteisiin ja moduuleihin sekä yksittäisiin erikoislaitteisiin. Tuotehallintaprosessi (entinen engineering) sai tehtäväkseen hallinnoida koko tuotepalettiamme. Muodostettiin tuoteportfolio myynnin tarpeisiin. Portfolio sisältää laitteet, niiden hinnoittelun ja tarjousdokumentaation.

Myyntidokumenttien koostaminen oli edelleen ongelmallista. Siihen tarvittiin tehokas, mutta yksinkertainen ja helppokäyttöinen ohjelma.

·         Ketkä ovat potentiaalisia asiakkaitanne?

Projektin asiakkaina oli suoranaisesti yhtiön omat prosessit. Ulkoinen asiakas saa hyödyn tehokkaampana tarjoustoimintana ja tuotevalikoimasta koottuina toimitusprojekteina.

Yhtiön asiakkaat koostuvat metalli- ja paperiteollisuuden maailmanlaajuisista yrityksistä. Pesmelin laitteet kohdentuvat valmiiden tai puolivalmiiden tuotteiden varastointiin, pakkaamiseen ja logistiikkaan. Pääpainopiste on viime aikoina ollut Kaukoidän terästeollisuusyritykset mm. Kiinassa ja Intiassa. Potentiaalisia asiakkaita on myös muualla Kaukoidässä, Euroopassa ja Pohjois-Amerikassa.    

·         Miten suuri on potentiaali?

Tällä hetkellä Kaukoidässä investoinnit jatkuvat vilkkaana ja siellä Pesmel tuotteille sopivia kohteita on useiden satojen miljoonien eurojen edestä vuosittain.

Projektin aikana parannettu toimintamalli auttaa em. potentiaalin hyödyntämisessä.

·         Millä keinoilla markkinatarve on tunnistettu ja todennettu?

Markkinoita on kartoitettu lähinnä oman markkinointi- ja edustajaverkoston avulla. Jatkuvasti seurataan markkinatilannetta myös alan uutisointia seuraavan hakuautomaatin kautta. Käytössä on Esmerk.-niminen hakupalvelu, jonka kriteerit on muokattu meille sopiviksi.

 

Ratkaisu

·         Mikä on ratkaisunne tai uusi ideanne?

Engineeringin suunnitteludokumentaation ja nimikehallinnan luominen ja ylläpito on ratkaistu Sirius- ohjelmasovelluksella joka on liitetty Sonet - tietokantaan.

Uuden nimikkeen luonti suunnittelijan toimesta tapahtuu useimmiten vanhoja tietoja hyväksikäyttäen. Suunnittelija muuttaa syöttötaulun tiedot ja lopuksi luo uuden nimikkeen.

 

Sirius muuttaa malliin annetut properties - tiedot.

Sirius raportteja voidaan hakea Sonet-kannasta esim. oheisen hakutaulun avulla.

 

Portfolion aineistoa varten hankittiin M-Files - ohjelma.

 

Peruskaavio on periaatteessa ”perinteinen” tietokantakaavio.

M-Filesin tietokanta hallinnoi tiedostoja ja sovellus toimii syöttö- ja hakukoneena dokumenttien haussa.

 

Tyypillinen hakunäkymä

 

Uuden dokumentin syöttötaulu.

 

 

·         Miten idea/ratkaisu toimii?

Sirius muodostaa kaikista suunnitelluista laitteista tietokantapohjaisen tuoterakenteen. Kunkin nimikkeen tiedot syötetään nimikkeen luonnin yhteydessä Properties -tauluun. Kerran tehty nimike on jatkossa kaikkien käytettävissä. Jos nimikkeestä on tehty malli, on sekin hyödynnettävissä myöhemmin mallinnettaviin koneisiin.

Siriukseen sisältyy useiden raporttien muodostaminen. Valmistus ja hankinta käyttää toiminnassaan omia raporttejaan.

M-Files on tietokanta, johon voidaan tallentaa minkä tahansa muotoista dokumenttiaineistoa. Dokumentille syötetään tallennuksen yhteydessä sen metadata, joka yksilöi ko. dokumentin. Tällä hetkellä dokumenttitallennusta hyödynnetään vasta Windows-pohjaiseen aineistoon. Laajennus muunmuotoiselle dokumenttiaineistolle on suunnitteilla. Tuotehallinta tallentaa sinne mm. laitteiden tekniset tiedot ja portfolion laitehinnastot. Myynti tekee sinne omat tarjouksiin liittyvät tarjous- ja myyntidokumenttiaineistonsa.

·         Idean/ratkaisun hyöty asiakkaalle? Miten se täyttää asiakastarpeen?

Kuten aiemmin on todettu on projektin ensisijaisina asiakkaina eri prosessit talon sisällä. Asiakas saa hyödyn välillisesti Pesmelin toiminnan tehostumisesta. Reagointi- ja toteutusnopeus kasvaa ja samalla virheiden määrä pienenee.

Siriukseen sisältyy useiden raporttien muodostaminen. Valmistus ja hankinta käyttää toiminnassaan omia raporttejaan. Valmistus saa automaattisesti muodostettua mm. piirustusluettelot, materiaali- ja komponenttilistat sekä esimerkiksi konttipainon automaattisesti. Hankinnan raportteja ovat esimerkiksi hankintapyynnöt ja tilaukset.

M-Files helpottaa kaikkien sinne tallennettujen dokumenttien löytymistä. Aikaisemmin kansiorakenteeseen tallentaminen salli liikaa vapauksia dokumentin paikan ja nimeämisen suhteen. Nyt dokumentin metadatassa on vapaasti annettavan nimen lisäksi yksilöiviä tietoja, joiden avulla dokumentin haku on huomattavan nopeaa.

M-Files sisältää myös Multi-Files -ominaisuuden. Sitä käytetään tällä hetkellä tarjousdokumentin koostamiseen. Eri tiedostomuodot ”raahataan” yhteen tiedostoon. Dokumentteja voidaan tuoda myös M-Filesin ulkopuolelta. Niiden järjestystä voidaan muokata vapaasti ja lopuksi Multi-File tulostuu automaattisesti PDF-muotoon. Lopullinen tuloste on tarjous, jossa voi sinne vietyjen tiedostojen lisäksi olla mm. kansilehdet, kansio-otsikot yms.    

·         Miksi asiakkaat ostavat/käyttävät tätä tuotetta/palvelua?

Sisäisen asiakkaan työ on tehokkaampaa. Dokumenttien ja nimikkeiden hakemiseen käytettävä aika lyhenee, koska hakukriteerit yhtenäistyvät.

Aikaa vievä ja turhauttava kansioiden selailu on varsinaisesta työajasta pois.

Mielekäs työ ja oman osaamisensa hyödyntäminen lisää työntekijöiden työtyytyväisyyttä ja -viihtyvyyttä. Valmiin työn määrä kasvaa vaikka työaikapanostusta ei lisätä.

·         Mikä tekee siitä kilpailukykyisen?

Ratkaisumme kilpailukyky arvioitiin vertailemalla muutamia valmiita laajoja PDM-ohjelmia ja meidän nykyisin käytössä olevaa suunnittelu- ja nimikehallintaohjelmaa täydennettynä kevyemmällä dokumenttitietokantaohjelmalla.

Ratkaisu oli talousmielessä helppo. Valmiit PDM -ohjelmat ovat kohtuullisen kalliita ostaa ja ylläpitää. Lisäksi Bench-markkauksen tuloksena todettiin, että meille suoraan sopivaa valmista PDM-ohjelmaa ei ole olemassa. Lisäksi merkillepantavaa oli, että kellään, jolla PDM oli käytössä, ei sitä oltu hyödynnetty läheskään kokonaan.

·         Liiketoimintasuunnitelma? Mistä raha tulee?

Projektin tuloksena odotetaan mm. tarjoustoiminnan tehostumisen kautta projektien määrän kasvua.

Asiakaskunta koostuu edelleen teräs- ja paperiteollisuuden kansainvälisistä suurista yhtiöistä. Asiakkaitten varasto-, pakkaus- ja logistiikkainvestoinnit tulevat edelleen olemaan kohteita, joihin projektit tullaan tekemää.

Meidän tehtävämme on varmistaa ja edesauttaa asiakkaittemme menestystä omalla alueellaan. Heidän asiakkaittensa tyytyväisyys on meillekin tärkeä asia.  

·         Tärkeimmät kumppanit? Miten saavutetaan win-win?

Pivota Oy on ollut kehittämässä aikaisemmin tekemäänsä Sirius -sovellusta. Heidän oma tuotteensa on monipuolistunut projektin aikana ja sen myyminen myös muille samantapaisille PK-yrityksille on mahdollista.

M-Files Oy toimitti ohjelmansa pieneltä osin räätälöityä ja voinee hyödyntää kokemuksiaan muissa vastaavissa toimituksissa.

Meidän oma asiakaskunta tulee hyötymään laadukkaista toimituksistamme. Laitekantaa on vakioimalla kehitetty varmatoimisiksi. Hyvät ratkaisut monistetaan ottamalla ne portfolioaineistoon. Laadukas materiaalinkäsittely, logistiikka ja pakkaaminen vähentää virheellisiä toimituksia ja käsittelyvaurioita vähentäen siten hukkaa ja asiakkaitten reklamaatoita.

 

Hyöty

·         Paljonko asiakkaanne ovat valmiita maksamaan?

Asiakkaalle ei suoranaisesti tule toimintamme kehittämisestä kuluja. Toki loppujen lopuksi asiakkaat maksavat koko toimintamme, mutta vain jos me pystymme tuottamaan heille lisäarvoa toiminnallamme.

·         Minkä arvoinen on saatava hyöty suhteessa kustannuksiin?

Rahallisen arvon arviointi ei ole mahdollista. Tavallaan projekti tähtää siihen, että yhtiön toiminta jatkuu ja se on niin tehokasta, että omistajien pääomasijoitukset ovat kannattavia.

·         Miten kehittäminen oli projektoitu?

Projektien toteuttaminen on leipätyötämme. Tämän hankkeen toteutustapa ei merkittävästi poikkea asiakasprojektista.

Projektiryhmään on kuulunut oman organisaation sisältä asiantuntijoita eri toimitusketjun lenkeistä. Toimittajien kanssa pidettyihin kokouksiin ja suunnitteluun on valittu aina parhaiten asiaa tuntevat henkilöt.

·         Mistä omarahoitusosuus saatiin kehittämiseen?

Projektitalo rahoittaa toimintansa asiakkaalta saatavista tuloista. Erityisiä rahoitusjärjestelyjä ei ole tähänkään hankkeeseen tehty.

·         Miten tärkeä/kriittinen ratkaisunne on asiakkaalle?

Kuten jo aiemmin todettu asiakkaan hyöty on välillinen. Jos pystymme toiminnallamme tukemaan asiakasta niin uskomme, että hän pitää toimintaamme tärkeänä.

·         Miten tuotteen/palvelun myynti ja jakelu on suunniteltu toteutettavan?

Projektin tuloksia hyödynnetään jokaisessa tarjouksessa ja toimitusprojektissa.

 

Kilpailutilanne

·         Miksi ratkaisunne on parempi kuin muilla?

Uskomme, että tarjousaineiston selkeys ja yksiselitteisyys on asiakkaalle tärkeää. Jos pystymme projektin avulla tähän, on tavoiteltu kilpailuetu saavutettu.

Toimitusprojektin hallinta laitetoimituksista viimeiseen varaosatoimitukseen oikein ja ajallaan on asiakkaalle arvokas asia. Sirius ja M-Files vähentää, jopa poistaa, toimitusten laatupoikkeamia.

·         Ketkä ja mitkä ovat kilpailijoita?

Varastoja toimittaa sadat eri yritykset. Meidän tavoite on tehdä projekteja, joissa käsiteltävä tuote on jotain muuta kuin trukkilava. Kilpailutilanne on siten saatavissa vähemmän haastavaksi.

Pakkaus- ja logistiikkaprojekteissa kilpailijoina on keskieurooppalaisia yrityksiä, joilla on myös valmistusta ja myyntitoimintaa Kaukoidässä paikallisin voimin. Pakkauslinjoja tehdään myös Italiassa ja Etelä-Amerikan maissa.

·         Miksi asiakas ostaisi teiltä? Miksi ei muilta toimittajilta tai kumppaneilta?

Pesmel-konsepti sisältää asiakkaan tuotannon logistiikan, mahdollisen välivarastoinnin, jatkojalostuslogistiikan, pakkaamisen, lähetysvarastoinnin ja lähetyslogistiikan.

Asiakkaalle tarjotaan kokonaistoimitusta, jossa toimitusrajoja ei ole. Projekti on ”avaimet käteen”-periaatteella toteutettuna asiakkaalle edullinen ratkaisu. Asiakas voi keskittyä omaan tuotantoonsa ja osaamiseensa.

 

Mahdolliset julkiset esitykset, julkaisut, sisäiset tuotokset

 

Projektin luonteen takia siitä ei ole tehty julkaisuja.

Projektin tuloksena on otettu käyttöön seuraavat ohjelmat

-       Sirius täydennys. Ohjelmaa toimittaa Pivota Oy.

-       M-Files -ohjelma, jota toimittaa M-Files Oy.

Yritysyhteistyö

Pivota Oy

Ilkka Klemetti, Yrityksen johtaja, projektipäällikkö

Thomas Holm, Ohjelmakehitys, tekninen tuki

www.pivota.fi

Pivotan kanssa yhteistyö jatkui kuten aiemmissa hankkeissa. Varsinaista katkosta yhteistyössä ei ole ollut, koska Pivota on ylläpitänyt toimittamaansa edellistä Sirius-versioita jatkuvasti.

Yhteistyö on jatkunut hyvässä yhteishengessä. Projektin vaativin ja samalla vaikein vaihe on työn määrittely ja yhteisymmärrys siitä, mitä halutaan ja mitä on saatavissa.

Onnistumiseen vaikutti sujuva yhteistyö ja jo tutut vaatimukset ja ohjelman ominaisuudet.

M-Files Oy

Joni Käki, Tukihenkilö, asiantuntija

Jukka Linden, Myyntipäällikkö

www.m-files.fi

Kansainvälinen yhteistyö

Projekti on tehty kokonaan kotimaisin voimin.

Projektiryhmä

Pesmelissä projektiin osallistuneet:

Aku Faarinen, Varastoasiantuntija/selvitystyö - Ei enää Pesmelin palveluksessa

Antti Otava, Valmistuksen asiantuntija / Atk-hallinto - Ei enää Pesmelin palveluksessa

Arto Viljanen, Tuotantoinsinööri                                                      

Harri Peltomaa, Servicen asiantuntija / Johtaja - Nykyisin toimituksenhallinnan johtaja

Tomi Viitanen, ATK-vastaava

Jarmo Kalliomäki, Suunnittelun asiantuntija - Ohjelman testaaja ennen käyttöönottoa

Kimmo Kangas,  Alkuperäisen suunnitelman teko - Ei enää Pesmelin palveluksessa

Mika Riihimaa, Alkuperäisen suunnitelman teko/hankkeen projektip - Ei enää Pesmelin palveluksessa

Pasi Annila, Suunnittelun asiantuntija - Ohjelmatestaus ja toimittajayhteydenpito

Petteri Laamanen, Suunnittelupäällikkö

Pentti Värttö, Varastoasiantuntija /selvitystyöEi enää Pesmelin palveluksessa

Teemu Kolkka, Projektiasiantuntija

Timo Orhanen, Hankinta - Ei enää Pesmelin palveluksessa

Timo Äijö, Toimitusjohtaja / rahoitus -  Ei enää Pesmelin palveluksessa

Tony Leikas, Myynnin asiantuntija - Nykyisin toimitusjohtaja

Harri Hautala, Automaation asiantuntija

Kaisli Tuokkola, Sähkösuunnittelun asiantuntija

Marko Nousiainen, Automaatiopäällikkö - Nykyisin Tuotehallinnan johtaja

Pekka HangasluomaHankinnan asiantuntija -  Ei enää Pesmelin palveluksessa

Sauli Ketola, ICT-asiantuntija - M-Files pääkäyttäjä

Helge Kiviharju, Tuotekehityksen asiantuntija - Nykyisin hankkeen projektipäällikkö

 

Osallistujien työpanos vaihtelee. Vain osalla on ollut rooli koko projektin ajan. Lisäksi käyttäjinä on osallistunut lähes koko henkilökunta aina kun ohjelmiston osa on voitu ottaa käyttöön. Heiltä saatu palaute on ollut arvokasta ohjelmien jatkokehityksessä ja virheiden korjaamiseksi.

 

Sähköpostiosoitteet: etunimi.sukunimi@pesmel.fi